Pourquoi une communication d'entreprise efficace mène à la productivité tout en travaillant à distance

Communication efficace pour le télétravail

Une nouvelle ère se lève parmi les gens! Appelez cela l'ère de la "nouvelle normalité". Le travail à distance devient de plus en plus populaire auprès des chefs d'entreprise et de leurs employés. Alors que les entreprises cherchent de nouvelles façons de se développer et d'augmenter leur productivité, l'effet d'entraînement du « changement » est devenu inévitable.

Selon une étude menée auprès de 317 répondants (tous des directeurs financiers), jusqu'à 74 % de ces directeurs financiers s'attendent à ce que 5 % de leurs employés commencent à travailler à domicile de manière permanente. Ce n'est pas tout. 4 % d'entre eux s'attendent à ce que jusqu'à 50 % de leur main-d'œuvre travaille de n'importe où en permanence. Pendant ce temps, 17 % s'attendent à ce que 20 % de leur équipe deviennent des télétravailleurs permanents.

Ces résultats sont impressionnants, d'autant plus qu'ils indiquent une nouvelle pratique commerciale mondiale. On estime que d'ici 2035, le nombre de nomades numériques dans le monde atteindra le chiffre époustouflant de 1 milliard. C'est excitant étant donné qu'il y a à peine deux décennies, avoir une main-d'œuvre à distance était considéré comme un mythe. En 2019, seuls 3,4 % des adultes employés travaillaient à domicile, un chiffre qui est depuis passé à plus de 51 % rien qu'aux États-Unis.

Cependant, aussi impressionnants que soient ces chiffres, une équipe distante n'est rien si la main-d'œuvre n'est pas productive. Chaque entreprise a l'intention de se développer, mais cela ne peut être réalisé que grâce à un travail d'équipe bénéfique et à une gestion efficace. Pour accomplir tout cela, la communication est importante. Pas n'importe quel type de communication, mais une communication productive et efficace.

La communication productive est un élément essentiel de l'outil de croissance d'une organisation. Il joue un rôle crucial dans la création d'une relation de travail durable à tous les niveaux de gestion. D'autant plus maintenant que de plus en plus d'entreprises exploitent des équipes de travail à distance. La communication productive est devenue plus que jamais nécessaire.

Dynamicsignal a mené une enquête, qui a montré qu'un pourcentage stupéfiant de 86 % des éducateurs, des employés et des dirigeants d'entreprise s'accordent sur une chose :une communication inefficace peut favoriser l'échec sur le lieu de travail.

Cet article explique comment votre personnel à distance peut générer des résultats grâce à une communication efficace avec ses coéquipiers.

À faire :Maintenir des lignes de communication ouvertes

Garder des lignes de communication ouvertes est un excellent moyen d'améliorer la communication et de renforcer la confiance entre les managers et leurs employés distants. En renforçant le lien entre les travailleurs et leurs employeurs, les employés s'engagent davantage dans leur travail. Savoir qu'ils peuvent facilement joindre leur patron, poser des questions et déposer des plaintes leur fera sentir qu'ils font partie de l'entreprise et que leurs contributions comptent.

Les employés engagés sont plus productifs et sont moins susceptibles de chercher de nouveaux emplois ailleurs. C'est pourquoi des entreprises comme Adobe ont adopté le processus d'enregistrement, au lieu d'utiliser le processus d'examen formel qui est courant dans la plupart des entreprises. La méthode Check-in implique une technique de communication informelle où la communication est régulière et continue. Les managers définissent les attentes/objectifs avec leurs employés, reçoivent et donnent des commentaires et discutent des moyens de se développer, le tout en fonction des besoins de chaque employé.

Cela signifie que les employés n'ont pas à faire face au sentiment embarrassant qui accompagne les discussions mensuelles sur les performances. Les travailleurs commencent à voir leurs employeurs/managers comme des coachs au lieu de personnages intimidants qu'ils doivent éviter.

À faire :discuter des objectifs à court et à long terme

En restant au courant de la façon dont chaque travailleur à distance s'acquitte de ses tâches quotidiennes ou hebdomadaires, vous permet de mieux comprendre quand vos employés sont confrontés à des défis. Cela permet aux employés de discuter de l'avancement de leurs tâches, d'informer leurs superviseurs s'ils sont confrontés à des défis, puis de recevoir des commentaires sur la manière d'atteindre les objectifs fixés. Peut-être que l'employé se sent dépassé. Cela signifie qu'il suffit de réajuster l'objectif fixé pour soulager la pression et augmenter leur créativité et leur contribution.

Permettre une communication bidirectionnelle sur les tâches laisse place à la flexibilité et aide les employés à aller de l'avant pour conquérir ce qui les attend. C'est parce qu'ils se sentent soutenus. Quelque chose d'aussi simple que de discuter d'une tâche et de réajuster d'anciens objectifs à des objectifs plus réalistes avec de meilleurs délais peut faire toute la différence.

À faire :tenir les employés informés des problèmes de l'entreprise

Une autre erreur des managers en termes de communication est d'oublier de tenir les employés au courant des problèmes et des progrès de l'entreprise. Ainsi, les employés se sentent comme des étrangers ou des robots dans les rouages ​​de l'entreprise dans laquelle ils travaillent.

Les travailleurs se sentiront humains et prêts à faire plus d'efforts s'ils croient qu'ils sont considérés comme faisant partie de l'entreprise. Cela seul donne le sentiment que vous les considérez comme essentiels à la croissance de l'entreprise. Ne donnez pas l'impression à vos employés distants qu'ils ne sont pas importants en les éloignant des développements importants de l'entreprise.

% des entreprises mondiales qui utilisent des politiques d'espace de travail flexibles pour attirer et retenir les meilleurs talents

Informez votre équipe distante des objectifs, de l'énoncé de mission et de l'orientation de l'entreprise. Laissez-les comprendre comment leurs contributions s'inscrivent dans cette mission. Si l'entreprise connaît une mauvaise ou une excellente année, atteint ses objectifs ou est en dessous de la moyenne, tenez vos employés informés à ce sujet.

Cette forme de communication fidélise les employés. Du coup, ce ne sont plus seulement des travailleurs insignifiants qui reçoivent un salaire; ils font maintenant partie de l'entreprise et donnent le meilleur d'eux-mêmes pour assurer sa croissance. Cela signifie qu'ils ont un sentiment accru d'appartenance et de but. Cela les rend moins susceptibles de ressentir le besoin de chercher de nouveaux emplois ailleurs, de faire de leur mieux pour atteindre des objectifs et même de faire des suggestions sur la manière de réaliser la mission de l'entreprise.

À faire :utiliser la meilleure technologie pour travailler à distance

Travailler à distance sera un désastre si vous n'utilisez pas d'outils de travail à distance. Ces outils vous aident à maintenir une communication productive grâce à un engagement virtuel.

Outils de visioconférence 

Les appels vidéo vous permettent de participer à des interactions en face à face dans un environnement virtuel. 98 % des personnes interrogées lors d'un sondage s'accordent à dire que se voir sourire et entendre la voix de l'autre rend l'équipe plus heureuse et augmente la productivité. Cela donne l'impression d'être dans la même pièce que les membres de votre équipe. Ces outils comblent la distance entre les télétravailleurs.

Outils de gestion du temps

Outils de gestion du temps tels que Traqq, sont un excellent moyen d'augmenter la productivité et de surveiller vos employés. Ces applications aident les employés travaillant à domicile à gérer correctement leur temps, à prendre des pauses adéquates et à recevoir un paiement précis pour leur travail. Il permet également aux chefs d'équipe de connaître les heures de travail de chaque employé par jour, de reconnaître les travailleurs qui ont des difficultés avec leurs tâches et même d'automatiser la facturation des feuilles de temps.

Logiciel de gestion de projet

Un logiciel de gestion de projet vous permet de gérer des projets complexes avec des délais complexes. Suivez les délais, allouez les tâches, obtenez des mises à jour régulières sur l'achèvement des tâches et tenez les clients informés de l'avancement du projet. Si vous vous êtes déjà demandé comment assurer une communication fluide entre les différents services d'une organisation, des outils tels que ProjectManager et Asana vous aideront à y parvenir.

Logiciel CRM

Les logiciels de CRM ou de gestion de la relation client, comme Really Simple Systems, sont parfaits pour la collaboration en équipe avec des télétravailleurs. Le logiciel vous aide à gérer vos contacts et vos clients en suivant vos appels, e-mails et autres interactions, puis définissez des tâches à suivre. Vous pouvez voir en un instant qui a contacté qui en dernier et ce qui a été discuté. Cela élimine les conjectures de vos communications, créant une efficacité et une organisation rationalisée.

À ne pas faire :ignorer les commentaires et la reconnaissance réguliers

L'une des plus grandes erreurs commises par les chefs d'équipe en matière de communication est d'ignorer les commentaires et de ne pas reconnaître les efforts de leur personnel. Pour vous aider à comprendre l'importance de ce facteur apparemment minime, considérez que les employés qui ne se sentent pas appréciés sont deux fois plus susceptibles de démissionner et de chercher un nouvel emploi l'année suivante.

Lorsqu'un employé fait du bon travail, le reconnaître avec un peu d'éloges contribuera grandement à lui remonter le moral. Cela les rend désireux d'en faire plus. En fait, beaucoup d'employés apprécient la reconnaissance de leurs efforts plutôt que les cadeaux monétaires. Cela signifie que vous n'avez pas à dépenser une fortune pour communiquer et faire en sorte que vos employés se sentent appréciés. Cela peut prendre la forme d'une reconnaissance/récompense publique ou privée, d'une recommandation, d'une promotion ou de primes.

Dans le même ordre d'idées, donner à vos employés des commentaires de qualité est un excellent moyen de les garder engagés, motivés et désireux de faire mieux. Un employé qui ne sait pas ce qu'il fait mal est moins susceptible de savoir quoi changer ou dans quels domaines s'améliorer. Cela signifie moins de productivité et plus de possibilité d'échec.

Les commentaires et la reconnaissance en temps opportun sont un excellent outil de communication qui fait croître l'entreprise et stimule la productivité de sa main-d'œuvre.

À ne pas faire :évitez la socialisation

Il a été prouvé que prendre des pauses adéquates et socialiser avec des collègues améliore et stimule la productivité. C'était plus facile lorsque tous les travailleurs partageaient un bureau et pouvaient interagir physiquement les uns avec les autres tous les jours. Avec une équipe à distance, les travailleurs sont isolés et courent le risque de rencontrer la solitude. Après tout, nous sommes des créatures sociales. Communiquer avec d'autres humains est important pour nous même si nous ne le réalisons pas consciemment.

Il est important de mettre en place des mesures pour encourager la socialisation entre les membres de l'équipe à distance. Cela leur remontera le moral et les aidera à développer un sentiment d'appartenance. En utilisant des techniques simples telles que la tenue d'une visioconférence une fois par jour à midi ou à la première heure du matin, vous pouvez établir la confiance entre collègues et améliorer la collaboration interdépartementale. Il va sans dire que lorsque des collègues partagent une amitié saine, la concurrence malsaine est éliminée, la productivité est augmentée et les employés s'engagent davantage.

Conclusion

Une communication efficace est l'un des outils les plus efficaces pour gérer avec succès une entreprise à distance. En suivant les directives ci-dessus, vous êtes sur la bonne voie pour augmenter considérablement la productivité et assurer la croissance de votre entreprise.

À propos de l'auteur

Ikechukwu Nnabeze est un expert en technologie et un écrivain pour Traqq.com. Son intérêt à fournir des solutions pratiques aux problèmes technologiques réels l'a conduit à une carrière réussie dans la création de contenu pour les sites Web modernes. Sa passion est d'aider les individus et les organisations du monde entier à embrasser la beauté de la technologie moderne qui change la vie. Il aime la poésie pendant son temps libre.