Suivi des stocks simplifié :étapes,

Nous expliquons les systèmes de suivi des stocks et donnons des exemples de leur fonctionnement. Découvrez comment choisir la bonne méthode de suivi des stocks pour votre entreprise et certaines des fonctionnalités essentielles qu'elle devrait inclure.

Dans cet article:

• Systèmes de suivi des stocks et fonctionnalités logicielles
• Aperçu des méthodes de suivi populaires
• Comment choisir la bonne méthode et les bons outils de suivi des stocks pour votre entreprise
• Avantages et défis du suivi des stocks
• Foire aux questions sur le suivi des stocks

Qu'est-ce que le suivi des stocks ?

Le suivi des stocks est le système et les méthodes qu'une entreprise utilise pour surveiller la façon dont les matières premières ou les produits finis se déplacent dans la chaîne d'approvisionnement. Fondamental pour générer des revenus, l'objectif est d'avoir la bonne quantité de stock pour répondre à la demande des clients.

Qu'est-ce que l'inventaire ?

Sur un bilan, l'inventaire est un actif actuel représentant des matériaux ou des marchandises qui sont convertis en revenus avec une transaction de vente. Il existe plusieurs approches de la gestion des stocks. Approches de la chaîne d'approvisionnement qui s'efforcent de maintenir les stocks bas, lean ou jusqu'à ce que la demande stimule l'offre, voyez cela comme un handicap.

Qu'est-ce qu'un système de suivi des stocks ?

Un système de suivi des stocks suit les stocks à chaque étape de votre chaîne d'approvisionnement :de la commande au transit, recevoir, le stockage et l'exécution des commandes - et les retours, processus d'échange et de garantie le cas échéant.

Les organisations utilisent des données de suivi des stocks en temps réel pour réduire les dépenses, analyser les tendances de la chaîne d'approvisionnement et générer des revenus. Ces fonctions de suivi font souvent partie des systèmes de gestion des stocks.

Exemples de suivi d'inventaire

La façon dont vous suivez les stocks a un impact sur votre comptabilité, achat, prévision des ventes, la gestion de la relation client ainsi que la production, tels que le contrôle de la qualité et l'exécution des commandes.

La façon dont vous effectuez le suivi dépend du type d'inventaire et de la façon dont il est déplacé et stocké, tels que ceux-ci :

• Rotation des stocks:
  Le chiffre d'affaires est un ratio qui reflète le nombre de cycles de stock dans votre chaîne d'approvisionnement, de la réception des matières premières au moment où le produit est vendu, au cours d'une période donnée. Un chiffre d'affaires plus élevé signifie généralement plus de ventes, et un faible chiffre d'affaires montre généralement trop d'inventaire.

• Suivi des stocks des fournisseurs :
  Savoir quand et où votre stock arrivera vous aide à mieux gérer la logistique des centres de distribution et des entrepôts, telles que les tâches de réception et de rangement.

• Les retours clients:
  S'il n'est pas géré correctement, les retours clients peuvent créer des erreurs dans la disponibilité des stocks. Ils peuvent entraîner des stocks excédentaires et créer des erreurs coûteuses dans le réapprovisionnement des stocks.

• Biens endommagés:
  Un inventaire endommagé est une dépense d'entreprise dévastatrice. Gardez des données à jour sur les endroits où les pertes se produisent pour gérer les risques et résoudre les problèmes récurrents.

Méthodes de suivi des stocks

Les méthodes de suivi des stocks varient en fonction de votre secteur d'activité, quel type de produit votre entreprise vend et combien vous stockez. Voici quelques concepts de gestion de la chaîne d'approvisionnement, technologies et outils à considérer.

• Suivi manuel :
  Ceux qui ne sont pas prêts à investir dans un système de suivi des stocks suivent souvent leur inventaire à l'aide d'un stylo et de papier. Avec cette méthode, vous devrez mettre à jour une fiche de données principale qui catégorise tout l'inventaire soit à intervalles réguliers, soit à chaque fois qu'il y a une transaction.

• Système de carte :
  Kanban, également connue sous le nom de méthode du signe visuel ou de la carte, est un système juste-à-temps (JIT) conçu pour limiter les stocks excédentaires. Plutôt que d'essayer de prédire la demande, Kanban est un système de traction, où les cartes sont utilisées pour suivre les stocks, production et inventaire et signal quand plus est nécessaire. Le système a été développé par des constructeurs automobiles au Japon, et le nom Kanban vient du mot japonais pour signe.

• Feuilles de calcul :
  Les feuilles de calcul organisent et catégorisent des quantités massives de données. Mais la saisie et la gestion manuelles des données sont sujettes aux erreurs et ne sont ni efficaces ni évolutives.

• Systèmes comptables :
  L'intégration de systèmes de comptabilité et de gestion des stocks vous donne un outil puissant pour le suivi des stocks. Il affiche non seulement des vues détaillées de votre inventaire et de votre stock, mais comment différentes décisions d'inventaire affectent les finances de votre entreprise.

• Systèmes de gestion des stocks :
  Les systèmes de gestion des stocks suivent les stocks et les stocks, prévoir la demande et générer des rapports. Ils ont également des options de support client et de formation. Ils sont plus utiles lorsqu'ils sont intégrés à la comptabilité et au traitement des paiements.

• Logiciels open source:
  Certaines petites entreprises se tournent vers des logiciels open source pour la gestion des stocks. Ces plates-formes fournissent généralement des interfaces, tableaux de bord de base et certaines fonctionnalités de suivi. Mais ils manquent souvent de nombreuses fonctionnalités avancées, comme l'intégration avec le reste de vos systèmes, créant ce qu'on appelle un silo de données. Un autre inconvénient est le manque de service client et de formation.

• Logiciel en tant que service (SaaS) :
  Une solution SaaS avec des fonctionnalités de suivi des stocks vous permet de garder un œil sur les stocks facilement. Ceci est particulièrement utile pour les startups qui ne sont pas prêtes pour une solution complète de gestion des stocks d'entreprise.

• Logiciel basé sur le cloud :
  La plupart des solutions SaaS sont basées sur le cloud et adaptées aux mobiles. Ils s'intègrent également à d'autres logiciels. Les entreprises qui ont besoin de faire évoluer la gestion des stocks pour plusieurs utilisateurs et de suivre les stocks sur plusieurs sites bénéficient de la flexibilité et des économies de coûts offertes par les solutions cloud.

• Solution interne :
  Les organisations disposant de suffisamment de ressources internes pour planifier, conception, développer et déployer leurs systèmes de gestion des stocks sur site peuvent décider de créer des applications de suivi des stocks personnalisées. L'avantage est un système conçu pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise avec des fonctionnalités personnalisées et un support technique interne pour aider à résoudre les problèmes du système.

• Fournisseurs tiers :
  L'externalisation de la gestion des stocks et de la logistique à un prestataire logistique tiers (3PL) libère de l'espace, du temps et des ressources pour les détaillants et les entreprises de commerce électronique 100 % en ligne. Ces entreprises 3PL reçoivent, boutique, déplacer et suivre les stocks de leurs clients. Avec cette stratégie, vous évitez les dépenses d'entrepôts physiques et utilisez la livraison directe pour gérer les stocks mais ajoutez les problèmes potentiels de coûts supplémentaires, perte de contrôle, systèmes non synchronisés et problèmes de communication.

Comment choisir la bonne méthode de suivi des stocks pour votre entreprise

Choisir la bonne méthode de suivi des stocks dépend de divers facteurs, y compris l'ampleur de vos opérations d'entrepôt, licences d'utilisation, budget et fonctionnalités. Réfléchissez à la manière dont une méthode de suivi s'aligne sur vos objectifs commerciaux stratégiques, tels que la planification de la production ou les prévisions de ventes.

Avantages du suivi des stocks

La mise en œuvre de la technologie de suivi des stocks fournit des informations précises, des données exploitables qui ont un impact direct sur vos résultats et vos relations clients. Voici quelques exemples des avantages :

• Rapport coût-efficacité:
  La fonction de réapprovisionnement automatisé du logiciel de suivi des stocks permet d'éviter les surstocks tout en garantissant que vous êtes en mesure de répondre aux commandes des clients. En s'appuyant sur les données et le réapprovisionnement basé sur la demande, qui prend en compte l'historique des ventes, la saisonnalité et les promotions—conduisent des décisions d'inventaire qui vous aident à gérer l'espace et à réduire vos coûts.

• Gain de place :
  Vous pouvez prédire avec précision la demande d'inventaire à des points spécifiques de la chaîne d'approvisionnement grâce aux outils de prévision et de planification de la demande dans le logiciel de suivi des stocks, s'assurer que les stocks arrivent à temps pour la production, mais pas trop tôt. Cette connaissance des cycles d'inventaire se traduit par un espace d'entrepôt optimisé.

• Clarté améliorée :
  Les rapports sur les données de suivi éliminent les conjectures sujettes aux erreurs dans votre chaîne d'approvisionnement. Ils offrent une image claire des mesures importantes comme le stock disponible, taux d'exécution des commandes et rotation des stocks.

• Satisfaction du client:
  Une livraison plus rapide améliore la satisfaction des clients et contribue à augmenter les revenus des ventes. Les solutions de suivi des stocks fournissent aux clients l'état des stocks en temps réel, et certains systèmes peuvent envoyer des mises à jour de suivi automatisées directement aux clients.

• Satisfaction du fournisseur :
  Les entreprises et les fournisseurs peuvent partager des données de suivi spécifiques à leur secteur et les utiliser pour repérer rapidement les tendances. Selon la configuration, les deux organisations peuvent même intégrer des systèmes pour plus de transparence et d'informations.

Défis de suivi des stocks

La mise en œuvre de systèmes et de méthodes de suivi des stocks s'accompagne de défis qui surviennent souvent lors de l'expansion de votre entreprise.

• Mise à l'échelle :
  Le travail et les efforts impliqués dans le suivi manuel des stocks sont une perte de temps. Adapter les processus de suivi manuel à la croissance des stocks ou à la demande des clients n'est pas une bonne approche. Envisagez de passer au logiciel de suivi, ou une plateforme complète de gestion des stocks, qui fournit des fonctionnalités automatisées pour les commandes et les achats.

• Logistique multi-sites :
  Les entreprises disposant de plusieurs entrepôts et de chaînes d'approvisionnement mondiales ont besoin d'un système qui fournit des suivi en temps réel des matières et marchandises expédiées, reçu et stocké. La collecte et le partage de ces données peuvent être difficiles pour des solutions qui ne peuvent pas communiquer.

• Systèmes disparates :
  Effectuer le suivi des stocks avec un système et en utiliser un autre pour la comptabilité ou la planification de la demande prend du temps, redondant et vulnérable aux erreurs. Un logiciel moderne de gestion des stocks intègre tous les systèmes pour une commande plus efficace et une meilleure gestion financière.

Comment rendre le suivi des stocks plus efficace

L'inventaire est une dépense substantielle pour la plupart des entreprises, quelle que soit la taille. Comprendre comment il se déplace et s'assurer qu'il arrive rapidement à la bonne destination est crucial. Voici quelques étapes pour rendre votre suivi des stocks plus efficace :

1. Oubliez la feuille de calcul

   Le suivi manuel des stocks avec des feuilles de calcul prend du temps, sujet aux erreurs et difficile à mettre à l'échelle. Passez à un système de suivi qui minimise les tâches manuelles et met automatiquement à jour les données dans des bases de données centralisées.

2. Effectuer des comptages de cycles réguliers

   L'inventaire tournant permet d'identifier et de rectifier tout écart d'enregistrement d'inventaire. Comme pour tout processus, il est utile de comprendre votre performance, si ça s'améliore, et comment vous performez par rapport aux références de l'industrie. Vous pouvez effectuer un inventaire tournant en programmant une fréquence élevée, comptages réguliers des sections, ou des baies dans le cadre des opérations quotidiennes. Utilisez des méthodes d'inventaire tournant pour effectuer des comptages quotidiens et affecter des travailleurs spécifiques à des domaines particuliers.

3. Suivre plus que le mouvement

   Gardez un œil sur les décisions de dotation, la demande saisonnière et les calendriers d'achat. Recherchez des économies à chaque étape lorsque le stock passe du fournisseur à l'entrepôt au client.

4. Mettre en œuvre les meilleures pratiques

   Étudiez la chaîne d'approvisionnement pour trouver des opportunités d'améliorer le mouvement des stocks dans votre organisation. Voyez ce que font les autres dans votre secteur et suivez les formules de gestion des stocks. Et demandez aux employés de première ligne où ils voient des inefficacités dans le suivi. Utilisez ces informations pour créer les meilleures pratiques et documenter vos méthodes de suivi des stocks pour référence continue.

5. Automatisez les tâches manuelles

   Les systèmes de gestion des stocks et les applications logicielles autonomes ont des fonctionnalités automatisées pour le suivi des données et le réapprovisionnement des stocks.

6. Données numériques

   Utilisez la lecture de codes-barres et les appareils mobiles pour minimiser les erreurs humaines et les problèmes tels que les données dupliquées. L'utilisation de codes-barres ou d'étiquettes d'identification par radiofréquence (RFID) avancées améliore votre comptabilité financière, maintient vos rapports à jour et vous permet de mettre en œuvre les meilleures pratiques comme l'inventaire tournant.

7. Auditer les systèmes internes

   La réalisation d'audits d'inventaire fréquents vous aide à repérer et à suivre les inefficacités. Ils détectent également des problèmes plus importants tels que le vol, marchandises endommagées et détérioration.

8. Activer la gestion du cycle de vie

   Nourriture, Les boissons et autres stocks hautement périssables nécessitent un système qui identifie quand recycler les produits et éliminer les matières premières. Utilisez les fonctionnalités de gestion du cycle de vie pour signaler les anciens stocks et déclencher des alertes en cas de retard de la chaîne d'approvisionnement.

9. Personnaliser les rapports

   De nombreux systèmes de gestion des stocks comportent des fonctionnalités précises, des rapports de suivi en temps réel et des outils de prévision personnalisables. Saisissez fréquemment les données des bons de commande et des factures pour maintenir le système à jour avec des informations exploitables. Par exemple, vous pouvez générer des rapports pour vous aider à déterminer les faibles niveaux de stock par emplacement afin de gérer les fluctuations de la demande saisonnières ou régionales.

Suivi des stocks tout au long de la chaîne d'approvisionnement

Le suivi des stocks à chaque étape de la chaîne d'approvisionnement vous aide à trouver des moyens d'économiser de l'argent. Par exemple, vous pouvez comparer les coûts de transport et de stockage entre différents transporteurs et régions pour trouver les solutions les plus rentables. Le suivi des stocks est une étape importante pour atteindre les indicateurs de performance clés (KPI) pour votre gestion des stocks.

Les systèmes modernes de gestion des stocks suivent le nombre d'unités commandées auprès des fournisseurs et estiment l'heure d'arrivée à l'aide des intégrations GPS. Une base de données centrale reçoit des mises à jour automatiques lorsque l'entrepôt reçoit la commande. Et des niveaux de stock précis sont instantanément disponibles pour tous les utilisateurs dans plusieurs endroits.

FAQ sur le suivi des stocks

Qui utilise le suivi des stocks ?

Le suivi des stocks est vital pour les entreprises de tous types et de toutes tailles. Il joue un rôle important dans la relation entre la satisfaction du client et l'offre et la demande de stocks.

Dans les grandes entreprises, il peut y avoir un rôle spécifiquement pour cela, comme un gestionnaire d'inventaire. Mais quel que soit le titre, l'inventaire est suivi par l'employé chargé de superviser la gestion des stocks et de fournir des données précises sur les produits disponibles afin que les chefs d'entreprise puissent prendre des décisions éclairées sur la gestion de la chaîne d'approvisionnement et les ventes.

Qu'est-ce qu'une liste de suivi des stocks ?

Les listes de suivi des stocks sont une forme de contrôle des stocks qui organise le stock par catégorie, la description, quantité et emplacement. Ces listes sont mises à jour et stockées avec une documentation manuelle ou numériquement à l'aide d'un logiciel de suivi des stocks.

Comment puis-je suivre mon inventaire gratuitement ?

Les petites entreprises avec un inventaire minimal et peu d'employés peuvent utiliser le suivi manuel des stocks avec des feuilles de calcul pour économiser sur les coûts logiciels. Aussi, il existe un logiciel gratuit de suivi des stocks open source disponible en ligne. Mais ces systèmes sont sujets à l'erreur humaine, des fonctionnalités manquantes qui peuvent faire économiser de l'argent à votre entreprise, non évolutif, garder vos données en silos, et manquent de service client et de fonctionnalités de personnalisation.

Comment suivre l'inventaire de mon entrepôt ?

Mettre en œuvre un système de gestion des stocks et un logiciel de gestion d'entrepôt avec des fonctionnalités de suivi. Ces solutions aident à gérer plusieurs emplacements d'entrepôt, suivre les commandes, planifier la livraison et gérer l'espace de stockage.

Comment NetSuite peut améliorer le suivi de votre inventaire

Le suivi des stocks est un élément essentiel de la gestion des stocks. Les décideurs savent qu'ils ont besoin d'un outil flexible, évolutif et s'intègre facilement aux solutions existantes.

Le système de gestion d'inventaire NetSuite offre des outils et des fonctionnalités natifs pour vous aider à suivre l'évolution de votre inventaire. Suivre l'inventaire sur plusieurs emplacements, gérer automatiquement les points de réapprovisionnement, prévoir la demande et planifier la distribution. En savoir plus sur les systèmes de suivi des stocks et de gestion d'entrepôt de NetSuite.