Un processus de commande d'achat lent peut paralyser les entreprises. Les systèmes manuels et les outils archaïques peuvent avoir des effets néfastes sur la productivité et les résultats de toute organisation, quelle que soit leur efficacité. Il n'est donc pas surprenant que les entreprises multinationales aient des employés dédiés pour gérer un réseau de fournisseurs, examiner et lancer les demandes d'achat, accélérer les bons de commande, résoudre les problèmes, déterminer les nouvelles quantités de stock et réduire les stocks excédentaires.

Cela peut sembler inaccessible et même « exagéré » pour de nombreuses PME. En fait, jusqu'à ce que vous atteigniez environ 100 000 $ de chiffre d'affaires, une feuille de calcul peut être suffisante pour vos besoins d'inventaire simples. Mais de nombreuses PME dont le chiffre d'affaires se situe entre 100 000 $ et 100 millions de dollars constatent que la complexité de leur inventaire est réduite grâce à un outil plus puissant.

Lorsqu'il s'agit de la gestion des commandes d'achat :avec un excellent outil vient une grande responsabilité. Mais les PME peuvent-elles exercer le même pouvoir que les grandes entreprises ?

Avant de le faire, examinons à quoi ressemble un processus typique de gestion des achats.

• Aligner l'inventaire et les ventes aux clients sur tous les canaux de vente
• Gestion des expéditions et du fret
• Suivi de l'exécution
• Rapport et analyse des données générées

La gestion des commandes d'achat (ou gestion des achats) est une tâche assez manuelle - elle peut entraîner l'épuisement professionnel des employés et l'attrition des clients. La plupart se tournent donc vers un système de gestion des commandes pour gérer le volume de travail aussi efficacement que possible, en accélérant les délais de traitement des commandes et en réduisant les erreurs.

Ceci est essentiel pour offrir aux consommateurs une expérience formidable. Avec de nombreuses options d'achat en ligne, le parcours client jusqu'au point de réception de l'article est une pièce importante du puzzle pour bien faire les choses.

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Quel est le cycle de commande ?

La durée du cycle de commande est une mesure clé de la durée du cycle d'approvisionnement. Cette mesure est calculée comme le temps de cycle en heures entre la réception d'un élément de ligne de demande d'achat et la transmission du bon de commande au vendeur/fournisseur.

Un tel calcul doit inclure toutes les activités associées au traitement d'un bon de commande ainsi que la saisie des données, le temps nécessaire pour confirmer la réception par le fournisseur et le temps nécessaire pour répondre avec confirmation du prix et de la livraison.

La capacité à transformer les demandes des employés en bons de commande est essentielle pour le contrôle financier, la gestion d'une entreprise agile et la satisfaction des employés. En 2006, l'APCQ a mené une étude qui établissait le coût des commandes manuelles entre 35,88 $ et 506,52 $.

Ce sont des coûts très réels associés au traitement manuel des bons de commande.

L'accélération des cycles de commande d'achat nécessite une stratégie qui tire parti de la technologie et renforce la confiance de vos employés.

Comment accélérer le temps de cycle de votre bon de commande

1. Automatiser, automatiser, automatiser
L'automatisation accélère la demande d'achat en donnant aux utilisateurs et aux approbateurs un accès instantané à toute demande/commande dans le système. La technologie peut également générer des rapports instantanés, vous permettant de suivre, surveiller et analyser les coûts de votre entreprise à la volée.

Mais surtout, la technologie peut vous offrir, à vous et à votre équipe, une plus grande visibilité et un meilleur contrôle sur les cycles et les approbations.

Un processus automatisé fournit :

• Économies :votre entreprise et vos employés peuvent gagner du temps (et de la santé mentale) en évitant les tâches manuelles et subalternes. Au lieu de cela, ils se concentrent sur des activités à plus forte valeur ajoutée. En 2014, le coût de traitement moyen global était de 411 $ selon CAPS Research.
• Une plus grande visibilité  :avoir des dépenses visibles est très utile, permettant aux entreprises de gérer efficacement leur trésorerie.
• Meilleur contrôle  :seuls les centres de coûts et les comptes approuvés seront présentés aux personnes demandant un paiement, ce qui donne à vos responsables financiers un meilleur contrôle.
• Précision accrue :vous éliminez les possibilités d'erreurs telles que la double saisie. De plus, les règles au sein de la plate-forme technique peuvent éviter les erreurs de routine.
• Conformité  :le flux de travail peut être configuré selon vos règles commerciales et adapté à votre bon de commande et aux politiques de votre fournisseur/fournisseur.

Voici quelques exemples d'utilisation de la technologie pour raccourcir les chaînes d'approbation et prendre le contrôle de votre processus :

• Établissez des contrats avec des fournisseurs pour des articles spécifiques afin qu'ils soient "pré-approuvés".
• Définissez les budgets pour qu'ils soient visibles pour les employés, et voyez comment les différentes équipes et services vont à l'encontre du budget.
• Ajoutez 2 à 3 personnes supplémentaires au processus en tant qu'observateurs au lieu d'approbateurs. De cette façon, personne ne retarde le processus et les observateurs peuvent intervenir en cas de problème.
• Configurer les workflows

2. Optimisation de la chaîne d'approvisionnement
De nos jours, la chaîne d'approvisionnement est un écosystème complexe de personnes, de processus et de technologies.

Auparavant, les grandes entreprises souhaitaient consolider leur base de fournisseurs, négocier des remises contractuelles plus importantes et encourager les employés à acheter auprès de cette liste restreinte de fournisseurs. Mais avec des fluctuations très volatiles pour les produits, la consolidation des fournisseurs n'est peut-être pas la meilleure solution. Au lieu de cela, vous souhaiterez une diversité de fournisseurs.

Cependant, l'optimisation nécessite une analyse des dépenses, des capacités et des performances des fournisseurs, tout en maintenant la qualité. Passez en revue vos points forts et externalisez toutes les autres activités auprès de vos partenaires fournisseurs spécialisés.

Améliorez les taux d'exécution et la disponibilité des produits au point d'achat et assurez une chaîne d'approvisionnement allégée améliorant les marges et la rentabilité. Aujourd'hui, la technologie permet des collaborations et des réponses en temps réel.

Un bon système de gestion des commandes aide à :

• Traiter les commandes et les paiements dans n'importe quelle devise, via n'importe quel canal de vente ;
• Envoi des détails de la commande à l'entrepôt ou au 3PL ;
• Associer l'entrepôt le plus proche à la destination du produit ;
• Mise à jour instantanée de l'inventaire sur tous les canaux de vente ;
• Suivre la progression de la commande afin que le client et l'entreprise puissent la voir ;
• Prévoir la demande et les niveaux de stock pour créer une alerte lorsqu'un réapprovisionnement est nécessaire ;
• Intégration avec d'autres applications et plates-formes pour connecter des fonctions d'administration telles que la comptabilité, la facturation et le traitement des paiements.

Les bons de commande sont un aspect quotidien de toute entreprise. Mais s'il est mal géré, il peut entraîner des retards, des retards de livraison, des dépenses excessives, laissant toutes les parties frustrées.

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Livre électronique associé :Le guide des PME sur la gestion des bons de commande