Explication de la comptabilité d'exercice :qu'est-ce que c'est,

Avantages &Exemples

La comptabilité d'exercice est l'une des deux principales méthodes comptables et la méthode de tenue de livres préférée pour fournir une image financière précise des opérations commerciales d'une entreprise.

La comptabilité d'exercice reconnaît les revenus de l'entreprise et les dépenses correspondantes lorsqu'elles sont générées, et non lorsque l'argent change réellement de mains. Cela signifie que les entreprises enregistrent les revenus lorsqu'ils sont gagnés, pas lorsque l'entreprise perçoit l'argent. Cela signifie également comptabiliser des dépenses lorsque l'entreprise en assume la responsabilité, pas quand il les paie.

Points clés à retenir

• La comptabilité d'exercice crée une vue plus précise de la situation financière d'une entreprise en enregistrant les revenus lorsqu'ils sont gagnés et les dépenses lorsqu'elles sont encourues, faisant ainsi correspondre les revenus aux dépenses.
• Sous cette méthode, les entreprises enregistrent les revenus et les dépenses en utilisant des comptes de bilan comme les comptes débiteurs, comptes à payer, actifs payés d'avance et charges à payer.
• La comptabilité de caisse est une alternative viable pour certaines petites entreprises. Cela simplifie généralement la comptabilité.

Qu'est-ce que la comptabilité d'exercice ?

La comptabilité d'exercice combine deux principes comptables clés :le principe d'appariement et le principe de reconnaissance des revenus. Le principe d'appariement dit que les dépenses doivent être comptabilisées dans la même période que les revenus qu'elles contribuent à générer. Le principe de comptabilisation des revenus stipule que les revenus doivent être comptabilisés lorsqu'ils sont gagnés ou réalisés, c'est-à-dire lorsqu'une entreprise exécute les actions qui lui donnent droit aux revenus.

La comptabilité d'exercice rend généralement plus claires les relations entre les produits et les charges, permettant de mieux appréhender la rentabilité. Il offre également une image plus précise de l'actif et du passif d'une entreprise dans son bilan. Pour ces raisons, La comptabilité d'exercice est la seule méthode autorisée par les principes comptables généralement reconnus (PCGR) et est requise par la Securities and Exchange Commission (SEC) pour les sociétés cotées en bourse.

Comment fonctionne la comptabilité d'exercice ?

En comptabilité d'exercice, une entreprise comptabilise les revenus au cours de la période où ils sont gagnés, et comptabilise les dépenses lorsqu'elles sont engagées. C'est souvent avant - ou parfois après - qu'il reçoive ou distribue de l'argent.

La comptabilité d'exercice fonctionne en enregistrant les charges à payer sur le bilan qui agissent comme des espaces réservés pour les événements de trésorerie. Par exemple, Les comptes débiteurs sont un compte d'actif qui reflète les revenus qu'une entreprise a gagnés mais qui n'ont pas encore été payés. De la même manière, Les comptes fournisseurs sont un compte de passif qui reflète les montants que l'entreprise doit mais n'a pas encore payés.

Exemples de comptabilité d'exercice

Exemple de revenu : Un exemple simple de comptabilité d'exercice pour les revenus est lorsqu'une entreprise effectue une vente à un client à crédit commercial, ce qui signifie que l'acheteur paie le vendeur dans un délai déterminé après la transaction. Dans ce cas, les revenus sont gagnés avant que l'argent ne soit reçu, principalement lorsque les biens changent de mains ou qu'un service a été rendu.

Tom's Services a fourni des services informatiques d'une valeur de 5 $, 000 au client Smith's Computers le 10 février. Tom's Services envoie une facture à Smith's Computers lorsqu'il produit des factures à la fin de ce mois, le 28 février et si vous utilisez un système de comptabilité basé sur le cloud, le chiffre d'affaires est constaté lors de l'enregistrement de la transaction.

Les conditions de facturation de Tom’s Services exigent un paiement dans les 30 jours. Smith's Computers envoie un chèque à Tom's le 15 mars qui est déposé le même jour par Services Inc.

Voici les comptes débiteurs et les écritures de journal de caisse de Tom's Services pour cette transaction :

février

Débit Crédit Comptes débiteurs - Smith's Computers 5 $, 000 Revenu 5 $, 000

Pour enregistrer les revenus de service pour le mois de février.

Mars

Débit Crédit Argent comptant 5 $, 000 comptes débiteurs - Smith's Computers 5 $, 000

Pour enregistrer les espèces reçues et éliminer le montant dû par Smith's Computers.

Exemple de dépenses : Un exemple courant de comptabilité d'exercice pour les dépenses est lorsqu'une entreprise achète des stocks à crédit.

Monde du Sport, un magasin d'articles de sport, reçoit 5 $, 000 ballons de soccer du fabricant Soccer Experts le 1er mars et les stocke sur ses étagères avant la saison de football. Sport’s World reçoit une facture de Soccer Experts le 5 avril, qu'il paie le 10 avril.

Les comptes créditeurs et les écritures de journal de caisse de Sport’s World pour cette transaction sont :

Mars

Débit Crédit Inventaire – Ballons de soccer 5 $, 000 Comptes à payer – Experts soccer 5 $, 000

Pour enregistrer la réception de l'inventaire des ballons de soccer et établir une dette envers Soccer Experts.

avril

Débit Crédit Comptes à payer – Experts soccer 5 $, 000 Argent comptant 5 $, 000

Pour alléger les sommes dues à Soccer Experts et réduire les liquidités.

Autres exemples : Il existe de nombreuses autres façons de comptabiliser les revenus et les dépenses avec la comptabilité d'exercice. Quelques autres cas d'utilisation :

• Si contrats annuels ou pluriannuels, les adhésions ou abonnements sont payés en une somme forfaitaire unique, les revenus ou les dépenses sont répartis sur plusieurs périodes au cours de la durée du contrat ou de l'abonnement.
• Pour la paie, les vacances ou les avantages sociaux qui s'accumulent entre les cycles de paie, la société comptabilise chaque dépense au cours de la période à laquelle elle s'applique, même s'il paie la dépense plus tard.
• Lorsque les services publics ou le loyer sont facturés après la période à laquelle ils s'appliquent, la société comptabilise les dépenses pendant la période où elle utilise les services publics ou les biens loués.
• Pour l'impôt sur le revenu ou la taxe de vente dû sur le revenu, l'entreprise comptabilise l'impôt au cours de la même période qu'elle comptabilise le chiffre d'affaires, même s'il paie la taxe lorsque l'IRS l'exige.
• Les intérêts sur les prêts sont enregistrés pendant la période pendant laquelle le principal est impayé, même s'il est payé à une date ultérieure.

Quand utiliser la comptabilité d'exercice

La comptabilité d'exercice doit être utilisée pour tout dépôt réglementaire nécessitant les PCGR, comme le dépôt annuel 10-K d'une entreprise auprès de la SEC. La plupart des investisseurs, les prêteurs et les institutions financières exigent des états financiers PCGR lors de l'évaluation d'une entreprise, ce qui est l'une des principales raisons pour lesquelles la comptabilité d'exercice est la méthode la plus populaire.

Cependant, quelques exceptions existent, principalement autour de l'impôt sur le revenu. L'Internal Revenue Service (IRS) permet aux petites entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 25 millions de dollars à utiliser la comptabilité d'exercice ou la comptabilité de caisse. Propriétaires uniques, les partenariats et les S-Corps sont également autorisés à utiliser la comptabilité de caisse. Notez que le changement de votre méthode comptable nécessite des exigences de dépôt supplémentaires auprès de l'IRS.

Comptabilité d'exercice vs comptabilité de caisse

L'alternative à la comptabilité d'exercice est appelée comptabilité de caisse.

Qu'est-ce que la comptabilité de caisse ?

La comptabilité de caisse a tendance à être utilisée par les petites entreprises et les organisations qui paient des impôts via les déclarations de revenus personnelles de leurs propriétaires. Selon la méthode de la comptabilité de caisse, les produits et les charges sont comptabilisés uniquement sur la base des flux de trésorerie. Les revenus sont reflétés lorsque l'entreprise reçoit de l'argent d'un client, et les dépenses sont enregistrées lorsque les espèces sont versées. Cela rend la comptabilité selon la méthode de comptabilité de caisse très simple et le suivi des flux de trésorerie simple.

Différences clés

La principale différence entre les méthodes de trésorerie et de comptabilité d'exercice est résumée dans le tableau ci-dessous :

Base d'exercice Base de caisse Revenus reconnus Lorsque gagné Lorsque l'argent est reçu Dépenses reconnues Au moment où encouru Au moment du paiement Impôt à payer Sur tous les revenus gagnés Uniquement sur les espèces collectées

Le moment où les revenus et les dépenses sont enregistrés peut entraîner de grandes fluctuations des bénéfices d'une période de déclaration à l'autre. Étant donné que la comptabilité d'exercice ne prend pas en compte le moment où l'argent change réellement de mains, il réduit l'impact du timing sur les dossiers financiers d'une entreprise. Par exemple, Prenons l'exemple d'un éditeur de logiciels qui vend un abonnement de cinq ans à sa solution et reçoit l'intégralité du paiement en espèces au début de l'abonnement. Avec la comptabilité de caisse, il enregistrerait tous les revenus de la première période et rien les cinq années suivantes, ce qui pourrait conduire à des chiffres très différents au cours de deux périodes de rapport consécutives. Avec la comptabilité d'exercice, la société répartit ces revenus sur la durée de l'abonnement pour lisser l'impact de cette transaction.

Implications de taxes

Les différences entre la comptabilité d'exercice et la comptabilité de caisse ont également des implications fiscales importantes. Par exemple, une conséquence fiscale potentielle de la comptabilité d'exercice est que des paiements d'impôts peuvent être dus sur des revenus qui ont été comptabilisés, même si la société n'a pas encore reçu l'argent pour certaines de ces transactions.

Avantages de la comptabilité d'exercice

La comptabilité d'exercice est la méthode de comptabilité préférée pour la plupart des entreprises, car elle offre une représentation plus précise des finances d'une entreprise. Les investisseurs et les prêteurs peuvent exiger cette méthode, et même s'ils ne le font pas, la cohérence des indicateurs clés pourrait donner à votre entreprise une apparence plus stable et augmenter les chances de recevoir un financement. En outre, la comptabilité d'exercice vous rend conforme aux PCGR, qui est une bonne pratique, et pourrait devenir important sur toute la ligne.

Même les startups qui commencent par la méthode cash en raison de sa simplicité, ont tendance à passer éventuellement à la comptabilité d'exercice lorsque vient le temps de demander un financement extérieur. Donc, même si vous ne suivez pas cette norme maintenant, vous devrez probablement le faire à l'avenir.

La comptabilité d'exercice convient-elle à votre entreprise ?

Si votre entreprise dépend entièrement des paiements en espèces, tant pour les recettes que pour les dépenses, alors la comptabilité d'exercice peut ne pas convenir à votre entreprise. Pour la plupart des autres entreprises, celles qui accordent du crédit aux clients ou utilisent le crédit avec leurs fournisseurs, la comptabilité d'exercice donne une image plus précise de leur santé financière globale. En général, plus le délai de paiement est important, plus l'argument en faveur de la comptabilité d'exercice est fort. Les entreprises basées sur les produits qui ont des stocks, même s'ils sont petits, utilisent généralement la comptabilité d'exercice, car la méthode de comptabilité de caisse ne tient pas compte correctement du coût des marchandises vendues et réduit la marge brute.

En outre, toute entreprise dont le chiffre d'affaires dépasse 25 millions de dollars ou qui est cotée en bourse doit utiliser la comptabilité d'exercice. Ainsi, une fois que votre entreprise atteint un certain stade, cette méthode comptable est une exigence.

Comment le logiciel de comptabilité aide-t-il avec la comptabilité d'exercice ?

L'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises hésitent à utiliser la comptabilité d'exercice est le temps et les efforts nécessaires pour tenir les livres et registres. Il est plus complexe de gérer les comptes clients, comptes créditeurs et actifs payés d'avance ou différés que de suivre simplement les entrées et sorties d'argent selon la méthode de la comptabilité de caisse. En outre, la méthode de la comptabilité d'exercice oblige les entreprises à clôturer les livres plus fréquemment (c'est-à-dire mensuellement, plutôt qu'annuellement). Plus loin, les entreprises gèrent généralement des livres auxiliaires comme les comptes débiteurs et les comptes créditeurs plus fréquemment, sur une base hebdomadaire ou bihebdomadaire.

Cet obstacle potentiel à l'adoption de la comptabilité d'exercice est fortement réduit par la mise en place d'un logiciel de comptabilité, qui peut automatiser et rationaliser le processus, réduire les erreurs et les frais de personnel. écritures de journal récurrentes, les rapprochements et l'équilibrage du grand livre subsidiaire (tous les composants clés de la comptabilité d'exercice) sont inclus dans la fonctionnalité de base de la plupart des logiciels de comptabilité et simplifient la comptabilité d'exercice.