Pourquoi j'utilise YNAB au lieu de Quickbooks pour gérer mon entreprise

Si vous dirigez une petite entreprise et que vous n'avez pas à gérer l'inventaire physique, YNAB pourrait simplifier votre trésorerie et vous offrir une plus grande tranquillité d'esprit pour l'avenir.

Vous avez besoin d'un budget a été conçu comme une solution pour la budgétisation personnelle, et c'est ainsi que la plupart des gens l'utilisent. Mais vous pouvez également utiliser YNAB pour votre entreprise. En fait, le forum YNAB regroupe toute une communauté de propriétaires de petites entreprises qui partagent des conseils sur l'utilisation de YNAB pour les entreprises.

Nous avons parlé avec Monica, propriétaire d'une entreprise d'acupuncture et fervente utilisatrice de YNAB. Elle nous a expliqué pourquoi YNAB était la bonne solution pour les finances de son entreprise et comment elle l'utilise.

Rencontrez Monica

Monica Fauble est acupunctrice à Philadelphie et utilise YNAB pour ses finances professionnelles et personnelles. Mais elle n'était pas novice en matière de budgétisation lorsqu'elle a découvert l'outil. Elle a même utilisé certains des concepts YNAB avant même de savoir qu'YNAB existait.

"Mon père m'a appris à établir un budget (qui détient de manière attachante une adresse e-mail contenant le surnom de "coupondad" et qui a déjà utilisé une feuille de calcul pour calculer ses économies annuelles d'affranchissement lorsqu'il est finalement passé au paiement de factures en ligne). Au cours du premier cycle d'études supérieures, j'ai utilisé Quicken pour entrer des dépenses futures telles que des « chaussures » (il y avait un point de vente Saucony près de mon école) avec une date future, mettant de côté 5 $ ou 10 $ à la fois jusqu'à ce que je sache que j'avais les 35 $ pour une nouvelle paire de baskets », a déclaré Monica.

(Cela semble familier...)

Lorsqu'un ami a recommandé YNAB, Monica a immédiatement reconnu que la capacité d'économiser pour les dépenses futures était un élément clé de l'outil, et elle le faisait depuis des années. En fait, Monica a vécu avec une allocation de seulement 9 010 $/an (750 $/mois) pendant ses études supérieures pour sa première maîtrise (en littérature anglaise) en utilisant cette stratégie de planification.

L'entreprise de Monica avant YNAB

Au cours de la première année où Monica est propriétaire d'une entreprise, elle a utilisé une feuille de calcul Excel. Elle a tout suivi, de ses revenus et dépenses au nombre de patients qu'elle avait. C'était efficace mais chronophage.

Elle a envisagé un outil de comptabilité d'entreprise comme QuickBooks, mais elle a estimé que le programme serait trop volumineux et difficile à utiliser. Et elle savait qu'il n'aurait pas la capacité critique d'économiser pour les dépenses futures. Au lieu de cela, elle s'en est tenue à sa feuille de calcul, sachant qu'elle pourrait plus facilement planifier ses dépenses mensuelles et annuelles.

"Pendant que j'étais à l'école d'acupuncture, j'ai fait du bénévolat dans une clinique d'acupuncture communautaire qui utilisait QuickBooks", a expliqué Monica. "Une fois, j'ai mal saisi une transaction et cela a causé un gros cafouillage dans leur comptabilité. Je savais qu'avoir un logiciel aussi pointilleux n'était peut-être pas le bon choix pour moi alors que je débutais et que je cherchais ce dont j'avais besoin. J'ai donc commencé avec Excel, dont je savais que je pourrais facilement abandonner / faire la transition plus tard. »

Pourquoi Monica a choisi YNAB

Environ un an après que Monica ait lancé son entreprise d'acupuncture, un ami lui a présenté YNAB. Tout de suite, elle a reconnu que YNAB s'accordait bien avec les habitudes financières qu'elle avait déjà, comme la planification de dépenses plus importantes, mais moins fréquentes. L'utilisation de YNAB a non seulement aidé à rationaliser les finances de l'entreprise de Monica, mais cela lui a donné confiance et l'a aidée à se détendre.

"Quand j'ai commencé à utiliser YNAB, j'ai trouvé que cela m'aidait à renforcer ma trésorerie", nous a dit Monica. "À la fin de la première année dans les affaires, j'avais une bonne compréhension de ce dont j'avais besoin en termes de dépenses sur une base mensuelle, trimestrielle et annuelle."

"YNAB m'a aidé à surmonter les recalculs constants que je faisais avec Excel, ce qui nécessitait de nombreux calculs manuels et une double vérification pour m'assurer que j'étais vraiment sur la bonne voie avec mes objectifs. Excel nécessitait trop d'énergie mentale et finissait par drainer mon attention et mon cerveau. »

Comprendre la composante financière est particulièrement important en acupuncture, un domaine où la propriété d'une petite entreprise est la voie naturelle.

"L'un des défis de l'acupuncture en tant que profession est que la majorité des personnes qui se retrouvent dans une école d'acupuncture veulent devenir guérisseuses, mais beaucoup n'ont aucun intérêt à posséder une entreprise", a expliqué Monica. «Bien que les emplois W-2 pour les acupuncteurs existent, ils sont rares. Ce n'est peut-être pas avant la 2e, voire la 3e année d'un programme de 3 à 4 ans qu'une personne en école d'acupuncture se rend compte qu'elle finira probablement par devenir propriétaire d'une petite entreprise. »

Monica a vu nombre de ses collègues se débattre avec l'aspect financier de leur entreprise. Par exemple, elle voit d'autres acupuncteurs payer des prix plus élevés pour leur assurance contre la faute médicale. Ils n'ont pas de système en place pour planifier la prime annuelle actualisée, ils paient donc plus à long terme afin de pouvoir payer trimestriellement à la place. Avec un outil comme YNAB, ils pourraient planifier à l'avance et économiser de l'argent et du stress à long terme.

Et comme nous l'a dit Monica, « Personne ne veut travailler avec un acupuncteur stressé ! Les clients viennent chez nous à la recherche de stabilité et de soutien. La gestion de l'argent est donc essentielle pour pouvoir continuer à être acupuncteur. »

Comment utiliser YNAB pour votre entreprise

De nombreux propriétaires de petites entreprises utilisent YNAB pour les aider à gérer les finances de leur entreprise - cela ne fonctionne pas que pour les acupuncteurs ! La première étape que Monica recommande de prendre est de créer des catégories dans votre budget pour refléter chacune de vos catégories de dépenses IRS. De cette façon, vous pouvez facilement confier vos transactions à un comptable au moment des impôts.

Il y a même un atelier enregistré qui explique comment créer votre entreprise sur YNAB.

Un autre conseil que Monica recommande aux propriétaires d'entreprise est de lire le livre Profit First et de mettre en œuvre ses enseignements dans votre budget.

"Bien que le livre traite d'entreprises de plusieurs millions de dollars et que je sois loin de cette référence, une chose que j'aime de Profit First est la budgétisation basée sur les pourcentages", a expliqué Monica.

La méthode Profit First vous permet de décider à l'avance du pourcentage de revenus que vous allouerez aux bénéfices, à la masse salariale, aux impôts et aux dépenses. Une fois que vous avez défini ces pourcentages dans votre entreprise, il est facile de décider comment budgétiser une fois que vous commencez à générer des revenus.

Enfin, Monica aime rappeler aux propriétaires de petites entreprises de ne budgétiser qu'avec l'argent dont ils disposent déjà.

"Il est tentant de prévoir l'argent non encore reçu lorsque vous êtes travailleur indépendant", a déclaré Monica. « Mais ne le fais pas ! Travaillez avec ce que vous avez et laissez la rareté être de votre côté pour vous aider à établir des priorités."

Découvrez plus de ressources YNAB pour les propriétaires de petites entreprises !

Envisagez-vous d'utiliser YNAB pour vos finances professionnelles et personnelles ? Voici un conseil pour vous :Vous pouvez avoir plus d'un budget dans votre compte YNAB. Utilisez un budget pour vos finances personnelles et un autre pour votre entreprise. Utilisez ensuite la fonctionnalité "Budget ouvert" pour rebondir au besoin.