Guide d'analyse financière pour les petites entreprises

A la recherche d'un analyste financier, une petite entreprise a publié une liste à la recherche d'une personne qui pourrait travailler avec l'équipe des finances pour créer des rapports financiers, analyser les données, examiner les coûts et préparer des états financiers mensuels. Les tâches du poste comprennent l'analyse et l'interprétation des données financières pour examiner les performances financières passées et influencer positivement les « probabilités financières futures ».

La personne comparerait les résultats réels aux budgets et aux prévisions pour déterminer le rendement financier. Ils examineraient régulièrement les coûts et effectueraient une analyse de projet, développer des rapports de prévision et créer des calendriers financiers utilisés dans les revues opérationnelles mensuelles et les processus de budgétisation et de prévision. Et ils combineraient les données financières et opérationnelles historiques avec d'autres données non structurées tout au long de celle-ci.

Cette description de poste fournit une excellente introduction à ce que l'analyse financière implique pour une petite entreprise.

Qu'est-ce que l'analyse financière?

Comme le suggère la description de poste, l'analyse financière est la pratique d'examiner les performances financières passées, comparer les budgets aux résultats réels et exécuter des prévisions financières pour fournir aux petites entreprises les données dont elles ont besoin pour prendre des décisions éclairées. Cet exercice aide une entreprise à comprendre où elle se situe financièrement lorsqu'elle planifie l'avenir à court et à long terme.

Bases de l'analyse financière pour les petites entreprises

Idéalement, les petites entreprises devraient analyser leurs finances chaque semaine. Il existe un lien étroit entre les chefs d'entreprise surveillant et comprenant la santé financière de leur entreprise et le succès, entreprises en croissance. Une étude de la Réserve fédérale a noté 78% et 92% des entreprises avec une santé financière supérieure à la moyenne et excellente, respectivement, avait un revenu annuel d'au moins 1 million de dollars. Quarante pour cent des entreprises en mauvaise santé financière, d'autre part, avait des revenus de moins de 100 $, 000.

En outre, l'étude a révélé que 90 % des organisations ayant une excellente santé financière établissent toujours un budget et ont un compte bancaire séparé pour la paie, contre seulement 5 % de ceux qui ont une mauvaise santé financière.

De quoi ai-je besoin pour effectuer une analyse financière?

Pour réaliser une analyse financière, une entreprise a besoin de toutes ses données historiques. Suivre tous les revenus, Paiements, dépôts, les factures et les notes de frais d'entreprise, car vous aurez besoin de ces informations pour créer des états financiers. Les états financiers les plus critiques comprennent le compte de résultat, bilan et tableau des flux de trésorerie, ainsi que des rapports sur les comptes débiteurs, rapports de comptes fournisseurs et rapports d'inventaire.

Inspectez soigneusement les chiffres sur ces déclarations pour repérer tout ce qui n'a pas de sens ou est anormal par rapport aux semaines/mois précédents. Cela pourrait signaler un problème ou révéler un changement que l'entreprise devrait apporter pour économiser de l'argent ou stimuler la croissance des ventes. Ces informations vous aideront à évaluer deux dimensions de la santé financière de l'entreprise (les marges et l'utilisation du capital) et serviront de base à de nombreuses autres mesures détaillées.

Pourquoi dois-je effectuer une analyse financière ?

L'étude de la Réserve fédérale indique que les petites entreprises financièrement saines ont quatre choses en commun :elles ont de solides connaissances et une solide expérience avec divers types de crédit, conserver un niveau plus élevé de soldes créditeurs inutilisés, établir un budget plus régulièrement et économiser de l'argent spécifiquement pour les obligations salariales.

Cette étude a montré qu'il existe une « corrélation directe entre la gestion financière et la santé financière des petites entreprises ». Être capable de comprendre un état financier et de prendre des décisions basées sur des chiffres peut faire la différence dans la capacité d'une entreprise à survivre et à croître. Les facteurs et les mesures à suivre dans une analyse incluent la rentabilité, cycle de trésorerie, exigences en fonds de roulement, actifs liquides/quasi liquides disponibles, crédit pour financer les opérations/l'expansion et la cote de crédit personnelle.

Composants clés pour l'analyse financière

La production d'états financiers précis à partir desquels travailler est la première étape d'une analyse financière solide. Chaque relevé fournit des informations qui peuvent être utilisées pour analyser la situation financière de l'entreprise. Quatre états dont chaque entreprise a besoin sont un compte de résultat, bilan, tableau des flux de trésorerie et état des bénéfices non répartis.

releve de revenue

Un état des résultats illustre le revenu net ou la perte nette de l'entreprise - si les dépenses dépassent les revenus, alors vous verrez une perte nette et vice versa. Ceci est mesuré en calculant les marges bénéficiaires, y compris la marge bénéficiaire brute, marge bénéficiaire d'exploitation et marge bénéficiaire nette. Évaluation du conseil d'administration, un cabinet de conseil basé au Royaume-Uni qui aide les conseils d'administration et les administrateurs à développer les meilleures pratiques en matière de gouvernance, dit que dans une entreprise financièrement solide, ces mesures ne devraient pas beaucoup changer d'une année à l'autre.

Pour trouver la marge bénéficiaire brute, une entreprise divise simplement le bénéfice brut par les ventes et multiplie ce nombre par 100.

Supposons que la boulangerie à biscuits « Chip Off the Old Block » a un bénéfice brut de 800 $ et 1 $, 000 de chiffre d'affaires ; la marge bénéficiaire brute est de 80 %. Cela signifie que les coûts directs de production de ses délicieuses friandises représentent 20 % du chiffre d'affaires, et il reste 80% pour couvrir les autres dépenses et distribuer les bénéfices aux parties prenantes. Des marges bénéficiaires brutes plus élevées sont bonnes - elles indiquent que l'entreprise convertit efficacement son produit en bénéfices.

Le deuxième chiffre à considérer est la marge bénéficiaire d'exploitation, ce qui est un bon indicateur de la rentabilité de l'entreprise grâce à son activité principale et de la qualité de sa gestion. La marge bénéficiaire d'exploitation est calculée en prenant le bénéfice avant intérêts et impôts ou EBIT (bénéfice brut - charges d'exploitation), en divisant cela par les revenus et en multipliant ce nombre par 100.

Si Chip Off the Old Block a un EBIT de 500 $ à partir de 1 $, 000 de chiffre d'affaires, la marge bénéficiaire d'exploitation est de 50 %. Cela signifie que 50% des revenus de l'entreprise sont disponibles pour payer les coûts non opérationnels. L'augmentation des marges d'exploitation peut indiquer une meilleure gestion et un meilleur contrôle des coûts au sein d'une entreprise.

Finalement, la marge bénéficiaire nette est une indication du succès global de l'entreprise. Une marge bénéficiaire nette plus élevée indique que l'entreprise convertit efficacement les ventes en bénéfices. La marge bénéficiaire doit être mesurée dans le contexte de l'industrie spécifique dans laquelle l'entreprise opère.

Pour calculer la marge bénéficiaire nette, divisez le bénéfice net par les ventes et multipliez le résultat par 100. Si Chip Off the Old Block a un bénéfice net de 400 $ et 1 $, 000 de chiffre d'affaires, la marge bénéficiaire nette est de 40 %. Cela signifie que pour chaque dollar de revenu, l'entreprise gagne 40 cents de profit.

Bilan

L'analyse des bilans peut indiquer dans quelle mesure l'entreprise utilise son capital, pourquoi l'entreprise peut-elle emprunter de l'argent et si cet emprunt est justifié.

Deux calculs complétés en utilisant les informations du compte de résultat et du bilan sont le pourcentage de rendement des actifs et le ratio de fonds de roulement. Le rendement des actifs est obtenu en divisant le bénéfice après impôt par le total des actifs et en multipliant ce nombre par 100.

Donc, si Chip Off the Old Block a réalisé un bénéfice net de 400 $ et a 10 $, 000 d'actifs, cela rendrait son rendement sur les actifs de 4%. Pour chaque dollar d'actif, il a gagné quatre cents de profit. L'entreprise peut ensuite comparer ce pourcentage à celui d'autres boulangeries avec l'efficacité avec laquelle elle convertit l'argent investi dans les actifs en bénéfices.

Un autre indicateur financier important est le ratio du fonds de roulement et ce qu'est ce ratio en pourcentage des ventes, par exemple. Le ratio de fonds de roulement et le fonds de roulement en pourcentage des mesures de vente montrent à quel point l'entreprise utilise son capital et ses liquidités.

Pour trouver le ratio de fonds de roulement, divisez simplement les actifs courants par les passifs courants. Un ratio inférieur à un est un signe avant-coureur de problèmes de trésorerie, tandis qu'un ratio d'environ deux indique une solide liquidité à court terme. Si Chip Off the Old Block a 10 $, 000 en actifs et 5 $, 000 au passif, son ratio de fonds de roulement est de 2.

L'entreprise peut mesurer à quel point elle utilise ce capital pour générer des ventes en évaluant le roulement du fonds de roulement. Vous pouvez calculer le roulement du fonds de roulement en prenant le chiffre d'affaires annuel net et en le divisant par le montant moyen du fonds de roulement pour la même année. Un ratio inférieur pourrait suggérer que l'entreprise ne fonctionne pas efficacement, mais il y a beaucoup de nuances dans ces chiffres et ils doivent être considérés dans le contexte de l'industrie.

État des flux de trésorerie

Pour mesurer la solvabilité, utiliser le tableau des flux de trésorerie. Le calcul des flux de trésorerie d'exploitation indiquera la facilité avec laquelle l'entreprise peut couvrir ses passifs courants. Pour trouver le ratio de trésorerie d'exploitation, prendre le total des flux de trésorerie d'exploitation sur le tableau des flux de trésorerie et le diviser par les passifs courants (comptes créditeurs, dette, autres passifs).

Si l'entreprise a 10 $, 000 d'actifs mais 5 $, 000 d'entre eux proviennent de la trésorerie d'exploitation, et 5 $, 000 au passif, son ratio de trésorerie d'exploitation est de 1. La société gagne 1 $ pour chaque dollar de passif. En général, un flux de trésorerie positif est une bonne chose, bien sûr. L'entreprise veut avoir suffisamment de liquidités pour couvrir ses dettes. Mais approfondir le tableau des flux de trésorerie peut faire la lumière sur certaines nuances importantes. Des flux de trésorerie d'investissement positifs et des flux de trésorerie d'exploitation négatifs peuvent être le signe de problèmes :l'entreprise peut vendre des actifs afin de payer ses dépenses d'exploitation, qui pourrait rapidement devenir insoutenable.

Les flux de trésorerie négatifs ne sont pas toujours mauvais, Soit. Un flux de trésorerie d'investissement négatif pourrait signifier que l'entreprise investit dans des immobilisations corporelles pour produire davantage de ses produits. La clé est de regarder tout l'argent entrant au cours de l'année - ce qui motive l'argent disponible, qu'est-ce qui absorbe de l'argent et les rentrées d'argent sont-elles plus importantes que les sorties d'argent ?

Calculer les prévisions de ventes

Avec des informations exactes de ces états financiers, l'entreprise peut réaliser l'une des prévisions les plus importantes :la prévision des ventes. Il permet à l'entreprise d'établir des liens entre les ventes et les dépenses qui indiquent comment prendre des décisions commerciales à l'avenir. Vous devez diviser les ventes en unités et prix par unité pour voir si le prix, volume ou les deux ont causé un écart entre les résultats attendus et les résultats réels.

Dans une simple prévision des ventes, Chip Off the Old Block multiplie le nombre de cookies vendus par le prix par cookie et examine comment cela a changé d'un mois à l'autre. Par exemple, à la Saint Valentin, il a vendu trois biscuits autant qu'en janvier. Cela aide l'entreprise à planifier les besoins d'inventaire, personnel et prix fixes.

Calculer les décaissements en espèces

Ces déclarations peuvent également donner aux petites entreprises une bonne idée du montant qu'elles devront dépenser, puis planifier en conséquence. Les décaissements en espèces se produisent lorsque les organisations utilisent des espèces ou des équivalents de trésorerie pour payer des dépenses telles que des matériaux, la main d'oeuvre, les frais généraux de fabrication (moins l'amortissement car ce n'est pas un flux de trésorerie) et d'autres coûts. Les décaissements en espèces sont enregistrés dans le grand livre général.

Pour les petites entreprises, l'analyse régulière des décaissements en espèces pourrait montrer des tendances significatives dans les paiements aux fournisseurs et peut aider à éviter les paiements en double ou les paiements en trop.

Par exemple, Chip Off the Old Block obtient sa farine de son fournisseur Sunflower. Les délais de paiement anticipés ont permis à l'entreprise d'économiser 5 % sur ses factures mensuelles. Mais en janvier, il n'a pas effectué le paiement en avance et a manqué de très bonnes conditions de paiement pour la farine supplémentaire qu'il commande pour la ruée de la Saint-Valentin de février.

État des bénéfices non répartis

L'état des bénéfices non répartis indique quelle part des bénéfices d'une entreprise reste dans l'entreprise et quelle part est distribuée aux parties prenantes. Un état des bénéfices non répartis indique le début des bénéfices non répartis pour l'année, revenu net, dividendes versés aux parties prenantes et solde de clôture des bénéfices non répartis.

Par exemple, un Chip Off the Old Block vient d'être lancé cette année et n'a eu aucun revenu, il a donc commencé avec un solde de 0 $. Il a fait 1 $, 000 de chiffre d'affaires. Il a versé 250 $ au propriétaire et au grand-père du propriétaire qui lui ont prêté l'argent pour démarrer l'entreprise. Cela signifie que les bénéfices non répartis pour l'année sont de 500 $.

État financier Qu'est-ce qui est inclus? Pourquoi c'est important? Exemple releve de revenue

• Revenu total
• Coût des biens/services vendus (COGS)
• Bénéfice brut (Total des revenus - COGS)
• Résultat d'exploitation (Bénéfice brut – Charges d'exploitation)
• Résultat net (Résultat d'exploitation +/– Produits et charges hors exploitation)

Les comptes de résultat montrent la rentabilité. Les chiffres aident l'entreprise à calculer des indicateurs de rentabilité importants, comme la marge bénéficiaire brute, marge bénéficiaire d'exploitation et marge bénéficiaire nette.

• Revenu =1 $, 000
• COGS =200 $
• Dépenses d'exploitation =300 $
• Dépenses hors exploitation =100 $
• Revenu hors exploitation =100 $

Bénéfice brut
1 $, 000 – 200 $ =800 $

Résultat d'exploitation
800 $ – 300 $ =500 $

Bénéfice net
500 $ + 50 $ – 50 $ =400 $ Bilan

• Les atouts
• Passifs
• Capitaux propres

En montrant ce qu'une entreprise possède et ce qu'elle doit aux autres, le bilan donne un aperçu de la santé financière globale d'une entreprise. Une fois qu'une entreprise a dépensé 1 $, 000 pour acheter des stocks, il a:

• Un atout sous forme d'inventaire supplémentaire
• Un passif de 1 $, 000 (paiement impayé)

État des flux de trésorerie

• Influx d'argent
• Sorties de trésorerie (dépenses d'exploitation)
• Autres sorties de trésorerie (Dépenses hors exploitation)

Le tableau des flux de trésorerie indique si l'entreprise dispose de suffisamment de liquidités pour couvrir ses obligations financières.

• Influx d'argent: 5 $, 000 en comptes débiteurs
• Les sorties de trésorerie: 2 $, 500 pour les fournitures, paie, impôts et publicité

Solde de trésorerie de fin
5 $, 000 – 2 $, 500 =2 $, 500 État des bénéfices non répartis

• Début des bénéfices non répartis pour l'année
• Revenu net, Dividendes versés aux parties prenantes
• Solde de clôture des bénéfices non répartis

L'état des bénéfices non répartis indique quelle part des bénéfices d'une entreprise reste dans l'entreprise et quelle part est distribuée aux parties prenantes.

• Une nouvelle entreprise sans revenus démarre avec un solde de 0 $.
• L'entreprise a fait 1 $, 000 de chiffre d'affaires.
• La société a versé 250 $ chacun à deux partenaires.

Des bénéfices non répartis
0 $ + 1 $, 000 – 500 $ =500 $

Comment utiliser les résultats de l'analyse financière

L'analyse de la Réserve fédérale sur les indicateurs de santé financière des petites entreprises indique que les dirigeants et les investisseurs ne devraient pas accorder trop de poids à la croissance des revenus en tant qu'indicateur de la santé financière. L'étude a également montré qu'une meilleure planification et gestion financière contribue à un meilleur score de santé financière. Discipline à creuser dans les chiffres et à analyser les métriques qui pointent vers la rentabilité, l'efficacité et la liquidité donneront aux petites entreprises les informations dont elles ont besoin pour prendre de bonnes décisions commerciales.

L'automatisation d'un plus grand nombre de processus comptables permet également à l'équipe financière d'accéder facilement aux données pour l'analyse financière. Les entreprises de toutes tailles ont augmenté leur automatisation comptable avec des logiciels au cours de la dernière année, avec les fonctions les plus probables automatisées dont la facturation, génération de rapports financiers, la collecte de données et le stockage et la conformité des documents.

Avoir des données précises pour créer des rapports financiers et faire des prévisions de ventes est la base d'une analyse financière solide pour aider l'entreprise à déterminer quand embaucher des personnes, acheter plus d'inventaire, réduire et plus encore.