Comment écrire une lettre pour une demande de remboursement à un concessionnaire automobile

Une lettre soigneusement rédigée est primordiale si vous vous attendez à recevoir un remboursement pour un achat important comme une voiture. Votre demande de remboursement aborde la question fondamentale du service client. Si le concessionnaire automobile apprécie le service client et que vous avez une demande légitime de remboursement, il devrait honorer votre demande.

Étape 1

Contactez le concessionnaire automobile. Expliquez la nature de votre appel et obtenez un nom de contact pour la personne qui gère les problèmes de service client tels que les remboursements. Informez le concessionnaire de votre intention de demander un remboursement et pourquoi. Cela met l'entreprise en garde afin qu'elle soit au courant de votre réclamation. Faites preuve de tact si vous sentez que demander un remboursement pourrait potentiellement devenir litigieux. La dernière chose que vous voulez faire est de réduire vos chances de recevoir un remboursement en raison de mauvaises manières.

Étape 2

Utilisez un format commercial pour créer l'en-tête de votre lettre. Dans un format commercial, c'est ton nom, adresse et date en haut de la page. L'en-tête devrait ressembler à ceci :

Votre Nom Votre Adresse Votre Ville, Indiquez le code postal Votre adresse e-mail (si vous en avez une) Date

Étape 3

Créer l'adresse interne, qui comprend le prénom et le nom de la personne à qui vous écrivez. L'adresse intérieure suit le même format que votre titre :

Prénom et nom de la personne de contact chez le concessionnaire automobile Son Adresse Ville, État du code postal

L'espacement est important. Idéalement, il ne doit pas y avoir plus de deux interlignes entre l'en-tête et l'adresse interne.

Étape 4

Créer la salutation, c'est là que vous vous adressez à la personne dans la lettre. La salutation standard est :"Cher M. (Mme) Nom complet :" Contrairement à une lettre amicale, assurez-vous d'utiliser le prénom et le nom de la personne dans la lettre commerciale, qui nécessite une salutation formelle.

Étape 5

Écrivez (ou tapez) le corps de la lettre. C'est là que vous faites votre point principal. Séparez le corps de la lettre en trois parties :le début, milieu et fin. Présentez-vous en utilisant votre nom complet et pourquoi vous écrivez la lettre :pour demander un remboursement. Ne pas mettre en retrait, parce que les lettres commerciales suivent un format de bloc.

Étape 6

Indiquez pourquoi vous méritez un remboursement dans la partie centrale du corps de la lettre. C'est une lettre convaincante, qui est professionnel et passionné. Indiquez la raison pour laquelle vous pensez mériter un remboursement après votre introduction. Le simple fait de demander un remboursement sans explication tombera probablement dans l'oreille d'un sourd. Incluez toute information pertinente et des copies des pièces justificatives telles que les noms des personnes avec lesquelles vous avez parlé et votre reçu de vente. Terminez le corps de la lettre en remerciant la personne de contact et indiquez votre numéro de téléphone et le meilleur moment pour vous joindre.

Étape 7

Fermez la lettre par « Cordialement, " et signez votre nom au bas de la lettre. Si vous avez tapé la lettre, tapez également votre nom complet sous votre signature.

Conseil

Comprenez la politique de remboursement du concessionnaire automobile avant d'écrire votre lettre. Cela devrait vous aider à adapter la lettre pour inclure des points spécifiques concernant un remboursement. Obtenez les noms complets de toute personne avec qui vous avez parlé en personne ou par téléphone. Incluez les noms de ces personnes dans votre lettre. Soyez aussi détaillé que possible et évitez d'utiliser de l'argot ou d'être trop verbeux. Votre lettre d'affaires doit être succincte et concise. Dernièrement, relisez votre lettre pour éviter les fautes de frappe et les erreurs grammaticales. Envisagez de demander à une autre personne de lire la lettre pour un deuxième avis et une deuxième paire d'yeux. Une lettre dactylographiée peut être plus efficace pour obtenir les résultats souhaités et est d'aspect professionnel. Vous devez absolument taper la lettre si vous avez une mauvaise écriture.

Avertissement

Vous devrez peut-être faire plusieurs tentatives pour obtenir un remboursement auprès du concessionnaire automobile, notamment plusieurs lettres et appels téléphoniques. N'abandonnez pas après le premier essai. Tenir un registre des dates, horaires et conversations avec le personnel, y compris leurs noms.