6 façons d'enregistrer vos transactions commerciales

Toute transaction financière, d'un dépôt bancaire à un paiement de facture, doit être enregistrée dans votre grand livre. Apprenez les différentes façons d'enregistrer vos transactions comptables et pourquoi c'est important.

Que vous dirigiez votre entreprise à partir de votre table de salle à manger ou que vous ayez de nombreux emplacements dispersés à travers la ville, l'enregistrement des transactions commerciales fait partie du processus comptable. Cela comprend tout, de l'enregistrement de votre dernière facture d'électricité dans votre grand livre général pour un paiement futur à l'enregistrement des dépenses d'amortissement en tant qu'écriture d'ajustement.

Étant donné que l'enregistrement des transactions fait partie du processus comptable, que vous enregistriez ces transactions à l'aide d'un logiciel de comptabilité, d'un journal comptable ou d'un autre livre de transactions, elles doivent être enregistrées en temps opportun et avec précision.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, chaque fois que vous enregistrez une facture à payer ultérieurement, ou un paiement reçu d'un client, ou que vous payez vos employés, vous enregistrez des transactions dans votre grand livre général.

L'enregistrement des transactions comptables prend plus de temps si vous utilisez un système de comptabilité manuel. En effet, chaque transaction devra être enregistrée dans le grand livre auxiliaire approprié, ce qui aura ensuite un impact sur votre grand livre général. Les livres auxiliaires comprennent les éléments suivants :

• Journal des encaissements
• Journal des décaissements
• Journal des ventes
• Journal des achats

Le moyen le plus efficace d'enregistrer vos transactions comptables est de suivre le cycle comptable, qui est un processus utilisé par les comptables et les comptables pour s'assurer que toutes les transactions comptables sont correctement enregistrées. Le cycle comptable fournit également un rappel pratique des étapes nécessaires à suivre, ce qui peut être bénéfique pour ceux qui découvrent le processus comptable.

Les étapes du cycle comptable sont :

1. Organiser les transactions
2. Enregistrer les entrées de journal
3. Publiez les écritures de journal dans le grand livre
4. Exécuter une balance de vérification non ajustée
5. Effectuer des écritures d'ajustement
6. Préparer une balance de vérification ajustée
7. Exécuter des états financiers
8. Fermer les livres du mois
9. Commencer le cycle suivant

Types de transactions

La première chose que vous devrez faire avant d'entrer des transactions est de déterminer si une entrée est un débit ou un crédit. Les débits et les crédits sont utilisés dans la comptabilité en partie double et assurez-vous que pour chaque transaction de débit enregistrée, une transaction de crédit correspondante est également enregistrée. Par exemple, si vous réglez votre facture d'électricité, vous ferez l'écriture comptable suivante :

Date	Compte	Débit	Crédit
11-1-2020	Dépenses utilitaires	100 $
01/11/2020	Espèces		100 $

Cette entrée enregistre votre paiement en débitant votre compte de dépenses de services publics et en créditant de l'argent. En utilisant la comptabilité en partie double, ce processus devra être complété pour chaque transaction que vous enregistrez.

Voici les types de transactions comptables les plus courants que vous devrez saisir pour votre petite entreprise.

1. Comptes créditeurs

Chaque fois que vous payez un vendeur ou un fournisseur pour des biens et services qu'il a fournis à votre entreprise, vous avez deux choix. Vous pouvez soit payer la facture immédiatement, en la chargeant sur le compte approprié, soit l'enregistrer dans les comptes créditeurs pour payer à une date ultérieure.

Par exemple, supposons que votre entreprise reçoive une facture de 75 $ pour le nettoyage des bureaux qui doit être payée à la fin du mois. Vous enregistrez la dépense dans le mois approprié et enregistrez le montant dû dans les comptes créditeurs.

Date	Compte	Débit	Crédit
11-1-2020	Frais de bureau	75 $
01/11/2020	Comptes Fournisseurs		75 $

Si vous payez la facture immédiatement ou payez en espèces pour un article, tout ce que vous avez à faire est d'enregistrer la dépense et la réduction en espèces dans les comptes appropriés, comme nous l'avons fait avec les dépenses de services publics. Si vous n'utilisez pas de logiciel de comptabilité, vous devrez enregistrer cette écriture dans le journal des achats.

2. Comptes clients

Les comptes débiteurs suivent le même principe que les comptes créditeurs, seuls les comptes débiteurs sont utilisés pour enregistrer l'argent qui vous est dû par les clients qui paient par crédit. Encore une fois, si votre client paie immédiatement, il n'est pas nécessaire d'enregistrer quoi que ce soit dans les comptes clients. Vous enregistrez simplement l'augmentation en espèces et le montant de la vente.

Cependant, chaque fois que vous facturez un client, vous enregistrez automatiquement une écriture de comptes clients. Par exemple, supposons que vous venez de facturer 208 $ à un client.

C'est ainsi que vous devrez enregistrer l'entrée dans les comptes clients. N'oubliez pas que si vous utilisez un logiciel de comptabilité, ce processus se termine automatiquement lors de la création de la facture.

Date	Compte	Débit	Crédit
4-5-2020	Comptes clients	208 $
4-5-2020	Ventes		200 $
4-5-2020	Taxe de vente		8 $

Si vous n'utilisez pas de logiciel de comptabilité, vous devrez enregistrer cette écriture dans votre journal des ventes.

3. Paiement de facture

Lorsque vous êtes prêt à payer une facture, qu'il s'agisse de la facture des comptes fournisseurs que vous avez enregistrée précédemment ou d'une facture que vous souhaitez payer immédiatement, vous l'enregistrerez comme suit. Par exemple, nous allons continuer et payer la facture de nettoyage de bureau que nous avons enregistrée plus tôt dans les comptes créditeurs.

Date	Compte	Débit	Crédit
11-1-2020	Comptes Fournisseurs	75 $
01/11/2020	Espèces		75 $

L'écriture ci-dessus réduit le solde des comptes fournisseurs et réduit également le solde de trésorerie. Si vous devez l'enregistrer manuellement, cela sera enregistré dans le journal des décaissements.

4. Paiements reçus

Les paiements reçus sont enregistrés lorsque vos clients vous paient pour des biens et services. Cela peut inclure des transactions en espèces, par exemple lorsqu'un client achète une cartouche d'impression dans votre magasin de fournitures de bureau. Il comprend également le paiement reçu sur une facture pour des biens et services achetés à crédit.

Par exemple, supposons que nous ayons reçu un paiement de 208 $ de Johnson Fabrics pour payer la facture référencée précédemment. Voici comment enregistrer correctement ce paiement.

Date	Compte	Débit	Crédit
5-1-2020	Espèces	208 $
01/05/2020	Comptes clients		208 $

Si vous enregistrez des transactions manuellement, cela doit être enregistré dans votre journal des encaissements.

5. Entrées de paie

Si vous avez des employés, vous saisirez des transactions de paie. Il y a généralement deux ensembles de transactions de paie que vous devrez enregistrer :l'entrée initiale après le traitement de la paie et l'entrée en espèces lorsque vos employés sont payés. Les entrées du journal de paie peuvent parfois être compliquées, c'est pourquoi il est fortement recommandé d'utiliser un logiciel de paie ou un service de paie pour traiter la paie.

Les premières transactions de paie enregistrées doivent inclure les salaires bruts ainsi que les éventuelles charges sociales à payer.

Date	Compte	Débit	Crédit
11-1-2020	Salaires bruts	1 000 USD
01/11/2020	Retenue d'impôt fédéral sur le revenu		100 $
01/11/2020	Retenue FICA (Employé)		77 $
01/11/2020	Retenue d'impôt sur le revenu de l'État		40 $
01/11/2020	Salaires à payer		779 $

La prochaine série de transactions de paie que vous enregistrerez sera plus simple, notant le salaire de vos employés après déductions des charges sociales.

Date	Compte	Débit	Crédit
11-10-2020	Salaires à payer	779 $
11-10-2020	Espèces		779 $

Un autre ensemble de transactions de paie devra également être saisi lorsque les paiements d'impôts seront versés. Si vous utilisez un système de comptabilité ou de comptabilité manuel, vous pouvez enregistrer ces écritures directement dans votre journal général.

6. Entrées de journal

Avec l'utilisation d'un logiciel de comptabilité, la nécessité de saisir plusieurs écritures de journal a été considérablement réduite, mais il existe encore des cas où elles sont nécessaires.

Par exemple, les écritures d'ajustement, telles que la dépréciation, l'amortissement et les charges à payer, seraient toutes validées en tant qu'écritures de journal d'ajustement. Vous pouvez également avoir des écritures supplémentaires, telles que des frais bancaires et des intérêts gagnés, qui devront être validées avant l'exécution des états financiers.

Enregistrer correctement les transactions est une nécessité pour toutes les entreprises

En tant que propriétaire d'entreprise, l'une des choses les plus importantes que vous ou votre comptable devez faire est d'enregistrer toutes vos transactions comptables. Toute transaction, aussi petite soit-elle, aura un impact sur votre entreprise et doit être correctement comptabilisée.

L'enregistrement des transactions comptables vous fournira un relevé de compte précis de toutes vos activités commerciales, vous donnant une représentation fidèle des finances de votre entreprise tout en vous aidant à garantir l'exactitude de vos états financiers.