Top 13 des erreurs de paie des petites entreprises et comment les éviter

La gestion de la paie est l'une des fonctions les plus importantes pour une entreprise en pleine croissance. Mais c'est aussi étonnamment complexe, et il est facile de faire des erreurs qui peuvent avoir des conséquences coûteuses et douloureuses.

Les erreurs courantes de paie incluent la classification erronée des travailleurs, calcul incorrect des salaires, impôts ou déductions, et la mauvaise gestion des indemnisations pour les blessures liées à la formation ou au travail. Cet article couvrira certaines des erreurs que les petites entreprises commettent souvent et comment les éviter.

Que se passe-t-il si vous faites une erreur de paie ?

Les erreurs de paie peuvent entraîner des pénalités financières importantes, ainsi que des poursuites et des audits. Vous pouvez faire l'objet d'une enquête de l'IRS ou du département américain du Travail, ainsi que les agences étatiques et locales. Et si vos erreurs impliquent un calcul incorrect des salaires ou un impact négatif sur les employés, ils peuvent endommager le moral de la main-d'œuvre, ce qui entraîne d'autres problèmes tels qu'une baisse de productivité.

Il peut s'agir d'oublis innocents. Les petites entreprises sont confrontées à de nombreux défis liés à la paie. Mais cela ne change rien au fait que les erreurs de paie perturbent les affaires et causent des dommages durables, les organisations doivent donc faire tout leur possible pour les éviter. Et pour ce faire, ils doivent être conscients des erreurs les plus courantes qu'ils sont susceptibles de commettre.

Principaux problèmes et erreurs de paie

Voici 13 des erreurs de paie les plus courantes des petites entreprises et comment votre entreprise peut les éviter.

1. Ne pas classer correctement les travailleurs. Il y a deux classifications principales à considérer avec votre personnel :si les travailleurs sont des entrepreneurs indépendants ou des employés, et si les employés sont exemptés ou non en vertu de la Fair Labor Standards Act (FLSA).

   Il peut parfois être difficile de déterminer si un travailleur doit être classé comme un employé ou un entrepreneur. Le ministère du Travail (DOL) propose un guide en six étapes pour vous aider à déterminer la désignation correcte, mais parmi les facteurs décisifs, il y a la durée pendant laquelle quelqu'un travaille pour l'entreprise, s'ils utilisent leur propre équipement et qui détermine leur horaire. Alternativement, vous pouvez remplir le formulaire SS-8 pour demander à l'IRS de le déterminer pour vous. Il est important d'avoir une bonne classification :les employés peuvent avoir droit au salaire minimum et aux heures supplémentaires, alors que les entrepreneurs ne le sont pas. Si quelqu'un est un employé, vous devez payer la part des charges sociales de l'employeur et retenir l'impôt sur le revenu sur leurs chèques de paie. Une mauvaise classification pourrait entraîner des pénalités en plus de la nécessité de rembourser tout impôt avec intérêts.

   Les travailleurs qui sont exemptés de la FLSA n'ont pas droit à certaines des protections de la loi. Par exemple, ils ne sont pas légalement tenus de recevoir une rémunération pour les heures supplémentaires. Les employés exonérés comprennent généralement les cadres et certains autres employés salariés, mais vous devriez examiner attentivement les directives du DOL avant de prendre une décision.

2. Mauvais calcul du salaire des heures supplémentaires. En général, la FLSA oblige les entreprises à indemniser les employés non exonérés à 1,5 fois (temps et demi) leur taux de rémunération standard s'ils travaillent plus de 40 heures par semaine. Mais certains États imposent des exigences supplémentaires qui peuvent remplacer la loi fédérale. En Alaska, Californie et Nevada, par exemple, les employeurs doivent payer les heures supplémentaires si les employés travaillent plus de huit heures par jour. Comprendre vos lois locales est crucial pour éviter les pénalités, l'intérêt, les arriérés et les poursuites potentielles.

3. Payer des taux d'imposition incorrects. Les erreurs fiscales sont l'une des erreurs de paie les plus courantes. C'est parce que les charges sociales sont compliquées et qu'elles changent fréquemment. Votre entreprise peut être soumise à des Etat, et impôts fédéraux, et vous devez garder une trace des changements à chaque niveau. Par ailleurs, les obligations fiscales peuvent différer pour les employés qui vivent dans des juridictions différentes.

4. Exécution de la paie en retard. Les employés comptent sur leurs chèques de paie à temps pour pouvoir payer leurs propres factures. Payer en retard peut éroder la confiance des employés et entraîner des problèmes avec les autorités de l'État. Il est donc important de surveiller les flux de trésorerie afin d'avoir suffisamment de fonds pour payer les employés rapidement le jour de la paie. L'automatisation de la paie avec un logiciel ou un service externalisé peut aider. Si des problèmes surviennent, informez les employés dès que possible afin qu'ils puissent planifier en conséquence.

5. Payer des montants incorrects. Les employés sous-payés sont peut-être plus courants que vous ne le pensez :en 2019, le DOL a collecté 322 millions de dollars de salaires dus aux travailleurs. Si vous constatez que vous avez sous-payé un travailleur, il est préférable de rectifier les erreurs immédiatement pour maintenir une relation positive et éviter les réclamations potentielles et les dommages à la réputation. Il est important de conserver une documentation claire du problème et de sa résolution.

   Surpayer un employé peut être un problème plus compliqué à résoudre. De nouveau, des dossiers clairs et complets sont essentiels. Personne ne veut entendre qu'il doit rembourser son employeur, mais montrer aux employés une preuve claire de l'erreur peut aider. Si le trop-payé est important, il est conseillé de conclure un accord avec l'employé pour récupérer l'argent via une somme forfaitaire ou de petits versements.

6. Mauvaise planification des vacances. Il est crucial de planifier ses vacances et de le faire bien à l'avance. Vous devrez informer les employés de toute fermeture à l'avance. En vertu de la loi fédérale, vous n'êtes pas tenu de fournir des congés payés ou de payer des heures supplémentaires aux employés s'ils travaillent ces jours fédéraux, bien que de nombreuses entreprises choisissent de le faire. Mais en tout cas, c'est une bonne idée de publier les horaires de vacances bien à l'avance et d'être clair sur tout changement associé à la paie.

   Notez que si un jour de paie régulier est un jour férié, les employés payés par dépôt direct ne recevront leur paiement que le lendemain. Pour s'assurer que les employés sont payés à temps et ont l'argent dont ils ont besoin quand ils en ont besoin, vous devrez planifier le paiement un jour ouvrable plus tôt.

7. Ne pas payer dans la période de paie minimale. La plupart des États ont des lois qui déterminent la fréquence minimale de paiement des employés, comme hebdomadaire, bimensuel ou mensuel; dans certains états, comme la Californie, la fréquence minimale dépend de l'occupation. Le non-respect des exigences de votre état peut entraîner des amendes et éventuellement des poursuites judiciaires pour les employés. Le DOL fournit un tableau qui énonce clairement les exigences dans chaque État.

8. Confondre la masse salariale brute par rapport à la masse salariale nette. Il est important de faire la distinction entre la masse salariale brute et la masse salariale nette et de calculer les coûts de votre entreprise en conséquence. La masse salariale brute fait référence aux salaires gagnés par tous les employés avant impôts et déductions. Pour déterminer les coûts salariaux totaux de votre entreprise, vous devrez également prendre en compte la contribution de l'employeur aux charges sociales et à tous les avantages. La masse salariale nette est le montant perçu par les employés, après déductions pour le fédéral, Etat, et impôts locaux, ainsi que toute autre retenue obligatoire ou facultative.

9. Ne pas payer les employés non exonérés pour des choses comme la formation. En général, vous devez payer les employés non exonérés pour les heures qu'ils consacrent à la formation liée au travail ou à d'autres activités telles que la participation à des conférences et à des réunions. Cela comprend le temps consacré à la formation en ligne liée à l'emploi, même s'il est effectué en dehors des heures normales de travail. En vertu de la LSF, pour une activité ne pas être considéré comme faisant partie des heures travaillées, il doit être volontaire, non lié à l'emploi, pas effectué simultanément avec d'autres travaux et avoir lieu en dehors des heures normales.

10. Ne pas tenir les registres de paie. Ne pas tenir des registres exacts des employés et des salaires peut entraîner des audits et des amendes substantielles. Notez que l'IRS a infligé aux entreprises un total de 13,7 milliards de dollars en 2019 pour ne pas avoir respecté les lois sur les charges sociales. L'IRS exige que vous teniez des registres pour tous les employés, y compris des informations telles que les montants et les dates de tous les salaires et des copies des formulaires de retenue d'impôt W-4. En outre, la FLSA exige que vous conserviez des informations encore plus détaillées pour tous les employés non exemptés, y compris les heures travaillées. Pour se conformer à la FLSA, vous devez conserver ces dossiers pendant au moins trois ans.

11. Ne pas payer pour le temps passé à se remettre de blessures. La plupart des employeurs sont tenus par la loi de l'État de souscrire une assurance contre les accidents du travail, qui paie une partie du salaire régulier d'un employé s'il s'absente du travail pendant qu'il se remet d'une blessure ou d'une maladie liée au travail. En outre, en vertu de la FLSA, un employeur est tenu de rémunérer les employés pour le temps qu'ils passent à attendre et à recevoir des soins médicaux dans leurs locaux de travail ou à la demande de l'employeur.

12. Ne pas se tenir au courant des lois sur la paie. De nombreuses lois—au fédéral, niveau étatique et local :définissez des règles sur la façon dont vous employez des personnes et les rémunérez. En plus de la FLSA, les principales lois fédérales comprennent :

    • La loi sur le congé familial et médical (FMLA), qui donne aux employés admissibles jusqu'à 12 semaines de congé sans solde pour des raisons familiales et médicales.
    • Les lois sur l'égalité des chances en matière d'emploi telles que la loi sur les droits civils, qui interdit de nombreuses formes de discrimination, et la loi sur l'égalité de rémunération, qui exige que les femmes reçoivent un salaire égal à celui des hommes pour un travail égal.
    • La Loi sur la sécurité et la santé au travail (OSHA), qui est conçu pour assurer la sécurité au travail.

    Lorsque vous dirigez une petite entreprise, il peut être difficile de se tenir au courant de toutes les lois pertinentes, surtout si vous n'avez pas d'expertise RH et juridique dédiée. Il peut être utile de rejoindre des associations professionnelles qui suivent les lois liées à votre industrie.

13. Oublier d'apposer une signalétique droit du travail. Par la loi, vous devez afficher des avis qui informent les employés de leurs droits. Par exemple, le DOL exige que l'employeur affiche les dispositions de la FMLA et de la FLSA et les étapes qu'un employé doit suivre pour déposer une plainte. Pour aider à cela, le DOL vous indique les affiches dont vous aurez besoin et vous permet de les commander gratuitement.

Évitez les erreurs et les problèmes de paie avec le logiciel de paie

Les logiciels de paie peuvent réduire considérablement les risques d'erreurs de paie en automatisant les calculs complexes, les déclarations de revenus et les paiements des employés. Il devrait appliquer automatiquement la dernière version fédérale, impôts nationaux et locaux, vous soulageant des maux de tête et des risques d'essayer de suivre les changements dans les réglementations fiscales et du travail. Il peut automatiser le processus de tenue des registres de paie comme l'exige la loi.

La sélection d'un logiciel de paie faisant partie d'une suite intégrée d'applications commerciales peut simplifier la comptabilité en mettant automatiquement à jour le grand livre et en gérant les rapprochements. Cette connectivité permet également des rapports et des analyses plus rapides basés sur des données en temps réel. Cela permet également aux entreprises d'éviter les intégrations, qui sont coûteuses et présentent des risques supplémentaires, et leur donne une ressource d'assistance unique s'ils rencontrent des problèmes.

La tâche complexe de la gestion de la paie présente de nombreux pièges potentiels. Pour de nombreuses petites entreprises, il est difficile de garder un œil sur les exigences changeantes et de s'assurer que vous gérez correctement chaque aspect de la paie, à chaque fois. Un logiciel de paie peut alléger une grande partie du fardeau en se tenant automatiquement au courant de l'évolution des réglementations et en veillant à ce que vous payiez les employés avec précision et à temps.