Comment rédiger une lettre d'annulation

Résilier un contrat d'achat ou de service, une souscription ou une adhésion par écrit n'est pas seulement sage, mais peut aussi être nécessaire. Par exemple, vous devez envoyer une lettre d'annulation écrite pour un contrat couvert par la règle de réflexion de la Federal Trade Commission. Que ce soit obligatoire ou facultatif, une lettre commerciale bien rédigée clarifie votre intention et protège vos droits légaux.

Utiliser un format de lettre commerciale

Organisez la lettre comme vous le feriez pour toute correspondance commerciale. Indiquez votre adresse, la date, une ligne de référence et l'adresse du destinataire au-dessus de la salutation. Évitez d'utiliser une formule de salutation générique telle que « À qui de droit ». Si vous n'avez pas de nom, appelez l'entreprise ou faites référence au service avec une formule de salutation telle que « Cher responsable de la relation client ». Notez dans la lettre que vous incluez des pièces justificatives en ajoutant une ligne de pièce jointe juste en dessous de la fermeture dans laquelle vous indiquez le nom de chaque document que vous envoyez avec la lettre. Utilisez un correcteur orthographique et relisez attentivement la lettre pour vous assurer qu'elle est exacte et sans erreur.

Tenez-vous en aux faits

Soyez poli mais ferme lorsque vous faites une demande d'annulation. Bien que vous puissiez fournir une raison, la FTC dit que ce n'est jamais une exigence d'annulation. Si vous donnez une raison, ne critiquez pas ou n'insultez pas l'entreprise. Au lieu, adopter un ton objectif et professionnel et s'en tenir aux faits. Incluez les actions que vous attendez de l'entreprise après avoir reçu la lettre, comme l'arrêt des paiements bancaires mensuels automatiques ou des paiements par crédit. Par exemple, faire une demande telle que "Cette lettre est pour vous informer que j'annule mon contrat à compter du 20 janvier, 2015. Je m'attends à ce que vous ne débitiez plus de frais sur ma carte de crédit."

Fournir les informations requises

Incluez toute information telle qu'un numéro de compte ou de dossier dont l'entreprise pourrait avoir besoin pour vous identifier ou identifier votre compte. Joignez un chèque de paiement intégral si vous avez un solde impayé. Si l'annulation donne lieu à un remboursement, indiquez que vous attendez un remboursement dans un certain délai et précisez le montant. Autrement, inclure une déclaration telle que "Je m'attends à un remboursement complet dans les 30 jours." Assurez-vous de demander également une confirmation d'annulation écrite par retour de courrier.

Inclure la documentation à l'appui

Protégez vos droits légaux avec des pièces justificatives qui vérifient l'achat et votre droit de rétractation. Par exemple, inclure une copie du contrat dans lequel vous soulignez votre droit de rétractation et un reçu ou une copie d'un chèque encaissé. En dernier recours, la FTC recommande d'envoyer une lettre d'annulation par courrier recommandé avec accusé de réception.