15 avantages de la comptabilité dans le cloud

Si votre entreprise utilise encore des logiciels de bureau ou des feuilles de calcul pour la comptabilité, il est peut-être temps d'envisager la mise à niveau vers un système de comptabilité basé sur le cloud. Les logiciels basés sur le cloud offrent de nombreux avantages par rapport aux solutions sur site, y compris permettre aux utilisateurs de travailler de n'importe où, à tout moment, automatisation des processus manuels chronophages, améliore la précision et la conformité et la capacité d'accélérer les processus de clôture financière avec moins d'effort.

Selon le logiciel, les entreprises peuvent bénéficier d'avantages supplémentaires, tels que des coûts logiciels plus prévisibles, moins de dépenses en matériel, réduire les frais généraux informatiques, une meilleure reprise après sinistre, surveillance sophistiquée des menaces et de la sécurité, des niveaux de disponibilité plus élevés, plus de performances et d'évolutivité.

15 avantages de la comptabilité cloud à connaître

Avec un système cloud, les travaux d'hébergement et de mise à jour de votre logiciel comptable sont pris en charge par le prestataire. Vous déplacez vos livres en ligne puis accédez au logiciel via Internet à partir d'un navigateur, payer le service sur la base d'un abonnement. Il n'est pas nécessaire d'acheter ou d'installer un logiciel sur les ordinateurs de votre bureau, et les logiciels cloud sont moins coûteux à mettre en œuvre et à déployer sur plusieurs sites.

Tout système basé sur le cloud apporte une gamme d'avantages, telles que la garantie que les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux mises à jour, des informations financières précises depuis votre domicile ou en voyage. Certains systèmes offrent également des capacités plus avancées, telles que l'automatisation sophistiquée des processus comptables.

1. Moins d'administration : Avec un logiciel de comptabilité cloud, les propriétaires d'entreprise éliminent le besoin de faire face à l'installation de logiciels fastidieuse, sauvegardes et autres tâches administratives, parce que vous accédez au logiciel sur Internet. Vous n'avez pas besoin d'acheter ou de gérer des serveurs ou une autre infrastructure informatique pour exécuter votre logiciel de comptabilité. Vous n'avez pas besoin d'effectuer des sauvegardes régulières des données financières importantes, parce que votre fournisseur de comptabilité le fait automatiquement pour vous. Moins de temps consacré à l'administration permet au personnel de consacrer plus de temps aux activités productives qui font croître votre entreprise.

2. Le logiciel est toujours à jour : Parce que le logiciel est dans le cloud, vous disposez toujours de la version la plus récente. Le fournisseur de cloud met automatiquement à jour le logiciel de comptabilité pour inclure les modifications des taux d'imposition et des règles comptables et ajoute de nouvelles fonctionnalités. Vous n'avez pas à vous soucier de la mise à niveau de votre logiciel pour rester à jour; chaque fois que vous vous connectez, vous aurez immédiatement accès à la dernière version.

3. Automatisation: Les plateformes comptables basées sur le cloud automatisent de nombreuses tâches comptables et bancaires, réduire le travail manuel. Par exemple, le logiciel peut importer automatiquement les transactions bancaires et par carte de crédit, produire des factures récurrentes, planifier des rapports, payer les abonnements et comptabiliser les transactions dans le bon grand livre. Il peut calculer automatiquement les remises et les taxes et signaler les exceptions lorsque les factures ne correspondent pas aux bons de commande. Certains logiciels de comptabilité cloud sont particulièrement utiles pour les ventes internationales, gérer automatiquement les calculs d'impôt pour de nombreux pays différents.

4. Facilité de conformité : Les plateformes de comptabilité en nuage aident les entreprises privées et publiques à se conformer aux obligations fiscales en produisant des états financiers précis, estimations fiscales trimestrielles et déclarations fiscales annuelles. Cela aide les propriétaires d'entreprise à éviter la sous-déclaration de l'impôt à payer, qui pourraient entraîner des audits ou des amendes, ou surdéclarer et payer trop cher. En automatisant les calculs d'impôts nationaux et internationaux, Les plateformes cloud contribuent également à garantir la conformité à tous les régimes fiscaux applicables. Certaines solutions de comptabilité cloud de premier plan automatisent même la comptabilisation des revenus pour se conformer aux normes comptables acceptées.

5. Sans papier/écologique : La comptabilité traditionnelle implique souvent de la paperasse — beaucoup. Dans le monde numérisé d'aujourd'hui, il est à la fois inefficace et inutile de stocker physiquement des documents papier archivés ou de distribuer manuellement des rapports papier aux investisseurs, prêteurs et autres parties. Demandez aux fournisseurs d'envoyer des factures par voie électronique afin qu'elles puissent être importées directement dans le système de comptabilité cloud. Vous pouvez désencombrer le bureau en numérisant les factures et les reçus papier pour traitement. L'envoi de vos factures aux clients par courrier électronique élimine les coûts d'impression et d'affranchissement et accélère les délais de paiement. La réduction du papier réduit également votre impact environnemental :un bureau moyen génère 350 livres de déchets de papier par employé chaque année, et 375 millions de cartouches d'imprimantes sont incinérées ou envoyées dans des décharges chaque année - et la réduction de la consommation d'énergie en réduisant l'utilisation des serveurs et du matériel a un impact encore plus important.

6. Sécurité des données: Vous pouvez avoir des inquiétudes concernant le stockage d'informations sensibles dans le cloud. Mais les services de comptabilité dans le cloud améliorent en réalité la sécurité de la plupart des entreprises de plusieurs manières. D'abord, les fournisseurs de cloud appliquent plusieurs niveaux de sécurité, y compris le cryptage avancé et le contrôle d'accès, pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder à vos données. Ils sauvegardent également automatiquement vos données afin que vous ne couriez pas le risque de perdre des documents financiers vitaux. Si un employé perd un ordinateur portable ou si un bureau est endommagé par un incendie ou une inondation, vos données sont toujours sécurisées puisqu'elles sont stockées en ligne. Votre équipe informatique peut alors se concentrer sur la sécurisation des terminaux et s'assurer que les employés disposent des droits d'accès appropriés pour leurs rôles.

7. Évolutivité : L'évolutivité est l'une des fonctionnalités les plus attrayantes du cloud. La gestion des finances avec des feuilles de calcul devient rapidement ingérable à mesure qu'une entreprise se développe, et les systèmes de comptabilité de bureau offrent généralement des fonctionnalités limitées, ce qui peut entraver la croissance d'une entreprise. Si vous êtes une startup avec des plans d'expansion, par exemple, vous ne voulez pas être coincé avec un système que vous dépasserez en un an. Un logiciel de comptabilité complet basé sur le cloud peut évoluer et s'adapter aux besoins de votre entreprise ; vous pouvez commencer avec des fonctions comptables de base et ajouter des fonctionnalités et des utilisateurs au fur et à mesure que votre entreprise se développe.

8. Précision: Le logiciel de comptabilité basé sur le cloud améliore la précision en éliminant de nombreuses étapes manuelles sujettes aux erreurs qui sont nécessaires lors de l'utilisation de feuilles de calcul. En plus de catégoriser automatiquement les transactions et de calculer les taxes, le logiciel cloud peut faire correspondre les factures reçues aux paiements et aux expéditions et même automatiser les processus de rapprochement, faire correspondre les transactions internes aux relevés bancaires et signaler les erreurs.

9. Source unique de vérité : Les systèmes de comptabilité cloud stockent toutes les informations financières dans une seule base de données, donc tout le monde dans l'organisation travaille à partir d'exactement les mêmes informations. Il n'y a plus de temps perdu pendant que les équipes essaient de déterminer quelle version d'une feuille de calcul est correcte. Un seul, central, Un ensemble de données faisant autorité garantit la cohérence de tous les processus comptables et rapports financiers.

10. Personnalisation : Chaque entreprise est différente, c'est pourquoi il est judicieux de choisir un logiciel de comptabilité cloud qui peut être personnalisé en fonction des besoins individuels de votre organisation. Certaines solutions de comptabilité dans le cloud vous permettent d'adapter les processus et les flux de travail pour mieux correspondre au mode de fonctionnement de votre entreprise. Vous pouvez créer des tableaux de bord personnalisés qui offrent à chaque utilisateur une vue d'ensemble de ses métriques et autres informations les plus importantes. Vous pouvez également ajouter une image de marque d'entreprise et une terminologie spécifique à l'entreprise.

11. Accessibilité/disponibilité : Contrairement aux anciens logiciels de comptabilité de bureau, les systèmes basés sur le cloud vous libèrent des limites de votre bureau. Avec un logiciel de comptabilité en ligne, les utilisateurs autorisés peuvent se connecter depuis n'importe quel endroit, 24/7, via un navigateur Web ou une application mobile. Ils peuvent approuver des paiements ou envoyer des factures sans avoir à attendre d'être de retour au bureau. Les membres de l'équipe comptable sont toujours connectés aux informations financières les plus récentes et aux analyses en temps réel. Parce que toutes les données sont stockées dans le même système basé sur le cloud, il est plus facile de partager des documents électroniques entre les employés qui travaillent à domicile ou en déplacement. Vous n'avez pas non plus besoin d'acheter un logiciel supplémentaire, comme Citrix ou VPN, pour accéder à un véritable logiciel cloud.

12. Reporting et visualisation des données en temps réel : Lorsque l'entreprise gère la comptabilité à l'aide de feuilles de calcul ou de processus papier, il est difficile d'obtenir un rapide, précis, une vue à jour des performances de l'entreprise. Par conséquent, les dirigeants peuvent ne pas détecter les problèmes assez tôt pour les empêcher de se transformer en problèmes plus graves. Les systèmes de comptabilité en nuage peuvent résoudre ce problème en fournissant un accès en temps réel aux données financières centralisées. Au lieu d'attendre des rapports historiques obsolètes depuis des semaines ou des mois, les utilisateurs ont toujours une vue à jour de la situation financière actuelle de l'entreprise. Les tableaux de bord et autres outils d'analyse intégrés traduisent des données complexes en graphiques et indicateurs de performance clés faciles à comprendre. La visualisation des données permet à l'équipe d'acquérir de nouvelles connaissances et d'identifier rapidement les tendances qui ont un impact sur l'entreprise, et cela coûte beaucoup moins cher avec un logiciel cloud.

13. Possibilités d'intégration : Certains fournisseurs de solutions de comptabilité en nuage proposent de vastes suites d'applications commerciales intégrées qui partagent la même base de données centrale. Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, vous pouvez ajouter des modules qui gèrent presque tous les aspects de l'entreprise, de la paie à la gestion des stocks, marketing et commerce électronique. Parce que tous ces systèmes fonctionnent à partir de la même base de données, vous aurez une précision, vue en temps réel des données financières dans l'ensemble de l'entreprise. Les principales solutions cloud ont également construit des écosystèmes qui incluent des centaines de fournisseurs proposant des produits complémentaires pour ajouter des fonctions comptables spécialisées ou fournir une automatisation supplémentaire. Vous pouvez également vous connecter à des plateformes de facturation et de paiement en ligne.

14. Collaboration: Parce que toutes les données financières sont stockées en ligne dans une seule base de données, les membres de l'équipe peuvent collaborer plus facilement. Il n'est pas nécessaire de gérer plusieurs versions du même fichier ou de copier des données sur des clés USB pour les partager avec d'autres. Les employés peuvent travailler ensemble de n'importe où, tant qu'ils ont accès à Internet. Cela peut accélérer le processus de clôture financière et simplifier d'autres tâches, comme la prévision.

15. Efficacité: Des processus comptables automatisés, l'accès en temps réel à des informations précises et une administration réduite contribuent à une fonction comptable plus efficace dans l'ensemble, ce qui contribue à accroître l'efficacité de l'ensemble de l'entreprise. Votre personnel perdra beaucoup moins de temps à saisir et à vérifier manuellement les données, et une précision accrue et des contrôles intégrés signifient qu'ils consacrent moins d'efforts à la recherche des problèmes, telles que les factures non concordantes. Des données plus précises et une automatisation signifient que les membres du personnel n'ont pas à se démener pour consolider les données de systèmes disparates afin de respecter les délais. Et parce que précis, des données financières à jour sont disponibles dans toute l'organisation, tout le monde dans l'entreprise peut l'utiliser pour prendre des décisions qui améliorent les performances de l'entreprise.

Passez à la comptabilité dans le cloud

Que vous soyez une entreprise en pleine croissance ou une entreprise mondiale, le passage à un système logiciel de comptabilité basé sur le cloud peut augmenter l'efficacité et offrir une visibilité en temps réel sur les performances financières. Le logiciel de gestion financière NetSuite automatise les transactions quotidiennes, accélère le processus de clôture financière, et contribue à assurer le respect des réglementations fiscales et des normes comptables. Parce que le logiciel est basé sur le cloud, vous n'avez pas besoin d'investir ou de gérer du matériel et des logiciels sur site. Les membres du personnel peuvent accéder aux informations, approuver les transactions et collaborer de n'importe où. Le logiciel de gestion financière NetSuite s'intègre à toute la gestion des commandes NetSuite, inventaire, Fonctions CRM et e-commerce, fournissant une suite unifiée d'applications ERP pour gérer l'ensemble de l'entreprise.

Les solutions de comptabilité dans le cloud offrent des avantages significatifs par rapport aux produits de comptabilité de bureau et aux processus manuels basés sur des feuilles de calcul. Les principales solutions cloud automatisent chaque tâche comptable, réduire l'effort manuel, améliorer la précision et accélérer les processus de clôture financière. Les employés peuvent accéder à des informations financières en temps réel et collaborer de n'importe où dans le monde. Des solutions complètes basées sur le cloud s'intègrent à une large gamme d'autres applications commerciales et sont évolutives et personnalisables pour s'adapter aux besoins des entreprises en pleine croissance.

FAQ sur les avantages de la comptabilité cloud

Q :Quels sont les avantages de la comptabilité cloud ?

UNE: La comptabilité dans le cloud offre un large éventail d'avantages. Vous n'avez pas besoin d'acheter de licences logicielles ou de conserver du matériel dans vos locaux professionnels ; au lieu, votre fournisseur exécute le logiciel dans le cloud, et vous y accédez via Internet, payer le logiciel sur la base d'un abonnement en tant que service. Les utilisateurs peuvent travailler de n'importe où. Le fournisseur met automatiquement à niveau le logiciel pour ajouter de nouvelles fonctionnalités et suivre les modifications apportées aux règles fiscales et comptables. Certaines solutions de financement en nuage automatisent également les processus comptables de routine et contribuent à garantir l'exactitude.

Q :Pourquoi la comptabilité dans le cloud est-elle bonne pour les entreprises ?

UNE: Les principales solutions de comptabilité cloud sont extrêmement évolutives, afin qu'ils puissent répondre aux besoins croissants des entreprises en croissance. La comptabilité dans le cloud peut également aider une entreprise à fonctionner plus efficacement. Les utilisateurs peuvent travailler de n'importe où, avec un accès 24h/24 et 7j/7 à des informations à jour sur votre entreprise. Les solutions de comptabilité cloud modernes automatisent les processus manuels chronophages et sujets aux erreurs et permettent à votre entreprise d'économiser de l'argent sur les licences, serveurs et temps du personnel informatique.

Q :Qu'est-ce que le cloud et ses avantages ?

UNE: Le cloud rend les données disponibles en ligne à tout moment, partout, depuis n'importe quel appareil. Vos données et programmes sont stockés sur un réseau de serveurs connectés fonctionnant comme un seul système évolutif. Si votre bureau est touché par une situation d'urgence comme une inondation ou un incendie, il n'y a pas de ralentissement de la productivité, car vous pouvez vous connecter au système via Internet.

Q :Quels sont les avantages de la comptabilité ?

UNE: La comptabilité est une vaste discipline qui se concentre sur les activités financières actuelles d'une entreprise. Les comptables aident les propriétaires d'entreprise à créer des budgets et à contrôler les dépenses, gérer les flux de trésorerie et prévoir les revenus. Par conséquent, les chefs d'entreprise peuvent prendre des décisions plus éclairées concernant les dépenses importantes, évaluer les effectifs et la paie, suivre les dépenses professionnelles, garder un œil sur la santé financière et la croissance de l'entreprise et maintenir des dossiers commerciaux précis.