Comment répartir les dépenses fonctionnelles pour les organismes à but non lucratif

Utilisé exclusivement par les organisations à but non lucratif, l'état des dépenses fonctionnelles est utilisé pour déclarer correctement les dépenses et est requis aux États-Unis. Apprenez à répartir correctement les dépenses fonctionnelles.

Les rapports d'organisation à but non lucratif sont différents de ceux d'une entreprise à but lucratif, les organisations à but non lucratif publiant les états financiers suivants.

• État de la situation financière : Ceci est similaire à un bilan, présentant les actifs, les passifs et l'actif net, qui est similaire aux capitaux propres.
• Énoncé des activités : L'état des activités est similaire à un compte de résultat standard, qui examine les revenus et les dépenses de l'organisation.
• État des flux de trésorerie : À l'instar d'un état des flux de trésorerie standard, l'état des flux de trésorerie d'une organisation à but non lucratif affiche les mêmes informations en fonction des activités de l'organisation.

Le rapport final que les organisations à but non lucratif sont tenues de produire est l'état des dépenses fonctionnelles, qui rapporte les dépenses en fonction des classifications fonctionnelles. Chaque organisation à but non lucratif a des domaines fonctionnels sur lesquels elle doit rendre compte, mais comme l'argent pour financer les organisations à but non lucratif provient souvent de subventions, de campagnes et d'activités de collecte de fonds, les organisations à but non lucratif doivent suivre les dépenses organisationnelles différemment d'une entreprise standard.

Présentation :Que sont les dépenses fonctionnelles ?

Avant de pouvoir utiliser l'une des méthodes d'allocation décrites ci-dessous, vous devez comprendre les classifications fonctionnelles. Dans la comptabilité à but non lucratif, toutes les dépenses doivent être enregistrées dans l'une de ces trois catégories de dépenses à but non lucratif.

Programmes : Toutes les organisations à but non lucratif ont une mission. Un programme est une activité créée pour remplir cette mission. Selon l'organisation, vous pouvez avoir un seul programme, comme nourrir les affamés, ou vous pouvez offrir plusieurs programmes, comme le soutien prénatal pour les futures mères adolescentes ainsi que des cours GED pour poursuivre leurs études. Les dépenses de chaque programme doivent être enregistrées séparément.

Gestion et frais généraux : Les frais de gestion et généraux sont des éléments qui ne sont pas rattachés à un programme particulier mais qui font partie intégrante du fonctionnement de l'organisation. Par exemple, le salaire du directeur exécutif et des autres agents serait considéré comme des dépenses de gestion et générales, tout comme le comptable du personnel qui gère les livres de tous les programmes.

Frais de collecte de fonds : Bien qu'il puisse sembler étrange de placer la collecte de fonds dans une catégorie de dépenses, les organisations à but non lucratif dépensent beaucoup d'argent pour la collecte de fonds. Cela comprend les dépenses salariales des employés chargés du développement et de la collecte de fonds et les frais de création et d'envoi des lettres d'appel annuelles, y compris les frais d'impression, de papier et d'affranchissement.

Dans de nombreux cas, les dépenses fonctionnelles sont facilement catégorisées, mais si ce n'est pas le cas, vous devrez les répartir en conséquence.

Les 4 méthodes d'imputation des dépenses fonctionnelles

Bien que vous puissiez répartir les dépenses selon vos besoins, les méthodes de répartition suivantes sont les plus fréquemment utilisées par les organisations à but non lucratif. Le moyen le plus simple de répartir vos dépenses consiste à utiliser un logiciel de comptabilité à but non lucratif ou de fonds, bien qu'un logiciel de comptabilité classique puisse également être utilisé si nécessaire.

1. Coût direct

Les coûts les plus faciles à répartir sont ceux qui ne peuvent être attribués qu'à une seule catégorie. Par exemple, une subvention que Sam reçoit lui permet d'acheter une variété d'aliments en conserve et non périssables pour son garde-manger communautaire. Ce coût peut être directement affecté aux programmes puisque la subvention et les dépenses qui en résultent sont directement liées au coût du programme de garde-manger communautaire.

2. Temps employé

Si les employés partagent leur temps entre plusieurs programmes ou secteurs organisationnels, leur temps doit être suivi et réparti correctement. Par exemple, Ann dirige une association agricole à but non lucratif appelée Back to the Land, qui propose plusieurs programmes différents allant de la formation agricole sur site à des séminaires de planification financière pour les propriétaires de fermes et de ranchs.

Parce que son personnel est très petit, les employés passent non seulement des heures de programme à former les agriculteurs, mais ils effectuent également des tâches administratives, Ann elle-même partageant souvent son temps entre la formation des agriculteurs et la gestion de l'organisation.

Actuellement, Ann passe 25% de son temps à s'entraîner, divisant son temps également entre les deux programmes. Elle consacre également 25 % à la rédaction de subventions et 50 % à la gestion de l'organisation. Sur la base de ces pourcentages, répartissons le salaire d'Ann, qui est de 4 000 $ par mois.

État des dépenses fonctionnelles
Retour à la terre
Juillet 2020

Dépenses	Programme A	Programme B	G&A	Collecte de fonds	Totale
Salaires	500 $	500 $	1 000 USD	2 000 $	4 000 $

Le relevé partiel ci-dessus affiche les trois catégories de dépenses fonctionnelles :programmes, dépenses générales et administratives (G&A) et collecte de fonds, la ligne indiquant exactement comment le salaire de 4 000 $ d'Ann pour juillet a été alloué.

3. Effectif des employés

Pour les très petites organisations à but non lucratif, il peut être plus facile de baser les coûts sur l'effectif total des employés. Cette méthode utilise le total des salaires de chaque employé, en les combinant en un seul total, puis en allouant le total en fonction du temps passé dans chaque domaine de dépenses fonctionnel.

Bien que cette méthode ne fonctionne pas pour les organisations comptant de nombreux employés ayant des domaines de responsabilité bien définis, pour les organisations à but non lucratif dont les employés travaillent dans tous les domaines de dépenses fonctionnelles, le salaire total peut être réparti entre ces domaines.

Par exemple, Jason dirige Coats 4 Kidz, une organisation à but non lucratif qui collecte et distribue des manteaux d'hiver aux enfants de familles à faible revenu. Il n'a qu'un effectif de deux personnes, et tous les trois travaillent régulièrement là où ils sont nécessaires. Ensemble, les trois employés consacrent 60 % de leur temps à des programmes, suivis de 25 % en G&A et 15 % en collecte de fonds. Avec une dépense salariale totale de 6 000 $ entre les trois, répartissons leurs dépenses salariales.

État des dépenses fonctionnelles
Coats 4 Kidz
Octobre 2020

Dépenses	Programmes	G&A	Collecte de fonds	Totale
Salaires	3 600 $	1 500 $	900 $	6 000 $

4. Pieds carrés

La méthode d'attribution des pieds carrés est probablement la plus détaillée. La méthode des pieds carrés peut être utilisée pour répartir correctement les dépenses suivantes :

• Utilitaires
• Loyer
• Amortissement du bâtiment
• Assurance

Si votre organisation à but non lucratif est hébergée dans un grand espace sans bureaux, cette méthode ne fonctionnera pas, mais pour ceux qui ont des zones définies dans le bureau, comme une zone de réception ou une salle de repos ou des bureaux séparés pour le personnel, vous pouvez répartir les dépenses ci-dessus basé sur la superficie en pieds carrés.

Pour en revenir à Coats 4 Kidz, disons que l'organisation à but non lucratif est actuellement hébergée dans un espace de bureau de 1 000 pieds carrés. Vingt-cinq pour cent de l'espace sont utilisés de manière égale par tous les employés, tandis que 30 % sont occupés par le personnel du programme, la collecte de fonds occupe 25 % et la direction 20 %.

En octobre, Coats 4 Kidz a eu les dépenses suivantes :

• Utilitaires : 350 $
• Loyer : 1 500 $
• Amortissement du bâtiment : 400 $
• Assurance : 375 $

Commençons par l'espace commun, qui occupe 25 % du bureau de 1 000 pieds carrés. Pour calculer le coût des services publics pour octobre, nous aurions besoin de faire deux calculs :

350 $ x 25 % =87,50 $

C'est l'allocation totale pour l'espace ouvert dans le bureau. Ensuite, nous devons diviser ce montant par les trois catégories de dépenses fonctionnelles. Cela peut être fait par la surface utilisée par chaque catégorie ou par le nombre de personnes dans chaque département, selon ce qui est le plus facile.

87,50 $ ÷ 3 =29,16 $

Cela signifie que nous devrons allouer 29,16 $ supplémentaires en dépenses de services publics à chacune des trois catégories de dépenses fonctionnelles.

État des dépenses fonctionnelles
Coats 4 Kidz
Octobre 2020

Dépenses	Programmes	G&A	Collecte de fonds	Totale
Utilitaires	134,16 $	99,17 $	116,67 $	350 $
Location	575 $	500 $	425 $	1 500 $
Amortissement du bâtiment	153,33 $	133,33 $	113,34 $	400 $
Assurance	143,75 $	125 $	106,25 $	375 $

Ainsi, si nous calculons les dépenses en services publics pour les programmes d'octobre, nous effectuerions le calcul suivant :

350 $ x 30 % =105 $

Nous ajouterions ensuite les 29,16 $ supplémentaires à ce total pour obtenir l'allocation complète pour le mois.

105 $ + 29,16 $ =134,16 $

Vous suivrez simplement le même processus pour répartir le reste des dépenses.

Un exemple de relevé de dépenses fonctionnelles

Si nous prenons la partie salaire de l'état des dépenses fonctionnelles ci-dessus et la combinons avec les autres dépenses, vous aurez une comptabilité complète des dépenses pour octobre.

État des dépenses fonctionnelles
Coats 4 Kidz
Octobre 2020

Dépenses	Programmes	G&A	Collecte de fonds	Totale
Salaires	3 600,00 $	1 500,00 $	900,00 $	6 000,00 $
Total des salaires	3 600,00 $	1 500,00 $	900,00 $	6 000,00 $
Utilitaires	134,16 $	99,17 $	116,67 $	350,00 $
Location	575,00 $	500,00 $	425,00 $	1 500,00 $
Amortissement du bâtiment	153,33 $	133,33 $	113,34 $	400,00 $
Assurance	143,75 $	125,00 $	106,25 $	375,00 $
Dépenses totales	4 606,24 $	2 357,50 $	1 661,26 $	8 625,00 $

Il vous suffirait d'ajouter les totaux des revenus pour le mois pour obtenir un relevé complet des dépenses fonctionnelles.

Le relevé des dépenses fonctionnelles est un must pour tout organisme à but non lucratif

Selon les principes comptables généralement reconnus ou les directives GAAP, les organisations à but non lucratif sont tenues de classer correctement les dépenses fonctionnelles. Après tout, les donateurs veulent savoir comment vous avez dépensé les fonds de leur subvention, tandis que le grand public veut avoir l'assurance que leur don est utilisé de manière responsable.

Comprendre l'état des dépenses fonctionnelles peut prendre un peu de temps, mais c'est un élément important de la bonne gestion de votre organisation à but non lucratif. Un logiciel de comptabilité de fonds peut faciliter la gestion et la répartition des dépenses, tandis que consulter un CPA spécialisé dans la comptabilité à but non lucratif peut également vous aider.