Qu'est-ce que la comptabilité de la paie ?

La comptabilité de la paie est essentiellement le calcul, la gestion, enregistrement, et analyse de la rémunération des employésRémunérationLa rémunération est tout type de rémunération ou de paiement qu'un individu ou un employé reçoit en rémunération de ses services ou du travail qu'il effectue pour une organisation ou une entreprise. Il comprend le salaire de base qu'un employé reçoit, ainsi que d'autres types de paiement qui s'accumulent au cours de leur travail, lequel. En outre, la comptabilité de la paie comprend également le rapprochement des avantages, et les retenues à la source et les déductions liées à la rémunération. Le calcul de la masse salariale est fortement influencé par les exigences légales de chaque pays (il peut également dépendre des exigences de l'État ou de la ville locale).

Sommaire

• La comptabilité de la paie est essentiellement le calcul, la gestion, enregistrement, et l'analyse de la rémunération des employés.
• La clé de la comptabilité de la paie est de reconnaître quand un concept est assumé par l'employeur ou l'employé.

Principaux coûts de la comptabilité de la paie

Les coûts salariaux sont liés aux obligations (dépenses) assumées par un employeur. Ils financent les rémunérations versées aux salariés pour leur travail direct ou en conséquence d'avantages obligatoires définis par les exigences légales.

La somme de tous les concepts énumérés ci-dessus constitue la dépense accumulée pour garder un employé sur la liste de paie.

Selon les principes comptables, toutes les charges à payer Charges à payer Les charges à payer sont des charges qui sont comptabilisées même si la trésorerie n'a pas été payée. Ils sont généralement jumelés aux revenus via le principe d'appariement et doivent respecter le principe d'appariement. Le principe d'appariement stipule que toutes les dépenses doivent correspondre dans la période où tous les revenus connexes sont déclarés (cela ne dépend pas de la date de paiement). Par exemple, si un salarié est embauché le premier jour de décembre mais payé la première semaine de janvier, la charge liée au travail du salarié doit être constatée en décembre.

Noter: La rémunération du travail des salariés n'est pas toujours comptabilisée en charges. Par exemple, si le travail des salariés a servi à la fabrication d'un produit ou d'un actif, la compensation (y compris les provisions) doit être enregistrée en tant que coût de fabrication du produit (stock) ou de l'actif et comptabilisée en charge lorsque le stock est vendu (par le biais du coût des ventes).

Obligations de performance en vertu de la comptabilité de la paie

Les obligations de performance sont liées aux retenues ou retenues sur les salaires des employés. Ces sommes retenues ne sont pas versées directement aux salariés, mais ils sont versés plus tard à des institutions gouvernementales ou à des entreprises privées. Les retenues à la source les plus courantes selon les lois américaines sont :

• Retenues fédérales :Retenues pour l'impôt fédéral sur le revenu
• Retenues d'État :retenues pour l'impôt sur le revenu de l'État
• FICA à payer :retenues pour la sécurité sociale et l'assurance-maladie
• Invalidité de l'État :taxes d'invalidité de l'État
• Assurance-maladie des employés :retenues pour couverture d'assurance-maladie
• 401K :Retenues pour épargne-retraite.

Les autres retenues comprennent :

• Retenues ordonnées par le tribunal :retenues sur salaire ordonnées par le tribunal à des fins spécifiques.
• Cotisations syndicales

Paramétrage de la comptabilité de paie

Avant de commencer le processus d'embauche, il y a certaines exigences ou considérations importantes que les employeurs doivent remplir. Ils sont conformes à la législation fédérale américaine et peuvent varier d'un État à l'autre.

1. Numéro d'identification fédéral de l'employeur (EIN)

Ceci est utilisé pour suivre les paiements d'impôt fédéral. Une entreprise doit obtenir un EIN de l'IRS.

2. Type de paiement et périodicité

Après avoir décidé du niveau de salaire (selon le poste, vivre, industrie, etc.) et le type (salaire horaire ou annuel), sélectionnez la période au cours de laquelle les employés seront payés. Les paiements sont généralement sélectionnés entre hebdomadaire, bihebdomadaire, ou mensuellement. Les délais de paiement ne doivent pas dépasser la base mensuelle.

3. Avantages sociaux et assurances des employés

Si les employeurs offrent des avantages supplémentaires tels qu'une assurance ou un régime de retraite 401K, ils devront décider du montant à cotiser en tant qu'employeur, et quelle partie du coût l'employé doit assumer pour obtenir l'avantage.

4. Formulaires des employés

Lors de l'embauche d'employés, il est important de rassembler toutes les informations relatives au droit de travailler aux États-Unis et les informations personnelles. Les formulaires les plus importants sont le formulaire I-9 (pour vérifier si l'employé a la citoyenneté ou le droit de travailler aux États-Unis avec un permis de travail), Formulaire W-4 (Informations personnelles des employés - en remplissant ce formulaire, vous obtenez les informations nécessaires au calcul de la retenue applicable à un employé) et le formulaire de dépôt direct.

Calculs dans la comptabilité de la paie

Après avoir créé l'entreprise pour embaucher des employés et rassemblé toutes les informations relatives aux employés, l'entreprise devra suivre ces étapes :

1. Calculer la rémunération directe et indirecte du travail :A la fin d'un mois, additionner tous les frais d'indemnisation directe, tels que les salaires et les heures supplémentaires (la plupart des retenues et des provisions sont calculées sur la base de ces concepts).
2. Puis, additionner les concepts indirects tels que les commissions et les bonus (vérifiez vos exigences fédérales et étatiques pour voir si elles doivent être incluses dans le calcul des retenues ou des déductions).
3. Calculer les retenues et retenues :Après avoir déterminé l'assiette de chaque retenue ou retenue selon l'étape précédente, calculez les impôts et les retenues sur salaire de vos employés selon les exigences applicables.
4. Calculer les provisions :les provisions sont des charges à payer qui génèrent des passifsTypes de passifsIl existe trois principaux types de passifs :à court terme, non courant, et les passifs éventuels. Les passifs sont des obligations légales ou des dettes qui seront payées dans le futur. Les dépenses résultant d'exigences légales telles que les jours fériés et les vacances sont comptabilisées en provisions dans la période où elles sont encourues, bien qu'ils soient payés dans les mois suivants. Ils sont le résultat de la relation contractuelle avec le salarié.
5. Enregistrez les entrées dans les livres.
6. Générer des paiements :Après avoir calculé et enregistré les écritures comptables, les entreprises doivent générer les paiements aux employés, entités gouvernementales (liées aux retenues), et d'autres entités. Ce processus peut souvent être sous-traité à des tiers, comme Ceridian.
7. Calculer les ajustements postérieurs aux provisions :En raison de la nature des provisions, qui sont basés sur des estimations, est important de recalculer et d'ajuster les provisions si nécessaire.

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