Documents financiers :quoi conserver et quoi jeter

Envie d'organiser ? Assurez-vous de ne rien jeter dont vous pourriez avoir besoin.

Si, comme beaucoup d'entre nous, vous avez des piles et des fichiers de documents financiers stockés dans votre maison, vous pourriez être curieux de savoir combien de temps vous êtes censé conserver tout cela. Voici un aperçu de ce que vous devez conserver et de ce que vous pouvez détruire.

Documents à conserver pendant l'activité

Certains documents financiers doivent être conservés jusqu'à ce qu'ils soient annulés, vendus, encaissés, expirent ou ne servent plus à rien. Ils incluent :

• Documents d'assurance
• Contrats 
• Garanties 
• Certificats d'actions
• Contrats de location (vous pouvez les jeter une fois que vous avez déménagé et que le propriétaire a rendu votre dépôt de garantie)

Documents à conserver 12 mois

Tant que vous n'avez besoin d'aucun des éléments suivants à des fins fiscales, ils peuvent être déchiquetés et recyclés au bout d'un an :

• Factures d'électricité
• Relevés de chèques de paie
• Chèques annulés
• Reçus de carte de crédit
• Relevés bancaires et de carte de crédit mensuels 
• Relevés d'investissement trimestriels

Documents à conserver au moins trois ans

En règle générale, le délai de prescription pour que l'IRS vérifie une déclaration est de trois ans (bien qu'il existe des exceptions à la règle, comme nous le verrons plus en détail ci-dessous). Conservez tous les documents liés à l'IRS pendant au moins trois ans. Voici quelques-uns des objets que vous pouvez lancer à ce stade :

• W-2s
• 1099s
• Facturations médicales 
• Dossiers de vente de stock
• Relevés d'investissement annuels 
• Reçus pour contributions caritatives
• Preuve de paiement de la pension alimentaire
• Relevés d'intérêts hypothécaires
• Relevés de cotisation au régime de retraite
• Pièces justificatives utilisées dans votre déclaration de revenus, comme les reçus (y compris la taxe foncière), les chèques annulés et les relevés d'intérêts

Documents à conserver au moins six ans

L'IRS peut vous auditer jusqu'à six ans si vous sous-déclarez vos revenus de plus de 25 %, surestimez votre base (mentez sur le montant que vous avez initialement payé pour un investissement) ou omettez de déclarer des revenus, des cadeaux ou des actifs étrangers. . Remarque  :Si vous produisez une déclaration frauduleuse, ne signez pas votre déclaration ou choisissez simplement de ne pas produire du tout, l'IRS n'est pas lié par un délai de prescription s'il peut prouver que vous avez tenté de commettre une fraude.

Ce sont les documents que vous utiliserez pour calculer les gains en capital lorsque vous vendez une maison. Conservez-les, au cas où vous feriez l'objet d'un audit dans les six ans suivant la déclaration des dépenses sur vos impôts :

• Documents liés à l'achat d'une maison et enregistrements des améliorations substantielles apportées, comme un nouvel ajout ou de la plomberie.
• Relevé des dépenses engagées pour l'achat (et la vente ultérieure) de votre maison, telles que les commissions versées aux agents immobiliers et les frais juridiques.

Documents à conserver pour toujours

Bien qu'il ne s'agisse pas nécessairement de documents financiers, vous devez conserver indéfiniment les cartes de sécurité sociale, les cartes d'identité, les passeports, les actes de prise de vue, les certificats de naissance et de décès, les licences de mariage, les licences commerciales et les documents d'adoption. Conservez également ces documents financiers :

• Dossiers des hypothèques et des actes payés
• Testaments
• Polices d'assurance-vie
• Procurations
• Testaments biologiques
• Accords prénuptial et postnuptial
• Plans de pension et de retraite

Et au cas où vous auriez besoin de déposer une réclamation d'assurance, conservez les documents associés à votre achat de ces articles (ou jusqu'à ce que vous ne les possédiez plus) :

• Bijoux
• Ordinateurs (et autres appareils électroniques)
• Art coûteux

Assurez-vous de déchiqueter les documents dont vous n'avez plus besoin afin de protéger les informations précieuses et de réduire le risque d'être victime d'une fraude par carte de crédit. Le meilleur endroit pour stocker les enregistrements restants est un endroit hors de la vue des visiteurs occasionnels, de préférence dans une boîte étanche/ignifuge. Avant de stocker ces enregistrements, numérisez-les et stockez-les en ligne afin de vous assurer que vous disposez de copies de sauvegarde.

À moins que vous ne soyez une personne qui aime le processus, il n'y a rien d'amusant à rassembler et à organiser des documents importants. Néanmoins, cela peut vous faire gagner du temps et du stress lorsque vous avez besoin d'y accéder. Cela peut également vous aider à avoir une meilleure idée de votre situation financière, notamment du montant que vous avez sur votre compte bancaire.