Que sont les dépenses en capital (CapEx) et pourquoi sont-elles importantes ?

En comptabilité, un élément de capital est tout actif, de l'immobilier au mobilier de bureau en passant par les véhicules de société, qui est porté au bilan et amorti sur une période de temps déterminée.

Mais ce n'est qu'une partie de l'histoire. Supposons que vous soyez un boulanger professionnel et que vous ayez besoin de proposer vos produits aux clients du restaurant. Dépensez-vous 50 $, 000 sur une camionnette de livraison, louer ce même véhicule pour 350 $ par mois ou louer un service de livraison sous contrat pour un tarif hebdomadaire variable basé sur le kilométrage ?

L'objectif est de servir efficacement les clients, utiliser judicieusement les liquidités disponibles et faire avancer les objectifs commerciaux à court et à long terme. Les entreprises qui réussissent à faire les trois efficacement ont tendance à faire un bon travail en suivant combien elles investissent en capital par rapport aux coûts d'exploitation et en déterminant quels investissements CapEx ont généré un profit et lesquels sont apparus comme des pertes financières.

Que sont les dépenses en capital (CapEx) ?

Les dépenses en capital sont des fonds utilisés pour acheter, maintenir ou mettre à niveau les actifs, comme les bâtiments, équipement, Infrastructure, matériel informatique et autres biens corporels. Également appelé « CapEx, « Ces dépenses sont souvent utilisées pour acquérir et maintenir en bon état de fonctionnement les moyens de production et de distribution des biens et services de l'organisation.

Les règles GAAP pour CapEx stipulent que, généralement, le test consiste à déterminer si un article a une durée de vie utile de plus d'un an. Ces actifs sont généralement physiques et non consommables et restent au bilan pendant plusieurs périodes comptables.

Des exemples de CapEx incluent l'achat de véhicules commerciaux, immeubles, un meuble, terre, machinerie, équipement informatique, même des brevets et des licences qui pourraient être revendus.

Types de dépenses en capital

Les dépenses en immobilisations comprennent les dépenses visant à favoriser l'augmentation de la rentabilité d'une entreprise. croissance future et les dépenses d'entretien fonctionnement actuel niveaux.

Ces dépenses peuvent être à la fois tangibles et intangibles. Cependant, les montants dépensés pour la conduite des opérations ou de l'entretien normal et continu ne doivent pas être capitalisés. Par conséquent, il ne s'agit pas de dépenses périodiques dans un compte de résultat au moment où elles sont engagées.

Dépenses en capital vs dépenses de fonctionnement vs dépenses en revenus

Imaginons qu'un chef décide d'ouvrir un restaurant et achète un bâtiment qui abritait autrefois des bureaux. Le coût de l'immobilier, les rénovations nécessaires pour rendre l'espace adapté à un restaurant, aménagements et meubles, l'équipement de cuisine et les ordinateurs sont des dépenses en capital, amortissables sur des durées variables.

Salaires des serveurs, la nourriture et un abonnement à un logiciel de comptabilité sont considérés comme des dépenses de fonctionnement, tandis que des frais trimestriels pour un technicien de service pour maintenir un système de réfrigération sans rendez-vous en bon état de fonctionnement est une dépense de revenus, car il fait référence aux coûts de maintien d'un élément de capital en état de contribuer à la génération de revenus.

Dépenses en capital Dépenses de fonctionnement Recettes dépenses But Actifs destinés à profiter à l'entreprise pendant plus d'un an Coûts pour gérer les opérations quotidiennes Coûts pour générer des revenus et maintenir les actifs générateurs de revenus Répertorié comme Équipement ou propriété Coût d'exploitation Coût d'exploitation Quand il est comptabilisé Amorti sur la durée d'utilité du bien (en années) Mois ou année en cours Mois ou année en cours

Que sont les dépenses d'exploitation (OpEx) ?

Les dépenses d'exploitation sont des coûts permanents (dépenses ordinaires et nécessaires) pour les opérations quotidiennes nécessaires à l'exploitation de l'entreprise. Ceux-ci peuvent inclure des services publics, louer, les salaires, impôts fonciers, les cotisations au régime de retraite et les voyages d'affaires, pour n'en nommer que quelques-uns.

Que sont les dépenses de revenus?

Les dépenses en revenus sont des dépenses à court terme qui sont effectuées pour générer des revenus. Le coût des marchandises vendues (COGS), également appelé coût des ventes ou coût des services, c'est combien il en coûte pour produire vos produits ou services. Les coûts de revient comprennent les dépenses directes en matériaux et en main-d'œuvre qui entrent dans la production de chaque bien ou service vendu.

Différences clés entre CapEx, Dépenses d'exploitation et de revenus

Les dépenses en capital sont des investissements destinés à être utilisés pendant une période prolongée supérieure à un an. Ces achats restent sur un bilan pour plusieurs périodes comptables. Les entreprises ont tendance à préparer un budget de dépenses en capital distinct pour refléter les coûts récupérés grâce à l'amortissement.

Par exemple, notre restaurateur pourrait amortir le coût des systèmes informatiques, tables et chaises et luminaires sur la durée de vie utile de ces actifs, qui peut aller de cinq à sept ans.

En revanche, Les dépenses d'exploitation et les revenus sont des dépenses nécessaires à l'exploitation d'une entreprise. Ils constituent la majeure partie des coûts permanents d'une organisation. Les achats d'OpEx seront utilisés dans la période comptable au cours de laquelle ils sont engagés.

Les dépenses de fonctionnement du restaurant peuvent inclure le coût des abonnements aux systèmes de point de vente, nourriture, articles en papier et boissons.

Notre chef a des entrepreneurs qui viennent périodiquement nettoyer les bacs à graisse et vérifier les niveaux de réfrigérant dans les walk-ins. Il s'agit de dépenses de recettes récurrentes.

Formule et calcul CapEx

Les achats de CapEx effectués au cours de l'année en cours sont normalement présentés dans le tableau des flux de trésorerie de l'entreprise. Le montant cumulé des CapEX et les amortissements cumulés associés sont normalement affichés au bilan de l'entreprise, et en soustrayant l'amortissement cumulé des achats de CapEx accumulés, on obtient le montant net des CapEx ou des immobilisations à tout moment. Le montant déprécié chaque année est comptabilisé dans le compte de résultat de la société.

Comment calculer les dépenses en capital

Le calcul des dépenses en capital comprend la localisation des biens de la période actuelle et précédente, installations et équipements (immobilisations corporelles) au bilan et les amortissements et dépréciations au compte de résultat - tout ce que vous avez à faire est de regarder les états financiers pour obtenir ces informations telles quelles, en effet, ce que font les états financiers.

Pour obtenir la valeur comptable nette des immobilisations, il vous suffit de regarder le bilan qui indique le total des immobilisations moins l'amortissement cumulé pour arriver aux immobilisations nettes ou à la valeur comptable nette. Le compte de résultat indiquerait la dotation aux amortissements comptabilisée au titre de l'exercice.

La formule d'évaluation d'une dépense en capital est la suivante :

Dépenses d'investissement =immobilisations corporelles (courantes) – immobilisations corporelles (antérieures) + amortissement

Exemple de CapEx

En 2019, le fournisseur de vêtements qui fournit des uniformes à notre restaurant a acheté de nouveaux ordinateurs et agrandi ses installations pour augmenter ses revenus.

Après avoir consulté le bilan et le compte de résultat, les informations nécessaires pour calculer le CapEx pour cette année sont les suivantes :

• PPE début 2019 :30 $, 000
• PPE à fin 2019 :40 $, 000
• Amortissement :10 $, 000

En prenant les valeurs ci-dessus, commencez par soustraire la valeur initiale des immobilisations corporelles (30 $, 000) de la valeur finale (40 $, 000). Cela équivaut à 10 $, 000 changement en immobilisations corporelles. Puis, ajouter l'amortissement (10 $, 000), ce qui donne 20 $, 000 dépenses en capital.

Que vous dit CapEx sur votre entreprise ?

Votre stratégie CapEx révèle combien votre entreprise investit dans des immobilisations nouvelles et existantes pour augmenter ou maintenir les revenus. Une plus grande image, il indique également avec quelle précision et avec quelle confiance les dirigeants pensent pouvoir prédire la demande future en utilisant les principes de planification de scénarios et de pondération des coûts d'opportunité par rapport aux avantages de la propriété.

L'augmentation des revenus et de la rentabilité est liée à des CapEx stratégiquement solides.

Par exemple, disons que notre restaurateur a acquis en 2019 un bâtiment adjacent et avait le choix entre acheter plus de meubles pour aménager l'espace en tant que salle à manger agrandie ou agrandir la cuisine avec des équipements spécialisés pour lancer un plat à emporter, activité de restauration et de plats cuisinés. Le chemin que notre chef a choisi compte beaucoup en 2020.

En outre, faire des choix intelligents sur l'opportunité de dépenser sur une base CapEx ou OpEx révèle l'efficacité de l'équipe financière d'une organisation en utilisant au mieux les fonds qui généreront le meilleur retour sur investissement.

Utilisation des dépenses en capital dans votre comptabilité

Les dépenses en capital sont des dépenses en espèces pour une période comptable spécifique, ils sont donc enregistrés dans un état des flux de trésorerie, qui se trouve sous les activités d'investissement. Ils sont également inscrits au bilan dans la rubrique immobilisations corporelles à l'actif.

Importance des dépenses en capital dans les entreprises

Comme indiqué, les dépenses en capital intelligentes aident les entreprises à se développer. Dans une perspective de planification financière à long terme, L'analyse CapEx aide les dirigeants à comprendre si un actif offre un taux de rendement attrayant. De cette façon, les entreprises peuvent équilibrer le maintien de l'équipement et des biens existants avec suffisamment de capital pour investir dans la croissance.

D'autres considérations importantes incluent :

• Coûts initiaux : Selon l'industrie, les dépenses en capital sont généralement plus coûteuses que l'acquisition de l'utilisation du même actif sur une base opérationnelle. Pensez à l'achat d'un véhicule de flotte plutôt qu'à la location ou à la signature d'un service de livraison sous contrat. Il est crucial de comprendre les avantages à long terme de posséder un actif.
• Irréversibilité : Une entreprise subira très probablement des pertes lorsqu'elle annule une dépense en capital. C'est parce que le marché des biens d'équipement a tendance à être pauvre, ce qui signifie que les actifs acquis sont probablement mieux utilisés par l'entreprise elle-même.
• Dépréciation: Une fois qu'un actif est utilisé, l'amortissement commence et peut entraîner une diminution des comptes d'actifs d'une organisation.

Les défis des CapEx

Les décisions concernant les dépenses en capital peuvent souvent être difficiles. Ils sont également essentiels au bien-être d'une entreprise.

Les trois principaux défis de la planification des CapEx sont :

• Imprévisibilité : Lorsqu'il s'agit d'investir dans des immobilisations, les prédictions ne sont pas garanties simplement parce que personne ne peut voir dans l'avenir. Bien que les entreprises puissent et devraient utiliser les principes de gestion des risques et l'assurance pour prévoir et compenser la possibilité de pertes potentielles liées aux immobilisations, il est impossible d'éradiquer l'incertitude.
• Problèmes de mesure : Quelques résultats des dépenses en capital, comme remonter le moral des employés, sont intangibles et ne seront donc pas comptabilisés dans un bilan. Et, il peut être compliqué de mesurer tous les coûts associés. Prenons l'exemple d'une camionnette de livraison :le salaire d'un chauffeur est OpEx, et cette dépense doit être considérée avec le carburant, l'assurance et les autres coûts pour décider s'il vaut mieux acheter que faire appel à un entrepreneur.
• Diffuser: Les avantages liés aux dépenses en capital sont généralement étalés sur une période plus longue et peuvent entraîner des problèmes lorsqu'il s'agit d'établir l'équivalence et l'estimation du taux d'actualisation. Simplement, les liquidités investies dans les biens d'équipement ne sont plus disponibles pour des opportunités potentiellement plus avantageuses.

Dépenses en capital Meilleures pratiques pour les entreprises

Une gestion de projet saine et une planification efficace sont nécessaires pour équilibrer efficacement la conservation des liquidités par rapport à l'investissement pour la croissance. Outre des prévisions et une planification de scénarios efficaces, voici cinq bonnes pratiques :

• Définissez à quoi ressemble le succès. Soyez clair sur des délais réalistes pour un retour sur investissements CapEx, la portée du projet et toutes les ressources d'exploitation nécessaires pour réaliser tous les avantages. Comment ce plan se classe-t-il en priorité par rapport à d'autres opportunités d'investissement ? Quelle est la justification commerciale du projet d'immobilisations?
• Créez des lignes de communication claires. Dans les grandes entreprises, plusieurs ministères peuvent être impliqués dans des projets d'immobilisations. Comment allez-vous rassembler les informations critiques dans un tableau de bord et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les résultats commerciaux attendus et la réalisation de la valeur attendue pour l'entreprise ?
• Utilisez un modèle d'analyse de rentabilisation normalisé pour les projets d'immobilisations potentiels : Chaque proposition d'investissement doit être accompagnée d'une analyse approfondie expliquant son mérite. Une analyse de rentabilisation doit identifier les sources de valeur en incluant une justification détaillée et une explication des alternatives, accompagné d'un calcul du rendement attendu ou du bénéfice qualitatif, Horaire, contexte et risque.
• Regardez les options de financement. Décider d'acheter une immobilisation avec des fonds existants ou via un prêt nécessite une analyse financière autour des taux d'intérêt, dette contractée et combien de temps l'actif en question se déprécie.
• Incluez des « et si » au cas où les circonstances changeraient. Est-ce un type de dépense « à faire » ? comme l'achat d'un immeuble qu'un propriétaire indique que vous devrez autrement quitter ? Ou s'agit-il plutôt de croissance ou d'un nouveau secteur d'activité ? Pouvez-vous réduire et atteindre la plupart des objectifs ? Cette détermination aidera à déterminer si l'organisation peut décider de débrancher et de subir une perte sur un projet si la réalité du marché et/ou la santé fiscale de l'entreprise changent.
• Un logiciel de comptabilité peut aider votre entreprise à rationaliser les dépenses en capital. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité fiable pour gérer les dépenses en capital permet de réduire le risque d'erreur. Par exemple, manquer des déductions pour amortissement peut être coûteux, tout comme le déclenchement d'un audit IRS.