5 tâches de comptabilité de petite entreprise que l'IA peut faire

La comptabilité peut prendre des heures de votre journée. Lorsqu'elle est appliquée à la comptabilité, l'intelligence artificielle (IA) accomplit les tâches les plus chronophages et les plus monotones avant de pouvoir dire « réconciliation ».

Vous n'aimez probablement pas passer votre lundi matin à saisir minutieusement dans votre logiciel de comptabilité chaque facture que vous avez reçue la semaine dernière. Peut-être que seule la promesse de beignets vous permet de passer à travers votre rapprochement bancaire mensuel.

L'intelligence artificielle (IA) est sur le point de façonner l'avenir de la comptabilité, ce qui pourrait vous débarrasser de vos tâches de comptabilité les moins préférées.

Présentation :Qu'est-ce que la comptabilité basée sur l'intelligence artificielle (IA) ?

Quand j'entends la comptabilité IA, j'imagine un iRobot -type engin portant une visière verte transparente assis dans le coin d'un bureau (Google "robot comptable" si vous avez besoin d'un visuel). En réalité, la comptabilité de l'IA est résolument différente. Les systèmes d'intelligence artificielle intégrés à votre logiciel de comptabilité permettent de simplifier les tâches comptables répétitives, ce qui simplifie la tenue de livres.

Si vous avez déjà repoussé la comptabilité de votre petite entreprise, vous savez à quel point il peut être fastidieux d'enregistrer des dizaines de transactions à la fois. La comptabilité par IA analyse les transactions de votre entreprise pour raccourcir le temps nécessaire à l'enregistrement des ventes et des dépenses professionnelles, au rapprochement des comptes et à la génération des documents fiscaux.

Au-delà de la comptabilité - le processus de suivi des transactions commerciales - l'IA aide les auditeurs à identifier les fraudes et les transactions inhabituelles qui justifient une enquête plus approfondie. Un système d'audit d'intelligence artificielle détecte les schémas compatibles avec la fraude plus rapidement et plus précisément que les humains.

L'intelligence artificielle peut-elle remplacer les comptables à l'avenir ?

La comptabilité implique la répétition. Vous le saurez dès votre premier rapprochement bancaire. Là où il y a de la monotonie, l'IA peut intervenir pour aider. Cela soulève la question :les comptables existeront-ils dans 10, 15 ans ? Vais-je confier ma calculatrice à ruban papier à un robot ?

Bien sûr, nous ne pouvons pas savoir exactement à quoi ressemblera la profession comptable dans une décennie, mais la spéculation fait partie de la condition humaine. Nous nous attendons à ce que la comptabilité soit là pour rester, bien qu'elle puisse sembler très différente à mesure que la technologie de l'IA progresse.

Nous avons tous vu un titre sensationnel qui se lit comme suit :"10 professions que l'IA prendra dans les 5 prochaines années". La comptabilité fait souvent son apparition. Curieusement, on trouve autant d'articles attestant de la pérennité de la profession comptable humaine.

La raison de cette dichotomie est que les emplois en comptabilité ne se ressemblent pas tous. Le travail d'un comptable peut être plus proche d'un administrateur de la paie ou d'un comptable, tandis qu'un autre peut être responsable de l'élaboration d'un plan de croissance financièrement durable pour une entreprise.

Un autre encore pourrait être de conseiller les clients sur des stratégies commerciales avantageuses sur le plan fiscal. Il n'y a pas beaucoup de chevauchement entre ces rôles, ce qui rend difficile de cerner la trajectoire de l'ensemble de la profession.

En janvier 2020, McKinsey &Company a publié un rapport sur l'effet que la robotique, l'IA et l'apprentissage automatique auront sur les emplois aux États-Unis, y compris ceux du secteur comptable. L'entreprise a examiné le « potentiel d'automatisation » de plus de 750 titres de poste en fonction du pourcentage de temps consacré à des tâches qu'un ordinateur pourrait accomplir à l'aide de la technologie actuelle.

La comptabilité apparaît dans deux descriptions de poste :une qui décrit les comptables administratifs et une autre qui fait référence aux auditeurs, aux comptables fiscaux et aux comptables de gestion.

Les perspectives des comptables s'annoncent plutôt sombres :86 % des tâches pourraient être automatisées. Les rôles des comptables incluent l'enregistrement des transactions et la réalisation des rapprochements, deux tâches que le logiciel de comptabilité peut déjà effectuer -- avec l'aide d'un humain. Les administrateurs de la paie, inclus dans cette catégorie, passent du temps à classer des documents, un travail exécuté plus efficacement par un logiciel de paie.

Le second camp des comptables, comprenant les auditeurs et les contrôleurs de gestion, affiche un potentiel d'automatisation de 12 %. Les comptables en management passent du temps à concevoir des processus opérationnels rationalisés qui maximisent l'efficacité. L'IA n'a pas encore maîtrisé la création de protocoles de réduction des coûts, bien qu'elle soit excellente pour les suivre.

Alors, les comptables à visière verte seront-ils remplacés par des robots à visière verte ? Certains, peut-être. Ceux dont les emplois tournent autour de tâches répétitives pourraient voir leurs postes supprimés dans les années à venir, mais ceux qui travaillent du côté stratégique de la comptabilité ne devraient pas encore emballer leurs cabines.

Les 5 tâches comptables que l'intelligence artificielle peut effectuer

Les éditeurs de logiciels de comptabilité investissent massivement dans la recherche et le développement de l'IA pour faire gagner du temps aux propriétaires d'entreprise sur des tâches allant des tâches les plus insignifiantes aux plus complexes. Découvrez quelques-unes des tâches de comptabilité des petites entreprises que l'IA peut accomplir en arrière-plan.

1. Comptabilité

L'IA a permis aux propriétaires d'entreprise de tenir leurs livres avec peu ou pas de connaissances en comptabilité. Alors qu'il y a seulement 10 ans, chaque propriétaire d'entreprise devait apprendre à concilier un grand livre, vous pourriez passer des années sans savoir ce que c'est.

De nombreux progiciels de comptabilité, tels que QuickBooks en ligne, analysent vos transactions bancaires et recommandent où les classer en fonction de la façon dont vous avez enregistré des transactions similaires auparavant. C'est l'IA au travail, traitant vos actions passées - et peut-être celles d'autres clients - pour prédire les actions futures.

Intuit, propriétaire de QuickBooks, a informé les investisseurs en 2019 de son intention de mettre en œuvre de nouvelles fonctionnalités d'IA, telles que les transactions automatisées. L'IA dans les logiciels de comptabilité peut également détecter des erreurs, telles que des transactions en double.

2. Paie

L'IA n'a pas encore envahi la paie, mais un rapport de Bloomberg Tax cite sa présence imminente. Au lieu de demander à quelqu'un de passer des heures à examiner et à approuver les feuilles de temps des employés, un système d'IA pourrait marquer les feuilles de temps irrégulières pour qu'elles soient examinées par un humain et approuver le reste.

Les implications de l'IA sur la paie pourraient engendrer des gains d'efficacité significatifs pour les entreprises comptant des centaines d'employés. Les systèmes de paie actuels peuvent signaler lorsqu'un employé déclare 400 heures travaillées dans une semaine ou lorsqu'un employé facture un projet client auquel il n'est pas affecté. Un système de paie basé sur l'IA peut aller plus loin et découvrir des cas où les employés surdéclarent leurs heures, accidentellement ou frauduleusement.

3. Prévision

Les flux de trésorerie sont essentiels à la croissance des petites entreprises. Lorsque vous manquez d'argent, il est difficile de développer votre entreprise. Une entreprise débordante de liquidités pourrait manquer une occasion d'accélérer ses investissements. Les systèmes de comptabilité de l'IA ont mis en place des outils de prévision des flux de trésorerie qui peuvent estimer la position de trésorerie future de votre entreprise, sauf achats ponctuels importants.

Par exemple, QuickBooks propose un planificateur de trésorerie qui anticipe la position de trésorerie de votre entreprise jusqu'à 90 jours à l'avenir. Xero, un autre logiciel de comptabilité populaire, dispose d'une technologie qui prédit votre solde bancaire jusqu'à 30 jours dans le futur.

4. Préparation des déclarations

Votre comptable fiscaliste peut-il réciter le code fiscal de plus de 80 000 mots ? Le moteur de connaissances fiscales d'Intuit le peut probablement. Non pas que ce soit une compétition ou quoi que ce soit.

Lorsque vous utilisez un logiciel d'impôt, il y a probablement un apprentissage automatique en coulisse. Si vous avez lu le contenu fiscal de The Ascent, vous savez que votre admissibilité à certaines déductions et crédits d'impôt dépend de pas moins d'un million de facteurs. Un système basé sur l'IA analyse automatiquement les finances de votre entreprise afin de dégager des économies d'impôt potentielles pour votre petite entreprise.

5. Comptes fournisseurs et comptes clients

Les humains aiment les routines, parfois à tort. Si vous ne payez vos factures que le deuxième jeudi de chaque mois, vous risquez de manquer des remises pour paiement anticipé pour les factures reçues en début de mois.

Un système de comptes fournisseurs (AP) d'IA pourrait traiter vos factures dès leur réception et vous alerter des chances de payer plus tôt pour une remise. Vous pouvez intégrer des applications comme Roger à votre logiciel de comptabilité pour automatiser les AP. Des applications similaires peuvent vous aider à traiter et approuver les notes de frais plus rapidement.

De même, les systèmes de comptes clients assistés par l'IA peuvent prédire avec plus de précision quand vos clients paieront en fonction de leur historique de paiement. Les systèmes AI AR sont moins omniprésents que les systèmes AP automatisés, mais vous pouvez vous attendre à voir ces fonctionnalités se déployer dans les années à venir.

Comment les comptables peuvent bénéficier de l'utilisation de l'IA

Les comptables des petites entreprises devraient adopter, et non craindre, l'IA. Le Journal de Comptabilité a publié une interview avec trois CPA qui ont convenu que l'IA a amélioré et continuera d'améliorer leur vie professionnelle, principalement en supprimant les tâches de faible valeur qu'un ordinateur pourrait accomplir plus efficacement.

Les comptables qui tirent parti de l'IA peuvent passer plus de temps à faire le travail pour lequel ils ont été formés, de l'analyse des états financiers au conseil aux dirigeants et aux clients.

À plus tard, peut-être

Je ne peux pas savoir si mon travail sera là dans les prochaines décennies, mais ce que je sais avec certitude, c'est que l'IA peut rendre le travail des comptables plus excitant en prenant en charge nos tâches les moins préférées. Et si un robot me remplace à l'avenir, j'espère qu'il appréciera ma cabine.