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Impôts sur les salaires des petites entreprises :comment les calculer et comment les retenir

Il est gratifiant que votre petite entreprise fasse travailler les gens, mais gérer le processus qui paie leurs salaires est un défi financier majeur. Toujours, la gestion de la masse salariale – et des charges sociales en particulier – est importante et nécessaire. Une mauvaise gestion des charges sociales peut vous amener à perdre des employés ou même à faire face à des problèmes juridiques, il est donc crucial de comprendre vos obligations, les meilleures pratiques pour minimiser les coûts et vers qui se tourner pour obtenir de l'aide et des idées.

Que sont les impôts sur les salaires des entreprises ?

Les charges sociales de base comprennent les impôts sur le revenu, Loi fédérale sur les cotisations d'assurance, mieux connu sous le nom de FICA, et la Loi fédérale sur l'impôt sur le chômage, ou FUTA. Tous les employés permanents doivent remplir le formulaire W-4 de l'Internal Revenue Service (IRS), dire à un employeur combien d'impôts sur les salaires à retenir sur leurs chèques de paie en fonction du statut de dépôt et des personnes à charge.

Les employés doivent avoir la possibilité de mettre à jour leurs W-4 chaque année pour s'assurer que les montants appropriés sont retenus.

  • Taxe fédérale sur le revenu la retenue est déterminée en utilisant les informations que les employés ont partagées sur le formulaire W-4 et les tableaux de retenue dans le formulaire IRS 15, Guide fiscal de l'employeur.
  • Revenu de l'État, taxes locales et autres , le cas échéant, sont déterminés par un formulaire d'État W-4 ou par le formulaire fédéral. Notez que tous les États n'ont pas d'impôt sur le revenu.
  • FICA englobe les cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie.
  • FUTA collecte des fonds alloués par la suite aux États et versés aux chômeurs éligibles.
  • Taxes sur l'assurance invalidité doit être payé par les employeurs en Californie, Hawaii, New Jersey, New York, Rhode Island et Porto Rico.

Gardez à l'esprit que l'IRS utilise le terme « impôt sur l'emploi » plutôt que le terme plus général « taxe sur les salaires ».

Quels sont les taux d'imposition sur les salaires pour 2020?

Le FICA est une responsabilité partagée; le taux d'imposition actuel de la sécurité sociale est de 6,2% pour l'employeur et de 6,2% pour le salarié, ou 12,4 % au total jusqu'à 137 $, 700 des revenus des employés. Le montant versé sur les comptes de sécurité sociale des employés au cours de leur carrière professionnelle détermine la prestation de sécurité sociale qu'ils reçoivent en tant que retraités ou les prestations que les familles reçoivent en cas de décès du salarié.

Medicare est financé par un paiement de 1,45 % de l'employeur et une retenue de 1,45 % de l'employé, ou 2,9 % des gains totaux. Si les employés gagnent plus qu'un montant seuil en fonction du statut de dépôt, ils doivent payer un supplément de 0,9% pour cent.

FUTA est payé uniquement par les employeurs; cet impôt ne peut pas être déduit du salaire des employés. Le taux d'imposition FUTA 2020 de 6% est appliqué sur les 7 premiers $, 000 employés gagnent. Les entreprises utilisent le formulaire IRS 940 pour déclarer l'impôt FUTA payé et, s'ils ont payé les impôts sur le chômage de l'État dans leur intégralité et à temps, peut être admissible à un crédit d'impôt fédéral pouvant aller jusqu'à 5,4 %.

Le non-paiement de l'impôt fédéral à temps expose votre entreprise à de lourdes amendes et pénalités, il est donc essentiel de respecter vos obligations en calculant avec précision le montant des charges sociales que vous devez et en les payant dans les délais impartis par l'IRS.

Quelles sont vos obligations fiscales en tant que petite entreprise ?

Les charges sociales fédérales sont « pay-as-you-go, », ce qui signifie que les impôts doivent être payés au fur et à mesure que les revenus sont perçus tout au long de l'année. Les employés ont l'état, impôts locaux et fédéraux retenus sur leurs chèques à chaque période de paie.

En tant que propriétaire d'entreprise, vous devez conserver les relevés d'impôts sur l'emploi pendant au moins quatre ans et les mettre à la disposition de l'IRS sur demande. Vos dossiers doivent inclure les éléments ci-dessous.

Liste de contrôle des documents fiscaux de l'emploi de l'IRS

Liste de contrôle des documents fiscaux de l'emploi de l'IRS Vous y êtes Noms, adresses, SSN et professions des employés et des bénéficiaires de paiements Montants et dates de tous les salaires, versements de rente et de pension Toute copie des formulaires W-2 et W-2c par les employés qui vous est retournée comme non livrable Montants des pourboires qui vous sont rapportés par vos employés qui reçoivent des pourboires Dates d'embauche pour chaque employé Registres des avantages sociaux et des remboursements de dépenses fournis à vos employés, y compris les enregistrements/reçus de T&E Périodes pendant lesquelles les employés et les bénéficiaires ont été payés pendant leur absence en raison d'une maladie ou d'une blessure et le montant et le taux hebdomadaire des paiements que vous ou des tiers payeurs leur avez versés La juste valeur marchande des salaires en nature, tels que des biens ou des services au lieu d'espèces Copies des déclarations produites et des numéros de confirmation. Copies des attestations de retenue d'impôt sur le revenu des employés et des bénéficiaires (formulaires W-4, W-4P, W-4(SP), W-4S, et W-4V) Dates et montants des acomptes fiscaux que vous avez effectués et numéros d'accusé de réception des acomptes effectués par EFTPS Enregistrements des pourboires attribués, C'est, pourboires supplémentaires que vous versez à un employé

Que sont les travailleurs imposables?

Typiquement, les travailleurs imposables sont les employés que votre entreprise dirige et contrôle dans l'exécution de leur travail. Les employés de tous les États sont soumis à des taxes sur les salaires, et les employeurs doivent déduire toutes les taxes applicables des chèques de paie des employés et remettre régulièrement les portions de l'employeur et de l'employé.

Les citoyens américains employés dans une possession ou un territoire américain sont généralement soumis à des taxes sur les salaires, à l'exception de certains fournisseurs de services exonérés.

Les employés contractuels paient leurs propres impôts en fonction des revenus que vous déclarez sur le formulaire IRS 1099.

Que sont les salaires imposables ?

Le salaire imposable comprend la rémunération du travail effectué et comprend le salaire, des astuces, bonus, paiements en nature, commissions de vente et cadeaux. Les employeurs utilisent le formulaire IRS W-2 pour déclarer ces montants aux employés et le formulaire IRS W-3 pour déclarer le formulaire W-2 à la Social Security Administration.

Pour ceux qui ont peut-être mis à pied des employés, rappelez-vous que les indemnités de licenciement sont considérées comme des salaires et sont soumises aux taxes de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie, retenue d'impôt sur le revenu et FUTA.

Que faire si je ne peux pas payer mes charges sociales ou si je les paie en retard ?

L'IRS s'attend à ce que toutes les charges sociales soient déposées à des dates spécifiques chaque année, soit mensuellement ou bihebdomadaire, et impose des pénalités si les employeurs ne respectent pas ces délais, jusqu'à 10 % si les paiements sont en retard de plus de 16 jours.

L'une des pénalités les plus sévères de la loi fiscale est appelée « pénalité de 100 pour cent ». Si vous êtes responsable du versement des impôts fédéraux d'une entreprise, qui ont été retenus sur les chèques de paie des employés, et que vous ne le faites pas, vous pouvez être tenu personnellement responsable de 100 pour cent du montant impayé. Si vous êtes à court de fonds, il existe de meilleures façons de faire face aux problèmes de trésorerie que de court-circuiter l'oncle Sam.

Une petite entreprise peut-elle faire sa propre paie ?

Les grandes entreprises ont généralement du personnel dédié pour gérer la paie. Les petites et moyennes entreprises ne peuvent généralement pas se le permettre. Alors comment se débrouillent-ils ?

Certains se tournent vers un logiciel de paie en ligne et des services de paie pour gérer l'ensemble du processus, y compris le calcul des salaires et des impôts et le paiement des employés par dépôt direct ou chèque. Ces services facturent généralement des frais mensuels.

Pour les petites entreprises qui décident de gérer elles-mêmes la paie au lieu d'utiliser un service, quelqu'un doit « posséder » le processus de paie, car sa mise en place et sa gestion nécessitent un travail et une expertise considérables. Dans de nombreux cas, cette tâche incombera à un comptable, soit en interne, soit sous contrat.

Quelle que soit la manière dont vous choisissez de procéder, assurez-vous que votre expert financier interne ou votre fournisseur de services reste au courant de l'évolution des lois.

4 étapes du processus de paie

Le processus de paie comprend quelques étapes, qui doit être documenté et répété à chaque période de paie :

  1. Enregistrez les salaires. Aucune heure n'est collectée pour traiter la paie chaque semaine pour les employés salariés, alors enregistrez les salaires, déterminer la fréquence de paie et percevoir les heures.
  2. Recueillir la documentation des heures travaillées. Cela pourrait provenir des feuilles de temps, un tableur manuel ou un logiciel de suivi du temps.
  3. Calculer les gains et les déductions. La retenue est basée sur la façon dont les employés ont rempli leurs formulaires W-4 fédéraux et d'État. (Voir « Comment calculer la retenue, " ci-dessous.) L'assistant de retenue d'impôt sur le revenu de l'IRS calcule les retenues d'impôt fédéral sur le revenu à chaque période de paie et est utile si vous n'utilisez pas de système de paie automatisé.
  4. Payez vos employés. Les méthodes de paiement des employés comprennent les espèces, chèque papier, dépôt direct ou carte de paiement. Les cartes de paiement fonctionnent de la même manière que les cartes de débit ; le jour de la paie, les fonds sont chargés sur la carte, que les employés peuvent utiliser pour effectuer des achats ou des retraits à un guichet automatique.

Comment calculer la retenue

Le formulaire IRS W-4 que les employés remplissent lors de l'intégration contient une feuille de calcul pour les aider à déterminer la retenue à la source. En outre, les employés peuvent utiliser l'estimateur de retenue d'impôt de l'IRS pour effectuer des contrôles W-4 chaque année. C'est important de le faire, surtout si les lois fiscales changent ou si les circonstances changent, comme la naissance d'un enfant ou la perte de l'emploi d'un conjoint.

Une retenue trop faible pourrait entraîner des factures d'impôt ou des pénalités imprévues, trop leur prend de l'argent inutilement.

L'impôt sur le revenu de l'État est distinct de l'impôt fédéral. Les États peuvent exiger que les employés remplissent les formulaires W-4 de l'État ; cependant, L'IRS W-4 peut être utilisé pour calculer la retenue d'impôt sur le revenu d'État et/ou locale au lieu d'autres formulaires disponibles. Notez que neuf états n'ont pas d'impôt sur le revenu :l'Alaska, Floride, Nevada, New Hampshire, Dakota du Sud, Tennessee, Texas, Washington et Wyoming—et encore, considérer l'impôt local sur le revenu.

4 étapes pour calculer les charges sociales FICA

Le calcul des charges sociales FICA comprend quatre étapes :

  1. Calculer le prélèvement social. Multiplier le salaire brut de chaque salarié pour la période de paie par le taux de prélèvement de la Sécurité sociale (6,2%).
  2. Calculer la retenue d'assurance-maladie. Multipliez le salaire brut de chaque employé par le taux d'imposition de Medicare (1,45 %). Si les revenus de l'employé dépassent les seuils, déduire 0,9% supplémentaire.
  3. Soustrayez ces montants - FICA - du salaire brut de l'employé.
  4. Faites correspondre ces montants avec la contribution de l'employeur et versez l'impôt FICA total au gouvernement fédéral en utilisant le formulaire 941.

Vous devez vous inscrire au Système de paiement électronique de l'impôt fédéral (EFTPS) pour effectuer votre paiement.

Impôts fédéraux vs. État

Ce tableau résume les obligations fiscales fédérales et étatiques pour les employeurs et les employés.

Type de taxe Comment calculer Taxe fédérale sur le revenu L'assistant de retenue d'impôt sur le revenu de l'IRS calcule les retenues d'impôt fédéral sur le revenu à chaque période de paie, sur la base des formulaires IRS W-4 des employés, si vous n'utilisez pas de système de paie automatisé. Impôt fédéral de sécurité sociale L'employeur déduit 6,2 % jusqu'à 137 $, 700 du salaire brut des salariés et abonde ce montant avec une cotisation de 6,2 %. Taxe fédérale sur l'assurance-maladie L'employeur prélève 1,45 % du salaire brut des employés, plus un supplément de 0,9 % des gains qui dépassent 200 $, 000 ; l'employeur cotise 1,45 % du salaire brut. Impôt fédéral sur le chômage (FUTA) Le taux d'imposition FUTA 2020 de 6% est appliqué sur les 7 premiers $, 000 employés gagnent. Les entreprises peuvent être éligibles à un crédit d'impôt fédéral pouvant aller jusqu'à 5,4% si elles ont payé les impôts sur le chômage de l'État dans leur intégralité et à temps. Impôt sur le revenu de l'État Les agences fiscales de l'État publient des tableaux annuels pour déterminer le montant de l'impôt à retenir sur chaque chèque de paie en fonction des revenus bruts de l'employé, statut de dépôt, nombre d'exemptions et fréquence de paie. Tous les États n'ont pas d'impôt sur le revenu, comme indiqué ci-dessus. Assurance invalidité de l'État (SDI) SDI est payé par les employeurs en Californie, Hawaii, New Jersey, New York et Rhode Island. Le taux d'imposition et le seuil des revenus bruts auxquels il s'applique varient d'un État à l'autre.

Dépôt et déclaration de vos impôts sur l'emploi

Tous les dépôts d'impôt fédéraux — impôt sur le revenu, FICA et FUTA—doit être effectué par transfert électronique de fonds (EFTPS).

Impôt fédéral sur le revenu et FICA : Il existe deux calendriers de dépôt, mensuel et bihebdomadaire, et avant le début de chaque année civile, les entreprises doivent déterminer celui qu'elles sont tenues d'utiliser. Ceci est déterminé par le total des impôts à payer déclarés sur le formulaire 941. Notez que les horaires de dépôt et de déclaration des impôts ne sont pas les mêmes.

Les entreprises qui ont déclaré 50 $, 000 000 ou moins dans l'assujettissement à l'impôt pour les quatre trimestres précédents doivent déposer des impôts mensuellement. Les entreprises qui ont déclaré plus de 50 $, 000 000 de taxes pour les quatre trimestres précédents doivent être déposés toutes les deux semaines (deux fois par mois). Selon l'IRS, les employeurs sur l'un ou l'autre calendrier peuvent déclarer leurs dépôts trimestriellement ou annuellement en remplissant le formulaire 941 ou le formulaire 944.

FUTA : Dépôt des paiements FUTA trimestriellement, au plus tard le dernier jour du premier mois qui suit la fin de ce trimestre. Par exemple, si le trimestre se termine le 31 mars déposer des fonds au plus tard le 30 avril. Déclarez les paiements sur le formulaire 940.

Dates d'échéance de la déclaration d'impôt sur l'emploi

Les dates limites suivantes concernent le dépôt des informations fiscales de vos employés permanents.

Avant le 31 janvier :

  • Formulaire de dépôt 940, Déclaration d'impôt fédérale annuelle sur le chômage (FUTA) de l'employeur. Si vous avez déposé la totalité de la taxe FUTA à l'échéance, l'IRS vous donne 10 jours civils supplémentaires pour déposer.
  • Classer la copie A de tous les formulaires papier W-2, Déclaration de salaire et d'impôt, avec le formulaire W-3, Transmission des déclarations de salaires et d'impôts, ou déposer les formulaires électroniques W-2 auprès de la Social Security Administration (SSA) pour déclarer les salaires, pourboires et autres indemnités versées aux employés.

Avant le 30 avril, 31 juillet 31 octobre, et 31 janvier (pour le quatrième trimestre de l'année civile précédente) :

  • Formulaire de dépôt 941, Déclaration de revenus fédérale trimestrielle de l'employeur. Si vous avez déposé toutes les taxes à l'échéance, vous disposez de 10 jours civils supplémentaires pour produire la déclaration.

Gérer les charges sociales avec un logiciel de paie

Les fournisseurs de logiciels de paie peuvent simplifier le processus en proposant un moteur de calcul de la paie et des rapports. Mais ils offrent également un service complet, et ils déposeront et paieront toutes les taxes liées à la paie pour vous afin de réduire les risques de pénalités et d'amendes. Ils vous permettent également d'imprimer des chèques localement, apporter un soutien aux salariés multi-états, et gérer les déclarations de revenus de fin d'année pour vos employés et sous-traitants.