6 bonnes pratiques de gestion des dépenses :le guide complet pour les directeurs financiers et les experts

Après la paie et les avantages sociaux des employés, les voyages et divertissements (T&E) sont la deuxième dépense contrôlable pour les entreprises. Cela permet de suivre les meilleures pratiques de gestion des dépenses - le processus et les technologies impliqués dans le remboursement des travailleurs pour les déplacements, hôtels, repas, divertissement et autres dépenses personnelles, un gros problème.

La gestion automatisée des dépenses peut simplifier le processus de soumission des rapports, minimiser la perte de documentation, réduire les erreurs et rembourser les employés plus rapidement. Toujours, la technologie doit être étayée par une politique. Lors de l'établissement des procédures régissant les notes de frais, les entreprises de toutes tailles doivent suivre les meilleures pratiques de l'industrie. L'IRS et les auditeurs n'attendent rien de moins.

Avantages du suivi et de la gestion efficaces des dépenses des employés

Vous avez probablement mis en place des lignes directrices pour les rapports de dépenses, mais ont-ils suivi le rythme de l'évolution des réalités commerciales ? Si non, il est temps de se rafraîchir. Lorsqu'ils plaident en faveur d'une telle initiative, Les directeurs financiers doivent souligner que les organisations qui suivent et gèrent efficacement les dépenses des employés peuvent :

• Profitez pleinement des déductions fiscales . En conservant la bonne documentation pendant la bonne période de temps, et s'assurer que toutes les déductions sont valides, les entreprises peuvent être sûres de pouvoir prendre toutes les déductions autorisées et d'avoir le bon niveau de déclaration pour l'IRS.
• Développer une budgétisation et des prévisions plus précises. Les frais de déplacement et de déplacement représentent une grande partie du budget de fonctionnement moyen d'une entreprise. Lorsque ces dépenses ne sont pas correctement suivies et traitées, qui peuvent interférer avec la capacité d'un directeur financier à établir avec précision un budget et des prévisions pour l'avenir.
• Gérer les dépenses. Ne pas savoir combien les gens dépensent lorsqu'ils sont sur la route (ou à la maison) pour travailler, il est difficile de gérer efficacement les flux de trésorerie. Grâce à une meilleure surveillance dans ce domaine, vous saurez non seulement qui dépense quoi, vous aurez également plus de contrôle sur ces dépenses, ce qui permet d'empêcher plus facilement les employés d'abuser du système.
• Minimisez la fraude sur les dépenses professionnelles. La fraude professionnelle comprend la surestimation des dépenses professionnelles, soumettre des dossiers frauduleux et d'autres abus qui peuvent être réduits grâce à une bonne surveillance, politiques et contrôles.

6 Meilleures pratiques de gestion des dépenses

Peut-être avez-vous déjà mis en place un plan de gestion des dépenses et avez-vous besoin d'une approche améliorée de ce processus métier essentiel. Ou, peut-être avez-vous fonctionné pendant des années sans plan bien pensé et êtes maintenant prêt à en développer un à partir de zéro. Quelle que soit l'extrémité du spectre sur laquelle se trouve votre entreprise, ces meilleures pratiques vous aideront à développer une approche efficace de gestion des dépenses.

1. Politique de dépenses

L'un des meilleurs moyens de contrôler les dépenses des employés consiste à mettre en œuvre une politique de gestion des dépenses que tout le monde dans l'organisation doit suivre. Votre politique doit décrire exactement ce qui est et n'est pas une dépense approuvable sur la base des réglementations à jour de l'IRS régissant les remboursements et de la culture et de la réalité budgétaire de votre entreprise.

Une politique de dépenses à l'échelle de l'entreprise aide également le service comptable et/ou les approbateurs à décider rapidement (et à établir des règles automatisées régissant) si une dépense est remboursable ou non. Assurez-vous d'établir des budgets pour chaque catégorie; par exemple, tout vol dépassant un certain seuil de coût nécessite l'approbation préalable d'un superviseur.

La politique devrait également inclure des informations sur le moment où les employés peuvent s'attendre à être remboursés de leurs dépenses, généralement 30 jours ou moins, selon l'entreprise, et de quels recours ils disposent en cas de rejet ou de remise en cause d'une dépense. De cette façon, votre police servira de norme pour prendre des décisions finales sur le remboursement (ou non) des frais.

Qu'est-ce qui fait une bonne politique de dépenses?

En quelques mots, justice, transparence, exhaustivité et clarté.

Nous avons déjà mentionné que tout le monde dans l'entreprise est soumis à une politique. En outre, examiner les lois étatiques et fédérales régissant les rapports de dépenses et le remboursement et élaborer une politique conforme à ces lois. Demandez à vos employés et cadres supérieurs de donner leur avis :quelle technologie leur faciliterait le processus ? Quelles règles doivent être plus clairement énoncées ? Utilisez cette entrée pour créer un programme qui répond aux besoins de chacun.

2. Rapports de dépenses

Règle n ° 1:Si vous voulez une invite, rapport complet, donner aux employés un moyen facile de soumettre leurs dépenses. Plus les feuilles de calcul Excel, formes, interfaces maladroites et documentation avec lesquelles les gens doivent lutter, plus ils tarderont, plus le niveau de frustration sera élevé et plus vous devrez corriger d'erreurs.

Avec la gestion traditionnelle des dépenses, les entreprises utilisent un système de traitement basé sur papier et tableur, payer et contrôler les dépenses de leurs employés. Cela couvre généralement les voyages, hébergements, les repas et autres dépenses engagées pendant qu'un employé mène des « affaires officielles ».

En d'autres termes, pendant qu'ils sont sur la route. Pourquoi ne pas les laisser photographier et soumettre des reçus à partir d'une application plutôt que de garder une trace du papier ?

3. Collecte d'informations critiques sur les dépenses

Tout en travaillant hors site, vos employés collecteront des reçus sous différents formats pour justifier leurs dépenses et se faire rembourser. Les reçus électroniques sont acceptés par l'IRS ; en emboîtant le pas, vous simplifiez le processus d'accumulation, soumettre et examiner les pièces justificatives.

Pour contrôler les coûts d'exploitation et minimiser la paperasserie, vous aurez besoin d'un moyen automatisé de collecter les factures, reçus et pièces justificatives des employés. Décrivez clairement ce processus dans votre politique de gestion des dépenses d'entreprise, auxquels les associés peuvent se référer lors de la soumission de leur documentation pour approbation.

4. Établir la responsabilité

Les processus établis ne valent que par les personnes qui s'y fient et s'y réfèrent régulièrement. Pour vous assurer que votre plan de dépenses d'entreprise et la politique associée sont priorisés, vous devrez tenir les associés responsables. Commencer, les gestionnaires et les superviseurs doivent être informés des politiques de dépenses de l'organisation et, à son tour, tenir leurs équipes responsables de leur suivi.

Pour garantir des niveaux élevés de responsabilité dans ce domaine, donner aux gestionnaires un accès facile, examiner et fournir des commentaires sur les notes de frais de leurs employés. À l'aide d'un logiciel de gestion des dépenses accessible via un appareil mobile, par exemple, met plus de pouvoir entre les mains de vos gestionnaires et les aide à guider les membres de leur équipe vers de bons processus de gestion des dépenses d'entreprise.

5. Ponctualité

Personne ne veut payer 1 $, 000 en frais de déplacement à la charge d'un voyage d'affaires, puis attendre des mois pendant que ces dépenses sont examinées, approuvé et remboursé.

Malheureusement, c'est exactement ce qui se passe en l'absence de politiques et de processus solides de gestion des dépenses d'entreprise.

Pour éviter ce problème, et les employés mécontents qui l'accompagnent, créer des délais de niveau de service qui fonctionnent à la fois pour l'entreprise et les employés. Par exemple, préciser que les associés doivent soumettre leurs notes de frais au plus tard le jour « X » du mois, avec la documentation complète requise, de recevoir le remboursement d'ici le jour « Y ». S'ils ne respectent pas ces délais, préciser clairement le temps supplémentaire qu'il faudra pour traiter leurs déclarations et remboursements.

Assurez-vous que les gestionnaires et les hauts dirigeants comprennent également l'importance d'approuver rapidement les dépenses déclarées. Lorsque chacun comprend ses obligations individuelles pour assurer le bon fonctionnement du système, le rapport, le processus d'autorisation et de remboursement se déroulera plus rapidement.

6. Audits réguliers du processus de fraude

Effectuer des audits réguliers de vos processus de gestion des dépenses et effectuer des examens réguliers des fraudes potentielles sont deux bonnes pratiques que tous les directeurs financiers doivent suivre. Les audits de gestion des dépenses peuvent identifier les domaines d'amélioration potentiels tout en identifiant les écarts qui peuvent augmenter considérablement les coûts d'exploitation.

Le processus d'audit permet également de déceler la fraude aux dépenses. Parmi les fraudes internes signalées par les petites entreprises, ceux de moins de 100 salariés, et les grandes organisations, Selon l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), 20% des petites entreprises et 13% des grandes entreprises ont signalé des remboursements de dépenses frauduleux.

L'ACFE affirme que les principales activités de remboursement de dépenses frauduleuses sont :

• Dépenses mal caractérisées
• Dépenses surestimées
• Dépenses fictives
• Remboursements multiples pour la même dépense

Un système automatisé peut signaler des anomalies, comme le double classement, et ainsi aider les entreprises à repérer et à réprimer les réclamations frauduleuses.

7 stratégies clés pour la gestion des dépenses

Récapituler, voici les principales stratégies de gestion des dépenses que toutes les organisations peuvent commencer à utiliser dès aujourd'hui pour améliorer leurs processus existants ou, en développer de nouveaux :

1. Rédigez une politique de dépenses solide qui reflète les besoins de votre entreprise, ses managers et dirigeants et ses employés.
2. Être juste, transparent et complet avec votre police.
3. Offrez aux employés un moyen facile de soumettre leurs notes de frais.
4. Rassemblez et conservez les informations critiques sur les dépenses conformément à la loi.
5. Gardez tout le monde, des managers aux employés en passant par le personnel financier, responsable tout au long du processus.
6. Soyez ponctuel avec les remboursements des employés afin qu'ils ne portent pas de soldes.
7. Réaliser des audits réguliers de votre process, et faites attention aux anomalies signalées qui pourraient signaler des abus et des fraudes.

Facilitez le processus (avec le logiciel de gestion des dépenses)

Avec 43 % des entreprises qui utilisent toujours des processus manuels pour gérer leurs notes de frais et 46 % des organisations ne suivent pas les coûts associés, la mise en œuvre d'un logiciel de gestion automatisée des dépenses est une autre bonne pratique à considérer pour les entreprises.

Selon les 82 % d'entreprises qui ont investi ou prévoient d'investir dans la technologie pour faciliter une meilleure gestion des dépenses, simplifier le processus de reporting pour les employés et les managers est un facteur de motivation clé.

En particulier, un encaissement simplifié des reçus, Le processus de conservation et de soumission élimine la douleur liée aux rapports de dépenses et permet aux associés de soumettre plus facilement leurs rapports de dépenses. Stocké dans un emplacement central, ces rapports sont ensuite accessibles à tous les approbateurs et réviseurs, accélérer le processus d'approbation, permettant des audits réguliers et soutenant une bonne conformité.