Un guide étape par étape pour calculer les jours de ventes impayées

Le nombre de jours d'encours des ventes mesure le temps nécessaire pour percevoir les ventes à crédit. En savoir plus sur cet indicateur et comment il peut aider votre entreprise.

Le nombre de jours d'encours des ventes (DSO) mesure le nombre moyen de jours nécessaires à une entreprise pour percevoir le paiement de ses clients. Semblable au ratio de rotation des comptes clients, le ratio DSO peut être mesuré mensuellement, trimestriellement ou annuellement, selon le volume des ventes à crédit de votre entreprise.

Découvrez comment calculer le DSO pour votre entreprise et ce que signifient les résultats de ce calcul.

Présentation :qu'est-ce que le nombre de jours d'encours des ventes (DSO) ?

Les ventes peuvent être en hausse pour votre entreprise, mais si vous ne percevez pas le paiement de ces ventes, votre trésorerie en souffre et pourrait finalement vous mettre en faillite.

Le nombre de jours d'encours des ventes est un ratio comptable que vous pouvez facilement calculer pour déterminer le nombre de jours qu'il faut à vos clients pour vous payer. Pour les nouvelles entreprises ou les entreprises dont les flux de trésorerie sont limités, ne pas suivre votre DSO peut avoir de graves répercussions, y compris la faillite.

Pour comprendre l'importance du DSO, passons en revue quelques termes comptables familiers.

• Comptes débiteurs : Les comptes débiteurs sont l'argent que vos clients vous doivent pour les biens et services qu'ils ont déjà reçus. Le solde de vos comptes clients est enregistré comme un actif dans votre bilan.
• Vente au comptant : Une vente au comptant est un paiement effectué au moment où les biens et services sont reçus. Contrairement à son nom, une vente au comptant ne signifie pas un paiement en espèces (bien que cela puisse être le cas), et fait également référence à toute forme de paiement acceptable telle qu'un chèque, une carte de crédit ou un mandat qui est immédiatement effectué.
• Vente à crédit : Une vente à crédit est un achat effectué par un client qui ne nécessite pas de paiement immédiat. Lorsqu'une vente à crédit est effectuée, le client reçoit généralement des conditions de paiement indiquant la date d'échéance du paiement.
• Modalités de paiement : Avant d'offrir un crédit à vos clients, assurez-vous qu'ils ont reçu des conditions de paiement. Les conditions de paiement spécifient des détails importants tels que tout escompte pour paiement anticipé et la date d'échéance du paiement.

Toutes les informations nécessaires au calcul de votre DSO sont disponibles à partir des états financiers produits par votre logiciel comptable. Si vous utilisez toujours un système de comptabilité manuel, vous devrez totaliser divers livres et créer manuellement des états financiers avant de pouvoir calculer le DSO.

La formule des jours d'encours des ventes

La formule de calcul des jours d'encours des ventes est la suivante :

Comptes débiteurs ÷ Total des ventes à crédit x Nombre de jours dans la période

Si vous êtes prêt à calculer le nombre de jours de vente impayés pour votre entreprise, suivez simplement les étapes décrites ci-dessous.

Comment calculer les jours de ventes restantes

Pour déterminer vos jours de ventes impayées, vous devrez extraire des informations d'un rapport chronologique sur les comptes clients ou d'un bilan. Une fois ces informations recueillies, vous êtes prêt à calculer votre DSO.

1. Déterminer la période à couvrir

A vous de déterminer la période que vous souhaitez couvrir lors du calcul du DSO. Les petites entreprises peuvent trouver plus utile de calculer le DSO tous les trimestres, bien que les entreprises qui vendent fréquemment à crédit devraient effectuer un calcul DSO tous les mois.

2. Calculer le total des comptes débiteurs au début de la période

Ces informations peuvent être obtenues à partir d'un bilan exécuté à la première date de la période que vous examinerez. Par exemple, si vous souhaitez calculer le DSO pour le premier trimestre de 2020, vous devez exécuter un bilan au 1er janvier 2020 pour localiser le solde initial de vos comptes clients.

3. Calculer le total des comptes débiteurs de fin pour la période

L'obtention du solde final de vos comptes clients se fait de la même manière, sauf que cette fois, vous exécuterez un rapport de bilan au 31 mars 2020.

4. Déterminer les comptes débiteurs moyens pour la période

C'est un calcul facile. Prenez simplement le solde de vos comptes clients au début et le solde de vos comptes clients à la fin pour la période que vous avez sélectionnée.

Par exemple, si le solde de vos comptes clients au 1er janvier 2020 était de 27 000 $ et que le solde de vos comptes clients à la fin était de 31 000 $, vous pouvez calculer votre solde moyen comme suit :

(27 000 $ + 31 000 $) ÷ 2 =29 000 $

Vous savez maintenant que 29 000 $ correspondaient au solde moyen de vos comptes clients pour le premier trimestre.

5. Calculer le total des ventes à crédit pour la période

Ce calcul peut devenir un peu délicat si vous ne suivez pas les ventes au comptant séparément. Si vous le faites, tout ce que vous avez à faire est de localiser vos ventes totales pour la période. Assurez-vous de soustraire tous les retours ou ajustements, et si vous ne suivez pas automatiquement les ventes au comptant, vous devrez également les soustraire.

Par exemple, si vous avez réalisé des ventes à crédit de 57 000 $ pour le premier trimestre de 2020, avec des retours totalisant 1 500 $, vos ventes totales pour la période seraient de 55 500 $.

6. Déterminer le nombre de jours dans la période spécifiée

Si vous calculez le DSO pour le mois, vous utilisez le nombre de jours dans le mois. Dans notre exemple, nous calculons le DSO pour le trimestre, nous devrons donc additionner le nombre de jours de chaque mois.

• Janvier :31 jours
• Février :29 jours (année bissextile)
• Mars :31 jours

Ainsi, le nombre total de jours pour le premier trimestre serait de 91.

7. Calculer le DSO

Avec toutes les informations recueillies, vous êtes maintenant prêt à calculer les ventes en jours restantes à l'aide de la formule DSO.

(29 000 $ de comptes débiteurs moyens ÷ 55 500 $ de ventes à crédit) x 91 jours =48 jours

Vous savez maintenant qu'il faut en moyenne 48 jours à votre entreprise pour percevoir le paiement d'une facture. Mais que signifient ces résultats ?

De manière générale, un DSO inférieur à 45 est considéré comme bon, mais cela peut varier d'un secteur à l'autre. Par exemple, un fabricant vendant de l'équipement lourd est plus susceptible d'avoir un DSO plus élevé qu'une entreprise de services.

Si votre DSO revient assez haut, il existe des moyens de le réduire, notamment les suivants.

• Encourager le paiement à l'avance  :Si vous demandez le paiement au moment de l'achat, vous serez peut-être surpris du nombre de vos clients qui s'exécutent.
• Faciliter le paiement pour les clients :Toujours exiger des clients qu'ils écrivent et envoient un chèque ? Offrir à vos clients plusieurs modes de paiement peut accélérer le traitement des paiements, ce qui contribuera à réduire votre DSO tout en augmentant votre trésorerie.
• Meilleur filtrage des clients  :Il n'est pas toujours possible de déterminer quels clients paieront rapidement, mais un filtrage plus approfondi de vos clients peut réduire le nombre de clients en souffrance.

Comment utilisez-vous les jours d'encours des ventes (DSO) ?

La meilleure façon d'utiliser les ventes en cours des jours est de suivre systématiquement les résultats. Par exemple, le suivi mensuel du DSO vous permettra de repérer les tendances saisonnières, d'afficher une augmentation ou une diminution des jours restants et de traiter de manière proactive tout problème potentiel pouvant être détecté.

DSO peut également être utilisé pour analyser l'efficacité de votre processus de comptes clients, en commençant par la personne à qui vous accordez un crédit et en terminant par les processus de recouvrement utilisés par votre entreprise.

Le DSO est-il un bon ratio à calculer pour votre entreprise ?

Si vous vendez à des clients à crédit, il est important de connaître vos jours de ventes en cours, car le taux de recouvrement a un impact direct sur les flux de trésorerie et la rentabilité globale de l'entreprise. Connaître votre DSO peut également vous aider à prendre des mesures proactives pour prévenir ou corriger les problèmes potentiels.

Enfin, le suivi de votre DSO au fil du temps vous permet de visualiser les tendances, d'être vigilant si le DSO augmente et d'apporter des ajustements à votre processus de comptes clients.