Comment écrire des lettres appropriées à votre propriétaire

La rédaction d'une lettre appropriée à votre propriétaire n'est pas très différente de la rédaction d'autres types de lettres commerciales. Vos lettres doivent communiquer, d'une manière civile et polie, vos préoccupations et vos résolutions espérées. Une lettre bien rédigée peut grandement contribuer à résoudre tous les problèmes que vous pourriez avoir avec votre propriétaire et peut même améliorer votre relation.

Préparez-vous à écrire

Écrire une lettre importante à quelqu'un nécessite une préparation préalable. Cela est particulièrement vrai si vous avez une relation antagoniste avec votre propriétaire, ou vous vous plaignez d'un grave, problème non résolu. N'écrivez jamais lorsque vous êtes en colère. Attendez d'être calme avant d'écrire. Si vous écrivez au sujet d'un problème traité dans votre bail ou dans les lois sur les propriétaires-locataires de l'État, revoir les deux avant d'écrire. Votre lettre sera plus convaincante si vous pouvez citer des textes légaux ou des clauses de bail pour justifier vos demandes.

Identifiez-vous

Assurez-vous que votre propriétaire sait de qui il entend en indiquant votre nom et votre adresse dans votre lettre. Si vous êtes dans un immeuble ou un complexe qui a un nom, utilise ça aussi. Si vous souhaitez une réponse rapide de votre propriétaire, incluez votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail et informez votre propriétaire du meilleur moment pour vous appeler.

Énoncez clairement votre entreprise

Expliquez clairement le but de la lettre et quelle action, si seulement, vous voulez que votre propriétaire prenne. Si vous demandez une réparation, indiquez-le dans votre lettre et informez votre propriétaire du moment opportun pour planifier une visite d'entretien. Si vous informez le propriétaire que vous ne renouvelez pas votre bail, expliquez cela dans les premières phrases, informez ensuite votre propriétaire de votre date de déménagement et de votre nouvelle adresse afin qu'il sache où envoyer votre caution.

Sois poli, Même si tu te plains

Il est facile d'être frustré par un propriétaire qui ignore les demandes répétées de réparations ou refuse de traiter avec des voisins bruyants. Toujours, il est important d'être poli et raisonnable. Votre propriétaire peut considérer l'impolitesse ou le sarcasme comme une justification pour ignorer votre lettre ou même ne pas renouveler votre bail. Adoptez une approche « juste les faits » lorsque vous répondez à vos préoccupations et demandez des résolutions.

Relisez votre lettre et vérifiez l'adresse

Les fautes d'orthographe et de ponctuation nuisent à la crédibilité de votre lettre. Relisez votre lettre et lisez-la à haute voix pour vous assurer qu'elle se déroule bien. Demandez à un ami ou à un membre de votre famille de lire la lettre. Elle peut repérer les erreurs que vous avez manquées et vous donner des commentaires sur la clarté et le ton de votre lettre.

Envisagez d'utiliser le courrier certifié

Le courrier certifié vous fournit une preuve d'envoi et une preuve de livraison ou de tentative de livraison. Avoir la preuve de vos communications peut être utile si la situation dégénère. À certains endroits, vous devez utiliser le courrier certifié lorsque vous envoyez certains types de lettres à votre propriétaire. Par exemple, dans le Maryland, un locataire a le droit d'assister à l'inspection de déménagement de son propriétaire s'il avise son propriétaire de sa nouvelle adresse par courrier certifié 15 jours avant le déménagement.