La paie expliquée :le guide ultime de 2021

Les entreprises qui tiennent la paie pour acquise peuvent finir par dépenser trop, aliéner les employés, même se faire infliger de lourdes amendes ou des poursuites judiciaires. Bien qu'il y ait beaucoup de pièces en mouvement—le chronométrage, verser des fonds à votre institution financière, verser des impôts, gérer les avantages et autres déductions :les entreprises ayant des processus formalisés en place trouveront plus facile et plus rentable de payer les travailleurs correctement et à temps.

Qu'est-ce que la paie ?

Le mot « paie » peut signifier plusieurs choses, tous liés aux employés et à leur rémunération. Cet article se concentrera sur les processus impliqués dans la rémunération des employés pour leur travail. Ces tâches liées à la paie comprennent le suivi des heures, calcul des salaires, payer et retenir les impôts, gérer les prélèvements et les cotisations, puis obtenir des chèques précis ou des dépôts directs aux employés à temps.

Dans les moyennes et grandes entreprises, la responsabilité de la paie appartient généralement au service des finances ou des ressources humaines. Dans les petites entreprises, un comptable ou même le propriétaire peut être en charge du processus. Quelle que soit la taille de l'entreprise, la paie peut être difficile parce que les salaires, Les profils de retenue à la source et d'avantages doivent être individualisés pour chaque membre du personnel. En outre, l'entreprise doit retenir avec précision les revenus et autres impôts sur chaque chèque et les payer à la section locale concernée, État ou gouvernement fédéral.

Points clés à retenir

• La paie est l'un des aspects les plus importants de la gestion d'une entreprise. C'est aussi l'une des dépenses les plus importantes d'une entreprise.
• Erreurs de paiement, que ce soit aux employés ou au gouvernement, peut avoir des conséquences coûteuses. Un logiciel peut aider à automatiser le processus.
• Les responsabilités liées à la paie impliquent plus que l'émission de chèques de paie. Ils comprennent les retenues à la source et autres impôts, déduire les avantages sociaux des employés et effectuer les paiements à temps.

La paie expliquée

Le processus de paie des employés commence généralement lorsqu'un nouvel employé remplit un formulaire W-4, qui détermine le montant de l'impôt retenu. Puis, pour chaque période de paie, l'entreprise calcule le montant dû à chaque employé - un processus compliqué car la retenue d'impôt et d'autres déductions, tels que les avantages, peut être différent pour chaque travailleur.

L'entreprise détermine ensuite si elle est admissible à des crédits d'impôt sur les salaires et remet les impôts retenus sur les employés au gouvernement fédéral, les autorités étatiques et locales selon le cas, avec la part des impôts de l'employeur, et émet un chèque ou un dépôt direct pour le montant dû au travailleur.

Comment fonctionne la paie ?

Si vous payez des employés, vous avez besoin d'un processus pour gérer la paie. Qu'est-ce que cela implique? Les détails varient, mais essentiellement, un plan de mise en œuvre comprend trois étapes principales :L'entreprise recueille des informations auprès de chaque salarié, calcule la paie et les retenues à chaque période, et classe et paie le travailleur et les gouvernements au besoin.

Étape 1 :Recueillir des informations.

L'entreprise collecte un formulaire W-4 pour les employés ou un formulaire W-9 pour les entrepreneurs indépendants ainsi que les certificats de retenue d'État selon les besoins, un formulaire I-9 (pour vérifier l'admissibilité à l'emploi), informations bancaires (pour le dépôt direct), et tous les formulaires liés à l'assurance médicale et aux prestations de retraite. Chaque entreprise avec des employés doit également demander un numéro d'identification d'employeur fédéral (EIN), qui peut être obtenu en ligne auprès de l'IRS.

Étape 2 :Payer les employés.

Pour chaque période de paie, l'entreprise calcule le salaire brut et les retenues de chaque employé, comme la retenue d'impôt, cotisations à l'assurance-maladie et/ou au régime de retraite. Le résultat, salaire net, est ensuite remis à un employé le jour de la paie, soit par voie électronique soit par chèque.

Étape 3 :Versez les charges sociales.

L'entreprise paie les impôts retenus sur les employés ainsi que sa propre part des charges sociales à l'IRS et aux autorités locales compétentes. Il tient également des registres conformément aux règles de l'IRS et du ministère du Travail, et rapporte les taxes par fédéral, exigences nationales et locales.

Fréquence de paie

Les entreprises peuvent choisir la fréquence à laquelle elles paient leurs employés. Les options incluent hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuel et mensuel. Certains États fixent une fréquence minimale autorisée ; vous pouvez trouver les conditions de salaire pour chaque état sur le site Web du ministère du Travail. Si les employés travaillent dans des états différents, un employeur devra s'aligner sur la loi de l'État pertinente pour chaque employé.

Paiement bimensuel, c'est-à-dire deux fois par mois à date fixe—peut être plus difficile à administrer parce que chaque période de paie a un nombre de jours différent. Du point de vue des employés, être payé moins souvent, comme mensuellement, peut causer des problèmes de trésorerie.

Les coûts de paiement hebdomadaire peuvent rapidement s'additionner; les coûts salariaux comprennent les frais payés aux fournisseurs de logiciels ou de services, les frais bancaires pour les dépôts directs et les frais d'envoi.

Pour les entreprises, bihebdomadaire est souvent le sweet spot. C'est l'option la plus rentable et la plus simple et aussi la fréquence de période de paie la plus courante, selon le Bureau of Labor Statistics des États-Unis.

5 Responsabilités salariales de l'employeur

Les employeurs sont généralement responsables de s'assurer que les calculs de la masse salariale sont corrects et que les employés sont payés en temps opportun. Cela comprend le calcul précis de la retenue d'impôt et des cotisations aux prestations, et le dépôt et le paiement fédéral, impôts nationaux et locaux. Voici cinq responsabilités clés de l'employeur :

1. Calculer avec précision les taxes. Les employeurs doivent calculer leur part des taxes fédérales et des taxes étatiques et locales applicables. En outre, ils doivent rendre compte des impôts de la Federal Insurance Contributions Act (FICA), qui paient les impôts sur la sécurité sociale et l'assurance-maladie et la loi fédérale sur l'impôt sur le chômage (FUTA), qui financent les allocations de chômage. Les employeurs sont responsables du calcul et de la retenue d'impôt sur le revenu des employés sur la base des formulaires de retenue W-4 de l'employé et de l'État.
2. Déduire l'impôt sur le travail. Chaque période de paie, les employeurs sont tenus de retenir les impôts et toutes les retenues volontaires sur les salaires des employés.
3. Déposez les impôts des employés et des employeurs à l'aide du système de paiement électronique des impôts fédéraux (EFTPS). Les employeurs doivent s'inscrire à EFTPS, un système mis en place pour que les contribuables puissent effectuer rapidement des paiements d'impôts et des retenues à la source. Autrement, un employeur pourrait faire face à des sanctions importantes.
4. Tenir les registres de paie. Cela devrait inclure les heures travaillées, les salaires, les dépenses fiscales et les recettes des fonds utilisés pour payer les impôts.
5. Fournir aux employés des résumés de paiement. Cela comprend le décompte annuel des revenus et des impôts dont les travailleurs ont besoin pour produire leurs propres déclarations de revenus.

Liste de contrôle des documents fiscaux de l'emploi de l'IRS

Façons de traiter la paie

Les entreprises ont plusieurs options pour gérer la paie. Les petites entreprises commencent souvent par gérer la paie manuellement. Mais à mesure qu'ils grandissent et que cette tâche prend en conséquence plus de temps, il est généralement plus judicieux sur le plan financier d'automatiser le processus à l'aide d'un logiciel de paie ou d'un service externalisé. L'automatisation de la paie peut réduire le temps et les efforts requis et réduire les erreurs.

Regardons les trois options principales.

1. En interne, Manuel: Les entreprises calculent la paie des employés à l'aide de feuilles de calcul et/ou de calculateurs de paie en ligne, qui déterminent les retenues d'impôt et autres déductions. Ce processus peut facilement devenir complexe étant donné que les employés ont des préférences salariales et fiscales différentes. Cette approche est également vulnérable à l'erreur humaine, principalement en raison de sa complexité. Un membre du personnel doit suivre de près les modifications apportées aux réglementations fiscales et du travail pour s'assurer que le salaire des employés est correctement calculé. L'exécution manuelle de la paie est également la méthode la plus lente et la plus laborieuse, en partie à cause de la trace papier qui doit être conservée pour protéger une entreprise en cas d'audit.
2. Sous-traiter : Les entreprises peuvent engager une société de paie externe ou un comptable pour gérer la paie. L'externalisation signifie souvent un processus de non-intervention pour une entreprise après la configuration initiale de la paie, bien que certaines informations, comme les cartes de pointage des employés, doit être fourni si la société de paie ne propose pas d'application de suivi du temps ou un autre moyen de suivre les heures. Le fournisseur gère tous les calculs de paie et distribue les chèques de paie. Le sous-traitant est également responsable du respect des lois fiscales et du travail, Ainsi, un employeur n'est pas tenu responsable des pénalités si les chèques de paie ou les déclarations de revenus sont incorrects.
3. Logiciel: Les solutions logicielles permettent de se libérer de certains des aspects les plus épuisants de la gestion de la paie tout en permettant à un employeur de conserver le contrôle du processus. Une bonne solution logicielle de paie reste à jour avec les exigences légales dans chaque juridiction et fait gagner du temps aux clients en effectuant des tâches telles que le calcul automatisé des gains et des déductions, révision et édition de la paie en temps réel, déclarations de charges sociales, et la distribution des formulaires fiscaux de fin d'année.

7 étapes pour le traitement de la paie

Une fois que vous avez rassemblé les documents requis, définir une cadence de paie et déterminer comment vous allez gérer le processus, le traitement de la paie comporte sept étapes.

1. Enregistrer les heures des employés. Cela peut être fait manuellement, en utilisant des cartes perforées ou avec un logiciel de suivi du temps. La précision est la clé ici.
2. Calculer le salaire brut. Pour les employés qui sont payés sur la base d'un salaire horaire, additionner le nombre d'heures travaillées dans une période de paie donnée et multiplier par leurs taux horaires. Notez que les heures supplémentaires doivent généralement être payées au taux et demi. Pour les salariés, le salaire brut est calculé comme le salaire de l'année divisé par le nombre de périodes de paie.
3. Déterminez les retenues de chaque employé. Une attention aux détails est requise ici car les États ont des exigences différentes. Les retenues comprennent les charges sociales :impôts fédéraux, Medicare and Social Security (FICA) et chômage (FUTA). En outre, les employés peuvent payer des impôts nationaux et locaux, et certains choisissent de participer aux plans 401(k). Les salariés peuvent également cotiser aux régimes d'assurance maladie et de retraite, avec un mélange de déductions avant et après impôt.
4. Calculez le salaire net et payez les employés. Soustrayez toutes les déductions du salaire brut de chaque employé pour obtenir le salaire net. Payer les employés par dépôt direct, chèque ou carte de paiement. Aussi, assurez-vous que les employés sont en mesure d'accéder facilement à une copie de leurs talons de paie.
5. Payer les charges sociales. Tous les dépôts d'impôt fédéraux — impôt sur le revenu, FICA et FUTA—doit être fait via EFTPS. Les entreprises qui ont déclaré 50 $, 000 000 ou moins d'impôts à payer pour les quatre trimestres précédents peuvent déposer des impôts mensuellement ; ceux qui déclarent plus de 50 $, 000 000 de taxes pour les quatre trimestres précédents doivent être déposés toutes les deux semaines (deux fois par mois) en fonction du jour où vous payez les employés.
6. Enregistrez chaque chèque de paie. Complet, une tenue précise des dossiers est indispensable, tel que mandaté par la Fair Labor Standards Act. Les entreprises doivent être en mesure de fournir les registres de paie dans les 72 heures au ministère du Travail sur demande.
7. Mettre à jour les comptes du grand livre. La masse salariale étant l'une des dépenses les plus importantes pour une entreprise, il est important de mettre à jour vos comptes du grand livre général après chaque période de paie pour que les rapports financiers soient exacts et à jour.

Composants essentiels de la paie

Que vous payiez les employés manuellement ou en utilisant un service ou un logiciel d'externalisation, vous devrez créer un système de gestion de la paie. Par example, vous avez généralement besoin d'une personne-ressource au sein de l'entreprise qui est responsable de la paie, et vous devez définir des politiques de paie et les communiquer aux employés.

Les composants typiques du système de paie d'une entreprise comprennent :

• Un gestionnaire de paie. Un point de contact dédié peut aider au bon déroulement de la paie. Le gestionnaire de la paie est responsable de l'émission des chèques de paie et/ou des virements électroniques sur les comptes bancaires ; récapituler les gains, impôts, déductions, laisser, invalidité et salaires non imposables; et équilibrer les comptes de paie.
• Politique de paie. La politique doit inclure des informations sur la fréquence des chèques de paie, soumission de feuilles de temps, trop/moins-payés, déductions et prestations obligatoires. Cela aide à définir les attentes des employés et à résoudre les problèmes.
• Méthode de traitement de la paie. Vous devrez décider si vous souhaitez exécuter la paie manuellement ou utiliser un logiciel ou un service d'externalisation et comprendre les autres aspects quotidiens du traitement de la paie, comme la façon dont vous suivrez le temps des employés.
• Registre de paie. Un registre de paie est un résumé comptable des gains et des retenues des employés pour chaque période de paie. Il comprend les heures travaillées, salaire brut, salaire net, retenues et date de paie. Il tient un registre des dépenses salariales et aide l'entreprise à analyser les coûts.

Comment est calculée la paie ?

Le salaire d'un employé est calculé à chaque période de paie en une série d'étapes qui commencent par le calcul du salaire brut et se terminent par le montant que les employés voient dans leurs chèques de paie.

1. Déterminer le salaire brut d'un employé. Multiplier son taux horaire par le nombre total d'heures travaillées dans la période de paie, plus les heures supplémentaires. Pour les salariés, le salaire brut pour chaque période de paie est calculé en divisant le salaire annuel par le nombre de périodes de paie dans une année. Si quelqu'un gagne un salaire annuel de 104 $, 000 et est payé chaque semaine, le salaire brut pour chaque période de paie est de 2 $, 000 (104 $, 000 / 52 =2 $, 000).
2. Figure impôts sur le revenu fédéral. Les salariés sont imposés individuellement à des taux basés sur leurs revenus et les abattements à la source.
3. Calculer les impôts FICA. Multiplier le salaire brut de chaque employé pour la période de paie par 6,2 %, qui est la part du travailleur de l'assujettissement à l'impôt de la sécurité sociale, pour calculer leur contribution. Dans l'exemple ci-dessus, l'employé paierait 124 $ par chèque de paie pour les taxes de sécurité sociale (2 $, 000 x 0,062 =124 $).

Impôts FICA =Salaire brut pour la période de paie * 6,2 %

Notez que l'assujettissement à l'impôt sur la sécurité sociale est basé sur une base de salaire imposable de 137 $, 700 ; les employés qui gagnent plus que cela ne sont imposés que pour les premiers 137 $, 000 gagnés annuellement. En outre, Les impôts FICA sont une responsabilité partagée entre l'employeur et l'employé. Cela signifie qu'un employeur doit égaler le montant qu'un employé verse au gouvernement.

Pour la partie Medicare du FICA, multiplier le salaire brut du salarié pour la période de paie par 1,45 %, qui est leur part de la responsabilité fiscale de Medicare. Dans notre exemple, l'impôt sur l'assurance-maladie de l'employé pour chaque période de paie hebdomadaire est de 29 $ (2 $, 000 x 0,0145 =29 $).

Taxe d'assurance-maladie =Salaire brut pour la période de paie * 1,45 %

La cotisation FICA totale est la somme de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie, ou 153 $ dans notre exemple.

Cotisation FICA =Sécurité sociale + Assurance-maladie

4. Calculez les taxes nationales ou locales applicables. Les lois sur les charges sociales et les taux d'imposition diffèrent d'un État à l'autre, vérifiez donc auprès des agences gouvernementales nationales et locales compétentes pour déterminer avec précision les taxes nécessaires. Si certains employés passaient du travail dans un bureau au travail à domicile, potentiellement dans un état différent de votre siège, ces travailleurs à distance pourraient créer un lien économique et des responsabilités de classement imprévues pour l'entreprise.
5. Calculez les autres déductions. Calculer les retenues volontaires, telles que les cotisations aux fonds de retraite et à l'assurance maladie, plus les retenues involontaires, telles que la saisie-arrêt des salaires ordonnée par le tribunal.

En soustrayant les montants calculés à ces étapes, on obtient le salaire net de l'employé, également appelé salaire net.

Retenues sur la paie

Une retenue est un montant soustrait du salaire brut d'un employé, réduisant ainsi le salaire net. Les retenues peuvent être obligatoires, comme les impôts, ou volontaire, telles que les cotisations de retraite.

Les cinq retenues obligatoires sur le salaire sont :

• Retenue fédérale d'impôt sur le revenu : L'IRS fournit des tableaux pour déterminer les montants de retenue dans la publication 15.
• Impôts sur le revenu de l'État pour les États qui imposent ces taxes.
• Taxes locales, comme la ville, impôts du comté ou du district scolaire.
• Taxe de Sécurité Sociale retenue de 6,2 % sur le salaire jusqu'à concurrence du maximum annuel imposable de 137 $, 700 pour 2020 et 142 $, 800 pour 2021.
• Taxe d'assurance-maladie retenue de 1,45 %, plus une retenue d'impôt supplémentaire sur l'assurance-maladie de 0,9 % pour les employés gagnant plus de 200 $, 000.

Le cas échéant, saisies-arrêts ordonnés par le tribunal, comme les pensions alimentaires pour enfants, sont également obligatoires. Les retenues volontaires comprennent les cotisations aux comptes de retraite, tels que les comptes 401(k) ou les IRA ainsi que l'assurance-vie et les primes d'assurance.

Charges sociales

Les charges sociales sont payées par les employeurs et les employés. Chaque période de paie, les employeurs doivent retenir de l'argent sur les chèques de paie des travailleurs pour couvrir les cotisations des employés aux impôts sur le revenu ainsi que les taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie (FICA). L'employeur est également responsable du paiement de certaines charges sociales, y compris FUTA et la part de l'employeur des impôts FICA.

Le montant de l'impôt fédéral sur le revenu retenu est déterminé par le formulaire IRS W-4, que les employés remplissent lorsqu'ils commencent leur travail. Certains États exigent également une retenue d'impôt sur le revenu.

Seuls les employeurs paient FUTA, qui contribue aux fonds que les agences d'État utilisent pour payer les allocations de chômage aux travailleurs éligibles. En outre, employeurs qui opèrent en Californie, Hawaii, New Jersey, New York et Rhode Island doivent payer des taxes d'assurance-invalidité.

7 meilleures pratiques de paie

Les employés et le gouvernement s'attendent à être payés avec précision et à temps. Le non-respect de ces responsabilités peut entraîner des pénalités importantes, poursuites, faible moral des employés et atteinte à la réputation. Voici quelques façons d'assurer le bon déroulement de la paie.

1. Adoptez un logiciel de gestion de la paie à jour. Un logiciel de gestion de la paie peut améliorer l'efficacité de la paie. En automatisant les processus et en connectant les informations comptables et RH, Les solutions de paie peuvent vous faire gagner du temps et éviter des erreurs coûteuses.
2. Vérifiez les classifications des employés. La classification incorrecte des employés en tant qu'entrepreneurs indépendants peut entraîner des amendes et potentiellement d'autres problèmes, comme les poursuites des employés. Les employés peuvent avoir droit aux avantages sociaux et aux indemnités de chômage, alors que les entrepreneurs ne le sont généralement pas. Il existe également des différences d'obligation fiscale; par example, vous devez retenir les revenus et les cotisations fiscales FICA pour les employés, mais pas pour les entrepreneurs. Pour les employés, vous devez également payer la part de l'employeur du FICA et les autres taxes applicables. Assurez-vous donc de bien comprendre et de vous conformer aux directives de classification mises à jour.
3. Tenir à jour un calendrier des dates et des échéances fiscales importantes. Ces informations doivent être partagées avec l'équipe de paie, trop. Le non-respect d'un délai peut entraîner des pénalités.
4. Maintenir un document de politique et de procédures. Créez une politique de paie si vous n'en avez pas, et mettez-le à jour au moins une fois par an si vous le faites. Stockez-le en ligne où il est accessible aux travailleurs et dirigez-les vers votre police pour des questions sur les périodes de paie, les formulaires d'impôt, déductions et congés personnels. Conservez également des copies téléchargeables des formulaires importants en ligne.
5. Promouvoir le dépôt direct. Les chèques papier coûtent de l'argent à imprimer et à poster. Encouragez le personnel à s'inscrire au dépôt direct. Cela garantit également que la paie des employés est disponible sur leurs comptes bancaires le jour de la paie et élimine la possibilité de perdre ou de voler des chèques et les frais d'arrêt et de réémission d'un chèque.
6. Gardez des lignes de communication ouvertes avec le personnel. Les employés doivent se sentir à l'aise de partager tout problème lié à la paie avec leurs employeurs afin que les problèmes éventuels puissent être résolus. Encourager la contribution à l'élaboration des politiques de paie peut stimuler le moral des employés.
7. Répartir la charge de travail de la paie. Déléguer les tâches de paie, comme le calcul des heures payables, commissions, bonus, impôts et déductions, parmi le personnel peut aider à alléger la charge. Avec formation, même les employés en dehors du service de la paie peuvent assumer des tâches non essentielles, tels que la collecte de formulaires pendant le processus d'intégration, libérant ainsi les experts de la paie pour qu'ils se concentrent sur des tâches plus chronophages. Envisagez d'adopter des applications de paie en libre-service afin que les employés puissent conserver en toute sécurité les informations de paie critiques, comme les adresses, à jour.

Comment les logiciels de paie et l'automatisation peuvent vous aider

Même le traitement automatisé de la paie nécessite une attention particulière aux détails. Les processus manuels sont particulièrement longs et sujets aux erreurs. Une petite erreur dans la saisie manuelle des données, telle que la saisie des heures des employés, les données de présence et de commission/bonus peuvent entraîner de graves problèmes.

Investir dans un logiciel de paie capable d'unifier et d'automatiser les processus de paie peut aider sur tous ces fronts. Les entreprises peuvent se concentrer sur leurs compétences de base et se concentrer sur l'augmentation des revenus lorsqu'elles sont assurées que les processus internes cruciaux tels que la paie sont gérés correctement. Un logiciel de paie peut améliorer le processus de paie en :

• Rationaliser les tâches. La paie peut être exécutée plus rapidement lorsqu'elle est automatisée. Gains, déductions, cotisations de l'entreprise, les taxes et les congés payés peuvent être calculés automatiquement.
• Réduction des coûts. Le logiciel de paie peut être utilisé pour payer les employés par dépôt direct sans frais supplémentaires. Les entreprises économisent également sur les frais de port.
• Éliminer les erreurs. Le logiciel peut gérer des réglementations fiscales complexes, y compris les nouveaux formulaires et exigences. Les entreprises peuvent se décharger de toutes les déclarations de charges sociales et de tous les dépôts en toute confiance. Les logiciels peuvent également relever les défis de la fiscalité multi-états, préparation et impression des formulaires W-2, et la détermination des juridictions fiscales.

Résultat final

La paie peut être un processus compliqué et laborieux, mais c'est aussi l'un des aspects les plus importants de la gestion d'une entreprise. Il est essentiel de comprendre les tenants et aboutissants de la paie, de l'intégration aux périodes de paie, classifications des travailleurs et droit fiscal. Un logiciel peut aider les employeurs à payer leurs employés à temps avec précision et efficacité, à chaque fois, réduire le travail manuel et les erreurs.