Rapprochement de compte :un guide pour débutants

Le rapprochement de vos comptes du grand livre est l'une des tâches les plus négligées en comptabilité. Découvrez pourquoi le processus de rapprochement est si important et comment commencer à rapprocher les comptes dès aujourd'hui.

En dehors de la vente de leurs produits et services, l'une des choses les plus importantes qu'un propriétaire de petite entreprise puisse faire est de rapprocher ses comptes. Le rapprochement de compte consiste simplement à rapprocher un ensemble de transactions avec un autre ensemble pour s'assurer que les deux ensembles correspondent.

Découvrez quels comptes du grand livre général doivent être rapprochés régulièrement et les éléments clés à rechercher pendant le processus de rapprochement des comptes.

Présentation :Qu'est-ce que la réconciliation ?

Si vous avez déjà été facturé pour un article que vous n'avez pas acheté ou si vous vous êtes retrouvé avec un solde bancaire plus important que vous ne le pensez, vous comprenez l'importance du rapprochement de compte.

Bien qu'il puisse être tentant de s'envoler pour Vegas avec ces fonds supplémentaires, la banque trouvera probablement l'erreur lors du rapprochement de ses comptes, vous laissant coincé dans le désert avec un portefeuille vide.

Bien qu'une grande partie du processus de rapprochement des comptes soit gérée par un logiciel de comptabilité, cela doit encore être fait. Si vous êtes un réticent logiciel et que vous enregistrez toujours les transactions manuellement, il est encore plus important que vos comptes soient rapprochés régulièrement.

Pourquoi le rapprochement des comptes est-il important pour les entreprises ?

Si vous utilisez la comptabilité en partie double dans votre entreprise, vous devez effectuer des rapprochements de comptes mensuellement. Le rapprochement de compte le plus important que votre entreprise puisse effectuer est le rapprochement bancaire.

Le rapprochement bancaire garantit que le solde final de votre compte bancaire correspond au solde reflété dans votre grand livre général. Bien que cela semble assez simple, ne confondez pas simplicité et importance.

Laisser le processus de rapprochement bancaire glisser peut entraîner des livres déséquilibrés, des paiements manquants, des frais non autorisés jamais découverts et des dépôts manquants. Et ce n'est que le début.

Fraîchement sortie de l'école, j'ai été embauchée en tant qu'assistante comptable. J'étais enthousiaste jusqu'à ce que je réalise que ma tâche principale consistait à rapprocher cinq comptes bancaires, dont aucun n'avait été rapproché depuis plus d'un an.

Croyez-moi sur parole, vous ne voulez pas sauter ce processus, même pour un seul mois. Et rappelez-vous, ce n'est pas seulement le rapprochement bancaire que vous devez effectuer. D'autres comptes doivent également être rapprochés.

Comment rapprocher vos comptes pour votre entreprise

Le processus de rapprochement comprend le rapprochement de vos relevés de compte bancaire, mais il comprend également un examen des autres comptes et transactions qui doivent être effectués régulièrement. Suivez les étapes ci-dessous pour vous assurer que rien n'est oublié.

1. Effectuez d'abord votre rapprochement bancaire

L'une des choses les plus importantes que vous puissiez faire pour maintenir l'exactitude de votre grand livre général est d'effectuer un rapprochement bancaire tous les mois. Effectuez cette opération pour tous les comptes bancaires ayant une activité au cours du mois.

La plupart des logiciels de comptabilité proposent un rapprochement bancaire automatique, ce qui réduit le travail. Cependant, si certains de vos comptes bancaires ne sont pas connectés à votre logiciel, vous devrez les rapprocher manuellement.

Si vous n'utilisez pas de logiciel de comptabilité, vous devrez préparer un formulaire de rapprochement, qui peut être aussi simple ou détaillé que vous le souhaitez. Le formulaire doit vous fournir suffisamment d'espace pour ajouter tout élément en suspens qui résoudra tout écart entre les deux soldes.

31-07-2020 Rapprochement bancaire

	Banque	Grand livre
Solde final au 31-07-2020	15 750 $	11 990 $
Frais bancaires		$     (50)
Chèque n° 777	(1 365 $)
Chèque n° 779	(2 025 $)
Chèque enregistré deux fois par erreur		420 $
	12 360 USD	12 360 USD

En ajoutant les deux colonnes, le formulaire de rapprochement bancaire affiche maintenant votre solde rapproché de 12 360 $.

2. Compléter les entrées de journal

Après avoir rempli le formulaire de rapprochement, vous devrez revoir les entrées faites sur le formulaire et déterminer si vous devez remplir une entrée de journal. Le rapprochement bancaire reflète les transactions suivantes :

• Des frais bancaires de 50 $ ont été enregistrés par la banque, mais n'ont pas été comptabilisés dans le grand livre.
• Un chèque en circulation de 1 365 $ qui a été enregistré dans le grand livre, mais qui n'a pas été encaissé par le bénéficiaire.
• Un chèque en circulation de 2 025 USD qui a été enregistré dans le grand livre, mais qui n'a pas été encaissé par le bénéficiaire.
• Une correction pour un chèque adressé à l'électricien qui a été enregistré deux fois par erreur dans le grand livre. Vous devrez créditer la dépense sur le compte de services publics où les deux chèques ont été enregistrés à l'origine.

Les deux chèques en circulation n'auront pas à être enregistrés comme une écriture de journal, puisque l'ajustement est du côté de la banque. Cependant, tous les ajustements du côté du grand livre devront être saisis.

Date	Compte	Débit	Crédit
31-07-2020	Frais bancaires	50 $
31-07-2020	Compte de trésorerie		50 $
31-07-2020	Compte de trésorerie	420 $
31-07-2020	Dépenses utilitaires		420 $

Une fois ces ajustements apportés au grand livre, votre compte bancaire sera désormais rapproché de votre compte du grand livre.

3. Rapprocher les comptes du grand livre avec les comptes du grand livre

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous pouvez ignorer cette étape, car elle se fait automatiquement. Toutefois, si vous gérez vos comptes manuellement, vous devrez rapprocher le solde de votre grand livre général avec le solde de votre grand livre auxiliaire.

Cela garantit que les deux soldes correspondent. Certains des sous-livres que vous pouvez utiliser incluent les immobilisations, la paie, les comptes fournisseurs et les comptes clients.

Le processus de rapprochement est nécessaire si vous utilisez la comptabilité manuelle du grand livre pour vous assurer que les soldes du grand livre sont exacts. La façon la plus simple de commencer ce processus est d'avoir vos sous-livres à portée de main avec votre grand livre général.

De cette façon, vous pouvez cocher tous les éléments correspondants, en notant toutes les transactions manquantes, qui devront être enregistrées à l'aide d'une écriture de journal, ce qui équilibrera votre grand livre et vos sous-livres.

4. Examiner les tendances historiques

Cette étape peut ne pas être nécessaire pour les petites entreprises ayant une activité limitée. Mais si vous traitez un grand nombre de transactions, l'examen d'une balance de vérification comparative peut être une expérience révélatrice.

Une balance de vérification peut vous en dire beaucoup sur votre entreprise en un seul coup d'œil. Par exemple, lorsque vous examinez votre balance de vérification pour l'année en cours, vous remarquez que vos frais de voyage ont été en moyenne de 1 500 $ par mois, mais qu'en juillet, les frais de voyage ont grimpé à 5 000 $.

La première chose à faire devrait être de voir quelles dépenses composent ces 5 000 $. Quelque chose a-t-il été posté sur le compte par erreur ? Quelqu'un a-t-il retourné d'anciennes dépenses de voyage ? Il pourrait y avoir une variété de problèmes qui ont fait grimper les dépenses de façon si spectaculaire.

Peut-être que vous n'avez pas de dépenses de services publics en juillet parce que vous n'avez jamais reçu de facture. Peut-être avez-vous eu un envoi volumineux qui a fait bondir le compte d'affranchissement.

Chaque fois que quelque chose sort de l'ordinaire, vous voudrez examiner les documents d'origine tels que les factures saisies pour déterminer s'ils ont été correctement comptabilisés et si des ajustements doivent être apportés. L'examen de votre balance de vérification comparative est l'une des choses les plus importantes que vous puissiez faire pour votre entreprise.

5. Exécuter une balance d'essai mise à jour

Celui-ci ne doit pas nécessairement être une balance de vérification comparative, car vous ne souhaitez vérifier les nouveaux soldes qu'une fois toutes vos écritures de journal terminées. Assurez-vous que les écritures de journal récurrentes et les écritures d'annulation ont été complétées.

Une fois que la balance de vérification semble exacte, vous pouvez être assuré que vos comptes ont été correctement rapprochés.

FAQ

• Oui. Bien que le processus soit beaucoup plus simple si vous utilisez un logiciel de comptabilité et que vous puissiez ignorer le processus de rapprochement des livres auxiliaires, vos comptes bancaires devront toujours être rapprochés et tout écart inexpliqué devra faire l'objet d'une enquête.

• Si vous avez un aide-comptable ou un comptable, il peut certainement gérer le processus de rapprochement, mais en tant que propriétaire de l'entreprise, il est de votre responsabilité de superviser ce qu'il fait.

  N'oubliez pas qu'il s'agit de votre nom sur le compte bancaire, et s'il y a une erreur, il est de votre responsabilité de la résoudre rapidement.

• Ce n'est pas parce que vous n'avez aucune transaction dans votre grand livre que quelque chose ne se passe pas avec vos comptes bancaires. Ne présumez pas que la déclaration est correcte.

  Les banques font aussi des erreurs, et si elles prélèvent par erreur de l'argent sur votre compte et que vous ne le découvrez que trois mois après l'erreur, cela devient beaucoup plus difficile à résoudre.

Les rapprochements de compte doivent être effectués tous les mois

Je sais que vous préférez vendre vos produits ou fournir des services à vos clients plutôt que d'être coincé au bureau à faire des rapprochements de comptes. Mais la bonne nouvelle est que si elles sont effectuées en temps opportun, elles deviennent beaucoup plus faciles.

Et pour ceux d'entre vous qui gèrent encore leur comptabilité manuellement, le passage à un logiciel de comptabilité éliminera une grande partie du travail que vous effectuez à l'aide de grands livres manuels. Dans tous les cas, les rapprochements mensuels sont indispensables.