Qu'est-ce que la réconciliation ?

Le rapprochement est le processus d'appariement des transactions qui ont été enregistrées en interne avec les relevés mensuels de sources externes telles que les banques pour voir s'il y a des différences dans les enregistrements et pour corriger les écarts.

Par exemple, l'enregistrement interne des encaissements et des décaissements peut être comparé au relevé bancaire pour voir si les enregistrements concordent les uns avec les autres. Le processus de rapprochement confirme que le montant sortant du compte est correctement dépensé et que les deux sont équilibrés à la fin de la période comptable.

Le processus de réconciliation

Dans la plupart des organisations, le processus de rapprochement est généralement automatisé, à l'aide d'un logiciel de comptabilitéLogiciel de comptabilité gratuitLe logiciel de comptabilité gratuit offre aux entreprises, des propriétaires uniques aux petites et moyennes entreprises (PME), une solution rentable. Cependant, étant donné que certaines transactions peuvent ne pas être saisies dans le système, l'implication humaine est nécessaire pour identifier de telles différences inexpliquées. Les étapes de base impliquées lors du rapprochement des transactions sont les suivantes :

1. Comparez la caisse enregistreuse interne au relevé bancaire

La première étape consiste à comparer les transactions dans le registre interne et le compte bancaire pour voir si les transactions de paiement et de dépôt correspondent dans les deux enregistrements. Identifiez toutes les transactions sur le relevé bancaire qui ne sont étayées par aucune preuve.

2. Identifier les paiements enregistrés dans la caisse enregistreuse interne et non dans le relevé bancaire (et vice-versa)

Il est possible d'avoir certaines transactions qui ont été enregistrées comme payées dans la caisse enregistreuse interne mais qui n'apparaissent pas comme payées dans le relevé bancaire. Les transactions doivent être déduites du solde du relevé bancaire. Un exemple d'une telle transaction est un chèque qui a été émis mais n'a pas encore été compensé par la banque.

Une entreprise peut émettre un chèque et enregistrer la transaction comme une déduction en espèces dans la caisse enregistreuse, mais cela peut prendre un certain temps avant que le chèque ne soit présenté à la banque. Dans un tel cas, la transaction n'apparaît pas sur le relevé bancaire tant que le chèque n'a pas été présenté et accepté par la banque.

Inversement, identifier les frais figurant sur le relevé bancaire mais qui n'ont pas été saisis dans la caisse enregistreuse interne. Certains des frais possibles incluent les frais de transaction ATM, frais d'impression de chèques, découverts, intérêts bancaires, etc. Les frais ont déjà été enregistrés par la banque, mais l'entreprise n'en a pas connaissance tant que le relevé bancaire n'a pas été reçu.

3. Confirmez que les encaissements et les dépôts sont enregistrés dans la caisse enregistreuse et le relevé bancaire

L'entreprise doit s'assurer que tout argent entrant dans l'entreprise est enregistré à la fois dans la caisse enregistreuse et sur le relevé bancaire. S'il y a des reçus enregistrés dans le registre interne et manquants dans le relevé bancaire, ajouter les transactions au relevé bancaire. Par conséquent, toutes les transactions enregistrées dans le relevé bancaire et manquantes dans la caisse enregistreuse doivent être ajoutées à la caisse.

4. Attention aux erreurs bancaires

Il est possible d'avoir certaines transactions qui ont été enregistrées comme payées dans la caisse enregistreuse interne mais qui n'apparaissent pas comme payées dans le relevé bancaire. Les transactions doivent être déduites du solde du relevé bancaire. Un exemple d'une telle transaction est un chèque qui a été émis mais n'a pas encore été compensé par la banque.

Les erreurs doivent être ajoutées, soustrait, ou modifié sur le solde du relevé bancaire pour refléter le bon montant. Une fois les erreurs identifiées, la banque doit être notifiée pour corriger l'erreur de son côté et générer un relevé bancaire ajusté.

5. Équilibrez les deux enregistrements

L'objectif de faire des rapprochements pour s'assurer que la caisse enregistreuse interne concorde avec le relevé bancaire. Une fois les différences identifiées et rectifiées, les dossiers internes et externes doivent être égaux afin de démontrer une bonne santé financière.

Méthodes de rapprochement

La réconciliation doit être effectuée de façon régulière et continue sur tous les bilans. BilanLe bilan est l'un des trois états financiers fondamentaux. Les états financiers sont essentiels à la fois à la modélisation financière et à la comptabilité. des comptes comme moyen d'assurer l'intégrité des dossiers financiers. Cela aide à découvrir les omissions, reproduction, vol, et les transactions frauduleuses.

Il existe deux façons de rapprocher les dossiers financiers, comme suit:

1. Examen des documents

La méthode d'examen des documents consiste à examiner les transactions ou les documents existants pour s'assurer que le montant enregistré est le montant qui a été réellement dépensé. L'examen est principalement effectué à l'aide d'un logiciel de comptabilité.

Par exemple, une entreprise peut examiner ses reçus pour identifier tout écart. En scrutant les dossiers, la société constate que les frais de location de ses locaux ont été facturés en double. L'entreprise dépose une réclamation auprès du propriétaire et est remboursée du montant trop élevé. En l'absence d'un tel examen, l'entreprise aurait perdu de l'argent en raison d'une double accusation.

2. Examen analytique

L'examen analytique utilise les niveaux d'activité du compte précédents ou l'activité historique pour estimer le montant qui doit être enregistré dans le compte. Il consulte le compte de caisse ou le relevé bancaire pour identifier toute irrégularité, erreurs de bilan, ou activité frauduleusePrincipaux scandales comptablesLes deux dernières décennies ont vu certains des pires scandales comptables de l'histoire. Des milliards de dollars ont été perdus à la suite de ces catastrophes financières. Dans ce.

Par exemple, La société XYZ est un fonds d'investissement qui acquiert au moins trois à cinq start-up chaque année. Pour l'année en cours, la société estime que le chiffre d'affaires annuel sera de 100 millions de dollars, sur la base de l'activité historique de son compte. Le chiffre d'affaires actuel de l'entreprise est de 9 millions de dollars, ce qui est bien trop faible par rapport à la projection de l'entreprise.

Après examen du compte, le comptable détecte une erreur comptable qui a omis un zéro lors de l'enregistrement des écritures. La rectification de l'erreur porte le chiffre d'affaires actuel à 90 millions de dollars, qui est relativement proche de la projection.

Dernier mot

Le rapprochement garantit l'exactitude des enregistrements comptables, en détectant les erreurs comptables et les transactions frauduleuses. Les différences peuvent parfois être acceptables en raison du calendrier des paiements et des dépôts, mais toute différence inexpliquée peut indiquer un vol potentiel ou une mauvaise utilisation des fonds.

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