Qu'est-ce que la facturation progressive et pourquoi est-elle importante ?

L'argent est roi. L'obtenir en interne auprès des clients peut être un défi, bien que, surtout si vous travaillez avec des projets à long terme et des cycles de facturation prolongés. Ce problème, qui est endémique dans la construction, les industries de l'aérospatiale et de la défense, est également omniprésent dans les petites et moyennes entreprises dans de nombreux secteurs où les problèmes de trésorerie sont à l'origine de 90 % des échecs commerciaux. Facturation progressive, également appelée facturation progressive, peut profiter à la fois au fournisseur et au client.

Qu'est-ce que la facturation progressive ?

La facturation progressive est une approche de facturation dans laquelle les clients sont facturés de manière incrémentielle sur la durée de vie d'un projet. C'est une alternative à la facturation initiale ou à la facturation lorsqu'un contrat est terminé. Lors de l'utilisation de la facturation progressive, le montant total dû sur un contrat est décomposé en plus petits morceaux et facturé périodiquement, donnant aux clients la possibilité de « payer au fur et à mesure ». Pour l'entreprise prestataire, c'est un moyen de recevoir des afflux d'argent tout au long de la durée d'un projet. De plusieurs façons, c'est une victoire pour l'acheteur et le vendeur. Plus loin, c'est la norme de l'industrie pour certaines industries, comme avec les normes de l'American Institute of Architects (AIA) pour la facturation dans le secteur de la construction.

Points clés à retenir

• La facturation progressive est une approche de facturation où les clients sont facturés périodiquement en fonction de la partie du projet achevée.
• La facturation progressive est une alternative aux systèmes de facturation initiale et finale et est avantageuse en raison de ses avantages en termes de trésorerie.
• Les pratiques de l'industrie et d'autres facteurs peuvent rendre la facturation des progrès compliquée et laborieuse.
• Un logiciel de facturation flexible et intégré à la comptabilité peut empêcher les inconvénients de la facturation progressive de l'emporter sur les avantages.

Facturation progressive expliquée

La facturation progressive est un moyen de facturer les clients dans le but d'accélérer le recouvrement des espèces au cours d'un projet. Il s'agit d'une tactique de gestion des flux de trésorerie distincte des méthodes de comptabilisation des revenus dans les livres d'une entreprise ; les jalons du projet et le pourcentage d'achèvement stimulent la reconnaissance des revenus, pas de calendrier de facturation. La facturation progressive peut être personnalisée et documentée dans un contrat de projet, tant que le client et le fournisseur sont d'accord. Typiquement, cependant, le calendrier de chaque facture d'avancement est basé sur le pourcentage d'avancement réalisé sur le projet ou l'achèvement d'un livrable spécifique.

Comment fonctionne la facturation progressive

Le prix total d'un projet est établi dans le contrat ou le devis et convenu à la fois par l'entreprise prestataire et le client au début du projet. Alors que le projet se poursuit, les factures sont périodiquement envoyées au client. Le montant de chaque facture est basé sur un pourcentage estimé du projet qui a été achevé ou par un bordereau de valeur plus détaillé (SOV). SOV est un formulaire AIA qui détaille le travail dans un contrat et est utilisé pour suivre le pourcentage d'achèvement et tout dépassement de coût pour chaque élément.

Il est courant pour un pourcentage prédéterminé du contrat, comme 5% ou 10%, être retenu jusqu'à la fin du contrat pour s'assurer que tout a été livré de manière satisfaisante. Lorsque de telles dispositions, appelé retenue, existent dans le secteur de la construction, les facturations progressives sont basées sur le montant du contrat moins le montant retenu.

D'autres éléments qui peuvent potentiellement compliquer la facturation progressive comprennent les ordres de modification, dépassements de coûts, litiges de facturation, paiements partiels par le client, autres litiges et pénalités contractuelles.

A quoi sert la facturation progressive ?

L'objectif principal de la facturation progressive est d'obtenir de l'argent du client pour aider à soutenir le projet sans attendre la fin de l'ensemble de la mission. Cela réduit la pression sur les flux de trésorerie du fournisseur et réduit la nécessité pour lui de financer le projet à long terme d'un client. La facturation progressive permet de couvrir les coûts tels que la main-d'œuvre, sous-traitants et matériels, et cette approche progressive de la facturation aide également une entreprise à gérer ses frais généraux et autres obligations.

Qui utilise la facturation progressive ?

La facturation progressive peut être utilisée dans n'importe quelle industrie pour un projet de n'importe quelle longueur si l'entreprise fournisseur et le client sont d'accord. Le plus souvent, il est utilisé pour la grande valeur, projets à long terme, et il est généralement associé aux industries de la construction et de l'aérospatiale. Autres applications, tels que les projets de développement et de conception Web, émettent généralement des factures d'avancement au fur et à mesure que le travail est terminé au cours des mois. La fabrication, les industries de l'ingénierie et de la défense gouvernementales utilisent souvent la facturation à l'avancement.

Avantages commerciaux de la facturation progressive

La facturation progressive aide à la fois l'entreprise qui fournit le service et le client. Et quand une entreprise aide son client, d'autres avantages suivent généralement. Certains avantages sont directs et immédiats, tandis que d'autres fournissent de la valeur indirectement. Certaines des récompenses de la facturation progressive sont :

1. Il permet à l'entreprise ou à l'entrepreneur fournisseur d'obtenir des fonds en interne pour soutenir les opérations et les prochaines étapes du projet. Les exemples incluent l'achat de matériaux pour les étapes du projet à venir et le paiement des sous-traitants à mesure que leur travail est terminé.

2. La facturation progressive facture un plus grand nombre de petits montants, qui peut être plus facile à récupérer auprès du client. Plutôt que de courir après un seul paiement forfaitaire d'un client, l'équipe de recouvrement d'une entreprise peut être plus efficace pour recouvrer des paiements plus modestes. Les montants plus faibles peuvent également permettre d'offrir une plus grande variété d'options de paiement aux clients.

3. Cela peut motiver les partenaires et les sous-traitants qui sont payés au fur et à mesure que le travail est terminé. Le lien direct entre l'avancement du projet et le paiement peut aider à garder des tiers comme les électriciens, plombiers, développeurs web ou pigistes dans les délais.

4. Il force une communication régulière avec un client, aider à garder les deux parties sur la même longueur d'onde concernant l'état du projet. Dans les cas où des SOV sont utilisés, de nombreux intervenants du projet examinent le pourcentage d'achèvement de chaque tâche.

5. La facturation progressive peut faciliter la budgétisation et les prévisions. Parce qu'il nécessite un suivi rapproché de l'achèvement du projet, cela peut aider à éclairer les estimations sur les revenus futurs, dépenses et bénéfices.

6. Il offre un avantage stratégique potentiel pour gagner de nouveaux clients en réduisant leurs coûts initiaux et en réduisant leur risque de travailler avec un nouveau fournisseur. Les nouveaux clients peuvent hésiter à payer pour des projets à l'avance sans une relation éprouvée. L'alternative, paiement à la fin du projet, réduit les flux de trésorerie pour le fournisseur de projet. La facturation progressive réduit les risques des deux côtés.

7. La facturation progressive améliore la fidélisation des clients grâce à une facturation transparente. La documentation et la connexion directe aux livrables qui font partie de la facturation progressive peuvent offrir un niveau de confort aux clients qui souhaitent savoir ce pour quoi ils paient. Des études montrent que l'attrition des clients est réduite lorsqu'il y a un niveau de clarté et de confort dans le processus de facturation.

Facturation progressive en 4 étapes

À un haut niveau, la facturation progressive d'un projet comporte quatre étapes. En pratique, chacune de ces étapes peut avoir plusieurs composantes, peut être itératif et peut nécessiter plusieurs tâches. Un logiciel de gestion financière, en particulier lorsqu'il est intégré à d'autres domaines de votre entreprise, tels que la relation client et la gestion de projet à l'aide d'outils de planification des ressources de l'entreprise (ERP), peut vous aider à créer des estimations précises, automatisez la facturation et suivez la réception du paiement. Les quatre étapes de la facturation en cours sont :

1. Signer le contrat. Dans le cadre de l'accord de projet global qui définit les responsabilités du fournisseur et du client, il devrait y avoir un accord sur l'utilisation d'une méthode de facturation progressive et sur la fréquence de facturation. Les conditions de facturation doivent être précisées, tels que les modes de paiement acceptables, modalités de paiement, remises, pénalités et contacts.

2. Mettre en place le calendrier. Déterminer le calendrier du projet, car cela constitue la base du calendrier de facturation progressive. Cela nécessitera de décomposer le projet en plus petits morceaux, tant du point de vue des livrables que du point de vue financier. Cela peut être réalisé via un SOV ou par des calendriers et des estimations à l'appui.

3. Mesurer les progrès. En utilisant le SOV ou des jalons préétablis, mesurer l'état d'avancement du projet. Sur la base de la fréquence de facturation contractée, déterminer quand les factures doivent être générées compte tenu du travail réellement effectué. Par exemple, un projet peut indiquer que les factures doivent être générées à des intervalles de 5 % d'achèvement (c. 5%, dix%, 15% et ainsi de suite). Un autre projet peut dicter des jalons d'achèvement spécifiques qui déclenchent une facture d'avancement, comme l'achèvement de toute la charpente du bâtiment.

4. Émettre des factures. Générer la facture d'avancement, y compris les informations appropriées, l'envoyer au client et commencer les efforts de collecte.

Qu'est-ce qui est inclus dans une facture d'acompte ?

Les factures doivent toujours être informatives et claires. Les factures progressives partagent bon nombre des mêmes éléments de base que d'autres factures, y compris la date de la facture, date d'échéance, modes de paiement acceptables, primes de paiement anticipé et frais de retard. Au-delà des bases, les factures progressives comporteront des détails spécifiques, tel que:

• Le montant initial du contrat et ses éventuelles modifications, le cas échéant.
• Valeur cumulée des facturations progressives à la date de la facture.
• Solde payé à ce jour.
• Pourcentage d'achèvement du projet.
• Solde du montant du contrat à payer.

Exemple de facturation progressive

Voici un exemple hypothétique de facturation de progrès dans le secteur de la construction, qui illustre le fonctionnement du processus et met en évidence les avantages en termes de trésorerie.

Un client hypothétique nommé SKSN Enterprises négocie et signe un contrat avec Acme Construction pour construire un immeuble de bureaux pour leur entreprise en pleine croissance. Un SOV est inclus dans le contrat, montrant les livrables détaillés sur la période prévue de deux ans. Le contrat comprend les termes suivants :

• Prix ​​total du contrat — 8 millions de dollars
• Durée du projet — 2 ans
• Fréquence de facturation — trimestrielle (4x/an)
• Retenue — 10 % à la fin

A la fin des trois premiers mois, SKSN et Acme examinent l'état du projet et conviennent que les éléments du SOV sont en bonne voie et que le projet est achevé à environ 12,5 %. Acme envoie la facture d'avancement n°1 à SKSN pour 900 $, 000, ce qui représente 12,5 % de 7,2 millions de dollars (le montant du contrat initial moins la retenue de 10 % que les deux parties ont convenu de « décoller »). SKSN effectue le paiement progressif rapidement. Tous les trois mois, un examen similaire est effectué, une facture est générée et SKSN paie. Au début de la deuxième année, une tempête de neige ralentit la construction, de sorte que la progression de ce trimestre n'est que de 8%, reflété dans la facture #5. En raison des bonnes relations qu'Acme entretient avec ses travailleurs et sous-traitants, il rattrape le temps manqué au cours du trimestre suivant (facture n°6) et remet le projet dans les temps. A la fin du projet, SKSN est ravi du bâtiment, la liste de pointage des encours est complétée par Acme et la facture finale (pour la retenue déduite au départ) est payée.

La facturation d'avancement d'Acme pour ce scénario sur la durée de vie du projet est la suivante :

Année 1 Année 2 Facture #1 Facture #2 Facture #3 Facture #4 Facture #5 Facture #6 Facture #7 Facture #8 Facture finale Montant du contrat initial 8 $, 000, 000 $8, 000, 000 $8, 000, 000 $8, 000, 000 $8, 000, 000 $8, 000, 000 $8, 000, 000 $8, 000, 000 $8, 000, 000 Retenue 10 % 800 $, 000 800 $, 000 800 $, 000 800 $, 000 800 $, 000 800 $, 000 800 $, 000 800 $, 000 800 $, 000 Montant payé à ce jour $ - $ 900, 000 $, 800, 000 2 $, 700, 000 $, 600, 000 $ 4, 176, 000 5 $, 400, 000 6 $, 300, 000 $7, 200, 000 Solde du contrat 7 $, 200, 000 6 $, 300, 000 5 $, 400, 000 $ 4, 500, 000 $, 600, 000 $, 024, 000 $, 800, 000 900 $, 000 $ - Pourcentage réalisé pour la période 12,5 % 12,5 % 12,5 % 12,5 % 8,0 % 17,0 % 12,5 % 12,5 % 100,0 % Montant facturé 900 $, 000 900 $, 000 900 $, 000 900 $, 000 576 $, 000 $, 224, 000 900 $, 000 900 $, 000 800 $, 000

Au total, Acme a facturé 3,6 millions de dollars la première année du projet et les 4,4 millions de dollars restants la deuxième année, soulignant l'impact positif de la facturation progressive sur le flux de trésorerie disponible d'Acme (ou le montant restant après soustraction des coûts d'exploitation et des dépenses en capital).

Modèle gratuit de facturation progressive

Pour aider une nouvelle entreprise à faire évoluer la facturation, visualiser tous les éléments requis dans une facture évolutive, un modèle de facturation progressive téléchargeable gratuitement est fourni sous forme de PDF. Naturellement, l'apparence d'une facture progressive peut être tout ce que l'entreprise désire. Mais les bonnes factures d'avancement doivent toujours inclure tous les éléments du modèle, et le langage doit être clair et précis afin qu'il n'y ait pas de place pour une mauvaise interprétation.

Gérez la facturation progressive avec un logiciel de comptabilité

Parfois, des complications de facturation peuvent survenir qui font que la facturation progressive semble être plus problématique que le problème, à moins que vous ne disposiez d'un logiciel de facturation flexible qui peut faciliter la progression de la facturation. Il s'agit notamment des ordres de modification, matériaux stockés, les changements de coûts imprévus et les désaccords sur les pourcentages d'achèvement, entre autres problèmes potentiels.

Les deux outils les plus utiles pour la facturation progressive sont les formulaires AIA G702/G703 et un système comptable doté d'un système flexible, fonction de facturation intégrée. La facturation progressive peut devenir complexe et chronophage, même pour les petits projets. Il n'est pas rare pour les grands, projets pluriannuels nécessitant des centaines de factures. Bien qu'intéressant compte tenu des bénéfices de trésorerie de la facturation progressive, suivi des échéanciers de facturation, soldes des contrats, les changements et le statut du projet peuvent être une entreprise énorme. Un logiciel de gestion des factures et de la facturation peut aider votre entreprise à gérer le volume et la complexité de manière plus précise, manière plus rapide et plus efficace. En outre, lorsqu'un logiciel comptable est intégré à une solution ERP, la ressaisie manuelle des données de facturation est supprimée, et les facturations progressives et la comptabilisation des revenus peuvent être rapprochées plus facilement.

Conclusion

La trésorerie permet à une entreprise de payer ses dépenses de fonctionnement, maintenir les projets sur la bonne voie et financer les opportunités de croissance. La facturation progressive est un outil utile pour maintenir les flux de trésorerie dans une entreprise au cours d'un projet à long terme. C'est une approche utilisée par de nombreuses industries, en particulier ceux à haute valeur ajoutée, de longs projets, mais cela peut devenir compliqué et demander beaucoup de travail. Un logiciel de comptabilité robuste peut aider à garder les avantages avant les inconvénients.

FAQ sur la facturation progressive

Qu'est-ce qu'une facture d'avancement ?

Une facture progressive demande le paiement partiel d'un projet en fonction de son pourcentage d'achèvement ou d'étapes livrables plus spécifiques. C'est une méthode courante de facturation pour les projets à long terme dans de nombreuses industries, surtout le bâtiment, l'aérospatiale et la défense.

Que signifie facturation progressive ?

La facturation progressive est un autre terme pour la facturation progressive, qui est une approche de facturation d'un client à des étapes prédéterminées, au fur et à mesure que le travail sur un projet est terminé. C'est une méthode alternative à la facturation initiale ou à la facturation lorsque les projets sont terminés.

Comment mettre en œuvre la facturation progressive ?

Une entreprise établit une fréquence de facturation progressive dans le cadre du contrat de projet qu'elle négocie et signe avec un client. Un bordereau de valeur (SOV) peut faire partie du contrat et être utilisé pour détailler les détails des tâches à effectuer. Des factures d'avancement sont envoyées périodiquement au client à la fréquence contractuelle pour un montant corrélé au pourcentage des travaux réalisés, en utilisant soit le SOV, certains jalons ou d'autres méthodes d'estimation. Parce que ce processus peut devenir compliqué et demander beaucoup de travail, de nombreuses entreprises utilisent un logiciel de facturation flexible et intégré aux systèmes comptables pour faciliter la facturation progressive.