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Comment créer un budget d'entreprise en 2022

Un budget d'entreprise peut vous aider à maîtriser vos coûts et à augmenter vos revenus. Apprenez à établir un budget d'entreprise pour votre petite entreprise en cinq étapes.

Si vous venez de démarrer votre entreprise, il y a de fortes chances que vous n'ayez pas encore créé de budget. Mais il est difficile de développer votre entreprise, d'atteindre des objectifs à court ou à long terme, ou d'obtenir des investisseurs ou des financements extérieurs sans projections financières précises, ce qui nécessite un budget de petite entreprise.

La création d'un budget joue également un rôle important dans le cycle comptable, qui garantit que toutes les transactions financières sont correctement comptabilisées.

Et bien que l'acte de créer un budget puisse sembler intimidant, c'est un peu comme créer un budget personnel. Vous identifiez ce que vous possédez de valeur (vos actifs), estimez vos dépenses à venir, et comptabilisez et augmentez votre base de revenus.

Si vous savez comment créer une note de frais ou comment rédiger une facture, et que vous maîtrisez les bases de la comptabilité, vous pouvez certainement gérer la planification budgétaire de votre entreprise.

En créant, et plus important encore, en suivant un budget, vous pouvez éliminer les dépenses inutiles, élaborer des plans pour élargir votre base de revenus et atteindre vos objectifs de manière productive.

5 types de budgets pour les entreprises

Les budgets aident les entreprises à suivre et à gérer leurs ressources. Les entreprises utilisent une variété de budgets pour mesurer leurs dépenses et développer des stratégies efficaces pour maximiser leurs actifs et leurs revenus. Les types de budgets suivants sont couramment utilisés par les entreprises :

1. Budget principal

Un budget principal est un agrégat des budgets individuels d'une entreprise conçu pour présenter une image complète de son activité financière et de sa santé. Le budget principal combine des facteurs tels que les ventes, les dépenses d'exploitation, les actifs et les flux de revenus pour permettre aux entreprises d'établir des objectifs et d'évaluer leurs performances globales, ainsi que celles des centres de coûts individuels au sein de l'organisation.

Les budgets principaux sont souvent utilisés dans les grandes entreprises pour aligner tous les responsables individuels.

2. Budget de fonctionnement

Un budget de fonctionnement est une prévision et une analyse des revenus et des dépenses prévus au cours d'une période de temps spécifiée.

Pour créer une image précise, les budgets d'exploitation doivent tenir compte de facteurs tels que les ventes, la production, les coûts de main-d'œuvre, les coûts des matériaux, les frais généraux, les coûts de fabrication et les dépenses administratives. Les budgets de fonctionnement sont généralement créés sur une base hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Un responsable peut comparer ces rapports mois après mois pour voir si une entreprise dépense trop en fournitures.

3. Budget de trésorerie

Un budget de trésorerie est un moyen de projeter comment et quand l'argent entre et sort d'une entreprise au cours d'une période donnée. Cela peut être utile pour aider une entreprise à déterminer si elle gère judicieusement sa trésorerie.

Les budgets de trésorerie tiennent compte de facteurs tels que les comptes créditeurs et les comptes débiteurs pour évaluer si une entreprise dispose de suffisamment de liquidités pour continuer à fonctionner, dans quelle mesure elle utilise ses liquidités de manière productive et sa probabilité de générer des liquidités dans un proche avenir.

Une entreprise de construction, par exemple, peut utiliser son budget de trésorerie pour déterminer si elle peut démarrer un nouveau projet de construction avant d'être payée pour les travaux en cours.

4. Budget financier

Un budget financier présente la stratégie d'une entreprise pour gérer ses actifs, ses flux de trésorerie, ses revenus et ses dépenses. Un budget financier est utilisé pour établir une image de la santé financière d'une entreprise et présenter un aperçu complet de ses dépenses par rapport aux revenus des opérations de base.

Un éditeur de logiciels, par exemple, peut utiliser son budget financier pour déterminer sa valeur dans le cadre d'une offre publique d'achat ou d'une fusion.

5. Budget statique

Un budget statique, contrairement à un budget flexible, est un budget fixe qui reste inchangé quels que soient les changements de facteurs tels que le volume des ventes ou les revenus. Une entreprise de fournitures de plomberie, par exemple, peut avoir un budget statique en place chaque année pour l'entreposage et le stockage, quelle que soit la quantité de stock qu'elle entre et sort en raison de l'augmentation ou de la diminution des ventes.

Comment établir un budget pour votre petite entreprise

L'un des moyens les plus simples et les plus précis de créer un budget consiste à examiner vos revenus et vos coûts pour l'année écoulée et à utiliser ces chiffres lors de la création de votre nouveau budget.

Si votre entreprise est toute nouvelle, vous devrez être un peu plus créatif, en vous appuyant sur les chiffres des derniers mois ou en recherchant des entreprises similaires pour obtenir des estimations précises des revenus et des dépenses.

Quelle que soit la façon dont vous le faites, apprendre à établir un budget pour les entreprises est beaucoup plus facile que vous ne l'imaginez.

Étape 1 :Vérifiez vos revenus

La première étape vers la création d'un budget consiste à examiner vos revenus :pas seulement le total pour une période donnée, mais des détails, tels que les mois où les revenus ont augmenté ou diminué. Ceci est particulièrement important pour la gestion des flux de trésorerie.

Par exemple, de nombreux détaillants réalisent une grande partie de leur chiffre d'affaires annuel au cours des mois de novembre et décembre, tandis que janvier et février enregistrent généralement des ventes très lentes.

Connaître ces informations et les inclure dans votre budget peut vous aider à mieux vous préparer pour les mois chargés et les mois lents.

Étape 2 :Examinez vos dépenses fixes

En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous devez connaître vos dépenses mensuelles régulières. Si vous savez comment suivre les dépenses professionnelles telles que le loyer, les assurances, les salaires et les services publics, vous pouvez créer un budget.

La prise en compte de ces éléments dans votre budget vous aide à vous assurer que vous comptabilisez correctement ces dépenses.

Étape 3 :Tenez compte des dépenses variables

Que ce soit dans notre vie personnelle ou professionnelle, nous devons tenir compte des dépenses variables.

Par exemple, vous devrez peut-être embaucher un intérimaire si votre chef de bureau tombe malade de façon inattendue. D'autres coûts variables peuvent inclure la publicité et le marketing, ainsi que les frais d'affranchissement ou d'impression. Le voyage est un autre coût qui peut être prévu (vous savez que vous allez à une convention en mai), mais le coût final n'est pas encore connu.

La prise en compte des dépenses variables peut vous aider à améliorer votre résultat net. Ne soyez pas prudent dans l'estimation de ces coûts, vous préférez qu'ils soient trop élevés, vous laissant plus d'argent que prévu pour le mois que l'inverse.

Étape 4 :Incluez les coûts ponctuels et imprévus

Bien qu'il puisse sembler contre-intuitif d'inclure des coûts inattendus dans votre budget alors qu'ils ne se sont même pas encore produits, vous pouvez supposer en toute sécurité que quelque chose d'inattendu se produira.

Votre ordinateur tombe en panne et doit être réparé, ou pire, remplacé. Ou peut-être que votre voiture de société meurt. Ce sont deux exemples de coûts imprévus. Vous pouvez également prévoir des coûts ponctuels.

Par exemple, vous savez que vous allez mettre à niveau les ordinateurs portables des employés en décembre. Cela vous permet de planifier cette dépense à l'avance, en vous assurant que les fonds doivent être disponibles.

Étape 5 :Mettez toutes vos informations dans un format budgétaire

L'idéal est de préparer les détails de votre budget dans votre logiciel de comptabilité.

Cependant, tous les logiciels de comptabilité, en particulier ceux conçus pour les petites entreprises, n'incluent pas une fonction de budgétisation. Dans ce cas, vous pouvez utiliser Microsoft Excel ou un tableur similaire pour préparer votre budget.

L'un des principaux avantages de la préparation d'un budget dans votre logiciel de comptabilité est que vous pouvez suivre le budget par rapport aux revenus et dépenses réels. Cela vous permet de voir à quel point votre budget est précis (ou non), ce qui vous permet peut-être de faire quelques ajustements en milieu d'année.

Éléments à prendre en compte lors de l'établissement d'un budget pour votre entreprise

La création d'un budget est un excellent premier pas vers la bonne gestion de votre entreprise. Cependant, il est important lors de la création de votre budget que vous fassiez de votre mieux pour le rendre aussi précis que possible. Il existe de nombreuses façons de le faire, notamment les suivantes :

1. Soyez prudent avec les revenus

Lors de la saisie des totaux des revenus, soyez prudent. En ce début d'année, nous sommes tous optimistes. Mais assurez-vous que lorsque vous budgétisez vos revenus, vous saisissez des chiffres aussi précis que possible.

Lors de la planification de la croissance des revenus, soyez également prudent, en budgétisant peut-être une croissance de 5 à 10 % pour l'année. Si vous dépassez ce niveau, tant mieux. Vous aurez de l'argent à revendre. Mais si vous ne le faites pas, vous vous retrouverez avec une perte, ce qui n'est pas là où vous voulez que votre entreprise soit.

2. Planifier la croissance

La planification de la croissance est importante lors du calcul des revenus budgétaires, mais vous devrez également tenir compte des dépenses supplémentaires.

Oui, si votre entreprise se développe, vos revenus augmenteront, mais vos frais généraux augmenteront également, car vous augmentez la publicité, ajoutez des employés et payez des impôts supplémentaires. Ainsi, lorsque vous planifiez la croissance de votre entreprise, assurez-vous également de prendre en compte l'augmentation de vos dépenses.

3. Dépenses imprévues

C'est quelque chose d'important. Une catastrophe peut être désastreuse pour votre entreprise, en particulier si vous travaillez avec des flux de trésorerie limités.

Lors de la budgétisation, supposez simplement que votre entreprise aura au moins une dépense imprévue majeure au cours de l'année. Si ce n'est pas le cas, tant mieux. Vous pouvez mettre cet argent en banque en cas d'imprévu.

4. Objectifs à long terme

Avant de finaliser votre budget, vous voudrez peut-être réfléchir à vos objectifs à long terme.

Prévoyez-vous d'augmenter votre clientèle de 5 % chaque année ? Peut-être travaillez-vous à domicile, mais prévoyez de louer ou d'acheter un bâtiment pour votre entreprise d'ici un an ou deux.

Assurez-vous d'en tenir compte dans votre budget et de planifier vos revenus et vos dépenses en conséquence.

Le meilleur logiciel de comptabilité pour suivre le budget de votre petite entreprise

Toutes les applications logicielles de comptabilité n'offrent pas de capacité de budgétisation, mais les applications logicielles de comptabilité suivantes pour les petites entreprises le font.

Si vous envisagez de passer à un logiciel de comptabilité ou recherchez une application qui vous permet de créer et de gérer un budget pour votre entreprise, assurez-vous de consulter ces applications.

1. Xéro

Xero vous permet de créer facilement un budget à l'aide de sa fonction Budget Manager. Vous pouvez choisir votre date de début pour n'importe quel budget et préparer un budget de 3, 6, 12 ou 24 mois. Xero vous permet également de comparer tout budget créé aux totaux réels, pour voir dans quelle mesure votre entreprise est en dessous ou au-dessus du budget.

Vous pouvez copier les détails du budget à partir des chiffres réels de l'année précédente, copier les données d'un budget existant ou créer un nouveau budget à partir de rien. Des ajustements peuvent être effectués pour chaque période budgétaire, vous pouvez donc ajuster le montant chaque mois pour augmenter les totaux budgétés d'un montant défini ou d'un pourcentage. C'est un excellent moyen de budgétiser la croissance.

2. QuickBooks en ligne

La fonction de budgétisation de QuickBooks en ligne vous permet de créer facilement un budget annuel. Choisissez simplement le bon exercice, cliquez sur le bouton "Ajouter un budget" et commencez à saisir les détails du budget.

Vous pouvez choisir de pré-remplir les données budgétaires à l'aide des données réelles de QuickBooks en ligne ou simplement créer un budget à partir de zéro. Vous avez la possibilité de créer un budget mensuel, trimestriel ou annuel, et vous pouvez choisir de subdiviser votre budget par client, classe ou emplacement, ou simplement saisir un seul total dans les champs appropriés.

Les données budgétaires peuvent être modifiées si vous le souhaitez, et pour avoir une idée des performances de votre entreprise, exécutez le rapport Budget par rapport aux chiffres réels, qui affiche les performances actuelles de l'entreprise à ce jour.

3. Livres Zoho

Zoho Books offre une excellente capacité de création de budget, offrant trois façons de saisir des données budgétaires :

  1. Remplir automatiquement les informations budgétaires en fonction des comptes de revenus et de dépenses actuels
  2. Pré-remplir à partir des chiffres réels de l'année dernière
  3. Commencer à zéro, en saisissant manuellement les chiffres du budget

Comme Xero, Zoho Books vous permet de saisir des chiffres budgétaires pour une seule période, puis de spécifier un pourcentage d'augmentation ou de diminution des chiffres budgétés.

Par exemple, si votre plan à court terme pour cette année est d'augmenter vos revenus de 5 % chaque trimestre, vous pouvez saisir ces informations dans Zoho Books, et il calculera automatiquement l'augmentation de 5 % et remplira automatiquement le reste du budget. . Vous pouvez également appliquer un montant fixe pour chaque période.

À la fin de la période budgétaire spécifiée, vous pouvez comparer les chiffres réels aux montants budgétés pour afficher les performances de l'entreprise et effectuer des ajustements à l'avenir.

Commencez à établir votre budget dès aujourd'hui

Maintenant que vous savez à quel point il est facile de préparer un budget pour votre petite entreprise, qu'attendez-vous ?

L'élaboration d'un budget pour votre entreprise vous fournira les informations dont vous avez besoin pour développer votre entreprise, planifier les imprévus et rester sur la bonne voie pour l'avenir.