21 façons d'automatiser une petite entreprise en 2020

Le signe le plus sûr d'une petite entreprise est l'omniprésence du « porteur de plusieurs chapeaux ». C'est souvent vrai, que l'entreprise soit une entreprise unipersonnelle ou qu'elle dispose d'un personnel important.

Le problème avec le fait de porter plusieurs chapeaux au travail est qu'aucune de vos responsabilités n'obtient toute votre attention. Cette situation a généralement l'un des deux résultats suivants :soit vous (et vos collègues) travaillez tout le temps, ou les choses tombent souvent entre les mailles du filet et le travail est éternellement en retard.

Par ailleurs, sans processus standardisés pour les tâches commerciales clés, certains détails ou étapes peuvent être ignorés, négligé, inutilement répété ou abandonné avant l'achèvement. Les processus métier assurent la conformité des opérations quotidiennes d'une entreprise. Étant donné que certains processus sont répétitifs et ne changent pas, ce sont des candidats de choix pour l'automatisation.

Heureusement, les outils d'automatisation ne sont pas réservés aux grandes entreprises, ils sont devenus simples et abordables, ils sont donc bien dans les budgets de nombreuses petites entreprises. Cela signifie que vous pouvez automatiser une grande partie du travail fastidieux et vous concentrer sur des initiatives stratégiques qui feront croître l'entreprise. La combinaison des talents de votre personnel et de l'automatisation vous fera gagner du temps tout en amplifiant la croissance.

Il existe deux catégories de fonctions métier :le cœur de métier et le support. Les fonctions de base sont les activités qui génèrent des revenus pour l'entreprise et la principale raison pour laquelle l'entreprise existe. Les fonctions de support sont des activités secondaires qui soutiennent les fonctions de base.

Les entreprises peuvent automatiser de nombreuses étapes dans les fonctions de base et de support pour augmenter l'efficacité et réduire les coûts. Finalement, l'automatisation rend une entreprise plus compétitive et la prépare au succès.

Types d'automatisation que les petites entreprises devraient utiliser

Souvent, Les petites et moyennes entreprises (PME) tirent parti d'un logiciel qui à la fois automatise les processus et produit des informations et des rapports dans un tableau de bord convivial.

Une seule solution peut automatiser diverses tâches à travers les départements et faire une grande différence. Par exemple, les principaux systèmes CRM peuvent automatiser les processus liés au marketing, Ventes, opérations et support client.

Bien qu'il existe de nombreux types d'automatisation que les petites entreprises peuvent et doivent utiliser, ils appartiennent généralement à l'une des trois grandes catégories :marketing, opérations et ventes.

Types d'automatisation du marketing des petites entreprises

L'automatisation du marketing existe depuis un certain temps et est devenue extrêmement populaire. Bien que vous n'ayez peut-être pas envoyé d'e-mails via une plate-forme d'automatisation du marketing, vous avez probablement déjà reçu de tels messages. L'automatisation du marketing est un outil puissant pour les petites entreprises, car elle coordonne les messages marketing et les diffuse sur de nombreux canaux selon un calendrier défini.

Les solutions d'automatisation du marketing sont étroitement liées aux systèmes de gestion de la relation client (CRM). La plateforme d'automatisation du marketing extrait les données du CRM, et un certain nombre de solutions CRM populaires ont également des capacités de marketing par e-mail qui aident les entreprises à cibler les clients potentiels ou existants avec des offres marketing pertinentes.

L'automatisation du marketing peut aider avec des efforts tels que :

1. Gestion des leads : Au fur et à mesure que de nouvelles pistes arrivent, le système d'automatisation du marketing peut suivre ces prospects tout au long du cycle de vente. Le système classera les prospects en différentes catégories :prospects qualifiés marketing, prospects qualifiés pour la vente, etc. Il enregistrera toute communication ou développements clés, et certains systèmes attribueront aux prospects un score basé sur leur potentiel à devenir des clients payants.
2. Campagnes d'e-mails :Un logiciel d'automatisation du marketing peut aider à coordonner les campagnes de marketing par e-mail et à augmenter leur efficacité grâce à des mesures de performance. Par exemple, il peut suivre la date à laquelle votre client a acheté un réfrigérateur et lui envoyer des rappels d'entretien chaque année ou l'informer des produits complémentaires actuellement en vente.
3. Afficher les annonces : Les prospects sont plus susceptibles de se convertir lorsqu'ils voient plusieurs messages sur différents canaux, et afficher des publicités sur des sites Web ou des plateformes de médias sociaux sont un autre moyen efficace d'atteindre votre public. L'automatisation du marketing peut garantir que les bonnes personnes voient ces publicités. Par exemple, une entreprise pourrait cibler quelqu'un qui a cliqué sur un e-mail concernant une nouvelle gamme de produits avec une publicité Facebook sur cette même gamme.
4. Publications sur les réseaux sociaux : Un système d'automatisation du marketing aide les entreprises à gérer leurs publications sur toutes les plateformes et à planifier les futures publications. C'est un endroit centralisé pour que tout le monde puisse voir l'activité des médias sociaux de l'entreprise.
5. Campagnes de publipostage : Le système pourrait, par exemple, déclencher l'envoi d'un coupon aux clients qui téléchargent l'application de la marque.
6. Chatbots : Les chatbots ont rapidement gagné en popularité car ils permettent aux entreprises de converser avec des prospects et des clients sans l'aide d'un employé. Un chat bot peut répondre à des questions sur un produit, aider à résoudre des problèmes avec une commande ou même promouvoir certains biens ou services. De nombreux fournisseurs de chatbot s'intègrent aux principales plateformes d'automatisation du marketing.

Les entreprises qui adoptent l'automatisation du marketing voient une augmentation moyenne de 14,5% de la productivité des ventes et une réduction de 12,2% des frais généraux de marketing, selon Invesp. Quatre-vingt pour cent des entreprises qui ont adopté l'automatisation du marketing ont constaté une augmentation du nombre de prospects, et 77 % ont constaté une augmentation des conversions.

Types d'automatisation des opérations des petites entreprises

Les petites entreprises peuvent automatiser de nombreux processus opérationnels pour libérer le temps du personnel, assurer le respect des lois et même exécuter des tâches pendant que les gens ne travaillent pas.

Les domaines dans lesquels les entreprises peuvent automatiser les opérations comprennent :

7. Scripts et escalades du centre d'appels : Le logiciel peut alimenter les données client et produit dans les scripts du centre d'appels afin que les agents n'aient pas besoin de rechercher les informations pour fournir un support client, repérer les opportunités de vente incitative ou régler les problèmes de garantie. Dans le cas où le problème du client ne peut pas être résolu par l'agent, l'automatisation peut faire passer l'appel à un agent de support plus expérimenté ou à un responsable.
8. Paie et feuilles de temps : Les employés peuvent déclarer leurs activités et leurs heures en ligne, qui alimente les feuilles de temps et un système de paie automatisé. Les impôts et les avantages sociaux des employés sont ensuite calculés et soustraits de chaque chèque de paie, qui est automatiquement distribué à chaque employé.
9. Ressources humaines: L'automatisation de l'intégration et de l'inscription aux avantages sociaux permet aux employés de fournir facilement et rapidement leurs informations personnelles en ligne pour calculer les retenues d'impôt et d'avantages sociaux. Avec un logiciel de gestion des ressources humaines, les employés peuvent également planifier leurs jours de vacances conformément aux règles de l'employeur et aux besoins en personnel par période.
10. Correctifs logiciels et de sécurité : Une solution de logiciel en tant que service (SaaS) automatisera les mises à niveau logicielles et les correctifs de sécurité. Cela garantit que vos informations sont protégées et que vous pouvez profiter des dernières fonctionnalités, travail qui pourrait passer entre les mailles du filet lorsque le personnel est occupé ailleurs.
11. Chaîne d'approvisionnement: Les bons de commande peuvent être automatisés en fonction des besoins actuels de l'entreprise en fournitures ou en stocks. Par exemple, le système peut commander automatiquement des matières premières auprès de fournisseurs de confiance pour assurer un approvisionnement adéquat en fonction du calendrier de production d'un fabricant. Ou, imaginez une épicerie qui peut automatiquement recevoir des commandes de réapprovisionnement pour correspondre aux ventes en temps réel afin que les étagères ne soient pas vides et que les entrepôts ne soient pas remplis de produits à rotation lente.
12. Planification/planification des voyages d'affaires : La planification et la planification automatisées des voyages d'affaires permettent aux employés de planifier et de facturer les voyages d'affaires dans le cadre des règles et des budgets de dépenses définis par l'employeur. Cela permet aux gestionnaires de se concentrer sur des tâches clés qui nécessitent leur expertise plutôt que sur ces activités de gestion distrayantes mais nécessaires.
13. Gestion des dépenses: Les employés peuvent prendre une photo des reçus de voyage, repas ou autres dépenses et les soumettre via une application qui déclenche ensuite un flux de travail pour approbation, remboursement et enregistrement dans la comptabilité de l'entreprise.
14. Utilisation des employés : Les systèmes automatisés peuvent calculer le nombre d'employés nécessaires pour des périodes spécifiques en fonction des données historiques et des plans quotidiens. La solution ne peut afficher que les employés disponibles, en tenant compte des périodes de vacances, les horaires de voyage et autres congés autorisés afin que les employeurs puissent attribuer les quarts de travail en conséquence. Plus loin, les employés peuvent être classés en fonction de leur niveau de productivité.

Types d'automatisation des ventes pour les petites entreprises

Alors que beaucoup ont tendance à penser au commerce électronique lorsqu'il s'agit d'automatisation des ventes, il est important de se rappeler que certains aspects de la vente au détail de brique et de mortier peuvent également être automatisés. Par exemple, pensez à un atelier de réparation qui envoie un SMS à un client lorsque son service est terminé.

Plus loin, les frontières entre les magasins en ligne et physiques continuent de s'estomper à mesure que de plus en plus de clients utilisent plusieurs canaux, parfois dans la même transaction. Par exemple, ils peuvent commander un produit en ligne, puis le récupérer en bordure de rue ou passer une commande en ligne en magasin avec l'aide d'un associé pour un produit en rupture de stock. Lorsque l'information circule entre ces canaux, cela devrait permettre une expérience client transparente à la fois au moment de l'achat et après.

Les domaines propices à l'automatisation des ventes comprennent :

15. Cartographie de la progression des ventes : Les outils d'automatisation peuvent suivre et mesurer la progression des ventes afin que les vendeurs puissent déterminer rapidement le statut de prospects ou de clients spécifiques et les performances globales des ventes.
16. La communication: Un outil d'automatisation des ventes peut envoyer automatiquement des e-mails de suivi et des rappels pour de futures réunions après qu'un prospect a exprimé son intérêt pour un produit ou un service. Si beaucoup de temps s'est écoulé depuis la dernière interaction entre le représentant et le prospect, le système pourrait rappeler au représentant de s'enregistrer.
17. Transactions: L'automatisation complète les détails de la transaction, du paiement au moment de l'achat aux vérifications de crédit automatisées et aux factures envoyées conformément aux conditions de vente.
18. La gestion des contrats: L'automatisation garantit le respect des règles contractuelles d'une entreprise pour éviter les problèmes ultérieurs. Il peut également déclencher des alertes pour s'assurer que les conditions sont respectées à la fois par l'entreprise et le client.
19. Ventes incitatives et rappels de commerce électronique : Le système peut augmenter les opportunités de ventes incitatives ou croisées en répertoriant automatiquement des recommandations telles que « les clients qui ont acheté ceci ont également acheté, " " des pièces supplémentaires ou des outils d'assemblage nécessaires " ou " parce que vous avez aimé X, nous pensons que vous aimerez Z. Les clients peuvent également recevoir des rappels automatiques par e-mail concernant un article qu'ils ont consulté ou mis dans leur panier mais qu'ils n'ont pas acheté.
20. Messagerie et coupons en magasin : Une entreprise peut être en mesure de détecter les téléphones des consommateurs lorsqu'ils entrent dans le magasin, déclencher des coupons ou d'autres incitations à la vente livrés directement sur leur téléphone.
21. Élaboration de la proposition : L'automatisation peut préremplir des champs pour personnaliser les propositions et autres accords avec les clients tout en respectant les règles de l'entreprise en matière de tarification, remises et autres offres spéciales.

6 avantages de l'automatisation pour votre petite entreprise

L'automatisation des processus métier présente de nombreux avantages. Bon nombre de ces avantages s'appliquent aux entreprises de tous types et de toutes tailles, tandis que certains sont uniques à une industrie spécifique. Vous trouverez ci-dessous les cinq principaux avantages de l'automatisation pour les petites entreprises.

1. Productivité: L'automatisation accélère les processus afin que le travail soit terminé plus rapidement et évite les travaux répétitifs, comme la ressaisie des données. Il augmente également considérablement la productivité dans tous les domaines de votre entreprise, y compris les ventes, commercialisation, paie, comptabilité, chaîne d'approvisionnement et traitement des paiements.
2. Visibilité: Lorsque l'information est accessible à tous les services car elle circule automatiquement entre les systèmes, la visibilité sur les processus métier est améliorée. Cela permet d'identifier plus facilement la source des problèmes et d'affiner les processus.
3. Analyse des données améliorée : L'automatisation vous permet également de découvrir plus d'informations et d'analyser plus de données que si vous suiviez manuellement les performances de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez voir si vos employés de maintenance ou d'installation sont à l'heure ou en retard. Vous pouvez savoir à l'avance si vous allez vendre un produit avant l'arrivée d'un nouvel envoi. Et, vous pouvez facilement identifier les changements qui augmenteront vos profits, que ce soit en utilisant un autre fournisseur ou en augmentant vos prix.
4. La communication: L'automatisation peut suivre les ventes ou l'état d'un projet, informer l'équipe des progrès et envoyer des rappels et des invites importants aux employés et aux clients. Cela augmente l'organisation et facilite la gestion et la croissance de votre entreprise. Par exemple, le logiciel peut générer automatiquement des jalons et des rapports d'avancement et les partager selon un calendrier régulier choisi par l'entreprise. Les fournitures peuvent être réapprovisionnées automatiquement, appels commerciaux programmés automatiquement, les fournisseurs informés des changements de politique d'achat, et les données clients partagées entre les départements.
5. Coûts salariaux réduits : L'automatisation des tâches libère les horaires des employés, permettant aux entreprises d'augmenter la production de travail sans augmenter la main-d'œuvre ou avoir à payer des heures supplémentaires. Inversement, les entreprises peuvent réduire leurs coûts salariaux et maintenir le même niveau de rendement et de productivité grâce à l'automatisation.
6. Efficacité opérationnelle : Forrester prédit que l'automatisation peut réduire les coûts d'exploitation de 90 %. Mais au-delà d'économiser de l'argent, l'automatisation peut vous donner la tranquillité d'esprit de savoir que votre entreprise est conforme aux lois et réglementations, il y a beaucoup moins d'erreurs et peu ou rien n'est passé entre les mailles du filet. Étant donné que l'automatisation permet aux employés de faire leur travail plus rapidement, ils peuvent profiter d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.