Un guide pour débutants en comptabilité de responsabilité

Toute entreprise peut bénéficier de la mise en place d'un système de comptabilité responsable, même une petite pizzeria. Apprenez à utiliser cette pratique dans votre petite entreprise pour améliorer les performances.

Quand j'étais enfant, mes parents m'achetaient des vêtements qui étaient probablement deux tailles trop grandes. Ils diraient :"Vous allez y grandir."

Les propriétaires d'entreprise doivent se mettre en place pour se développer. Les entreprises doivent évoluer ou créer des structures qui favorisent une croissance harmonieuse. La comptabilité de responsabilité n'est qu'un mécanisme parmi d'autres pour préparer la création d'une entreprise plus grande.

Présentation :Qu'est-ce que la comptabilité de responsabilité ?

La comptabilité des responsabilités crée une structure qui lie un employé à la performance de chaque fonction de l'entreprise.

La structure sépare chaque fonction ou service commercial (par exemple, les ventes, la comptabilité, la gestion des stocks) dans l'une des quatre catégories, appelées centres de responsabilité, selon qu'il contrôle ou non les revenus, les coûts, les investissements ou une combinaison de ceux-ci.

Les centres de responsabilité sont créés jusqu'à ce que chaque revenu et chaque dépense de votre compte de résultat aient été attribués à un employé.

L'objectif final est que les employés ne soient mesurés qu'en fonction des résultats qu'ils peuvent contrôler, et chaque fonction commerciale a un responsable qui peut répondre de ses performances.

Vous découpez également votre entreprise en plus petits éléments, ce qui permet d'évaluer la santé de votre entreprise grâce à l'analyse des ratios. La catégorisation de vos fonctions commerciales divise le budget principal de votre entreprise d'une nouvelle manière.

Bien que la comptabilité des responsabilités soit le plus souvent utilisée dans les organisations mondiales avec plusieurs départements, vous pouvez adapter cette structure à une petite entreprise avec une poignée d'employés. Nous allons vous montrer comment.

Avantages de la comptabilité de responsabilité

Une entreprise qui met en œuvre la comptabilité de responsabilité développe des attentes claires pour ses employés, peut fournir de nouvelles informations sur la rentabilité et se prépare à la croissance.

Même si vous pouvez compter vos employés sur vos 10 doigts, il est toujours utile d'utiliser la comptabilité de responsabilité. Dans les petites équipes, chaque employé a un rôle important à jouer dans le succès de votre entreprise.

1. Il établit des attentes claires

Si rien d'autre, apporter un système de comptabilité de responsabilité à votre entreprise ajoute un niveau de structure à votre entreprise et clarifie les attentes de chaque employé.

Pour mettre en place une démarche de gestion comptable de responsabilité, réfléchissez au rôle de chacun dans l’entreprise en listant ses missions. L'employé contrôle-t-il les revenus, les coûts ou les deux ? Vous avez correctement mis en œuvre la comptabilité de responsabilité lorsque vous avez au moins une personne responsable de chaque compte de produits et de charges dans le plan comptable de l'entreprise.

En gardant à l'esprit leurs fonctions et l'étendue de leur contrôle, vous pouvez créer et partager les métriques que vous utiliserez pour évaluer périodiquement leurs performances. Un chef d'entreprise qui mesure les performances des employés avec une échelle standardisée gère par objectifs, un style de gestion commun compatible avec la comptabilité de responsabilité.

La comptabilité de responsabilité permet également une gestion par exception. Dans le cadre de cette approche, un propriétaire d'entreprise accorde une attention particulière aux domaines de l'entreprise qui sont sous-performants ou sur-performants.

En d'autres termes, un propriétaire d'entreprise doit savoir qui appeler pour obtenir des explications lorsque l'entreprise rate ses projections financières.

2. Il fournit de nouvelles informations

Les centres de responsabilité vous font voir votre entreprise sous un nouveau jour. Vous êtes obligé d'apprendre quelque chose de nouveau sur sa rentabilité. En créant des silos artificiels au sein de votre entreprise, vous glanez de nouvelles informations sur les performances d'aspects spécifiques de votre entreprise.

Votre petite entreprise qui vend des chaussures peut sembler être une seule entreprise. Mais vous pouvez le diviser en plusieurs activités, ou centres de profit, en fonction de l'inventaire :

• Chaussures femme
• Chaussures homme
• Chaussures habillées
• Chaussures décontractées

S'il n'y a qu'un seul responsable responsable de ces marchandises, vous pouvez toujours tirer parti de la conception de votre entreprise en tant que départements distincts. Vous pouvez optimiser la rentabilité en identifiant les types d'inventaire qui rapportent le plus.

Libérez le potentiel des puissants outils d'analyse de votre logiciel de comptabilité en créant de nouveaux centres de responsabilité.

3. C'est un must pour une petite entreprise avec de grandes aspirations

Les grandes organisations ont trop de choses à faire pour que la suite C suive de près chaque employé. La comptabilité de responsabilité réduit le temps de surveillance des dirigeants et leur permet de garder un œil sur la stratégie à long terme de l'entreprise.

Les entreprises en croissance bénéficient de la normalisation d'autant d'opérations que possible, y compris les évaluations des employés. Au fur et à mesure que votre entreprise recrute des employés, il devient de plus en plus difficile de suivre les performances de chaque employé, à moins qu'il ne soit tenu à une norme.

Étant donné que les gestionnaires existent à tous les niveaux d'une organisation, les centres de responsabilité sont de toutes tailles et peuvent être imbriqués les uns dans les autres. La comptabilité des responsabilités crée la structure nécessaire à la mise à l'échelle.

Types de centres de responsabilité

Les centres de responsabilité aident la haute direction des grandes organisations à créer une liste de mesures permettant d'évaluer les responsables dans différents domaines de l'entreprise.

Il existe quatre types de centre de responsabilité :centre de profit, centre de coût, centre de revenu et centre d'investissement. Les propriétaires de petites entreprises peuvent avoir du mal à décider comment diviser leurs activités en centres de responsabilité, mais n'oubliez pas :vous pouvez avoir un centre avec un seul employé.

Mettons en place un système de comptabilité responsable au Kimberly's Pizza Palace, qui emploie deux pizzaiolos (le terme désignant une personne qui fait des pizzas) et deux caissiers.

Type 1 :Centre de profit

Un centre de profit fonctionne comme une mini-entreprise au sein d'une grande entreprise. Le gestionnaire contrôle à la fois les coûts et les revenus.

Lorsque vous entrez dans un grand magasin, vous regardez plusieurs centres de profit sous l'égide du grand magasin. Les sections de vêtements pour femmes, de chaussures pour hommes et d'ameublement sont des centres de profit avec leurs propres budgets, dépenses et revenus.

Si vous ne parvenez pas à déterminer si un certain domaine de votre entreprise est un centre de profit, demandez si le service peut remplir son propre état des profits et pertes.

Le ministère rapporte-t-il de l'argent grâce à la vente de produits et de services ? Le chef de service prend-il des décisions en matière de coûts en embauchant des employés, en offrant des remises ou en décidant des marchandises à vendre ? Si la réponse aux deux questions est oui, vous envisagez un centre de profit.

Kimberly's Pizza Palace semble être une entreprise simple qui ne peut pas être redéfinie en centres de responsabilité. Mais on peut créer deux centres de profit distincts avec les pizzaiolos.

Un pizzaiolo est mieux payé que le second parce qu'il a plus d'expérience. Le deuxième pizzaiolo gagne moins et se spécialise dans la fabrication de pizzas pour les amateurs de viande, qui sont les pizzas les plus chères chez Kimberly's.

Vous pouvez créer un rapport de responsabilité pour chaque pizzaiolo. Chaque rapport ressemblera à un compte de résultat qui ventile les bénéfices de l'entreprise par pizzaiolo.

Vous découvrirez peut-être qu'une partie importante de vos revenus est due au deuxième pizzaiolo, car il fait une pizza méchante pour les amateurs de viande. À partir de là, vous pouvez décider combien d'heures chaque pizzaiolo travaille et combien les payer.

Type 2 :centre de revenus

La seule tâche d'un centre de revenus est de rapporter de l'argent grâce à la vente de produits et de services. Les responsables ne sont pas responsables des dépenses professionnelles.

L'exemple classique d'un centre de revenus est le service des ventes d'une entreprise, où le responsable peut être évalué uniquement sur la base des ventes du service.

Mais les comptables se demandent si les centres de revenus n'existent qu'en théorie. Les centres de revenus devraient être uniquement concernés par les ventes. Mais il est difficile d'appeler quoi que ce soit un centre de revenus lorsqu'il n'y a aucune partie d'une entreprise où vous n'avez pas à dépenser d'argent pour en récupérer.

Certains disent que le bureau de location d'un immeuble à appartements est un centre de revenus, car il n'existe que pour générer des revenus grâce à des locataires qui paient un loyer. Mais les responsabilités d'un gestionnaire de location s'étendent au-delà du nombre de baux signés. Un bureau de location engage de nombreux coûts, y compris les salaires et les commissions des agents de location.

Puisqu'il est improbable que le responsable de la location n'ait aucun rôle dans une partie du processus d'embauche, vous ne pouvez pas séparer les responsabilités commerciales du responsable de la location des coûts qu'il gère.

Vous pourriez être enclin à penser que les caissiers du Kimberly's Pizza Palace font partie d'un centre de revenus, mais ce n'est pas le cas.

Bien qu'ils soient essentiels aux encaissements de l'entreprise, les caissiers ne vendent pas activement la pizza. L'évaluation des performances d'un caissier ne doit pas être liée aux ventes de l'entreprise ; au lieu de cela, cela devrait être lié à leurs compétences en matière de comptage d'espèces, de rendu de monnaie précis et de déplacement de la ligne.

Type 3 :Centre de coûts

Personne ne conteste l'existence de centres de coûts. Ce sont les parties d'une entreprise qui ne cherchent pas à générer des revenus. Au lieu de cela, ils prennent en charge les opérations :pensez à vos services comptables, juridiques et des ressources humaines. Bien qu'ils ne génèrent pas de revenus, les centres de coûts sont essentiels pour faire avancer l'entreprise.

De nombreuses parties des grands magasins représentent des centres de coûts. Un service client ne rapporte pas l'argent de l'entreprise, mais il est nécessaire pour satisfaire les clients. Les services de couture gratuits prennent en charge les ventes de vêtements dans plusieurs départements, mais vous ne pouvez pas retracer les revenus du département de couture.

Une petite entreprise devrait considérer ses comptables, son personnel de maintenance et ses employés du service client comme des centres de coûts. Ils sont essentiels à votre entreprise, mais leurs évaluations de performance ne doivent rien avoir à voir avec les ventes de l'entreprise.

Les caissiers du Kimberly's Pizza Palace peuvent être considérés comme faisant partie d'un centre de coûts. Ils sont essentiels à l'entreprise, mais ils ne peuvent pas générer de revenus. Ils sont un coût pour la pizzeria.

Type 4 :Centre d'investissement

Les centres d'investissement s'intéressent à l'effet que les investissements ont sur les revenus et les dépenses des entreprises. Les centres d'investissement gèrent les comptes clients, c'est-à-dire l'argent dû à une entreprise pour la vente de biens et de services.

Les investissements commerciaux comprennent l'achat d'actifs que votre entreprise conserve pendant plus d'un an, tels que des machines, des voitures, des bâtiments et des terrains. Ces achats peuvent affecter considérablement votre entreprise, et les responsables des décisions d'achat importantes doivent être évalués en fonction de l'impact de l'actif sur les résultats de l'entreprise.

Par exemple, Kimberly, le propriétaire de Kimberly's Pizza Palace, pourrait envisager d'acheter de nouveaux fours à pizza qui cuisent la pizza en moins de temps. Les fours actuels fonctionnent plus lentement et risquent de se casser dans les prochaines années.

L'auto-évaluation de Kimberly devrait inclure une analyse de l'effet des nouveaux fours sur les affaires. Les ventes pourraient augmenter après que l'on ait appris que les délais de ramassage ont diminué ; les ventes pourraient également rester les mêmes car personne ne se souciait des délais de ramassage plus longs.

Évaluez votre entreprise sous un nouvel angle

L'organisation comptable est primordiale pour le succès d'une entreprise. Après avoir maîtrisé les bases de la comptabilité, réfléchissez à la façon dont vous pouvez améliorer la structure de votre entreprise avec un système de comptabilité responsable.