SOP de contrôle des stocks :rationalisez les opérations et réduisez les pertes

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L'établissement de procédures opérationnelles standard - ou SOP - pour le contrôle des stocks est essentiel si vous souhaitez gérer une entreprise rentable. La diminution des stocks – le montant de la perte de stock due à un vol ou à une perte – peut vous frapper durement si vous ne faites pas attention. En élaborant des procédures le plus tôt possible, vous pouvez vous assurer que vos employés savent quoi faire à chaque étape du processus de gestion des stocks. À cette fin, regardons les différents maillons de cette chaîne.

Réception des marchandises et des fournitures

Le contrôle des stocks commence dès l’arrivée du produit dans votre établissement. Votre service de réception démarre une trace écrite qui vous permettra de suivre chaque article qui entre en votre possession. À cette fin, votre équipe de réception doit inspecter visuellement chaque article dès son entrée dans votre établissement. Les membres de l’équipe doivent rejeter tout élément endommagé et doivent documenter ces éléments pour vos dossiers. De plus, l’envoi doit correspondre exactement à votre commande. Refusez tout élément inattendu, car vous serez probablement facturé si vous les acceptez.

Il s’agit sans doute de l’aspect le plus important du contrôle des stocks, vous souhaiterez donc peut-être consacrer plus de temps à cette étape lors de la rédaction de votre procédure opérationnelle standard pour le contrôle des stocks. N'oubliez pas que la documentation est absolument essentielle ici. Si vous ne documentez aucun article endommagé ou manquant, vous ne pourrez pas tenir les fournisseurs responsables.

Stockage et contrôle des stocks

Un système de stockage inefficace ou déficient peut entraîner du gaspillage. Par exemple, dans un système inefficace, les articles peuvent expirer ou être perdus. Vous devez organiser votre stockage d'une manière logique qui permette aux travailleurs d'accéder aux articles le plus rapidement possible. Par exemple, si vous possédez une garderie, vous pourriez organiser vos fournitures comme ceci :

• Fournitures. Il s’agit de matériaux consommables utilisés quotidiennement, tels que le papier, la craie, les fournitures artistiques et les instruments d’écriture.
• Équipement. Ce sont des objets réutilisables qui aident les enseignants ou les gardiens à faire leur travail. Cela inclut les ordinateurs, les tablettes, les caméras vidéo, les téléviseurs, les magnétophones et les instruments de musique.
• Manuels et autres livres. Ces éléments doivent être conservés en bon état afin de ne pas avoir à être remplacés souvent. Il est donc judicieux de les stocker séparément.
• Logiciel. L’utilisation des logiciels sous licence à des fins éducatives doit être répertoriée dans un registre distinct. Le grand livre indiquerait sur quel ordinateur le logiciel s'exécute, car certains fournisseurs n'autorisent l'activation du logiciel que sur une seule machine.

Gardez à l’esprit que chaque article de votre établissement a ses propres exigences en matière de stockage. Même les articles qui n'ont pas de utilisation avant les dates peuvent devoir être stockées d’une manière particulière. Par exemple, certains articles peuvent devoir être conservés à une certaine température ou en dessous. D'autres éléments peuvent devoir être alternés - connu sous le nom de FIFO - ou « premier entré, premier sorti » - pour garantir que les éléments plus anciens sont utilisés en premier. Enfin, certains éléments, comme certains produits chimiques, ne peuvent pas être stockés avec d'autres éléments.

Votre système de suivi des stocks devrait être capable de répondre à ces exigences. Dans le cadre de votre SOP finale pour le contrôle des stocks, vous souhaiterez peut-être exiger que le personnel vérifie régulièrement le système d'inventaire pour vous assurer qu'il est à jour.

L'entrepôt et la sécurité

Si vous stockez des stocks dans un entrepôt, il est important de prendre le temps de réfléchir à la sécurité. Les SOP de votre entrepôt doivent spécifier à la fois les procédures de stockage et les procédures de sécurité. Du côté de la sécurité, vous souhaiterez spécifier les protocoles du personnel de sécurité pour la surveillance par caméra de sécurité. Vous devez également créer un calendrier pour la maintenance et les tests des équipements de sécurité.

Vous souhaiterez également établir une procédure de transfert des articles de l’entrepôt vers la surface de vente. Tout comme la réception des stocks, ce processus doit être documenté afin que vous ayez à tout moment une trace de l'endroit où se trouve chaque article. Gardez à l'esprit que l'une des principales raisons de la diminution des stocks est le vol des employés.

Expédition du produit

Lorsqu’un article se vend, il passe de votre espace de vente ou de votre entrepôt au consommateur. Naturellement, vous souhaiterez documenter ce processus avec votre système de contrôle des stocks. La clé ici est de supprimer un article vendu de l'inventaire au moment de la vente. Si vos procédures ici sont faibles, vous pourriez avoir des problèmes. Les systèmes modernes de contrôle des stocks s'en chargeront pour vous, mais il est toujours sage de mettre en place une procédure qui précise à quelle fréquence le personnel doit auditer le logiciel pour s'assurer qu'il fonctionne correctement.

Comme vous pouvez le constater, le contrôle des stocks est avant tout une question de documentation. En travaillant à l'avance sur vos procédures opérationnelles standard pour le contrôle des stocks, vous êtes sur la bonne voie pour garantir que les stocks transitent sans problème de votre quai de chargement à votre entrepôt, et enfin, jusqu'au consommateur final.