Comment votre banque peut-elle vous aider à passer à la dématérialisation ?

Les banques devraient-elles en faire plus pour vous aider à éliminer totalement le papier ? Voir plus de photos bancaires.

Il n'est pas exagéré de dire que la plupart des personnes qui paient des factures et ont des comptes bancaires aux États-Unis ont vu au moins une décennie d'encarts papier et de fenêtres contextuelles en ligne encourageant les opérations bancaires sans papier et le paiement de factures en ligne. Que le marketing et les graphiques de nos boîtes aux lettres, de nos boîtes aux lettres électroniques et des sites Web que nous visitons lancent un appel à sauver les arbres et à passer au vert, ou qu'ils brossent le tableau d'une vie simplifiée sans papier, timbres et files d'attente à la banque , la plupart d'entre nous ont eu de nombreuses occasions d'abandonner l'impression pour le web.

Pourquoi, alors, la pression pour la banque sans papier est-elle toujours aussi répandue ? Les banques économisent beaucoup d'argent lorsque les clients choisissent d'arrêter de recevoir des relevés papier et d'autres courriers par la poste - selon certaines estimations, cela peut coûter au moins 75 cents à plus de 2 $ par relevé bancaire imprimé, mais moins de 40 % des les personnes qui effectuent leurs transactions bancaires en ligne choisissent d'aller jusqu'au bout et d'obtenir leurs relevés par voie électronique [source :Pulliam Weston].

Les gens du monde entier en sont venus à aimer les distributeurs automatiques de billets, le dépôt direct et les programmes de gestion financière en ligne et basés sur des logiciels, mais beaucoup de ceux qui ont opté pour la plupart sans papier le font avec une sauvegarde :ils reçoivent toujours des copies papier des historiques de transactions et des relevés mensuels. Et pas moins de 30 à 40 % des personnes ayant accès à Internet n'utilisent pas du tout les services bancaires en ligne [sources :Pulliam Weston; Reinwald ; Todorova]. Le message des banques penche-t-il trop vers la culpabilité verte en faisant en sorte que les gens se sentent mal à propos de leur papier ? Ou est-ce que les gens tiennent le plus possible pour garder le contrôle d'une institution construite sur du papier et des gens ?

Deux choses sont certaines en matière de dématérialisation :les banques économisent de l'argent et les clients gagnent du temps. C'est un partenariat dont les deux parties bénéficient, mais les banques semblent obtenir le plus de récompenses financières. Et tous les clients ne veulent pas laisser tomber le papier pour les services bancaires virtuels. Même si cela permet de gagner du temps et de rationaliser la tenue des dossiers, ce n'est pas quelque chose sur lequel vous pouvez mettre la main et classer de manière tangible. Il y a même des rumeurs selon lesquelles les gens pourraient être accusés s'ils veulent continuer à faire des opérations bancaires avec du papier, et certaines institutions forcent déjà la question en exigeant le dépôt direct. En 2011, le gouvernement américain a commencé à supprimer progressivement les chèques papier pour les prestations sociales et de sécurité sociale, ce qui n'est qu'une étape dans la réduction des coûts de 120 millions de dollars [source :Hauser].

Alors, les banques devraient-elles faire plus pour vous aider à éliminer le papier ? Feriez-vous le changement s'ils le faisaient? Ensuite, nous verrons comment les banques peuvent vous aider à contrôler votre argent sans avoir la main dessus.

L'esprit sur papier

Si vous avez des craintes ou des réserves concernant les opérations bancaires en ligne, vos amis et votre famille peuvent partager des expériences positives et vous inciter à faire le changement, mais votre banque est peut-être le meilleur endroit pour vous rassurer sur la dématérialisation. Les institutions financières ont dépensé beaucoup d'argent pour construire des réseaux et des systèmes pour gérer les transactions des clients et elles savent à quelle vitesse elles peuvent perdre leur réputation et leurs clients en cas de violation de la sécurité.

La plupart des banquiers sont plus que disposés à discuter avec vous de la technologie d'arrière-plan - le cryptage et les pare-feu que leurs clients méritent. Chaque client, du titulaire d'un petit compte d'épargne au PDG de l'entreprise, a le droit de savoir quel type de serrure se trouve sur le coffre-fort. Poser des questions précises sur la façon dont ils protègent votre argent peut aider à apaiser de nombreuses craintes quant à la manière dont les personnes qui effectuent leurs transactions bancaires en ligne perdent de l'argent et à quelle fréquence.

Les banques peuvent vous aider en vous expliquant la sécurité et en vous fournissant les meilleures pratiques pour des opérations bancaires en ligne sécurisées. S'asseoir avec un représentant de la banque vaut bien le temps si vous avez besoin d'être rassuré sur la gestion de l'argent virtuel. La plupart des spécialistes du service client peuvent vous guider dans la configuration des meilleurs mots de passe, la surveillance des sites Web frauduleux ou des fausses pages de destination lors de l'accès aux informations, et la sélection et la configuration de la sécurité domestique pour tenir les pirates et les virus à distance.

Mieux encore, les banques peuvent vous aider à éliminer le papier en vous donnant la confiance nécessaire pour profiter des services bancaires en ligne sans crainte. La plupart des transactions financières se déroulent déjà dans le monde virtuel ou en ligne - et ce depuis longtemps - mais les clients ont du papier pour relier leurs activités à ce qui se passe "à la banque". L'abandon d'une partie du papier peut en fait améliorer la sécurité car il y a moins de trace papier avec vos informations personnelles. Vos informations en ligne existent déjà là-bas en tant que titulaire de compte auprès de n'importe quelle institution informatisée, et elles ont, pour la plupart, été beaucoup plus difficiles à obtenir que les dossiers papier.

Une fois que vous maîtrisez le papier, comment pouvez-vous comprendre le classement sans papier ? Nous verrons comment un dossier n'est qu'un dossier, qu'il soit papier ou non, ensuite.

Outils de classement sans papier

Sans papier ne signifie pas sans enregistrement, mais la conservation des fichiers électroniques est très différente du classement sur papier. La plupart des documents financiers consultés en ligne ou dans un e-mail peuvent être enregistrés dans un dossier sur votre ordinateur. De nombreux sites Web de banques et d'investissement indiquent clairement avec des icônes sur les pages que vous consultez que vous pouvez imprimer le dossier ou l'envoyer par e-mail, mais il n'est pas toujours clair que l'option d'impression n'est pas uniquement pour le papier. L'utilisation de la fonction "enregistrer sous" vous permet de choisir le type de fichier lorsque vous l'enregistrez sur votre ordinateur. L'enregistrement au format PDF ou PNG, par exemple, crée un fichier visualisable d'un dossier financier, d'un relevé ou d'une transaction unique.

Les banques font un travail louable en fournissant des instructions pour les opérations bancaires en ligne, mais elles ne donnent pas beaucoup d'informations sur ce qu'il faut faire de vos fichiers et enregistrements une fois que vous les avez enregistrés sur le site Web de la banque. Les logiciels de gestion financière et les outils budgétaires en ligne ont des systèmes de fichiers en place pour extraire les dossiers des entreprises avec lesquelles vous faites affaire, et ils facilitent le stockage par mois, type de dépense ou budget. QuickBooks et Mint.com sont deux des services les plus connus pour vous aider à gérer vos fichiers et vos finances. Si vous voulez le faire vous-même, cependant, vous êtes vraiment seul.

Configurer des dossiers sur votre ordinateur par mois, trimestre et année est une façon de commencer, mais garder ces dossiers à jour et complets dépend de la façon dont vous utilisez ce que les banques offrent. Inscrivez-vous pour recevoir des avis par e-mail ou configurez votre calendrier pour passer en revue les transactions sur une base régulière, en gardant un œil sur les dépenses, les frais et les éventuels surcoûts. Faites attention aux avis de relevé et passez en revue les relevés réels que vous recevez. Déplacer simplement le fichier dans un dossier sans le revoir est un peu trop facile. Les services bancaires et le stockage en ligne vous font gagner du temps, mais ils ne doivent pas remplacer le temps que vous consacrez au suivi et au rapprochement de votre budget.

Les fichiers en ligne doivent être conservés aussi longtemps que les fichiers papier, environ sept ans semble être une recommandation générale, et conserver les fichiers ne signifie pas nécessairement les conserver sur un disque dur. L'utilisation de périphériques de stockage portables pour déplacer des dossiers est simple et vous donne la possibilité de sauvegarder des informations dans un emplacement secondaire. La protection par mot de passe de toutes les données et l'élaboration d'un plan pour donner aux autres - famille, amis ou conseillers de confiance - un accès en cas d'urgence ajoute également à la tranquillité d'esprit. Souvent, les fichiers sont suffisamment petits pour être simplement conservés sur votre ordinateur, mais n'oubliez pas de les sauvegarder régulièrement. Les banques autorisent l'accès depuis des mois, voire des années, mais avoir un accès immédiat aux fichiers dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin, peut être plus simple lorsqu'ils se trouvent sur votre propre système.

Et évitez la tentation d'imprimer tous ces fichiers. Même l'IRS accepte les fichiers électroniques, alors gardez la banque sans papier sans papier, mais ne vous inquiétez pas d'être sans enregistrement. Tout est là sous forme imprimée, mais pas sur papier.

Sans papier, pas sans personne

À l'époque, on s'attendait à ce qu'une personne réponde au téléphone dans un lieu d'affaires et réponde à vos questions. Les téléphones automatisés avec invites ont commencé à remplacer les vraies personnes, et les clients n'ont eu qu'à s'adapter à cette nouvelle ère de service client. Certaines entreprises ont un service client si médiocre qu'elles sont connues pour être des endroits où il est presque impossible "d'avoir quelqu'un au téléphone" pour résoudre un problème. C'est un domaine sur lequel les banques pourraient se concentrer pour vous aider à éliminer le papier.

Gagner la réputation d'avoir des personnes en place au moment le plus important - par exemple lorsque vous ne pouvez tout simplement pas localiser un relevé ou un reçu et que vous avez un déficit important dans votre compte que vous ne pouvez pas expliquer - peut augmenter la satisfaction client d'autant plus les gens pourraient être prêts à abandonner le papier. Bien traiter les clients et générer de la publicité de bouche à oreille est une approche très centrée sur les personnes et cela peut sembler aller à l'encontre de l'idée d'une banque sans papier, mais peut-être que les banques peuvent aider les clients le plus en ayant suffisamment de personnes en place pour faire face au manque de papier. . Qu'il s'agisse de résoudre des problèmes techniques en ligne ou d'essayer d'obtenir un relevé imprimé à des fins fiscales, il arrive parfois que les opérations bancaires par vous-même ne suffisent pas.

Faire un contact face à face de temps en temps aide aussi. Certaines personnes, peut-être plus âgées que les plus jeunes, ont besoin d'être rassurées sur leur argent et leurs avoirs. De nombreuses personnes âgées ont eu des décennies de contacts fréquents avec les caissiers. Même lorsque rien ne se passe avec un compte, par exemple lorsqu'un crédit ou un paiement électronique à revenu fixe est à peu près tout ce qui entre dans les chèques ou l'épargne d'une personne, il est parfois important de toucher la base. Les comptes sont importants pour les banques et faire savoir aux gens qu'ils comptent aussi est souvent un art perdu de la part de la banque.

Les banques peuvent – ​​et devraient vraiment – ​​recruter du personnel et servir des clients sans papier sans être considérées comme des personnes sans personne ou se souciant moins de leur personnel. Et l'une des façons dont ils peuvent rester connectés est de fournir des numéros à appeler et des adresses e-mail à contacter en cas de besoin. Nous examinerons ensuite d'autres formes de soutien.

Outils papier et applications

Disposer d'une application avec des tutoriels, des outils de gestion financière et des conseils est une autre façon pour les banques d'aider les clients à lâcher prise leurs dossiers papier.

Aller sans papier peut toujours inclure un peu de papier, ou peut-être du bon papier cartonné recyclé. Au début de l'article, nous avons mentionné s'asseoir avec un banquier pour commencer le passage à la banque en ligne, et il semblerait un peu vide de sortir de la banque armé de rien d'autre qu'une tête pleine de chiffres, de mots de passe et d'un site Web adresse. Les banques peuvent poursuivre leur campagne marketing vers une banque sans papier en créant des aides de référence prêtes à l'emploi que les gens peuvent tenir entre leurs mains.

Avoir une brochure avec des instructions pour se connecter et des rappels sur les mots de passe - sans que les mots de passe réels soient imprimés n'importe où, bien sûr - vous donne juste assez d'informations sur lesquelles vous appuyer si vous ne pouvez pas accéder à un compte ou si vous avez besoin de dépanner le site Web de la banque . Tout comme vous enregistrez des numéros pour appeler une carte de crédit perdue ou volée et conservez des fichiers "en cas d'urgence" pour accéder à des documents importants ou à des instructions au besoin, avoir un plan de secours pour les problèmes électroniques donne également la tranquillité d'esprit. Les banques peuvent et doivent vous aider à gérer et à accéder à votre argent, même lorsque le système tombe en panne ou que vous ne savez tout simplement pas par où commencer.

Avoir une application ou rester en contact avec des tutoriels par e-mail et des outils et conseils de gestion financière, par exemple, est une autre façon pour les banques d'aider les clients à se débarrasser de leurs dossiers papier. L'extension des services bancaires en ligne aux dépôts de chèques basés sur des applications n'est qu'un des moyens par lesquels les banques répondent aux besoins des clients en dehors des ordinateurs de bureau et des ordinateurs portables.

Obtenir tout cela gratuitement serait également formidable, et vous le pouvez si vous magasinez et voyez ce que les banques vous offriront en acceptant de renoncer aux relevés papier. Découper le papier permet aux banques d'économiser de l'argent, mais cela ne se répercute pas toujours sur le client. À tout le moins, cela ne devrait pas vous coûter cher de passer du papier au sans papier. Qu'il s'agisse d'avantages monétaires ou d'intérêts dépendra de l'institution et de vos besoins bancaires, entre autres facteurs.

Pour beaucoup de ceux qui font le changement, cependant, la commodité et le désencombrement sont suffisants.