Comment améliorer votre petite entreprise avec l'externalisation

Les petites entreprises sont confrontées à de nombreux défis différents et elles doivent continuer à trouver de nouvelles façons de les relever. Certains des problèmes qu'ils rencontrent souvent peuvent être résolus par l'externalisation de petites entreprises où des tâches spécifiques sont confiées à des sous-traitants ou même par l'externalisation de départements entiers.

Même les grandes entreprises peuvent bénéficier de l'externalisation, bien que vous vous attendiez à ce qu'elles disposent des ressources nécessaires pour tout faire en interne. Les petites entreprises, compte tenu de leur manque de ressources, peuvent en profiter encore plus. En fait, environ 80 % des petites entreprises prévoient d'externaliser une partie de leur activité en 2021, contre 52 % il y a à peine deux ans.

Trouver le bon entrepreneur est devenu beaucoup plus facile et moins cher ces derniers temps, grâce au développement d'Internet et des outils numériques qui peuvent nous y aider. Alors, comment l'externalisation peut-elle vous aider à développer votre entreprise ? Et que pouvez-vous faire pour en profiter au maximum ? Vérifions cela un peu plus en détail.

Comment mettre en œuvre l'externalisation des petites entreprises

1. Libérez votre budget

L'argent est l'une des ressources qui manquent presque toujours aux petites entreprises.

Avoir une personne ou un département entier sur une tâche spécifique 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 ou 40 heures par semaine n'a de sens que s'ils passent réellement la plupart de leurs journées de travail à s'occuper de la tâche.

Cependant, trop souvent, cela est complètement inutile et aussi très coûteux. Dans ce cas, il est raisonnable d'essayer l'externalisation. Alors, comment économiser de l'argent là-dessus ?

C'est assez simple. Vous économisez de l'argent en payant l'entrepreneur pour la quantité réelle de travail qu'il a effectué - à l'heure ou au projet. Vous ne gaspillez pas d'argent avec des employés à temps plein qui perdent leur temps. Au lieu de cela, vous maximiserez votre rentabilité en ne payant que ce que vous obtenez.

Ce n'est pas non plus un mystère de savoir comment la libération de votre budget aidera votre entreprise. L'argent que vous dépenseriez normalement pour un travailleur à temps plein peut être investi dans d'autres domaines de votre entreprise qui vous aideront à stimuler la croissance. Vous devriez donc essayer d'analyser quels départements et individus sont les moins productifs et pourquoi il en est ainsi. Si la seule raison est qu'il n'y a tout simplement pas assez de travail pour eux, vous devriez envisager d'externaliser leur travail.

2. Processus de mise à l'échelle flexible et fluide

Les entreprises qui externalisent certaines de leurs opérations sont souvent mieux préparées à s'adapter à de nouvelles circonstances si leur activité commence à se développer ou à se contracter. Il ne s'agit pas seulement de faire croître votre entreprise, il s'agit également d'éviter la confusion et le désordre une fois de plus le travail et les clients commencent à affluer.

Et lorsque cela se produit, vous pouvez simplement décharger le travail excédentaire sur un fournisseur extérieur, au lieu de rechercher à la hâte un groupe de nouveaux employés. Il n'est peut-être pas nécessaire de modifier le fonctionnement interne de votre entreprise, d'introduire de nouveaux départements ou d'embaucher plus de personnes à temps plein.

De plus, si le vent tourne, vous ne vous retrouverez pas avec un groupe de personnes que vous devez garder sur votre liste de paie bien qu'il n'y ait littéralement pas de travail pour elles, ou avec des personnes que vous auriez simplement à licencier. Il est beaucoup plus facile de résilier l'accord avec un sous-traitant que de se lancer dans le processus de licenciement de vos propres employés.

3. Boostez l'efficacité de votre entreprise

Les petites entreprises n'ont parfois pas de rôles clairement différenciés et vous verrez souvent des personnes effectuer plusieurs tâches différentes par elles-mêmes. Ils n'ont tout simplement pas besoin ou pas de budget pour plusieurs employés à temps plein qui feraient le travail à la place. Les propriétaires portent souvent trop de casquettes :ils finissent par être comptable, responsable marketing, représentant des ressources humaines et qui sait quoi d'autre.

Et cela ne vaut pas seulement pour les propriétaires, bien sûr. Bien qu'il ne soit pas surprenant qu'une petite entreprise essaie d'amener ses employés à effectuer plusieurs tâches à la fois afin d'économiser quelques centimes, les employés pourraient être surchargés dans le processus. Si les gens ne se concentrent pas entièrement sur ce qu'ils font le mieux, l'ensemble de l'organisation sera beaucoup moins efficace.

L'externalisation est une solution parfaite ici. Vous trouvez les bonnes personnes qui comprennent ce dont vous avez besoin, paient leurs honoraires et les laissent se concentrer sur leur travail. Vous pouvez vous attendre à ce qu'ils soient beaucoup plus productifs s'ils n'ont pas à changer constamment de rôle.

4. Accéder à un énorme vivier de talents

Maintenant que nous avons mentionné les «bonnes personnes», voyons comment l'externalisation aide au recrutement de talents. Avant tout, en décidant d'externaliser, vous avez essentiellement ouvert votre entreprise à un marché du travail mondial. Cela signifie que vous aurez une grande variété d'options et une chance d'embaucher des professionnels de haut niveau du monde entier.

De cette façon, vous obtiendrez non seulement quelqu'un qui peut se concentrer exclusivement sur son travail, mais aussi quelqu'un qui est vraiment bon dans ce travail. Et quelqu'un que vous ne pourriez peut-être même pas vous payer à temps plein, mais qui respecte bien les limites de votre budget si vous le payez à l'heure ou au projet.

De plus, le fait que le marché du travail mondial implique une concurrence mondiale signifie généralement que les taux et les frais que vous paierez ne seront pas surgonflés. D'autant plus que vous avez accès à des talents dans des domaines où les coûts de main-d'œuvre sont moins élevés. Tout cela est essentiel, car ces coûts représentent généralement une part importante des dépenses totales et un énorme fardeau pour la plupart des petites entreprises.

5. Accéder aux technologies et ressources clés

Certaines industries exigent aujourd'hui de solides capacités technologiques et une infrastructure informatique fiable. Et cela revient très cher. Autrement dit, cela peut coûter très cher si vous prévoyez de travailler avec un nouveau logiciel révolutionnaire et votre propre équipe informatique pour le prendre en charge.

Mais si vous décidez de confier ce type de travail à un entrepreneur, il utilisera souvent sa propre infrastructure et la partagera essentiellement avec vous. Bien sûr, de cette façon, vous ne faites que le "louer", mais pour la plupart des petites entreprises, c'est le seul moyen d'utiliser des logiciels de pointe et d'autres technologies qui peuvent améliorer considérablement leur activité.

Cela vaut non seulement pour le support informatique, mais aussi pour l'accès à d'autres ressources numériques importantes, telles que les données client ou la mémoire de stockage dans le cloud. Et le fait que vos employés n'aient pas à apprendre à utiliser des outils numériques compliqués est également un bonus et vous fera gagner beaucoup de temps.

6. Une chance de vous concentrer sur votre cœur de métier

Le plus grand avantage de l'externalisation est probablement la possibilité pour votre entreprise de se concentrer simplement sur ce que vous faites. Vous ne pouvez offrir un produit ou un service de haute qualité que si vous êtes entièrement dévoué à le rendre réellement bon.

Mais les propriétaires et les employés de petites entreprises sont souvent débordés, car les tâches secondaires détournent trop l'attention de leur cœur de métier. Et les sous-traitants peuvent vous aider à libérer votre emploi du temps des distractions inutiles et vous permettre de faire votre travail.

Ainsi, si vous ne sous-traitez pas certaines des activités annexes, vous risquez de sous-traiter l'une de vos activités principales. Et c'est quelque chose que vous ne devriez jamais faire. Ce qui ouvre la question, quelles tâches pouvez-vous externaliser ? Et comment cela peut-il aider votre entreprise à se développer ?

Prenons juste un aperçu rapide.

Idées d'externalisation pour les petites entreprises

En général, vous ne devriez pas externaliser tout ce qui implique vos capacités de base.

Mark Resnick, consultant pour les petites entreprises et directeur de l'Institute for Technology Innovation de la Florida International University, l'explique ainsi : 

"Les petites entreprises doivent identifier leurs compétences et capacités de base et concentrer leur propre R&D, gestion des talents et ressources pour être les meilleures de leur secteur dans ces domaines. Externaliser n'importe quel aspect de [ces tâches] serait une grave erreur car ils cesseraient d'offrir tout ce que leurs propres clients ne pourraient pas obtenir ailleurs. Ainsi, une petite entreprise qui se concentre sur la conception de produits ne devrait pas sous-traiter quoi que ce soit lié au développement de ses talents de conception internes ou de ses activités de conception .”

Les meilleures tâches pour l'externalisation des petites entreprises impliquent soit des tâches très répétitives qui vous font perdre du temps, soit des tâches hautement qualifiées que votre entreprise ne peut pas gérer. Voici quelques idées :

Marketing :Les propriétaires de petites entreprises doivent se rappeler que le marketing est bien plus que le téléchargement de nouvelles et de photos sur le profil Instagram de votre marque. Confier votre marketing à des experts peut vous aider à vous faire remarquer et à cibler le bon public.

Développements de sites Web t:les jeunes petites entreprises peuvent parfois se permettre d'avoir un site Web de second ordre jusqu'à ce qu'elles soient opérationnelles. Mais les entreprises qui ont l'intention de se développer ne doivent pas négliger cet aspect de leur activité. Votre site Web est le centre de vos activités en ligne et la base de votre identité numérique. Vous devriez donc probablement trouver des professionnels pour bien faire les choses et fournir un support technique continu.

Comptabilité :à moins d'avoir beaucoup de chance, les petites entreprises ne gagnent pas assez d'argent pour avoir besoin d'un service comptable séparé. Trouver quelqu'un pour s'occuper des salaires, des impôts, des primes et des prêts est une bonne solution.

Expédition et logistique :ceci est particulièrement pratique pour ceux qui cherchent à dynamiser leurs boutiques en ligne. Laissez le fournisseur gérer l'expédition pendant que vous surveillez la chaîne d'approvisionnement, gérez votre stockage ou développez votre stratégie marketing.

Service client :il peut être très utile pour une petite entreprise d'externaliser son service client. Néanmoins, vous devez être prudent et patient ici, car les représentants du service client devront apprendre beaucoup de choses sur votre entreprise avant de pouvoir faire le travail correctement. Assurez-vous simplement d'embaucher une entreprise de bonne réputation et qui vous convient.

Réflexions finales

Dans l'ensemble, ce que vous devez savoir sur l'externalisation, c'est qu'elle peut économiser du temps et de l'argent lorsqu'elle est effectuée correctement. Avec plus de temps et plus d'argent, il y a aussi plus d'opportunités de croissance. Et une fois que vous commencez à vous développer, l'externalisation peut vous aider à gérer cette croissance et rendre votre entreprise facilement évolutive.

Bien sûr, vous devez vous assurer de choisir la bonne entreprise pour vous aider. N'oubliez pas que vous confiez essentiellement à quelqu'un d'autre la gestion d'une partie de votre entreprise, alors mieux vaut en faire quelqu'un de vraiment fiable et compétent. Passer un peu plus de temps à chercher la bonne option peut faire une énorme différence à long terme.