Un guide pour débutants sur la petite caisse :sa gestion et son enregistrement

Êtes-vous prêt à mettre en place une petite caisse pour votre entreprise ? Nous vous fournirons les meilleures pratiques et vous montrerons comment configurer et utiliser facilement la petite caisse.

Votre machine à affranchir vient de s'arrêter de fonctionner et vous devez envoyer rapidement un de vos employés à la poste pour obtenir des timbres. Le seul problème est qu'elle n'a pas d'argent liquide et que sa carte de crédit est épuisée.

C'est là que la petite caisse entre en jeu. La petite caisse est l'argent que vous gardez en main dans votre entreprise pour payer de petites dépenses telles que des déplacements d'urgence au bureau de poste, des boissons pour des visiteurs inattendus ou pour rembourser votre réceptionniste pour ramasser des beignets pour le personnel. réunion ce matin.

La plupart des petites entreprises conservent entre 100 $ et 200 $ en petite caisse pour payer ces dépenses et d'autres dépenses imprévues. Si vous êtes prêt à créer un compte de petite caisse pour votre entreprise, nous vous guiderons tout au long du processus.

Présentation :qu'est-ce que la petite caisse ?

La petite caisse est l'argent qu'une entreprise garde en main pour payer des achats divers. La plupart des achats effectués avec la petite caisse sont des dépenses imprévues qui peuvent survenir, comme le café du matin pour une réunion ou le dîner pour un employé qui fait des heures supplémentaires.

L'une des principales raisons d'avoir une petite caisse en main est de rembourser rapidement les employés qui ont dépensé leur propre argent pour des articles pour l'entreprise ou de donner un pourboire au chauffeur du service de livraison qui a apporté le déjeuner au bureau.

La petite caisse, comme toute autre dépense, doit être comptabilisée correctement dans votre logiciel de comptabilité ou votre système de comptabilité manuelle, car les dépenses sont liées à l'entreprise et doivent être correctement enregistrées pour garantir l'exactitude des états financiers.

Un exemple de petite caisse

Sur le chemin du bureau, Jane reçoit un appel téléphonique de son patron lui demandant de s'arrêter et de prendre des beignets pour une réunion inattendue plus tard dans la matinée. Jane n'a pas de carte de crédit et ne dispose que de 25 $ jusqu'à ce qu'elle soit payée.

Jane s'arrête pour ramasser deux boîtes de beignets, lui laissant 5 $ dans son portefeuille. Heureusement, son bureau dispose d'une petite caisse, que son patron lui rembourse immédiatement, ce qui évite à Jane de soumettre une note de frais et d'attendre des semaines pour être remboursée.

La petite caisse est généralement dépensée pour :

• Café et autres boissons
• Collations de bureau telles que fruits et pâtisseries
• Gaz
• Fournitures de bureau d'urgence
• Remboursements des employés

Comment configurer et utiliser la petite caisse dans votre entreprise

Si vous êtes prêt à mettre en place une petite caisse pour votre bureau mais que vous ne savez pas par où commencer, suivez les étapes simples ci-dessous pour que votre petite caisse soit opérationnelle en un rien de temps. Pour commencer, ayez un endroit sûr pour stocker vos fonds de petite caisse, comme un coffre-fort ou un tiroir verrouillé.

1. Définir des limites de compte

Avant de démarrer un fonds de petite caisse, vous devrez décider du montant que vous voulez que le fonds soit. Entre 100 $ et 200 $ est assez courant, bien que vous puissiez descendre ou monter plus haut, selon votre activité.

Vous voudrez également décider du point de réapprovisionnement, qui est l'endroit où vos dépenses sont enregistrées, et un nouveau chèque est rédigé pour ramener le total de la petite caisse à son montant d'origine. Par exemple, si votre petite caisse est de 100 $, vous voudrez peut-être rembourser le fonds lorsqu'il tombe en dessous de 15 $.

2. Déterminez qui gérera la petite caisse

Si vous avez un directeur de bureau, c'est le choix le plus probable pour gérer la petite caisse. Si vous n'avez que quelques employés, la gestion des fonds peut vous incomber.

Quelle que soit votre décision, il est important qu'une seule personne ait accès au fonds à tout moment, afin d'éviter les retraits non comptabilisés et/ou le vol. Une fois que vous avez déterminé qui s'occupera de la petite caisse, vous êtes prêt à encaisser un chèque et à déposer les fonds dans le coffre de la petite caisse.

3. Créer un journal

Le journal de la petite caisse est l'un des éléments les plus importants de la gestion de la petite caisse. Toutes les transactions effectuées dans ou hors de la petite caisse doivent être enregistrées dans le journal de la petite caisse. Il est également important que tout argent déboursé de la petite caisse ait un reçu.

Par exemple, pour que Jane se fasse rembourser les beignets qu'elle a achetés pour la réunion, elle doit fournir un reçu. Le reçu sera utilisé plus tard comme support pour enregistrer la transaction de petite caisse en tant que dépense dans votre grand livre.

Date	Détails	Encaissement	Encaissement	Solde
03/08/2020	Frais de port		7,25 $	92,75 $

Le journal de la petite caisse doit inclure la date, les détails de la transaction, l'argent que vous avez mis dans la petite caisse, le montant distribué et un solde courant. Une fois que votre solde courant atteint votre montant de réapprovisionnement, vous êtes prêt à faire un chèque pour ramener le total de la petite caisse au montant initial financé.

4. Rapprocher et enregistrer les dépenses de petite caisse

Lorsque votre petite caisse commence à s'épuiser, il est temps d'enregistrer les dépenses et de rembourser le fonds. Pour effectuer le rapprochement, vous devrez faire correspondre vos reçus avec les montants inscrits sur le formulaire de petite caisse.

Votre argent disponible doit toujours correspondre au montant enregistré dans votre journal de petite caisse. Si ce n'est pas le cas, vous devrez comptabiliser tout surplus et découvert. Une fois le compte rapproché, vous êtes prêt à enregistrer vos dépenses dans votre grand livre.

Date	Détails	Encaissement	Encaissement	Solde
01/08/2020	Petite caisse	100,00 $		100,00 $
03/08/2020	Frais de port		7,25 $	92,75 $
09/08/2020	Beignets pour réunion		12,25 $	80,50 $
15/08/2020	Gaz		10,50 $	70,00 $
21/08/2020	Fournitures de bureau		25,00 $	45,00 $
23/08/2020	Frais de port		18,25 $	26,75 $
25/08/2020	Café pour réunion		11,25 $	15,50 $

Pour enregistrer les transactions de petite caisse du mois d'août, vous devez enregistrer les dépenses sous forme d'écriture de journal.

Date	Compte	Débit	Crédit
25/08/2020	Frais de port	27,50 $
	Gaz	10.50
	Fournitures de bureau	23.00
	Aliments et boissons	23,50
	Compte bancaire		84,50 $

5. Réévaluez périodiquement la petite caisse

Si vous vous retrouvez rapidement dans la petite caisse, vous pouvez augmenter le montant de la petite caisse que vous gardez sous la main. Prenez également quelques minutes pour voir à quoi vous dépensez votre petite caisse.

Par exemple, si vous achetez toujours du café pour le bureau, il peut être judicieux d'acheter du café avec vos fonds réguliers, plutôt que d'épuiser la petite caisse pour acheter du café tous les lundis pour la réunion du personnel.

La petite caisse peut être un outil utile si elle est gérée correctement

Si vous décidez de mettre en place un fonds de petite caisse pour votre petite entreprise, vous pouvez faire certaines choses pour vous assurer qu'il fonctionne bien, comme créer une politique de petite caisse qui décrit à quoi peut servir la petite caisse ainsi que montants de dépenses maximum.

Par exemple, vous ne voulez pas utiliser la petite caisse pour des dépenses à prix élevé, il peut donc être utile de fixer une limite en dollars, comme 25,00 $. Tout dépassement de ce montant serait payé ou remboursé par d'autres moyens. Il est également utile de s'assurer que toutes les dépenses que vous remboursez sont accompagnées d'un reçu.

Bien qu'un fonds de petite caisse ne soit pas nécessaire si vous travaillez en solo, si vous n'avez qu'un seul employé, il peut être utile de créer un fonds de petite caisse pour gérer correctement ces dépenses imprévues.