Comment les employeurs peuvent planifier l'inscription ouverte virtuelle cette année

L'inscription ouverte approche à grands pas et cette année pose des défis différents pour les employeurs et les employés. COVID-19 a forcé les entreprises à adopter la technologie et à faire preuve de créativité non seulement en ce qui concerne les opérations quotidiennes, mais aussi les réunions, les conférences et les événements. L'inscription ouverte aux avantages sociaux des employés ne sera pas différente. COVID-19 a eu un impact sur la conception des régimes d'avantages sociaux, les coûts des soins de santé et peut avoir des impacts financiers sur les employés. Bien que la COVID-19 présente des défis sans précédent pour les employeurs, elle crée également des opportunités pour faire la différence.

Les effets du COVID-19 sur les soins de santé et les avantages sociaux seront au cœur des préoccupations des employés à l'approche de la saison des inscriptions ouvertes et l'environnement actuel sera un point de stress pour beaucoup. Les employeurs doivent aborder de front l'impact du coronavirus sur les prestations de santé et expliquer comment il affecte les avantages sociaux, tout en encourageant les employés à choisir une voie financière et de bien-être qui correspond le mieux à leurs besoins individuels.

Une enquête 2020BenefitsPro auprès de plus de 150 000 employeurs a révélé qu'il y avait eu des changements spectaculaires dans la priorisation des employés de leurs objectifs financiers depuis COVID-19. Avant la pandémie, la majorité des employés choisissaient de « prendre des vacances » comme priorité financière numéro un. Lorsqu'on leur a demandé à nouveau, 90 jours après le début des ordonnances de verrouillage, les priorités des employés sont passées de vacances à "créer un fonds d'urgence" et "épargner pour la retraite". Les employeurs doivent garder ce changement à l'esprit pendant leur saison d'inscription ouverte. L'état actuel de l'économie a changé les comportements de nombreuses personnes‡, ce qui signifie que les employés sont plus stressés et commencent à penser davantage aux défis à long terme. Pour les employeurs, c'est pourquoi les programmes de bien-être et les prestations de santé gagnent en importance, car ils peuvent permettre aux employés d'investir pour répondre à leurs besoins à long terme, et pas seulement à court terme.

Vous trouverez ci-dessous quelques façons dont les employeurs peuvent mieux se préparer et planifier une séance d'inscription ouverte et virtuelle avantageuse cette année.

Planifiez tôt

Alors que les employeurs se préparent à l'inscription ouverte, il peut être avantageux de faire une pause et de réfléchir à l'année écoulée. Parlez de ce qui a été efficace - cela peut aider à encadrer la conversation autour du format de cette année et de tout changement de plan. Assurez-vous de réfléchir et de comprendre les avantages dont les employés ont besoin maintenant par rapport à la même période l'an dernier, et l'impact de la COVID-19 sur les objectifs en matière d'avantages sociaux. Mettez en évidence les avantages qui pourraient être plus utiles pendant la pandémie, tels que la télésanté, les services de santé mentale et la couverture des tests et des traitements de la COVID-19.

Envisagez de mener une enquête ou un quiz auprès des employés avant l'inscription ouverte pour évaluer les aspects d'un ensemble d'avantages sociaux qui les intéressent le plus. Les employeurs peuvent créer des présentations et mettre en évidence certaines fonctionnalités en fonction de ces résultats. N'oubliez pas que c'est une chance de rendre le processus plus personnel que par le passé. En tirant parti de la nouvelle technologie qui permet des interactions individuelles et en face à face, les équipes d'avantages sociaux peuvent en fait fournir plus d'assistance à la demande et avoir la possibilité de rendre l'expérience plus bénéfique et peut-être meilleure qu'auparavant.

Envisagez un salon virtuel des avantages

Un salon virtuel des avantages sociaux peut impliquer tous les employés, y compris ceux qui travaillent à distance. Créez un ordre du jour et envisagez d'organiser plusieurs sessions pour vous assurer que ces sessions s'intègrent dans les horaires de tous les employés. Envoyez des rappels et indiquez ce à quoi les employés peuvent s'attendre lors du salon, y compris les faits saillants et les modifications apportées aux avantages ou aux offres. Gardez la présentation simple et directe. Même si le salon des avantages sociaux se déroule comme prévu, les employés auront très probablement des questions. Il peut être utile de créer un document numérique FAQ sur les avantages pour les employés qui couvre les questions de base et peut être une ressource précieuse pour les employés avant qu'ils ne posent des questions.

Les employeurs peuvent également envisager d'inviter des fournisseurs à assister et à participer à des salons virtuels des avantages sociaux. Ils peuvent fournir des informations et des conseils spécifiques si les employés ont des situations uniques dont ils aimeraient discuter. Les employeurs peuvent également organiser des sessions en petits groupes via des salles de sous-commission virtuelles auxquelles les employés peuvent se joindre s'ils ont des questions supplémentaires ou souhaitent en savoir plus sur un certain sujet.

Fournir une assistance à la demande

La plupart des employés travaillent toujours à domicile, mais cela ne signifie pas qu'ils n'ont pas accès à l'aide et aux conseils d'inscription. Les employeurs devraient permettre à leurs employés de s'arrêter virtuellement à leur bureau pour obtenir de l'aide. Pensez à ce qu'un salon ou un lancement d'inscription ouvert traditionnel apporterait généralement, comme des heures de bureau ou un moment après la présentation au cours duquel les employés peuvent poser des questions, et déterminez comment fournir le même soutien virtuellement. Pour éviter d'être inondés d'appels ou d'e-mails, les employeurs devraient envisager de travailler avec leur équipe RH en utilisant un outil de calendrier où les employés peuvent réserver des heures avec les membres du personnel pour discuter de considérations, poser des questions et rendre le processus plus personnel.

Il est important d'investir dans la technologie et de la tester à l'avance. Assurez-vous de fournir des outils d'aide à la décision et d'éducation pour rendre ce processus aussi transparent que possible. Envisagez d'envoyer des alertes SMS ou des e-mails à vos employés concernant l'inscription et enregistrez la session d'information principale afin que les employés puissent y accéder ultérieurement pour une actualisation ou s'ils l'ont manquée.

Concentrez-vous sur l'engagement

Essayez de vous concentrer sur la création de plus de communication et de la rendre intéressante afin qu'elle attire l'attention des employés. Les employeurs devraient essayer de se concentrer sur les principaux changements apportés aux avantages sociaux. Si les employeurs décident d'aller de l'avant avec un sondage auprès des employés pour évaluer l'intérêt des aspects du plan, c'est là que les employeurs et l'équipe des RH peuvent se concentrer sur ces résultats. Organisez des sessions virtuelles individuelles et demandez des commentaires. Mesurez le succès de l'inscription virtuelle en mesurant l'engagement avant, pendant et après le processus.

Personnalisez-le

Les employés s'attendent à une communication personnalisée et voudront qu'on réponde à leurs questions spécifiques plutôt que de recevoir un contenu générique. Les employeurs devraient se concentrer sur la messagerie personnelle et créer un espace et des options pour que les employés se sentent entendus et obtiennent des réponses à leurs questions. Bien que ce soit une période difficile, les employeurs doivent s'attendre à avoir une inscription plus réussie lorsqu'ils communiquent avec les employés au sujet de leurs situations individuelles et permettent aux employés de faire de meilleurs choix lorsqu'ils participent à des programmes. Éduquez les employés sur les avantages sociaux disponibles, sur leur façon de travailler et sur le type de valeur auquel ils doivent s'attendre. À son tour, cela renforcera la sensibilisation aux avantages, le soutien aux difficultés financières, les directives sur les ressources et une culture bienveillante.

Il n'est pas trop tard pour commencer à planifier et à exécuter une inscription réussie aux avantages virtuels. Gardez à l'esprit que la COVID-19 modifie la population couverte par les prestations ainsi que les objectifs et les priorités. Soyez prêt à ajuster votre stratégie car l'environnement actuel est en constante évolution. Les données sur les réclamations peuvent aider à identifier les tendances et potentiellement les lacunes dans les soins qui doivent être comblées. Investissez dans la technologie, les outils de soutien et de formation pour vos employés. N'oubliez pas qu'une bonne plateforme de bien-être financier peut garantir que l'employé prend une décision éclairée en fonction de son ensemble d'avantages sociaux et de sa situation particulière.

En savoir plus  Services de santé de l'UMB , qui se classe quatrième pour le total des comptes et cinquième pour le total des actifs de dépôt parmi tous les fournisseurs de HSA (Source :2021 Devenir Mid-year HSA Market Statistics &Trends Report).‡