Comment rédiger une lettre de refus de payer

Si vous vous retrouvez en conflit avec une entreprise ou un fournisseur de services et que vous n'avez pas l'impression de devoir payer cette facture, il est essentiel de faire savoir à l'autre partie pourquoi. La rédaction d'une lettre enregistre tout et évite la confusion qu'un appel téléphonique peut créer si le problème se retrouve plus tard devant les tribunaux. Être clair, professionnel et concis dans votre lettre de refus de paiement, détaillant quel est le problème et pourquoi vous prenez cette mesure.

Étape 1

Formatez votre document en lettre commerciale, adressée au propriétaire de l'entreprise, votre gestionnaire de compte, ou le département spécifique avec lequel vous avez un différend. Assurez-vous que le destinataire a le pouvoir de faire quelque chose à propos de la situation - c'est une perte de temps d'envoyer ceci à quelqu'un qui n'a pas le pouvoir d'annuler la facture même si elle le voulait.

Étape 2

Décrivez la transaction en question. Soyez précis sur l'heure et la date, le personnel avec lequel vous avez interagi et la nature de l'accord. Par exemple, vous remarquerez peut-être que « L'après-midi du 21 mai, J'ai vérifié dans votre hôtel au 300 Main Street. Tobie, l'agent qui a pris ma réservation, m'a assuré que pendant la construction de l'installation, ma chambre était prête à être occupée."

Étape 3

Indiquez le problème spécifique qui se cache derrière votre refus de payer pour le produit ou le service convenu. Détaillez comment ce que vous avez reçu n'a pas répondu aux attentes convenues. Si le produit que vous avez commandé a été déformé par le vendeur et n'avait pas les fonctionnalités dont vous aviez besoin, par exemple, inclure ces informations. Si un hôtel s'annonçait comme un établissement cinq étoiles uniquement pour présenter un toit qui fuit au lieu d'un toboggan, l'indiquer dans la lettre.

Étape 4

Notez tous les efforts que vous avez déjà déployés pour résoudre la situation. De nouveau, des détails spécifiques sont utiles. Dire "J'ai appelé une douzaine de fois" peut sembler exagéré, mais en citant les dates et les heures des appels fait un record plus persuasif.

Étape 5

Incluez votre histoire avec l'entreprise en question. Ne passez pas trois pages à détailler chaque transaction, mais une phrase ou deux traitant de votre relation historique peut être utile. Si vous êtes client depuis des années, c'est une crédibilité supplémentaire pour votre demande.

Étape 6

Clôturez en réitérant que vous ne paierez pas le montant en question, et demander la confirmation que les articles ont été supprimés de votre compte. Demandez-en la confirmation par écrit.

Conseil

Incluez toute pièce justificative lorsque vous envoyez la lettre. Si vous avez la preuve d'une accusation incorrecte ou d'une publicité trompeuse, cette preuve renforcera votre cas.

Avertissement

Conservez toujours une copie de votre lettre pour vos propres dossiers.