Guide essentiel de la fraude sur les comptes fournisseurs :types,

Qu'est-ce que la fraude sur les comptes fournisseurs ?

La fraude aux comptes fournisseurs est un type courant de tromperie qui cible le service des comptes fournisseurs d'une entreprise, qui est responsable du paiement des fournisseurs et autres vendeurs. Les fraudes aux comptes fournisseurs peuvent être commises en interne par les salariés, en externe par les fournisseurs, les deux parties travaillant de concert, ou, de plus en plus, par un tiers cherchant à accéder aux systèmes de comptes fournisseurs de l'entreprise.

La fraude frappe durement toutes les entreprises. Une organisation type perd 5 % de ses revenus à cause de la fraude chaque année, avec une perte médiane de 125 $, 000, selon l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE). La fraude passe généralement inaperçue pendant 14 mois en moyenne, entraînant des pertes moyennes de 8 $, 300 par mois.

Comment fonctionne la fraude sur les comptes fournisseurs ?

Sous l'arbre des fraudes de l'ACFE, la fraude sur les comptes fournisseurs relève du « détournement d'actifs ». Ce sont les formes les plus courantes de fraude au travail.

La fraude aux comptes fournisseurs implique des décaissements frauduleux, dont les plus courants sont les schémas de facturation, vérifier les programmes de falsification et de remboursement des dépenses.

Un employé pourrait gérer un système de facturation en créant une société écran, puis en soumettant de fausses factures. Cela peut être plus facile à commettre si les factures concernent des choses qui ne sont pas des biens physiques, comme les services de conseil. Dans un schéma de falsification de chèques, un employé vole et falsifie des chèques de son employeur et garde ensuite l'argent pour lui-même. Les fournisseurs peuvent commettre une fraude en surfacturant intentionnellement ou en facturant en double des services, puis en collectant ces fonds supplémentaires.

La fraude peut également survenir à la suite d'un mauvais acteur cherchant à accéder aux comptes bancaires d'une entreprise par le biais d'un stratagème de phishing, dans lequel ils imitent souvent les principaux fournisseurs et envoient de fausses factures qui, une fois ouvert, leur donner accès au système de l'entreprise.

Cinq drapeaux rouges pour la fraude AP

L'écrasante majorité des organisations découvrent la fraude des lanceurs d'alerte, selon l'étude mondiale 2020 de l'ACFE sur la fraude et les abus au travail. Les audits internes et les revues de direction occupent les deuxième et troisième rangs parmi les sources de détection les plus courantes. Mais une surveillance proactive, l'établissement de contrôles informatiques et de rapprochement des comptes peut réduire de moitié le temps passé inaperçu à la fraude, par l'ACFE.

Certains endroits que l'ACFE recommande de rechercher des drapeaux rouges incluent :

1. Factures. Les factures qui mentionnent la même adresse que celle d'un employé, n'avoir qu'un bon de commande Les numéros de boîte répertoriés ou les totaux pairs sont des drapeaux rouges. Recherchez également les détails clés manquants sur les factures, comme un numéro d'identification fiscale ou un numéro de bon de commande (PO).

2. Fichier maître du fournisseur. Surveillez le fichier principal des fournisseurs pour un grand nombre de fournisseurs inactifs ou en double. Surveillez les mêmes fournisseurs qui obtiennent des contrats ou un nouveau fournisseur qui obtient un gros, contrat inattendu. Gardez un œil sur les factures qui ne correspondent pas à l'adresse dans le fichier principal du fournisseur.

3. Chèques. Les chèques manquants et les signatures qui ne semblent pas correctes sont des signes possibles de fraude par chèque.

4. Plaintes externes. Les plaintes des fournisseurs concernant les retards de paiement ou les non-paiements lorsque vos dossiers suggèrent que vous les avez déjà payés peuvent signaler un problème.

5. Comportement des employés. Au moins un drapeau rouge comportemental était présent dans 85 % des cas de fraude étudiés. Les drapeaux rouges courants comprenaient les employés vivant au-dessus de leurs moyens et ayant des difficultés financières, des associations inhabituellement étroites avec des fournisseurs ou des clients et une réticence à partager les tâches.

Six types courants de fraude aux AP

1. Schémas de facturation. Les schémas de facturation étaient le type de fraude le plus courant perpétré par le service comptable dans l'étude 2020 de l'ACFE. Les systèmes de facturation peuvent prendre différentes formes, comprenant:

   1. Mise en place d'une société écran pour laquelle le salarié peut générer de fausses factures et couper des chèques. Les factures frauduleuses pour les sociétés de services sont les plus courantes car il n'y a pas d'inventaire physique à comptabiliser.
   2. Des schémas de passage, dans lequel un employé qui approuve les factures et autorise les paiements crée une société écran qui commande des choses que l'entreprise obtient légitimement d'un autre fournisseur. Ces articles sont ensuite balisés et vendus à l'entreprise par l'intermédiaire de la société écran, et l'employé garde le profit.
   3. Génération de factures de fournisseurs inactifs dans le fichier principal des fournisseurs et écriture de chèques aux fournisseurs avec lesquels l'entreprise ne fait plus affaire.

2. Vérifier la fraude. Dans l'enquête AFP 2020 sur la fraude et le contrôle des paiements, les systèmes de paiement par chèque étaient le type de fraude le plus fréquent. Les employés qui commettent une fraude par chèque falsifient ou volent des chèques physiques et les déposent sur un compte qu'ils contrôlent. Souvent, ils modifient ensuite le code dans le système comptable pour le masquer.

3. Fraude à l'ACH. Alors que de plus en plus d'organisations passent aux paiements ACH, c'est un domaine à surveiller de près. Les mauvais acteurs ciblent de plus en plus ACH dans les cyberattaques, dans lequel ils accèdent au système via un compte de messagerie professionnel compromis. Souvent, ces mauvais acteurs enverront une facture qui semble provenir d'un fournisseur, mais une fois que quelqu'un clique sur le lien ou ouvre le fichier, l'attaquant accède au système et peut voler des informations précieuses. Une fraude ACH peut également se produire lorsqu'un employé ouvre une carte de crédit personnelle avec les informations de compte de son employeur.

4. Notes de frais/fraude au remboursement. Les exemples les plus courants de ce type de fraude comprennent la falsification de reçus, doublons de dépenses par les employés qui ont dîné et voyagé ensemble pour les mêmes repas, soumettre des frais de transport et de divertissement non admissibles, réclamer le montant maximal des dépenses qui ne nécessite pas de reçu ou de kilométrage exagéré.

5. Régimes de pots-de-vin. Dans un régime de pots-de-vin, les employés et leurs fournisseurs travaillent ensemble pour gagner de l'argent en parallèle. Par exemple, le fournisseur gonfle une facture, le commis AP coupe le chèque, et ils ont partagé l'argent supplémentaire.

6. Conflit d'intérêt. Les systèmes de pots-de-vin sont souvent le résultat de conflits d'intérêts, qui pourrait se matérialiser si quelqu'un dans l'organisation est lié au fournisseur ou reçoit des cadeaux importants de la part du fournisseur. Les conflits d'intérêts peuvent devenir un problème lorsqu'une personne utilise son rôle professionnel ou officiel à des fins personnelles ou d'entreprise.

Qu'est-ce que la loi de Benford ?

La loi de Benford concerne l'occurrence attendue des premiers chiffres dans un ensemble de données. En vertu de cette loi, le chiffre 1 sera le premier chiffre d'un ensemble de nombres naturels 30,1 % du temps, tandis que le chiffre 2 sera le premier chiffre 17,6% du temps et chaque chiffre après, de 3 à 9, sera le premier chiffre avec une fréquence décroissante.

Les examinateurs de fraude utilisent la loi de Benford pour déterminer si les ensembles de données, comme un groupe de montants de paiement, sont authentiques. Par exemple, si la note de frais d'un employé répertorie 100 postes dont la distribution des premiers chiffres diffère considérablement de la distribution décrite dans la loi de Benford, les examinateurs ont des raisons de croire que l'employé a falsifié ses notes de frais.

Enquêter sur la fraude

Détecter et enquêter sur les fraudes AP commises par les employés, les fournisseurs et les tiers commencent par créer des pistes d'audit, séparation des tâches et intégration avec les systèmes d'approvisionnement. Voici les étapes de base.

Comment trouver la fraude dans votre service AP

Les dénonciateurs, en particulier dans les petites entreprises, alertent le plus souvent l'entreprise d'une fraude potentielle. Assurez-vous que votre entreprise a mis en place des procédures qui encouragent les dénonciateurs à se manifester et les protègent une fois qu'ils le font. Le rapport 2020 de l'ACFE révèle que les lanceurs d'alerte préfèrent de plus en plus se manifester par e-mail ou via un formulaire Web. Ils sont également susceptibles de signaler une fraude à un supérieur hiérarchique direct, il est donc crucial que les gestionnaires soient formés et instruits sur la façon de traiter les plaintes.

Après les lanceurs d'alerte, les audits et examens réguliers par la direction sont les deuxième et troisième moyens les plus courants pour les organisations de détecter la fraude. Les meilleures pratiques incluent l'examen attentif des relevés bancaires, la surveillance des paiements en double et la vérification régulière des fichiers principaux des fournisseurs pour se prémunir contre les factures de fournisseurs inactifs sont de bons points de départ.

Que faire si vous trouvez une fraude AP

Dans les cas examinés par l'ACFE dans lesquels une organisation a constaté qu'un salarié avait commis une fraude, 80% des employés responsables ont reçu une forme de sanction interne. Les employés étaient plus susceptibles d'être licenciés pour fraude que les gestionnaires ou les cadres. Bien que 59 % des entreprises aient signalé ces cas aux forces de l'ordre, un plus petit nombre a abouti à une condamnation pénale ou à un jugement civil.

Conseils de prévention et de détection de la fraude AP

La plupart des organisations ne récupèrent pas leurs pertes dues à la fraude, ce qui rend encore plus crucial la prévention de la fraude en premier lieu.

Pour prévenir la fraude sur les comptes fournisseurs :

1. Soyez proactif :effectuez des audits réguliers, suivre de près les KPI, attention aux drapeaux rouges, et vérifiez toujours les relevés bancaires.
2. Mettre en place une ligne de signalement et d'autres moyens pour les employés de signaler une fraude, et établir un ensemble de lignes directrices pour les protéger une fois qu'ils le font.
3. Effectuer des vérifications des antécédents de tous les employés. Vérifiez leurs références.
4. Mettre en œuvre un code d'éthique écrit. Ce code doit être facilement digestible et en résonance avec l'industrie et la culture d'entreprise. Il devrait inclure des politiques décrivant les conflits d'intérêts.
5. Mettez en place des politiques claires pour le remboursement des dépenses. Les appliquer aux plus hauts niveaux de l'organisation.
6. Séparez les tâches et définissez les rôles. Au niveau de base, diviser la comptabilité et vérifier le pouvoir de signature. Ne pas faire couper les chèques par la même personne, signer les chèques et rapprocher les comptes bancaires.
7. Informez les employés des menaces posées par les tentatives d'hameçonnage et de la façon de les identifier.
8. Mettre en œuvre des politiques pour fournir une vérification appropriée de toute modification des factures existantes, informations sur le dépôt bancaire et coordonnées.
9. Vérifiez et mettez à jour régulièrement le fichier principal du fournisseur pour maintenir à jour toutes les informations sur le fournisseur.
10. Automatisez le processus AP pour assurer la sécurité et la séparation des tâches.

Automatisation des points d'accès et prévention de la fraude

L'automatisation du processus AP protège contre la fraude en créant des pistes d'audit, séparation des tâches et intégration avec les systèmes d'approvisionnement qui assurent la correspondance à trois et le respect des politiques d'achat. Quoi de plus, un système d'automatisation AP peut automatiquement signaler les valeurs aberrantes qui semblent frauduleuses et transformer les données en rapports qui permettent de voir facilement les changements dans les dépenses.

La plupart des solutions comptables peuvent automatiser une grande partie du travail impliqué avec AP et offrir les protections décrites ci-dessus. La technologie rend non seulement plus difficile la fraude, mais augmente également les chances que quelqu'un attrape rapidement toute tentative de tromperie.