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Frais de vente Comptabilité SaaS et Cloud Computing :un guide d'experts pour 2021

Le logiciel en tant que service (SaaS) est le modèle de vente de logiciels qui connaît la croissance la plus rapide, mais la complexité comptable peut poser des défis. De nombreux défis découlent de la manière dont les fournisseurs SaaS fournissent leurs services :les complexités des abonnements peuvent rendre difficile l'analyse précise de la manière d'appliquer les règles comptables, taxes de vente, renouvellements de contrats, commissions et autres variables.

Les équipes financières doivent démêler les détails de la comptabilité SaaS pour s'assurer qu'elles produisent correctement leurs rapports et prévisions, sans parler de rester conformes aux règles du Financial Accounting Standards Board (FASB) et des Normes internationales d'information financière (IFRS) et aux lois fiscales pertinentes.

Qu'est-ce que la comptabilité SaaS ?

La croissance du secteur a coïncidé avec d'importants changements comptables SaaS. Parmi les plus récentes - et les plus marquantes - figurent l'ASC 606 et l'IFRS 15.

L'ASC 606 du FASB :Revenue from Contracts with Customers remplace les règles de l'ASC 605 :Revenue Recognition, tandis que les IFRS ont également modifié leurs directives pour faire correspondre les règles du FASB plus étroitement (mais pas exactement) avec IFRS 15 :Revenus des contrats avec les clients. Dans les deux cas, les règles stipulent qu'un pourcentage important des revenus et des dépenses d'une entreprise SaaS doit être comptabilisé sur la durée de vie de l'abonnement au service plutôt que lorsqu'ils sont reçus ou engagés.

Cela a créé un ensemble de règles normalisées à l'échelle mondiale, bien que complexes, pour la comptabilité SaaS qui s'appliquent aux entreprises si elles répondent à certains critères, à savoir:

  • L'entreprise conserve la possession exclusive du logiciel , et les clients n'ont aucun droit contractuel de prendre possession du logiciel, contrairement à la licence ou à l'achat de logiciels.
  • Clients ne peut pas exécuter le logiciel sur leur propre matériel ou sur le matériel d'un tiers.
  • De la société les employés administrent les services SaaS , et la livraison des obligations de performance ne peut pas être effectuée par le client ou un tiers.

La plupart des fournisseurs SaaS remplissent les trois critères, rendre les règles comptables spécialisées largement applicables à ce marché.

Défis courants de la comptabilité SaaS

Même avec le cadre solide que les règles du FASB et des IFRS fournissent pour la comptabilisation des revenus et des dépenses, Les fournisseurs de SaaS sont confrontés à des obstacles comptables supplémentaires. Ces défis peuvent entraîner d'importants problèmes d'information financière ; risque de non-conformité à l'état, les règles et réglementations fiscales fédérales et internationales et autres ; et déterminer des chiffres tels que la valeur à vie du client (CLV), une tâche complexe pour les équipes financières.

Examinons trois domaines spécifiques de défi comptable SaaS.

Savoir quand comptabiliser les revenus

Le défi le plus courant – et le plus important – pour les entreprises SaaS est de savoir quand comptabiliser les revenus. Parce que le client n'obtient jamais le contrôle du bien ou du service, les règles générales de comptabilisation des revenus ne s'appliquent pas. Au lieu, Les règles du FASB exigent que les entreprises SaaS comptabilisent une grande partie de leurs revenus sur la durée du contrat dans la plupart des cas. Cela est vrai que le fournisseur SaaS reçoive l'intégralité du solde du service à l'avance ou utilise une semaine, mensuel, modèle d'abonnement trimestriel ou annuel.

Savoir gérer ses dépenses

Les fournisseurs de SaaS doivent également répartir bon nombre de leurs dépenses sur la durée du contrat ou la durée de vie estimée de la relation client. Il est essentiel de savoir quelles dépenses les entreprises doivent amortir et lesquelles peuvent être comptabilisées immédiatement. Comme les revenus, l'activité SaaS doit comptabiliser certaines dépenses à certains moments.

Percevoir la taxe de vente

La gestion de la taxe de vente est un autre défi important pour les fournisseurs de SaaS, qui ont souvent des effectifs à distance et des opérations et des ventes qui englobent plusieurs États. Bien que les entreprises SaaS ne soient pas toujours tenues de percevoir des taxes de vente sur leurs services, certains États taxent les logiciels dans certaines ou toutes les catégories de services. Les entreprises SaaS sont responsables des règles de taxe de vente dans les États dans lesquels elles ont un lien.

Comment gérer les taxes SaaS

Les fournisseurs de SaaS nécessitent un savoir-faire comptable spécialisé pour éviter des erreurs coûteuses. La fiscalité est l'un des domaines les plus complexes et peut entraîner des pénalités importantes.

Sociétés SaaS et taxe de vente

Le manque de logiciels physiques et la nature Web des entreprises SaaS compliquent la question de savoir quand percevoir la taxe de vente. Certains États, comme l'Arizona et New York, traiter le SaaS de la même manière que tout logiciel vendu en magasin ou acheté et téléchargé, et la taxe de vente est appliquée en conséquence. D'autres états, dont la Californie et le New Jersey, considérer le SaaS uniquement comme un service non imposable. Encore plus confus, certains États n'obligent pas les entreprises SaaS à percevoir des taxes de vente, mais les villes en leur sein le font, comme l'Illinois et la ville de Chicago.

Pour compliquer encore les choses, Les entreprises SaaS opérant dans plusieurs États doivent suivre les règles de nexus pour déterminer si elles doivent percevoir des taxes de vente. Alors que la définition de base du « lien » signifie avoir une « présence physique substantielle » dans un État, le commerce sur Internet a entraîné des changements dans la façon dont ce concept est interprété.

Certains États ont promulgué des lois sur le « lien d'affiliation » qui stipulent que les entreprises extérieures à l'État établissant une connexion physique par l'intermédiaire d'employés de l'État, entrepreneurs, les sociétés affiliées ou autres représentants doivent percevoir les taxes de vente dans ces États. D'autres ont introduit des règles de « lien économique » exigeant que les entreprises extérieures à l'État perçoivent des taxes de vente après avoir atteint un certain seuil de chiffre d'affaires ou un certain volume de transactions dans cet État.

Types de dépenses SaaS

Administration générale Ventes et Marketing Recherche &Développement Coût des marchandises vendues
Coûts quotidiens de gestion d'une entreprise Frais liés à la publicité et à la promotion des services du fournisseur SaaS Coûts directement liés au développement du logiciel et des services Dépenses liées à la livraison de la solution SaaS

Les entreprises SaaS ont en grande partie les mêmes dépenses que n'importe quelle entreprise, ainsi que certaines dépenses propres aux fournisseurs de logiciels et aux organisations basées sur le cloud. Celles-ci se répartissent généralement en quatre catégories de dépenses :

  1. Administration générale. Les frais généraux et administratifs comprennent les coûts d'exploitation quotidiens de la gestion d'une entreprise qui ne sont pas liés à la production d'un bien ou d'un service. Bien qu'elles ne soient pas liées à la production d'un produit ou service d'un fournisseur SaaS, Les dépenses SG&A sont toujours nécessaires pour maintenir l'activité. Les dépenses générales de vente et d'administration comprennent les locaux à bureaux, utilitaires, fournitures de bureau et paie.

  2. Ventes et marketing. Les dépenses de vente et de marketing sont la partie « S » du KPI SG&A couramment utilisé et sont liées aux efforts d'un fournisseur SaaS pour faire connaître et promouvoir ses services. Les dépenses de vente et de marketing comprennent l'impression, LA TÉLÉ, frais de publicité numérique, supports de vente et de marketing, les dépenses du site Web orientées client, les outils d'automatisation du marketing et les coûts de relations publiques.

    Semblable à la dotation en R&D, ces dépenses doivent inclure la masse salariale du personnel de vente et de marketing, y compris les commissions.

  3. Recherche et développement (R&D). Les dépenses de R&D peuvent représenter une part importante du budget d'un fournisseur SaaS, surtout dans les premiers stades. Ces dépenses comprennent le coût de l'équipement, licence de logiciel et toutes autres dépenses encourues pour le développement du logiciel et des services.

    Bien que la majeure partie de la masse salariale soit considérée comme une dépense SG&A, les frais de personnel pour développer le logiciel et les services qu'un fournisseur SaaS vend, tels que les salaires de l'équipe d'ingénierie, font partie de la R&D.

  4. Coût des marchandises vendues (COGS). Le coût des marchandises vendues (COGS) correspond strictement aux dépenses directes nécessaires à la livraison de l'application SaaS. Parmi les coûts les plus courants qui composent le COGS pour une entreprise SaaS figurent les frais d'hébergement et de serveur et les frais de transaction. Les fournisseurs de SaaS peuvent également utiliser une métrique associée, coût des recettes, incluant tous les composants COGS et les coûts directs de la fonction commerciale, comme les commissions, remises sur les ventes, diffusion et commercialisation. Comme COGS, le coût des revenus exclut les frais généraux et administratifs indirects, tels que les salaires des managers, qui n'attribuent pas à une vente.

Les entreprises SaaS peuvent reconnaître immédiatement certaines des dépenses ci-dessus, alors qu'ils doivent différer les autres.

Encourir et reporter des dépenses et des revenus

Les règles de reporting financier obligent les entreprises SaaS à répartir une grande partie de leurs dépenses sur la durée du contrat ou la durée de vie estimée de la relation client, celui qui est le plus long. Il existe des règles spécifiques concernant les dépenses que les fournisseurs de SaaS peuvent reporter et la manière dont ils doivent gérer des dépenses spécifiques, telles que les commissions de vente.

Dépenses, commissions et revenus

La plupart des fournisseurs SaaS utilisent la méthode de comptabilité d'exercice, ce qui signifie qu'ils enregistrent les revenus lorsqu'une transaction d'achat est gagnée, pas quand l'argent est reçu.

La clé ici est de différer ces dépenses et de les comptabiliser en portions égales à l'élément de revenu auquel elles sont rattachées. Par example, un 1 $, 200 commissions pour un contrat client de 12 mois verraient la commission divisée en 12 montants égaux de 100 $, avec 100 $ retirés du bilan de la section passif et ajoutés à l'actif, figurant au compte de résultat lors de la comptabilisation.

Reconnaissance des revenus pour les entreprises SaaS

Le principe de comptabilisation des revenus, en comptabilité d'exercice, exige que les revenus soient comptabilisés dans le compte de résultat dans la période où ils sont réalisés et gagnés — pas nécessairement lorsque les espèces sont reçues. Comptes de revenus gagnés pour les biens ou services qui ont été fournis ou exécutés, respectivement. La plupart des fournisseurs de SaaS utilisent la méthode de comptabilité d'exercice, c'est-à-dire qu'ils enregistrent des revenus au moment de la vente, pas sur une base de caisse qui enregistre les revenus lorsque l'argent est reçu.

L'ASC 606 et l'IFRS15 établissent quand les entreprises doivent comptabiliser les produits des services contractuels. Cela se produit généralement lorsqu'une entreprise transfère le contrôle du service au client. Pourtant, car les clients SaaS n'obtiennent jamais le contrôle du service, le « transfert » se produit par incréments sur la durée du contrat. Cela signifie qu'en vertu de l'ASC 606 et de l'IFRS 15, Les fournisseurs de SaaS doivent comptabiliser les revenus des services vendus par incréments sur la durée du contrat avec le client.

5 étapes pour la comptabilisation des revenus de la comptabilité SaaS

L'ASC 606 fournit un cadre en cinq étapes pour la comptabilisation des revenus. Ces directives définissent les mesures appropriées de comptabilisation des revenus et éliminent les incohérences et les ambiguïtés dans les pratiques comptables SaaS.

  1. Identifier le contrat avec un client : Les entreprises suivent cette étape lorsqu'elles inscrivent de nouveaux clients au service.

  2. Identifier les obligations de performance du contrat : Pour cette étape, le fournisseur doit s'assurer que le contrat mentionne explicitement les services qu'il fournit, la durée de ces services (la durée du contrat) et les obligations et droits du client et du fournisseur SaaS. Cela comprend la liste des livrables de service ainsi que des obligations.

  3. Déterminez le prix de la transaction : Il s'agit du montant que le fournisseur s'attend à recevoir pour fournir les services contractuels. Ce chiffre englobe le total de tous les services autonomes et groupés ainsi que les remises éventuelles.

  4. Attribuez le prix de la transaction : Cette étape nécessite les calculs d'allocation de la section précédente. Étant donné que la plupart des entreprises SaaS fonctionnent sur la base d'un abonnement continu, le délai d'attribution pour les contrats plus longs, disons 12 mois ou plus, peut être décomposé à des fins de reconnaissance. Ce calcul est souvent de 30 jours, car il s'agit du cycle de facturation le plus court pour la plupart des fournisseurs SaaS.

  5. Comptabilisation des revenus lors de la satisfaction de l'obligation de performance : Dans cette dernière étape, Les entreprises SaaS comptabilisent les revenus au fur et à mesure qu'elles remplissent leurs obligations de performance et que le client bénéficie du ou des services fournis.

Les fournisseurs de SaaS doivent avoir un contrat établi avec le client, des prestations clairement définies, droits et obligations, et une tarification et une répartition appropriées avant de comptabiliser les revenus de leurs services.

Surmontez les défis de la comptabilité SaaS avec un logiciel de comptabilité

La nature de la comptabilité SaaS nécessite une quantité importante de connaissances et de perspicacité. Malheureusement, de nombreux fournisseurs SaaS s'appuient toujours sur des systèmes et des feuilles de calcul déconnectés et d'autres processus manuels. Cela conduit souvent à la désorganisation, oublis et erreurs coûteuses.

Alors, que font les meilleures entreprises SaaS pour lutter contre ces problèmes ? Ils utilisent des logiciels modernes de gestion financière et de comptabilité qui offrent des des fonctionnalités complètes pour la comptabilité et les finances. Cela permet aux entreprises SaaS de rationaliser et d'optimiser leurs efforts de gestion financière en automatisant les tâches manuelles telles que le calcul de la taxe de vente.

Le bon logiciel peut également fournir des rapports financiers méticuleux qui permettent aux fournisseurs de SaaS de se conformer à l'état, normes comptables fédérales et internationales et naviguer avec succès dans les audits et autres examens financiers.

Avoir une solide compréhension des règles comptables des entreprises SaaS est primordiale, mais les règles et réglementations régissant la comptabilité SaaS peuvent être écrasantes. C'est pourquoi il est essentiel de travailler avec un partenaire compétent.

La fonctionnalité de reconnaissance des revenus de NetSuite permet aux entreprises SaaS de segmenter les services et de différer automatiquement les revenus selon des règles prédéfinies. Le système crée, met à jour et publie automatiquement tous les enregistrements de revenus récurrents. Cette automatisation élimine les erreurs de saisie manuelle et garantit la conformité aux normes comptables telles que ASC 606 et IFRS 15.