Vous dirigez une petite ou moyenne entreprise mais n'utilisez pas de bons de commande ? C'est peut-être plus important que vous ne le pensez.

Lorsque la plupart des petites entreprises démarrent, elles renoncent aux bons de commande au profit de poignées de main et de processus informels. Un accord tacite entre un petit fournisseur et un fournisseur de confiance.

Mais que se passe-t-il si jamais il y a un litige, un désaccord sur un paiement, des normes de qualité ou même une performance. Vous avez besoin d'un document à référencer.

À mesure que l'entreprise grandit en taille et en complexité, un système formalisé garantit que vos achats sont commandés, budgétisés et exécutés en conséquence. C'est là qu'interviennent les bons de commande.

Les bons de commande sont un outil important que les entreprises comme la vôtre doivent utiliser pour s'assurer que les dépenses restent dans les limites du budget. Sans bons de commande, le suivi des dépenses est plus difficile, sujet aux erreurs et la validation des rapports de livraison devient un cauchemar.

7 éléments importants d'un bon de commande

1. Nom de l'entreprise qui fabrique les biens ou le service

• Assure que les deux parties savent exactement qui est impliqué dans chaque achat.

• Une référence unique qui permet de faire correspondre les achats avec ce qui est commandé et ce qui sera livré. Le numéro de bon de commande permet de voir plus facilement quels achats ont été effectués, lesquels ont été payés et quels articles ont été livrés à quelle date avec le numéro correspondant.
• Un numéro de bon de commande garantit que votre facture est traitée rapidement et minimise le risque de paiements incorrects.

• Enregistrement officiel indiquant quand une commande a été passée et quand elle a été livrée.

• Veiller à ce que toute la correspondance et les livraisons soient envoyées au bon endroit, afin d'éviter tout retard de livraison ou de paiement.

• Assure qu'aucun achat en double ou incorrect n'a été effectué.
• Comprend les spécifications techniques.

• Ne laisse aucune marge de manœuvre pour les augmentations de prix à votre insu. Avoir des prix indiqués sur votre bon de commande vous permet également de suivre l'historique des prix avec les fournisseurs et de voir s'il est nécessaire de renégocier ou de rechercher une nouvelle offre.
• Inclure les taxes et le prix total

• Permet aux acheteurs de savoir où exactement les achats doivent être effectués pour éviter tout retard dans le processus.

Autres raisons importantes pour lesquelles les bons de commande sont importants

• Ils facilitent le suivi des commandes ;
• Ils assurent une communication claire ;
• Ils facilitent la vie de vos fournisseurs ;
• Ils vous aident à éviter les problèmes d'audit ;
• Un bon de commande offre une protection contractuelle et juridique à l'acheteur et au fournisseur. Ils protègent à la fois les acheteurs et les fournisseurs.

Les bons de commande garantissent que les dépenses restent dans les limites du budget. Sans bons de commande, le suivi des dépenses est plus difficile, sujet aux erreurs et la validation des rapports de livraison devient un cauchemar.

Vous pourriez dire :« Un bon de commande n'est-il pas la même chose qu'une facture ? En fait, non.

En quoi les bons de commande (PO) sont différents des factures

Un bon de commande est créé par un acheteur , qui veut s'assurer d'avoir reçu exactement ce qu'il a commandé. Pendant ce temps, une facture est émise par un vendeur ou fournisseur qui demande le paiement.

Une facture est un relevé des sommes dues, de la date d'échéance et de toute remise disponible (c'est-à-dire un paiement anticipé).

La plupart des petites et moyennes entreprises que nous connaissons utilisent encore des feuilles de calcul pour gérer les bons de commande.

Mais saviez-vous… ? Toutes les grandes entreprises utilisent un système de bon de commande.

L'utilisation de processus manuels avec des bons de commande met en péril les finances de votre entreprise, car vous ne pouvez pas :

• Surveillez vos dépenses avec précision et en temps opportun
• Éviter les erreurs entraînant des pertes d'argent
• Respectez vos budgets

C'est inefficace et, franchement, imprudent pour une entreprise en pleine croissance.

Bonnes nouvelles. Le logiciel de gestion des stocks de TradeGecko est conçu pour rationaliser le processus de gestion des bons de commande.

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Comment TradeGecko peut simplifier et gérer les bons de commande ?

Nos fonctionnalités de bon de commande permettent aux entreprises de :

• Créer et modifier des bons de commande indépendamment ou directement à partir d'un rapport prévisionnel ;
• Recevoir Ajouter des articles de bon de commande via les lecteurs de codes-barres de l'application de réception de stock ;
• Enregistrer et envoyer par e-mail ou imprimer les bons de commande ;
• Terminer le processus d'achat ;
• Marquer les bons de commande comme reçus ou partiellement reçus ;
• Générez facilement des rapports de réapprovisionnement et des prévisions de la demande pour savoir exactement quand un réapprovisionnement est nécessaire ;
• Vérifier rapidement tous les bons de commande générés dans le système, quel que soit leur statut

Blog connexe : Coûts au débarquement des bons de commande avec le logiciel de gestion des stocks TradeGecko

Avec une approche intégrée de la gestion des stocks, TradeGecko rend la création et la gestion des bons de commande simples et facilement référençables, traçables et super simples.

À partir du tableau de bord, vous pouvez facilement créer, réviser et mettre à jour tous les bons de commande en cours, avec les niveaux de stock et les informations préchargées sur les fournisseurs au même endroit. Les prix sont également ajustés automatiquement pour correspondre aux différentes quantités selon les besoins.

Comme toutes les fonctionnalités de TradeGecko, le tableau de bord de gestion des bons de commande permet aux entreprises en croissance de travailler plus intelligemment, de planifier avec précision l'avenir et d'offrir une meilleure expérience client.

Si vous voulez gagner du temps et minimiser le risque d'erreur humaine, utilisez un système de gestion des bons de commande. TradeGecko simplifie la création et la gestion des bons de commande.