Guide des charges à payer pour les petites entreprises

Une charge à payer est une charge qui a été comptabilisée mais qui n'a pas encore été payée. Pour déclarer des dépenses dans la bonne période comptable, vous devrez peut-être comptabiliser certaines dépenses et utiliser la méthode de la comptabilité d'exercice.

Les charges à payer sont les dépenses engagées qui n'ont pas encore été payées. Pour garantir l'exactitude des rapports de fin de période, les charges à payer doivent être enregistrées avant l'exécution des états financiers.

Pour comptabiliser les dépenses, vous devez utiliser la méthode de comptabilité d'exercice, qui enregistre les revenus et les dépenses au moment où ils se produisent. Le principe de rapprochement et le principe de comptabilisation des dépenses sont des éléments essentiels de la méthode de comptabilité d'exercice.

Présentation :qu'est-ce qu'une charge à payer ?

En tant que propriétaire de petite entreprise, vous devez comptabiliser toutes les dépenses engagées qui n'ont pas encore été facturées ou payées, et vous le faites en accumulant des dépenses. Pour mieux comprendre les charges à payer, il peut être utile de se familiariser avec les termes comptables suivants :

• Période comptable : Une période de temps spécifique qui est couverte par les états financiers. Une période comptable peut être d'un mois, d'un trimestre ou d'un an, selon votre activité.
• Comptes créditeurs : Les comptes créditeurs correspondent à l'argent que vous devez aux vendeurs et aux fournisseurs pour les biens et services achetés à crédit.
• Comptabilité d'exercice : La comptabilité d'exercice enregistre les transactions lorsqu'elles se produisent, plutôt que lorsque l'argent change de mains.
• Dépenses : Les dépenses représentent le coût de l'activité et sont nécessaires pour générer des revenus.
• États financiers  : Les états financiers rendent compte de la performance financière de votre entreprise et sont utilisés à l'interne et à l'externe. Trois états financiers de base doivent être exécutés après chaque période comptable :bilan, compte de résultat (état des profits et pertes) et état des flux de trésorerie.
• Entrée de journal  : Les écritures de journal enregistrent les transactions financières de votre entreprise dans le grand livre.

Voici quelques dépenses qui doivent être comptabilisées à la fin d'une période comptable :

• Salaires et dépenses connexes pour les employés qui n'ont pas encore été payés
• Commissions sur les ventes gagnées au cours du mois en cours qui ne seront payées que le mois suivant
• Taxes encourues
• Services reçus avant de recevoir une facture du fournisseur
• Marchandises reçues avant de recevoir une facture du fournisseur
• Paiements d'intérêts sur les prêts

Votre provision doit toujours refléter le montant dû lorsque cela est possible. Si vous n'avez pas de total exact, vous devrez estimer la dépense.

Par exemple, le 1er mai, vous engagez une entreprise de nettoyage pour nettoyer votre bureau quatre fois par mois. Au 31 mai, vous n'avez pas reçu de facture de l'entreprise pour le nettoyage des bureaux et la facture n'a pas été payée. Pour comptabiliser correctement cette dépense, vous devrez enregistrer la dépense de nettoyage de bureau comme une charge à payer.

Si une charge à payer n'est pas enregistrée dans le mois approprié, les charges sur votre compte de résultat seront trop faibles, tout comme les charges à payer qui apparaissent sur votre bilan.

Charges à payer et comptes créditeurs :quelle est la différence ?

La gestion des dépenses de votre entreprise s'effectue de deux manières :par le biais des comptes créditeurs ou en enregistrant les dépenses à payer. Les charges à payer sont des dépenses dues pour des biens ou des services qui ont déjà été reçus, mais qui n'ont pas encore été saisis en tant que dépenses dans votre grand livre ou votre logiciel de comptabilité.

Les comptes créditeurs, bien que similaires, représentent le coût des biens et services que vous avez achetés à crédit et sont généralement exigibles dans les 30 jours suivant la date de facturation. Les comptes créditeurs sont considérés comme des passifs courants.

Jetez un œil à l'exemple suivant pour savoir quand vous devriez comptabiliser une dépense.

C'est le dernier jour d'avril et l'ordinateur de Carol tombe en panne. Un service de réparation d'ordinateurs arrive et répare l'ordinateur de Carol, lui disant qu'il lui facturera la semaine suivante. Afin de comptabiliser correctement les frais de réparation de l'ordinateur, Carol devra les comptabiliser à l'aide d'une écriture de journal.

Lorsqu'elle recevra la facture le mois prochain, elle devra annuler la provision et comptabiliser correctement la dépense.

Carol ne connaît pas exactement le montant de la facture, mais elle a déjà utilisé le service de réparation. Elle estime donc le montant à payer en fonction des factures précédentes.

Date	Compte	Débit	Crédit
30/04/2020	Frais de réparation	350 $
30/04/2020	Charges à payer		350 $

L'écriture ci-dessus sera annulée à compter du 1er mai. Si une régularisation n'est pas annulée, les dépenses et les dettes seront surestimées une fois la facture arrivée et enregistrée. L'inversion serait :

Date	Compte	Débit	Crédit
5-01-2020	Charges à payer	350 $
01/05/2020	Frais de réparation		350 $

Une fois que Carol reçoit la facture, elle la paie immédiatement, en enregistrant l'écriture au journal comme suit :

Date	Compte	Débit	Crédit
31/05/2020	Frais de réparation	350 $
31/05/2020	Espèces		350 $

L'un des avantages de l'utilisation d'un logiciel de comptabilité est que la plupart des logiciels de comptabilité annulent automatiquement les charges à payer au début de la nouvelle période comptable. Avec l'écriture provisionnée annulée, tout ce que vous aurez à faire est de saisir la facture lorsqu'elle sera reçue.

Voici un exemple de dépense de comptes fournisseurs.

C'est le dernier jour d'avril et l'ordinateur de Carol tombe en panne. Un service de réparation d'ordinateurs arrive et répare l'ordinateur de Carol, lui laissant une facture d'un montant de 350 $. Carol saisit la facture en tant qu'élément des comptes fournisseurs, qui enregistre la dépense en avril, même si la facture ne sera payée que le mois suivant.

Date	Compte	Débit	Crédit
30/04/2020	Frais de réparation	350 $
30/04/2020	Comptes Fournisseurs		350 $

Une fois que Carol a payé la facture, l'écriture de journal serait :

Date	Compte	Débit	Crédit
31/05/2020	Comptes Fournisseurs	350 $
31/05/2020	Espèces		350 $

Comment enregistrez-vous les charges à payer ?

Pour enregistrer les charges à payer, vous devez utiliser la méthode de comptabilité d'exercice. Si vous utilisez la méthode de comptabilité de caisse, il n'est pas nécessaire de comptabiliser les dépenses puisque vous n'enregistrez les revenus et les dépenses que lorsque l'argent change de mains.

Les charges à payer sont généralement saisies à la fin d'une période comptable et font généralement partie de vos écritures de régularisation.

Voici un autre exemple de charge à payer.

Nous sommes le 31 mai et vous vous rendez compte que vous n'avez pas reçu de facture de services publics pour le mois. Si vous ne tenez pas compte de cette dépense, vos dépenses de services publics de mai seront sous-estimées, tandis que les dépenses de services publics de juin seront surestimées.

Afin d'être sûr que la dépense est enregistrée pour le bon mois, vous la cumulez. Vous ne savez pas combien coûtera la facture, mais vous pouvez faire une estimation éclairée en examinant les factures précédentes.

Sur la base des factures de l'année dernière, vous estimez que cette facture sera de 650 $.

Date	Compte	Débit	Crédit
31/05/2020	Dépenses de services publics	650 $
31/05/2020	Charges à payer		650 $

Au début de la période comptable suivante, l'écriture ci-dessus sera extournée :

Date	Compte	Débit	Crédit
6-01-2020	Charges à payer	650 $
6-01-2020	Dépenses utilitaires		650 $

Votre facture de services publics arrive enfin le 1er juin, d'un montant de 710 $, et sera enregistrée dans les comptes créditeurs.

Date	Compte	Débit	Crédit
6-01-2020	Dépenses de services publics	710 $
6-01-2020	Comptes Fournisseurs		710 $

Enfin, lorsque la facture sera payée le 10 juin, vous enregistrerez une dernière écriture comptable :

Date	Compte	Débit	Crédit
6-10-2020	Comptes Fournisseurs	710 $
10/06/2020	Espèces		710 $

Alors que l'accumulation de 650 $ pour les dépenses de services publics était proche de la facture finale de 710 $, 60 $ supplémentaires de dépenses de services publics seront reconnus au mois de juin qui n'ont pas été dépensés en mai. Vous effectuerez ce même processus lors de l'enregistrement des salaires ou traitements à payer pour les employés.

La comptabilisation des dépenses signifie une comptabilité plus précise

L'utilisation de la méthode de comptabilité d'exercice vous offre la possibilité de présenter une image plus précise de votre entreprise et de sa santé financière.

Lorsque vous enregistrez des charges à payer, vous avez un impact direct sur les totaux du revenu net et, par la suite, sur les bénéfices non répartis et les capitaux propres. Si les dépenses ne sont pas comptabilisées, les dépenses seront trop faibles un mois et trop élevées le mois suivant.

L'un des meilleurs outils de gestion des charges à payer est un logiciel de comptabilité, qui peut simplifier l'ensemble du processus de charges à payer, de la consolidation des écritures de journal à l'annulation automatique des charges à payer. Si vous êtes à la recherche d'un logiciel de comptabilité pour votre entreprise, assurez-vous de consulter les avis sur les logiciels de comptabilité de The Ascent.