6 problèmes de facturation courants et comment les résoudre

Votre entreprise peut faire un excellent travail, avoir des membres d'équipe dévoués et servir un grand groupe de clients, mais si sa fonction de facturation ne fonctionne pas correctement, vous ne serez pas en affaires longtemps.

La facturation est fondamentale pour toute entreprise. Le processus exige également précision et rapidité. Mal compris, et vous ne serez pas payé ou vous serez payé en retard pour vos produits ou services, ce qui a vraiment un impact sur votre trésorerie. Et quand vous n'êtes pas payé, vous ne pouvez pas rémunérer vos employés ou couvrir vos frais généraux.

Des erreurs dans le processus de facturation peuvent également éveiller les soupçons des clients sur vos pratiques commerciales. Des erreurs répétées augmenteront encore plus ces signaux d'alarme potentiels et obligeront vos clients à repenser s'ils veulent faire affaire avec vous (ou non).

La bonne nouvelle est qu'il existe des mesures que vous pouvez prendre pour réduire les erreurs de facturation et instaurer un taux de confiance élevé au sein de votre clientèle.

6 Problèmes de facturation et solutions

1. Factures manquantes

   Si les factures ne parviennent pas à leurs destinataires prévus, ils ne seront pas payés. Et si vous utilisez des délais de paiement nets 30 avec vos clients et que vous ne recevez pas de confirmations automatiques de réception, il peut s'écouler un mois ou plus avant même que vous vous rendiez compte que la facture est manquante. Cela peut avoir un impact significatif sur les flux de trésorerie, sans parler de vous obliger à recommencer le processus de facturation.

   Évitez ce problème en utilisant un logiciel financier qui non seulement envoie automatiquement par courrier ou envoie les factures directement à la bonne personne dans le service des comptes fournisseurs de votre client, mais cela vous alerte également lorsque la facture a été ouverte et consultée. Assurez-vous que la bonne adresse e-mail est associée au compte de chaque client et que vous vérifiez régulièrement les factures « non consultées ». C'est un signal qu'ils ne sont pas reçus ou examinés. Recherchez un système automatisé qui peut être configuré pour vous signaler et vous alerter lorsque des factures ne sont pas consultées pendant un certain temps.

2. Factures déroutantes

   Bien que la langue utilisée sur vos factures puisse être suffisamment claire pour vous (nous avons effectué X travail en échange d'un nombre X de dollars), vos clients peuvent voir ce message sous un angle différent. Cela peut entraîner une confusion sur les factures, et c'est particulièrement problématique si vous vendez plusieurs produits ou services différents au même client, et en les facturant plusieurs fois.

   Contourner ce problème en étant le plus clair possible dans votre langue et votre format de facturation et en utilisant le bon de commande (PO) d'origine, devis de travail ou autre documentation pour arriver à vos descriptions. En rendant la facture aussi simple à comprendre que possible, le processus d'approbation se déroulera plus facilement car le service comptable et l'approbateur comprennent exactement ce pour quoi ils paient.

3. Données manquantes

   Si vous souhaitez que vos factures soient payées à temps et sans intervention humaine supplémentaire, ils doivent être précis. Lorsque les données dont les clients ont besoin pour pouvoir traiter les factures sont manquantes, il y a de fortes chances que votre paiement tombe à l'arrière de la ligne jusqu'à ce que quelqu'un découvre le problème.

   Par exemple, au lieu d'utiliser simplement « à la réception » comme date d'échéance, être très précis sur la date exacte d'échéance d'une facture. Cela aidera vos clients à gérer leurs propres échéanciers de paiement sans avoir à deviner quand une facture est réellement due. Notez les remises ou incitations à payer en avance ainsi que les pénalités de retard et les types de paiements acceptés.

   Ayant cohérent, la mise à jour des données sur vos systèmes est cruciale, c'est pourquoi il est utile d'avoir un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) pour tout lier ensemble. Votre système automatisé doit signaler ces types de problèmes pour vous, ou vous pouvez les passer en revue à la main pour vous assurer que tous les champs sont remplis avec logique, les informations pertinentes. Dans les deux cas, avoir un processus en place pour examiner en profondeur les données de la facture avant de cliquer sur « envoyer ».

   7 Facturations indispensables

   Voici comment créer une facture efficace

   
   • Détaillé, liste détaillée des articles facturés.
   • La date d'émission de la facture.
   • Répartition de la facturation :avez-vous facturé à l'heure ou par projet ? Y a-t-il des frais inclus?
   • Les types de paiements acceptés et exactement comment payer.
   • La date d'échéance - et la clarté est la clé ici. Les phrases courantes qui peuvent prêter à confusion incluent : "Dû X jours à compter de la réception.", « premier jour ouvrable » et « fin de mois ». Tous sont vagues. Au lieu, utilisez "Dû X jours à compter de la date d'émission de la facture."
   • Toute remise ou autre incitation à payer plus tôt.
   • Détails des pénalités de retard, le cas échéant.

4. Erreurs dans la facture

   Des erreurs se produisent. Peut-être avez-vous oublié de détailler les services rendus par les membres de l'équipe, ou peut-être n'avez-vous pas réalisé que votre client avait besoin que son bon de commande soit imprimé sur la facture d'une manière spécifique. Peut-être que vous avez facturé deux fois pour le même produit ou service, ou peut-être avez-vous mis la virgule au mauvais endroit - en transformant effectivement ce 1 $, 000,00 service en 10 $, 000 obligations.

   Vous pouvez minimiser ou éliminer les erreurs de facturation en utilisant une plateforme financière automatisée qui fait le calcul pour vous, vous alerte lorsque des champs de formulaire sont laissés vacants et intègre les exigences spécifiques du client, comme ce numéro de bon de commande requis. Si vous gérez les factures manuellement, assurez-vous de revérifier vos calculs et assurez-vous que tous les champs ont été remplis avant l'envoi.

   En jetant ce « dernier regard » sur votre travail, vous serez en mesure de réduire considérablement le nombre de versements retardés en raison d'erreurs de facturation.

5. Erreurs de facturation récurrentes

   Comme mentionné, tarification incorrecte, calculs imprécis, les dates d'échéance de paiement manquantes et d'autres oublis peuvent tous entraîner des retards de paiement qu'aucune entreprise ne peut se permettre. Lorsque ces erreurs se répètent, ils conduisent à la méfiance au sein de votre clientèle. Lorsqu'un financier doit prendre le temps de revenir en arrière et de comprendre le problème, déterminer combien de cycles ont été touchés, calculer les ajustements nécessaires et faire en sorte que cela ne se reproduise plus, vous faites perdre beaucoup de temps à ce client. Même lorsque les erreurs ne sont pas intentionnelles, vous pourriez endommager la relation ou même perdre ce client.

   Pour éviter les erreurs récurrentes, creuser et comprendre les causes profondes. Les correctifs ponctuels font simplement perdre du temps à tout le monde. Par exemple, si votre système automatisé extrait des informations sur les prix d'une base de données qui n'a pas été mise à jour depuis six mois, débranchez l'émission des factures jusqu'à ce que la base de données puisse être actualisée. Ou, si vos factures générées manuellement sont sujettes à des problèmes mathématiques, revérifiez chacun avant l'envoi. Avoir un client satisfait qui paie rapidement vaudra bien le temps supplémentaire consacré.

6. Coordonnées erronées ou manquantes

   La plupart des entreprises ont une boîte e-mail ou un employé spécifique pour recevoir toutes les factures entrantes. Les grandes entreprises peuvent avoir plusieurs personnes chargées de cette tâche dans diverses divisions de l'entreprise. Si votre facture ne parvient pas à la bonne personne, il y a de fortes chances qu'il atterrisse dans la "pile de lettres perdues" de factures qui ne sont jamais payées. Si vous ne vous attendiez pas à être payé plus de 30 jours après l'envoi de la facture, il faudra au moins un mois avant d'attraper le problème.

   Résolvez le problème de manière proactive en confirmant et reconfirmant le bon destinataire de vos factures, sachant qu'il peut y avoir plusieurs employés différents affectés à votre compte, en fonction de la diversification de vos produits et services. Réalisez également que les gens occupent de nouveaux postes ou quittent complètement les entreprises, donc revoir et mettre à jour les contacts sur un calendrier régulier, disons tous les 6 à 12 mois.

Si vous faites tout ou partie des erreurs de facturation décrites dans cet article, pensez à l'impact de ces erreurs apparemment mineures sur votre trésorerie et vos résultats. Peut-être plus important encore, Considérez comment ils ont un impact négatif sur vos relations clients. En suivant les conseils décrits ici, vous pouvez contourner bon nombre de ces problèmes, améliorer vos relations clients et gérer une organisation plus rentable.