Les commandes en souffrance définies :qu'est-ce que c'est,

Causes et solutions

Face à une notification de rupture de stock, de nombreux consommateurs cliqueront simplement sur le site d'un concurrent. Pour certains détaillants, la réponse est d'utiliser les commandes en souffrance, où un article souhaité qui est toujours en production mais actuellement en rupture de stock est promis d'être expédié dans un délai défini.

Le client reçoit l'article, le détaillant effectue la vente. Gagner/gagner.

Les commandes en souffrance peuvent être délicates, bien que. Si vous ne parvenez pas à honorer la commande, le client peut être plus irrité que si vous veniez de marquer l'article comme étant en rupture de stock. Et, la gestion des commandes en souffrance peut être un casse-tête pour les équipes financières et logistiques.

Alors, les commandes en souffrance conviennent-elles à votre entreprise ? Peut-être. Voici les éléments à considérer.

Qu'est-ce qu'une commande en souffrance ?

Une commande en souffrance est générée lorsqu'une commande ne peut pas être exécutée au moment de l'achat car l'article n'est pas dans l'inventaire actuel du vendeur. Cependant, l'article est encore en production ou disponible chez le distributeur.

Également connu sous le nom d'arriéré, une commande en souffrance indique que la demande pour un produit donné dépasse ce que le vendeur a produit ou commandé. Cela pourrait être dû à une mauvaise planification, des politiques trop strictes sur les stocks de sécurité ou une augmentation imprévisible de la demande d'un article.

Évitez d'autoriser les commandes en souffrance sur des produits bon marché ou des produits de base que les clients peuvent facilement acheter ailleurs. Lorsque les commandes en souffrance sont offertes, assurez-vous que la marge bénéficiaire rend l'effort logistique supplémentaire utile et que vous pouvez répondre à ces demandes rapidement. Le temps nécessaire pour faire parvenir un article en rupture de stock au client dépend d'un certain nombre de facteurs.

Facteurs affectant l'exécution des commandes en souffrance

Lors de l'estimation de la durée d'une commande en souffrance, envisager:

Votre chaîne d'approvisionnement : Plus la chaîne d'approvisionnement d'un article en rupture de stock est longue et complexe, plus il faudra de temps pour acquérir suffisamment pour répondre à la demande, et plus il est probable que l'article sera en rupture de stock avant que les commandes en souffrance ne soient remplies.

Capacité du service client : Les commandes en souffrance ajoutent des étapes et des exceptions supplémentaires. Entreprises avec gestion automatisée des commandes et traitement des exceptions, ou qui utilisent des fournisseurs 3PL, peut gérer plus rapidement et plus efficacement les commandes et l'exécution.

Capacités de livraison directe : Si possible, la suppression des étapes et la livraison directe des articles en rupture de stock directement du fabricant ou du distributeur accélèrent l'exécution.

Règles du marché : Les détaillants vendant sur Amazon, Ebay ou un autre marché peut choisir de ne pas accepter les commandes en souffrance en raison des conditions de vente, telles que des règles strictes sur les délais d'exécution ; généralement, la date de réapprovisionnement doit être dans les 30 jours suivant la vente.

Commandes en souffrance vs rupture de stock

Un élément est En rupture de stock lorsque le vendeur n'a pas l'article en stock et n'a pas de date sûre pour se réapprovisionner, ou l'article est saisonnier ou en édition limitée. En rupture de stock les articles devraient être disponibles dans un délai raisonnable.

Comment fonctionnent les commandes en souffrance

Lorsqu'une entreprise prend des commandes - et éventuellement des paiements - pour des produits qui ne sont pas en stock, il accepte les commandes en souffrance.

Une fois les commandes en souffrance acceptées, le système de gestion des stocks les convertit en bons de commande et les envoie au service interne approprié, vendeur ou distributeur. Les équipes du service client doivent fournir aux acheteurs une estimation du moment où ils peuvent attendre leurs commandes et de la manière dont le paiement sera traité.

Les détaillants peuvent choisir de faire livrer directement les articles par le fournisseur aux clients, ou le détaillant peut prendre livraison des articles, traduire les commandes en souffrance en commandes clients et expédier les articles aux clients après avoir débité le compte du client, le cas échéant.

Pour un nombre limité de SKU à un volume gérable, ce n'est pas un processus trop complexe. Les problèmes s'accumulent, cependant, lorsque le nombre ou la quantité de produits en rupture de stock se multiplie ou lorsque les détaillants ont de nombreux processus de commande manuels et doivent faire correspondre chaque bon de commande avec une commande client en cours lors de l'achèvement du processus d'exécution.

Quel est le but des commandes en souffrance ?

Les commandes en souffrance peuvent profiter aux entreprises de plusieurs manières. Les détaillants avec une capacité d'entrepôt limitée peuvent ne pas être en mesure de détenir une grande quantité de stock, mais s'ils pouvez suivre en toute confiance la disponibilité des articles auprès des fournisseurs, ils peuvent éviter le surpeuplement et encourir des coûts de stockage excessifs tout en acceptant en toute confiance les commandes en souffrance.

Parfois, les entreprises constatent une augmentation inattendue de la demande pour un produit. De nouveau, en fonction de la visibilité sur la disponibilité du stock supplémentaire, accepter les commandes en souffrance permet au détaillant de réaliser ces ventes et de satisfaire les clients.

Les petits fournisseurs qui expédient la plupart ou la totalité de leurs articles prennent souvent les commandes en souffrance et passent une commande auprès du fournisseur uniquement lorsque les commandes en souffrance atteignent un certain seuil. Ces entreprises évitent complètement les coûts de possession des stocks.

Comment les commandes en souffrance affectent les chaînes d'approvisionnement

Les commandes en souffrance affectent les chaînes d'approvisionnement car elles imposent des charges supplémentaires aux distributeurs et aux fabricants. Lors de l'exécution des commandes en souffrance, les fournisseurs doivent produire ou se procurer des stocks supplémentaires en rupture de stock en plus de leur stock normal. S'il n'y a pas assez de produits pour répondre à ces commandes, le fardeau est déplacé vers le haut de la chaîne d'approvisionnement, ou les détaillants sont obligés d'annuler les commandes en souffrance.

Ces fluctuations soudaines de la demande peuvent finir par provoquer ce que l'on appelle un « effet coup de fouet, ” une surcorrection de la supply chain. Plus une entité est éloignée de la source de la demande de reliquat, plus l'incertitude est introduite. Fournisseurs d'outre-mer à distance des détaillants, par exemple, sont peu susceptibles de recevoir des informations en temps opportun sur ce qui a causé la situation de rupture de stock. Cela peut les amener à se couvrir en augmentant la production pour s'assurer qu'ils peuvent répondre à la demande en aval - même si les commandes en souffrance étaient le résultat d'un coup de chance, comme une vague de chaleur en octobre qui a poussé les gens à chercher des filtres AC. Ainsi, augmentation des coûts totaux de la chaîne d'approvisionnement, et les détaillants peuvent en fait se retrouver avec des stocks excédentaires.

Qu'est-ce qui cause les commandes en souffrance ?

S'attaquer aux causes des commandes en souffrance est la première étape pour les prévenir - ou du moins les minimiser. Examinons quelques-unes des raisons courantes des commandes en souffrance, qui, dans un sens, sont tous des symptômes de prévisions inexactes et qui peuvent à leur tour être corrigés par une meilleure prévision des stocks :

• La demande inhabituelle ou la demande dépasse l'offre : Saisons de vacances ou autres circonstances imprévues, comme les conditions météorologiques extrêmes, peut conduire à des achats inhabituels. Par exemple, notre canicule, ou lorsqu'un avertissement d'ouragan entraîne une augmentation des commandes de groupes électrogènes, conduisant à des commandes en souffrance.
• Prévisions inexactes : Des prévisions moins précises pourraient entraîner un faible stock de sécurité et un risque plus élevé de commandes en souffrance.
• Problème de fournisseur ou de fabrication : Les défis de la chaîne d'approvisionnement, comme les fermetures d'usines ou les pénuries de matières premières, peut entraîner une rupture de stock inattendue des articles.
• Commandes retardées : Les entreprises qui commandent sur la base de formules de stock de sécurité et nécessitent un examen manuel des bons de commande peuvent rencontrer des retards de réapprovisionnement, pour connaître une soudaine augmentation des commandes. Des retards peuvent également survenir lorsque le fournisseur amont de l'entreprise n'a pas reconstitué son stock habituel, conduisant à des commandes en souffrance.
• Erreurs humaines : Un employé peut saisir une commande en tant que reliquat même si l'article est disponible. Ou, pire, un détaillant peut accepter une commande en souffrance même si l'article est en rupture de stock. Cela peut se produire en raison d'une erreur ou d'un décalage dans les mises à jour d'inventaire.
• Divergences de gestion d'entrepôt : La gestion d'entrepôt fait référence à tous les processus impliqués dans les opérations quotidiennes d'entrepôt - et c'est une longue liste. Un problème dans un système de gestion des stocks peut fournir des données inexactes, ou une panne dans la saisie des données peut entraîner une erreur de comptage ou un égarement du stock.

Comment comptabiliser les commandes en souffrance

Même avec les bons systèmes de gestion des stocks en place, les commandes en souffrance nécessitent généralement des processus de comptabilité et de service client spéciaux, car l'entreprise doit informer les acheteurs de la commande en souffrance, quand ils seront facturés et quand s'attendre à la livraison.

Le carnet de commandes d'une entreprise est généralement présenté comme une sous-catégorie de ventes, en dollars ou en nombre d'unités vendues ou commandées. Plutôt que de le considérer comme une vente conclue, la commande en souffrance sera enregistrée comme telle dans les livres de la société. C'est ainsi que l'entreprise n'a pas à revenir en arrière et à rapprocher ses registres comptables si le client annule la commande, ou si l'entreprise ne peut pas acquérir les actions.

Une fois qu'une commande en souffrance est enregistrée, l'entreprise passe la commande. Lorsque les articles sont reçus, l'entreprise suit, livrer le produit sur la base du bon de commande du client. Alternativement, les articles pourraient être expédiés directement. La vente sera alors enregistrée et marquée comme terminée.

Il est important pour les entreprises de calculer les taux de reliquat, parmi d'autres KPI et métriques d'inventaire vitaux, comme la précision des prévisions et le temps de réception.

Le KPI du taux de reliquat mesure la part des commandes totales des clients pour les articles en rupture de stock, ce qui signifie un retard de livraison. Cela montre à quel point une entreprise stocke les produits en demande.

Calculez le taux de reliquat avec cette formule :

Taux de reliquat = (nombre de commandes retardées en raison de commandes en souffrance / nombre total de commandes passées) x 100

Gestion de l'exécution des commandes en souffrance

La meilleure façon de gérer les commandes en souffrance est de ne pas avoir à en accepter. De façon réaliste, cependant, la plupart des vendeurs se heurteront à cette situation. C'est là qu'un système de gestion des commandes peut se rentabiliser en veillant à ne pas aliéner les clients, fournir des données précises et en temps réel pour aider à la prise de décision et compiler des informations basées sur les tendances saisonnières pour prévoir les performances des fournisseurs et prévoir les augmentations de la demande.

Les entreprises capables de gérer les flux de stocks autour des délais des fournisseurs et d'adapter les commandes d'achat en fonction des données en temps réel peuvent éviter de manquer de produits, surtout lorsque le potentiel de vente est le plus élevé.

Lorsque vous devez remplir des commandes en souffrance, utiliser un processus en 5 étapes :

1. Réussir – envisagez de remercier les clients concernés pour leur patience avec une mise à niveau d'expédition ou en incluant un article à faible coût sans frais.

2. Avertir le client de la plage de dates de livraison prévue. Vérifiez si le client a passé une autre commande avec laquelle vous pourriez regrouper l'article en rupture de stock.

3. Transférer un reliquat en commande client et autoriser l'expédition.

4. Traiter le paiement ou émettre une facture.

5. Expédier l'article et clôturer la vente.

Mais ne vous arrêtez pas là. Si vous voyez un nombre important de commandes en souffrance, pensez à recalculer vos points de commande, fixer un seuil de stock de sécurité plus élevé ou repenser votre processus de prévision des stocks.

Avantages des commandes en souffrance

Les raisons positives d'offrir des commandes en souffrance incluent l'augmentation des ventes et l'ajout d'une certaine flexibilité pour les petites entreprises.

D'autres avantages incluent :

• Offre des informations sur le marché : Les commandes en souffrance agissent comme des sondages auprès des clients, indiquant quels types de produits les acheteurs veulent, et quand ils sont les plus demandés.
• Amélioration des flux de trésorerie : Les entreprises qui évitent de détenir des stocks excédentaires, avec les frais associés, libérer de l'argent pour d'autres priorités. Dans certains secteurs, moins d'inventaire se traduit également par une réduction des impôts.
• Minimiser le stockage et d'autres coûts d'inventaire liés à la détention d'un stock supplémentaire.

Inconvénients des commandes en souffrance

Les commandes en souffrance ont des inconvénients importants qui peuvent coûter cher à votre entreprise. Ceux-ci inclus:

• Perdre des affaires : Les clients peuvent ne pas vouloir attendre, ou faire confiance à l'entreprise pour exécuter leurs commandes, les obligeant à annuler et à acheter ailleurs.
• Perte de parts de marché : Si les clients rencontrent fréquemment des commandes en souffrance ou doivent attendre longtemps pour l'exécution, leur fidélité à votre marque peut s'affaiblir, et ils pourraient se tourner vers d'autres marques.
• Complexité accrue : Les commandes en souffrance augmentent les chances qu'une entreprise ait à résoudre des problèmes de service client, comme essayer de mettre à jour les informations de paiement expirées.

Finalement, un point pivot majeur pour les commandes en souffrance est le coût de possession des stocks. Une entreprise qui vend principalement à bas prix, petit, les articles non à la mode peuvent ne pas inquiéter autant l'obsolescence, de l'espace ou immobilisant du capital et peut donc garder plus de stock par rapport, dire, une entreprise qui vend du gros électroménager.

Meilleures pratiques pour les commandes en souffrance

Certaines commandes en souffrance sont inévitables, mais c'est une bonne pratique de les minimiser et ainsi de limiter les chances qu'un effet coup de fouet affecte négativement votre chaîne d'approvisionnement, ainsi que d'autres défis comme les clients déçus, des intervalles d'exécution plus longs et une complexité back-end accrue.

Les meilleurs détaillants de leur catégorie :

Rassemblez autant d'articles en rupture de stock d'un client que possible avant la notification, expédition ou facturation.

Fixer une limite de temps sur la durée pendant laquelle les commandes en souffrance resteront ouvertes et actives. Ce délai dépend de l'entreprise, mais 30 jours c'est moyen.

Faites chaque tentative pour acquérir les articles en rupture de stock dans ce délai, même si cela signifie un coût plus élevé des marchandises et/ou des processus manuels.

Avertir le client rapidement si un article ne peut être expédié dans le délai imparti, et faites une entrée dans votre CRM pour envoyer un e-mail si l'article devient disponible à l'avenir.

Autres bonnes pratiques que vous pouvez mettre en œuvre :

Communiquez avec vos partenaires de la chaîne d'approvisionnement — des lignes ouvertes avec des partenaires en amont et en aval signifient moins d'hypothèses et moins de chances de surestimer ou de sous-estimer la demande.

Former les employés sur les inconvénients des commandes en souffrance et la nécessité d'aller plus loin en termes de service client.

Cinq conseils pour minimiser les commandes en souffrance

Il est possible de minimiser les commandes en souffrance si vous utilisez la bonne combinaison de processus métier et de technologie. Étapes à suivre :

1. Sachez ce que vos clients veulent — et ont besoin : En hiérarchisant les articles en stock par importance pour les clients, vous pouvez être sélectif quant à l'augmentation du stock de sécurité. Par exemple, un restaurateur comprendra moins bien les commandes de pommes de terre en rupture de stock qu'un fruit exotique. Et comme le coût de transport de beaucoup de patates est faible, il y a peu de raisons de sortir un jour. D'autre part, si le plat le plus populaire de votre plus gros client nécessite un ingrédient cher et difficile à trouver, et trop de commandes en souffrance l'amèneront à chercher un autre fournisseur, vous voudrez avoir une chaîne d'approvisionnement fiable.

2. Recherchez des données et des rapports en temps réel : S'assurer que les données sont exactes et rapportées en temps quasi réel garantit deux choses :que votre entrepôt sera averti pour réapprovisionner les articles en temps opportun, réduire les risques de retards d'achat qui conduisent à des commandes en souffrance. Et que les clients peuvent être informés rapidement - idéalement au moment de l'achat - qu'un article est en rupture de stock, afin qu'ils puissent choisir de le garder dans leurs chariots.

3. Définissez les déclencheurs système : Celles-ci peuvent aller de simples alertes lorsque le stock est bas jusqu'à des alertes automatisées aux clients sur l'état de leurs commandes ou pour leur faire savoir qu'une nouvelle expédition d'un article fréquemment acheté est arrivée.

4. Élaborez des plans de secours ou d'urgence : Lorsqu'un article est en rupture de stock, les vendeurs intelligents font tout ce qu'il faut pour ne pas décevoir les clients estimés. Cela comprend l'approvisionnement de fournisseurs locaux ou même l'achat de l'article ailleurs au détail.

5. Diversifier les fournisseurs : Les fabricants ou les fournisseurs peuvent également atteindre des pics de demande, planifiée ou non planifiée. Commander auprès d'une grande variété de sources n'est qu'une bonne gestion de la chaîne d'approvisionnement, qui commence par les bons de commande en temps opportun et passe par le suivi des performances, y compris la productivité, frais, taux de remplissage, livraison à temps et satisfaction du client.

Service client et commandes en souffrance

Garder les clients satisfaits pendant les situations de rupture de stock est essentiel pour les faire revenir.

Ils s'attendront à recevoir des mises à jour en temps opportun et à être tenus au courant des retards ou des changements. Être proactif dans les communications maintiendra la réputation de votre entreprise. Les étapes d'action spécifiques comprennent l'envoi régulier d'e-mails, fournir une heure d'arrivée estimée et informer les clients de tout événement susceptible d'accélérer ou de retarder leur expédition.

Si vous avez perçu un acompte ou un paiement intégral et que le client annule, traiter le remboursement rapidement.

Suivez les stocks et gérez les commandes en souffrance avec NetSuite

Le logiciel ERP peut aider votre entreprise à automatiser une grande partie de l'automatisation d'une grande partie du processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement et des stocks et à gérer les commandes en souffrance. Plus précisement, cela peut aider à la planification de la demande, utiliser des données historiques pour planifier votre inventaire en fonction de la demande des clients et des événements spéciaux tels que les ventes ou les promotions.

L'utilisation d'un logiciel peut vous aider à créer une feuille de route durable pour votre processus d'exécution, de la commande des produits à leur réception et expédition. Il peut même vous aider à passer automatiquement des commandes d'achat auprès de vos fournisseurs, diminution des délais de livraison.

FAQ sur les reliquats

Q :Combien de temps dure une commande en souffrance ?

UNE: La durée des commandes en souffrance variera en fonction de facteurs tels que leur stock chez votre distributeur ou fournisseur, lorsque vous commandez les articles et le temps qu'il faut pour expédier la commande à votre entrepôt. La chose essentielle à retenir est que vous devez communiquer clairement aux clients quand ils peuvent s'attendre à recevoir leurs achats.

Q :Pourquoi les commandes en souffrance se produisent-elles ?

UNE: Les commandes en souffrance se produisent généralement lorsque la demande dépasse l'offre, que cela soit dû à une campagne marketing réussie ou à des tendances saisonnières. Ils peuvent également survenir en cas de perturbation de la chaîne d'approvisionnement due à des circonstances imprévues telles que des conditions météorologiques extrêmes, défis avec le transport, bouleversements politiques, une pénurie de matières premières ou la fermeture d'un fournisseur.