4 façons de parvenir à une collaboration transparente lors du passage à un modèle de travail hybride

Comment parvenir à une collaboration transparente dans un modèle de travail hybride

Mélanger le télétravail à la vie de bureau est la voie à suivre, mais cela pose certains défis, notamment en termes de fluidité opérationnelle. Voyons comment cet obstacle peut être surmonté.

En 2019, alors que le Covid-19 ne figurait que dans l'esprit des virologues, le travail à distance était encore une rareté. Dans une grande partie du monde (du moins dans le monde occidental), l'accès à Internet était suffisamment rapide et constant depuis des années , mais les employeurs ont résisté à l'idée de donner plus de liberté à leurs travailleurs parce qu'ils craignaient ce qu'on en ferait.

L'histoire d'horreur qu'ils récitaient lorsqu'ils y étaient invités décrivait des professionnels désœuvrés utilisant leur manque relatif de surveillance pour ne rien faire tout en prétendant travailler avec diligence. Croyaient-ils vraiment que cela arriverait ? Certains l'ont fait, tandis que d'autres l'ont simplement répété parce qu'ils ne voulaient pas changer. Le changement est compliqué et gênant, tandis que le statu quo est confortable.

Ainsi, lorsque les premiers confinements sont arrivés et que les gouvernements du monde entier n'ont donné d'autre choix aux entreprises que d'adopter des méthodes de travail à distance, ce fut un massif changement, semblable à un saut générationnel soudain dans la technologie. Tout le monde s'attendait à ce que le travail à distance soit important un jour , mais ils n'étaient pas prêts pour que ce jour passe à aujourd'hui .

Passez à ce point et nous avons glané plusieurs informations clés. Eh bien, deux idées qui en amènent naturellement une troisième :

1. Le travail à distance est parfaitement viable. Les craintes d'un effondrement de la productivité étaient manifestement infondées. Il a augmenté dans certains cas et marginalement dans d'autres, la plupart des entreprises étant à peu près aussi productives qu'avant le changement.
2. La collaboration souffre à distance. Travailler dans des endroits séparés est délicat pour les équipes. La communication en ligne ne va pas très loin, et il est difficile d'être motivé lorsque vous passez chaque jour dans votre bureau à domicile isolé.
3. Une approche hybride est la voie à suivre. En conservant un espace de bureau mais en rendant la présence facultative, une entreprise avant-gardiste peut tirer le meilleur parti des deux mondes :la liberté et le faible coût du travail à distance, et la satisfaction d'une connexion en personne.

Passer à un modèle hybride ne se fera pas automatiquement mener à une collaboration exceptionnelle, cependant. C'est une approche naissante qui nécessite beaucoup de réflexion et d'efforts pour être optimisée. Compte tenu de cela, l'objectif de cet article est de parvenir à une collaboration fluide avec une structure hybride - et nous allons examiner quatre façons d'y parvenir. Allons-y.

Soyez cohérent avec les systèmes que vous utilisez

Chaque jour, passez en revue la charge de travail et les habitudes de deux travailleurs :l'un basé au bureau et l'autre travaillant à domicile. Quelles sont les différences? S'ils prennent des pauses à des moments différents, organisent leurs journées différemment et communiquent avec leurs collègues à des degrés divers, il n'y a pas de problème. Mais que se passe-t-il s'ils fonctionnent fondamentalement à travers des systèmes différents ?

Ce n'est pas aussi invraisemblable que cela puisse paraître. Un outil particulier peut avoir été introduit dans le bureau, avec une hypothèse sous-jacente selon laquelle les travailleurs à distance seraient informés sans satisfaction. De plus, les télétravailleurs, qui se sentent déconnectés de leurs équipes, peuvent commencer à consacrer plus de temps aux outils qu'ils préfèrent utiliser, en évitant ceux qui leur sont recommandés.

Le problème des disparités de ce type est qu'elles engendrent la confusion et une coopération lente. L'employé A consulte l'employé B sur une certaine tâche, mais ils utilisent un logiciel différent pour gérer des choses similaires et ne peuvent pas communiquer efficacement. C'est pourquoi il est si important pour les entreprises (en particulier les grandes entreprises) d'investir dans des logiciels complets.

Les systèmes étendus basés sur le cloud (comme Really Simple Systems CRM, bien sûr) ne sont pas seulement plus puissants que les alternatives. Ils sont également meilleurs pour rapprocher les entreprises, s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et réduire les obstacles opérationnels. En bref, chaque employé doit s'appuyer sur les mêmes systèmes, qu'il soit au bureau ou à l'extérieur.

Amenez les gens à travailler sur des tâches à l'échelle de l'entreprise

Il est impossible de parvenir à une collaboration transparente si vous ne vous engagez dans aucune collaboration - et non, faire travailler de nombreuses personnes au service du même objectif n'est pas nécessaire collaboration. Détacher les employés de la structure de bureau classique en la rendant facultative leur permet également de rester cloisonnés. Cela peut même arriver accidentellement, l'employé A souhaitant être au bureau les lundis et mardis et l'employé B préférant les jeudis et vendredis.

De plus, la nature de la plupart des entreprises laisse une collaboration étendue comme surtout un supplément facultatif :quelque chose qui a tendance à surgir en raison de discussions fortuites lors de réunions de bureau. Alors, quand c'est l'est une nécessité (lorsqu'un projet se présente qui demande légitimement les efforts conjugués de tous les travailleurs de l'entreprise), c'est étrange et difficile à comprendre pour les gens.

Si vous voulez vous améliorer en natation, vous devez nager régulièrement - et si vous voulez devenir bon en collaboration, vous devez collaborer davantage. Pour cette raison, il est important de fournir de manière semi-fréquente des tâches à l'échelle de l'entreprise, même artificielles, qui peuvent amener les gens à travailler ensemble et à améliorer leurs compétences en communication.

Idéalement, ces tâches seront véritablement utiles à l'entreprise dans son ensemble. Les ressources sont d'excellents investissements, par exemple :amener tout le monde à contribuer à une base de connaissances (un site accessible destiné à répondre aux questions des clients sans nécessiter de communication directe) est une option, tout comme la refonte du site Web de votre entreprise d'une manière qui reflète les personnalités derrière le structure d'entreprise (les gens veulent soutenir des entreprises qui semblent fondamentalement humaines).

Assurez-vous que tout le monde est au courant de la planification

L'employé A termine sa tranche de projet mais pourrait vraiment bénéficier de l'évaluation de l'employé B avant de le soumettre pour approbation. Ils se rendent au bureau le lendemain pour en discuter directement avec eux, seulement pour découvrir que l'employé B est introuvable. Il s'avère que l'employé B a décidé de mélanger sa routine de travail hybride et travaillera à domicile pour le reste de la semaine, nécessitant que la discussion ait lieu en ligne (ou pas du tout).

Cela ne semble pas si grave, mais nous parlons de sans couture la collaboration comme objectif, et perdre du temps à essayer de rattraper quelqu'un ne correspond pas à cela. Les employés sauront quelles conversations sont mieux gérées en personne et lesquelles sont meilleures en tant que chats en ligne. Ils ont juste besoin de savoir ce que feront leurs collègues pour pouvoir être accommodants.

En conséquence, le plus grand nombre de personnes possible devrait avoir ses horaires définis assez clairement à l'avance, les ajustements de dernière minute étant réduits au minimum. S'il y a des employés qui n'utilisent pas le modèle hybride (ils travaillent exclusivement au bureau ou à domicile), ils peuvent évidemment être exclus de l'équation, mais ceux qui mélangent et assortissent doivent être clairs sur leurs plans afin que leurs collègues puissent prendre les décisions appropriées.

De plus, encourager les gens à adopter la flexibilité collaborative aidera vraiment. En d'autres termes, il vaut mieux avoir des travailleurs prêts à modifier leurs horaires à la volée que d'avoir des travailleurs qui fixent leurs horaires de manière rigide et ne les changeront jamais. Vous ne pouvez pas imposer cela et ne devriez pas essayer, mais il est fort probable que vos employés seront prêts à bouger légèrement s'ils savent que c'est dans l'intérêt de leurs collègues.

Simplifiez les contours de votre projet

Le va-et-vient des projets collaboratifs a toujours eu le potentiel de causer des problèmes, et l'introduction du travail à distance n'a fait qu'ajouter à cela. Vous pouvez le relier à l'élément de transfert d'une course de relais :même le transfert le plus gracieux augmente le temps total, et chaque étape supplémentaire réduit l'efficacité générale. Considérez comment cela aggrave les problèmes que nous avons déjà abordés, tels qu'un horaire peu clair interférant avec la communication.

Un projet qui fait appel aux compétences de dix personnes ne doit pas être esquissé par une succession d'échanges alambiqués, l'Employé A le passant à l'Employé B qui le passe à l'Employé C qui doit ensuite le repasser à l'Employé B. Toute collaboration qui adopte cette approche absorbera beaucoup plus de temps et d'efforts qu'il n'en faut réellement.

En planifiant chaque projet pour réduire les échanges et minimiser les réunions (une longue réunion avec tout le monde au bureau est préférable à six réunions courtes qui peuvent facilement être retardées), vous pouvez éliminer l'administration inutile et éviter une grande partie des dommages qui des horaires conflictuels peuvent en être la cause. Bref? Gardez les choses simples .

Réflexions finales

Il y a finalement deux clés pour une collaboration solide :la communication et la planification. Plus vous en ferez pour habituer les membres de votre équipe à travailler ensemble et aligner leurs horaires, plus ils pourront facilement et fructueusement combiner leurs efforts. En suivant les suggestions que nous avons abordées ici, vous aurez de bien meilleures chances de tirer le meilleur parti de l'approche hybride qui deviendra bientôt la norme au travail.