Comment utiliser les écritures d'annulation dans votre comptabilité d'entreprise

L'annulation des entrées annule les entrées de journal précédemment enregistrées. Nous vous montrons comment utiliser les écritures d'annulation pour maintenir plus efficacement les registres comptables de votre petite entreprise.

La comptabilité est l’étude du passé financier de votre entreprise. Et, comme nous l'avons vu dans de nombreux films hollywoodiens, de mauvaises choses se produisent lorsque vous essayez de jouer avec le passé.

C'est pourquoi c'est un faux pas comptable de supprimer des transactions dans votre logiciel de comptabilité. Les propriétaires d'entreprise doivent se familiariser avec les écritures d'annulation, qui peuvent effacer les transactions précédemment enregistrées sans effacer aucune donnée financière.

Présentation :Qu'est-ce que l'annulation d'écritures ?

Les propriétaires d'entreprise utilisent des écritures d'annulation pour neutraliser les écritures de journal préparées au cours de la période comptable précédente. Les écritures de contrepassation sont utilisées dans la comptabilité d'exercice, où les revenus et les dépenses sont enregistrés lorsqu'ils sont gagnés et engagés et pas seulement lorsqu'il s'agit d'espèces.

Les entreprises de comptabilité d'exercice, guidées par le principe de rattachement, préparent des écritures de régularisation afin que les revenus et les dépenses soient comptabilisés dans la période appropriée. Le premier jour de la période comptable suivante, ils peuvent préparer des écritures d'annulation qui effacent les écritures de régularisation.

La préparation des écritures de contrepassation est une étape intermédiaire facultative entre l'enregistrement des revenus ou des dépenses et l'entrée ou la sortie d'espèces dans votre entreprise. De nombreux propriétaires d'entreprise mettent en œuvre des écritures d'annulation pour réduire le risque de double comptabilisation des revenus et des dépenses.

L'écriture d'annulation la plus courante concerne la paie. Tout d'abord, vous enregistrez une écriture de régularisation à la fin du mois pour les salaires dus mais non encore payés. Vous enregistrez une écriture d'annulation le premier du nouveau mois, ouvrant la voie à l'écriture du journal de paie le jour de paie.

Sans l'écriture d'annulation, vous risquez d'enregistrer accidentellement les charges salariales deux fois :une fois à la fin du premier mois et une autre le jour de paie.

Les entreprises utilisent également des écritures d'annulation pour supprimer les transactions enregistrées par erreur. Vous pouvez faire disparaître les erreurs de transposition et autres erreurs avec une entrée inversée. Les écritures de contrepassation sont un type d'écriture de journal, c'est ainsi que les entreprises enregistrent les transactions.

3 avantages de l'utilisation d'écritures d'annulation

Les entrées inversées sont facultatives, mais je les recommande vivement. Voici pourquoi vous devriez implémenter des écritures d'annulation dans votre système de comptabilité de petite entreprise.

1. Ils réduisent la probabilité d'erreurs comptables

Les écritures de contrepassation, qui sont généralement enregistrées le premier jour d'une période comptable, suppriment les écritures de régularisation de la période précédente. Ils réduisent la probabilité de dupliquer les revenus et les dépenses et de commettre d'autres erreurs.

Supposons que vous êtes un consultant utilisant la méthode de la comptabilité d'exercice. Vous attendez une facture de votre entrepreneur indépendant qui devrait être d'environ 10 000 $, mais vous ne l'avez pas encore reçue par la poste. Plutôt que d'attendre la facture, vous enregistrez une dépense de 10 000 $ à la fin du mois.

Pour garder vos registres comptables propres, vous enregistrez une écriture d'annulation le premier du mois suivant qui ramène votre passif à 0 $. Ensuite, lorsque la facture arrive pour 9 500 $, vous enregistrez une nouvelle écriture de journal pour 9 500 $ en honoraires de consultant et comptes créditeurs.

Sans écriture d'annulation, vous auriez une dépense de 10 000 $ dans vos livres jusqu'à ce que la facture arrive. Vous devrez alors faire de la comptabilité et de la gymnastique arithmétique pour enregistrer la facture de 9 500 $ avec précision.

Imaginez à quel point il serait facile d'oublier que vous avez enregistré les 10 000 $ le mois dernier. En l'absence d'écriture d'annulation, vous auriez fini par indiquer une dépense de 19 500 $ pour les travaux de l'entrepreneur, une erreur parfois difficile à détecter.

2. Ils facilitent la tâche de plusieurs comptables

Si plusieurs personnes travaillent avec votre logiciel de comptabilité, l'annulation des écritures peut vous aider à éviter les erreurs dues à une mauvaise communication.

L'annulation des écritures annule les régularisations de revenus et de dépenses, ce qui facilite l'enregistrement des transactions sans avoir à revenir sur ce que quelqu'un d'autre a déjà enregistré.

Supposons que vous et votre conjoint partagez les responsabilités de tenue de livres. Le 31 mars, vous avez enregistré une écriture de journal de revenus de 2 000 USD pour un client dont vous avez terminé le travail mais que vous n'avez pas encore facturé. Vous l'avez enregistré tard dans la nuit et vous n'en avez pas immédiatement parlé à votre conjoint parce que vous avez pour règle de ne pas parler du travail après 18 heures.

Lorsque votre conjoint envoie des factures le 3 avril, le logiciel de comptabilité enregistre automatiquement 2 000 $ supplémentaires dans les comptes débiteurs pour le même client. Sans qu'elle le sache, les revenus de votre entreprise sont gonflés de 2 000 $.

Si votre entreprise utilisait des écritures d'annulation, vous auriez des états financiers précis et un point douloureux de moins avec votre conjoint.

3. Ils créent une piste d'audit pour les erreurs

Il est préférable de ne pas supprimer les entrées de journal, même en cas d'erreur. La meilleure façon de corriger vos enregistrements comptables est d'enregistrer une écriture d'annulation et de créer une écriture de journal fraîche et correcte.

Le logiciel de comptabilité numérote automatiquement toutes les écritures de journal afin que les auditeurs puissent facilement suivre les suppressions. Les auditeurs remettront en question les registres comptables avec des écritures de journal manquantes, car ils pourraient être un signe de malversation financière.

Bien que vous ayez peut-être été bien intentionné en supprimant les écritures de journal incorrectes, il est préférable de présenter vos cartes aux auditeurs en leur montrant vos écritures de journal erronées et correctives.

Un exemple d'écritures inversées

Timothy est propriétaire de Tim's Antiques, une boutique de curiosités à Boston. Il a deux employés qui sont payés tous les lundis pour le travail de la semaine précédente. Comptable dans une autre vie, Timothy utilise la comptabilité d'exercice.

Le dernier jour de septembre tombe un mercredi. Le 30 septembre, Timothy enregistre une charge de paie pour refléter les salaires dus mais non payés pour les lundi, mardi et mercredi. Chaque employé gagne 250 $ par jour de travail.

L'écriture au journal de régularisation se déroule comme suit. (Pour plus de simplicité, j'ignore les charges sociales, mais vous souhaitez inclure toutes les charges sociales ici.)

Date	Compte	Débit	Crédit
9/30	Dépenses salariales	1 500 $
9/30	Salaires à payer		1 500 $

L'accumulation de la paie est de 1 500 $, ce qui représente trois jours de salaire pour deux employés (250 $ par jour de travail x 2 employés x 3 jours).

Le 1er octobre, Timothy enregistre une écriture d'annulation, qui inverse les comptes débités et crédités. L'écriture de journal neutralise l'écriture de journal du 30 septembre, faisant comme si cela ne s'était jamais produit, et le compte des salaires à payer de Timothy revient à 0 $.

Date	Compte	Débit	Crédit
1/10	Salaires à payer	1 500 $
01/10	Dépenses salariales		1 500 $

Lorsque le jour de paie arrive le 5 octobre, Timothy enregistre une écriture au journal de paie pour le montant total qu'il doit à ses employés, soit 2 500 $ (250 $ par jour de travail x 2 employés x 5 jours de travail).

Date	Compte	Débit	Crédit
10/5	Dépenses salariales	2 500 $
10/5	Espèces		2 500 $

L'accumulation du 30 septembre reflétait trois jours de salaire, mais maintenant, il doit aux employés cinq jours de travail. Puisqu'il a annulé les salaires à payer, l'écriture au journal de paie correspond à la totalité du montant versé aux employés.

N'oubliez pas d'enregistrer les écritures d'annulation

L'annulation des écritures peut vous aider à gérer vos documents comptables plus efficacement. Un inconvénient est qu'il est facile d'oublier d'annuler les écritures au début du mois. Attachez un ruban autour de votre doigt ou mettez une note sur votre calendrier pour vous rappeler d'enregistrer des entrées d'annulation.