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Un guide pour les petites entreprises sur les heures facturables

Pour les consultants, les sous-traitants et les entreprises de services professionnels, les heures facturables constituent la principale source de revenus. Découvrez ce que sont les heures facturables et non facturables et comment les suivre correctement.

Les heures facturables sont la pierre angulaire de toute entreprise de services. Que vous fournissiez des services de conseil ou que vous gériez un cabinet d'avocats ou des CPA, il est important de suivre et de facturer vos heures facturables et de vous assurer que votre personnel fait de même.

Présentation :que sont les heures facturables ?

Le terme est le plus souvent associé aux avocats, mais les heures facturables sont également suivies par les cabinets CPA, les consultants, les propriétaires uniques et les entrepreneurs indépendants. Une heure facturable est considérée comme le temps passé à travailler sur des tâches facturables.

Par exemple, Jane est une entrepreneure indépendante qui fournit des services de RH à divers clients. Une grande partie du temps de Jane est consacrée à la gestion de la paie, à la création de lettres d'intégration pour les employés de son client et à l'enquête sur tout problème de RH qui pourrait survenir. Tant que Jane effectue un travail spécifique à un client, cela sera considéré comme facturable.

Heures facturables et heures non facturables :quelle est la différence ?

Le moyen le plus simple de déterminer si un travail est facturable est de savoir s'il est lié à un client spécifique. Par exemple, tout temps que Jane passe à traiter la paie de son client, à rédiger une lettre d'intégration pour un client à utiliser dans son entreprise ou à déterminer si un client a enfreint les lois du travail est considéré comme facturable.

D'autre part, les heures non facturables sont celles consacrées à des activités générales centrées sur l'entreprise en général plutôt que sur un client en particulier.

Heures facturables Heures non facturables
Toute tâche directement liée à un projet client, comme remplir un rapport Participer à un événement de réseautage dans votre secteur
Recherche d'un projet client Effectuer des tâches administratives générales telles que l'enregistrement des paiements des clients
Rencontre avec un client ou pour le compte d'un client Répondre aux demandes de nouveaux clients potentiels
Planifier le projet d'un client Créer une proposition pour un nouveau client
Répondre à l'e-mail d'un client Participer à des formations ou à des ateliers
Répondre aux questions des clients par téléphone Rencontre avec des clients potentiels

5 types d'industries avec des heures facturables

Toute personne qui est un entrepreneur indépendant ou un employé d'une entreprise de services devra suivre ses heures facturables. Voici cinq des secteurs qui ont le plus besoin de suivre les heures facturables.

1. Cabinets d'avocats

Les avocats suivent le temps facturable plus que toute autre industrie, et avec raison. Les avocats travaillant dans un cabinet d'avocats sont tenus de travailler un nombre minimum d'heures facturables chaque année, avec des conséquences telles que la possibilité d'un licenciement s'ils ne le font pas.

2. Cabinets comptables

Les cabinets comptables, comme les cabinets juridiques, facturent souvent les clients à l'heure, bien que les cabinets CPA soient plus susceptibles d'utiliser des méthodes de facturation alternatives, telles que la facturation forfaitaire, pour des tâches spécifiques. Cependant, à l'instar de la facturation des cabinets d'avocats, de nombreux cabinets demandent encore aux CPA de suivre et de facturer régulièrement leurs heures.

3. Conseil

Au début de 2020, 1,6 million de consultants travaillaient aux États-Unis. Si vous êtes consultant, les heures facturables sont la clé de votre survie. À moins qu'un consultant ne facture des honoraires forfaitaires pour un projet spécifique, ce qui est rare, il facture à l'heure.

4. Indépendants

Les pigistes sont similaires aux consultants, bien qu'ils puissent ou non facturer à l'heure, selon le travail. Par exemple, les rédacteurs indépendants sont généralement payés à l'article et non à l'heure, bien que les assistants administratifs indépendants facturent leurs clients à l'heure.

5. Publicité et relations publiques

Les agences de publicité et de relations publiques facturaient traditionnellement leurs clients à l'heure, mais beaucoup sont maintenant passées à un système de facturation forfaitaire. Si vous travaillez en tant que représentant indépendant des relations publiques, vous facturerez probablement encore vos clients à l'heure.

Comment suivre les heures facturables dans votre petite entreprise

Que vous utilisiez un logiciel de comptabilité, un logiciel de gestion du temps et de facturation, ou que vous enregistriez votre temps à l'aide d'une feuille de calcul, suivez notre guide rapide pour commencer à suivre correctement vos heures facturables.

1. Déterminez votre taux horaire

Ce n'est pas aussi simple que vous ne le pensez. Si vous ne proposez qu'un seul service, il est facile de définir vos tarifs, mais si vous proposez plusieurs services, il est probable que vous ayez plusieurs tarifs.

Par exemple, en utilisant notre consultante Jane comme exemple, Jane offre une variété de services RH à ses clients et tous avec un taux de facturation différent.

  • Services administratifs -- 30 $/heure
  • Service de recrutement spécialisé – 50 $/heure
  • Relations avec les employés :60 $/heure

Non seulement Jane doit suivre ses heures pour chacun de ses clients, mais elle doit également suivre son travail ou son projet afin que le taux de facturation correct soit utilisé.

2. Créez une feuille de calcul ou commencez à utiliser un logiciel de suivi du temps

Votre logiciel de comptabilité peut offrir une capacité de suivi du temps, mais la plupart ne le font pas. Bien que vous puissiez certainement enregistrer votre temps sur une feuille de calcul, il est préférable d'utiliser une application de suivi du temps appropriée pour une facturation plus précise.

Par exemple, Jane travaille actuellement sur un projet administratif pour le client A lorsque le client B l'appelle, frénétique parce que son ordinateur est tombé en panne et qu'elle ne peut pas saisir sa paie. Jane arrête de travailler sur le projet du Client A et passe les 30 minutes suivantes au téléphone à aider le Client B.

Immédiatement après avoir raccroché, elle retourne travailler sur le projet du client A et ne se rend compte qu'une heure plus tard qu'elle n'a pas enregistré l'appel avec le client B comme temps facturable. Et parce que tant de temps s'est écoulé, elle n'a aucune idée du temps qu'elle a passé au téléphone avec la cliente B puisque l'appel était sur son téléphone de bureau et non sur son téléphone portable.

Si Jane avait utilisé un logiciel de suivi du temps, elle aurait pu arrêter le minuteur pour le Client A et démarrer un nouveau minuteur pour le Client B et redémarrer le minuteur du Client A une fois son appel téléphonique terminé.

Un logiciel de suivi du temps peut être une bouée de sauvetage pour les consultants et les propriétaires uniques qui se retrouvent à jongler avec plusieurs clients simultanément. Non seulement cela facilite grandement le suivi du temps, mais cela peut aussi vous ouvrir les yeux lorsque vous réalisez combien de temps vous n'avez pas facturé.

3. Configurer des clients et des projets

Une fois que vous avez déterminé vos tarifs, vous êtes prêt à configurer vos clients et leurs projets. Il s'agit d'une étape importante car elle permettra d'automatiser considérablement le processus de facturation. Une fois que vous avez établi votre tarification correcte pour tous les services que vous proposez, il sera beaucoup plus facile de facturer correctement vos clients.

4. Suivre et calculer les heures

La saisie de vos heures travaillées dans une feuille de calcul fonctionne techniquement, mais ce n'est pas la meilleure façon de suivre et de calculer vos heures. Comme vous l'avez vu précédemment, les chances d'oublier d'écrire les heures sur une feuille de calcul sont assez élevées, ce qui signifie que vous finissez par ne facturer à vos clients qu'une partie de vos heures réelles travaillées.

Mais que vous utilisiez un tableur ou un logiciel, vous êtes prêt à calculer vos heures travaillées et à facturer vos clients une fois le mois terminé.

5. Facturer le client

C'est la dernière étape et une étape importante. Si vous utilisez un logiciel de gestion du temps et de facturation, ou une application de comptabilité qui suit le temps pour vous, vous pouvez facilement transférer votre temps facturable sur une facture et facturer vos clients en quelques minutes. Lorsque vous préparez une facture, assurez-vous d'inclure un détail des heures travaillées et des services correspondants effectués.

Vous voudrez également être sûr et inclure les conditions de paiement, que vous devriez déjà avoir convenues avec votre client.

Assurez-vous de suivre vos heures facturables

Les heures facturables sont la clé de la survie de nombreux propriétaires uniques, indépendants et entreprises de services. Que vous soyez avocat, assistant administratif ou consultant, si vous fournissez des services à vos clients, vous souhaitez suivre vos heures facturables. Arrêtez de vous sous-estimer, vous et vos services, et commencez à suivre correctement vos heures facturables dès aujourd'hui.