10 conditions de paiement importantes que les propriétaires de petites entreprises devraient connaître

L'une des parties les plus importantes d'une facture est les conditions de paiement incluses. En savoir plus sur les conditions de paiement et comment les utiliser pour être payé à temps.

Les conditions de paiement peuvent sembler être un ajout mineur à une facture, mais elles peuvent avoir un impact majeur sur la rapidité avec laquelle vous êtes payé.

Il existe aujourd'hui sur le marché une tonne de logiciels de comptabilité et de logiciels de facturation qui facilitent la production d'une facture professionnelle, mais si vous n'ajoutez pas la date d'échéance appropriée, vous risquez d'attendre le paiement pendant longtemps.

Présentation :Quelles sont les conditions de paiement ?

Une partie de la rédaction d'une facture correctement consiste à inclure les conditions de paiement appropriées sur la facture. Les conditions de paiement spécifient les termes et conditions exacts du contrat de vente, y compris le moment où le client doit payer.

Par exemple, si votre facture inclut des termes Net 30, cela signifie que votre client doit payer la facture dans les 30 jours.

L'ajout de conditions de paiement à une facture aide également à la budgétisation. Par exemple, si vous proposez à vos clients des conditions de paiement Net 30, vous pouvez supposer que vous recevrez un paiement dans ce délai, ce qui vous permet de gérer correctement les flux de trésorerie.

Bien sûr, il est peu probable que tous les clients paient à temps, mais si vous filtrez correctement les clients, il y a de fortes chances que les retards de paiement soient minimaux.

Alors, quelles conditions de paiement devriez-vous offrir à vos clients ? Une partie de la réponse réside dans le type d'entreprise que vous possédez. Les entreprises de services ont tendance à proposer des conditions plus courtes ou à exiger un acompte, tandis que les fournisseurs de détail et les grands vendeurs d'équipements peuvent accorder à leurs clients un délai de paiement plus long.

En tant que propriétaire de petite entreprise, c'est à vous de décider quelles conditions vous offrez à vos clients. Mais avant de facturer, il peut être judicieux de vous familiariser avec ces conditions de facturation et de paiement.

10 conditions de facturation et de paiement que vous devez connaître en tant que propriétaire de petite entreprise

Tout le monde veut être payé pour le travail qu'il fait ou les produits qu'il vend. Mais que se passe-t-il si vous ne savez toujours pas quelles conditions de paiement accorder à vos clients ?

Vous pouvez baser votre décision sur leurs antécédents de crédit, tandis que vous pouvez choisir de demander aux nouveaux clients de payer un acompte. Pour certains clients, vous pouvez ne proposer aucun avoir.

Si vous n'êtes pas sûr des conditions de paiement ou de celles que vous devez utiliser, ces conditions peuvent vous être utiles.

1. Paiement à l'avance

Courant dans les entreprises de services professionnels, le paiement à l'avance permet à votre client de savoir que la totalité de la facture de biens ou de services est due avant que vous ne commenciez à travailler. Le paiement à l'avance est courant dans la profession juridique et dans les entreprises de rénovation et d'aménagement paysager.

2. Net 7, Net 15, Net 30, Net 45, Net 60

L'utilisation de conditions de paiement sur vos factures n'a rien de nouveau. La plupart des entreprises qui proposent des conditions de paiement à leurs clients proposent des conditions Net 10, Net 30, Net 60 ou une variante similaire. Cela signifie que la facture est due dans ce délai.

Par exemple, si vous proposez des conditions de paiement Net 10 à des clients solvables et que la facture est datée du 15 août, ils sont censés effectuer un paiement au plus tard le 24 août. Si vous proposiez des conditions de paiement Net 30, votre client devrait payer son facture avant le 13 septembre.

Les conditions peuvent toujours être étendues aux clients sans utiliser Net 10, etc. en indiquant simplement la date d'échéance sur la facture. Ce processus est beaucoup plus courant aujourd'hui qu'il ne l'était dans les années passées, pour une bonne raison. Il ne laisse aucune place à la confusion et permet à votre client de savoir exactement quand son paiement est dû.

3. 2/10 Net 30

2/10 Net 30 signifie que si votre client vous paie dans les 30 jours, il a droit à une remise de 2 %. Par exemple, si votre facture s'élevait à 100 $ et que vous offriez 2/10 Net 30, si votre client payait dans les 10 jours, il vous paierait 98 $ à la place.

Bien sûr, en tant que propriétaire d'entreprise, vous êtes libre d'offrir la réduction que vous souhaitez. Les remises pour paiements anticipés fonctionnent mieux sur les factures plus importantes, car elles peuvent vous aider à régler plus rapidement des factures plus importantes, tout en incitant davantage votre client à payer plus tôt.

4. Paiement au moment du service

Le paiement au moment du service est un concept facile à comprendre. Lorsque vous mangez au restaurant, le paiement de la nourriture que vous avez commandée est dû au moment du service. Les médecins et les dentistes exigent généralement un paiement au moment du service, comme vous le feriez si vous vendiez vos marchandises dans un marché aux puces ou un salon de l'artisanat.

5. A payer à réception

Dû à réception indique que vous vous attendez à ce que votre client vous paie une fois qu'il aura reçu la facture. Historiquement, cela signifiait que votre client vous paierait lors de son prochain cycle de chèques. Cependant, grâce à la capacité de paiement en ligne, votre client peut désormais vraiment vous payer dès réception.

Si vous utilisez ce délai de paiement, assurez-vous d'offrir à vos clients un moyen rapide de payer la facture, comme un lien vers une option de paiement en ligne. L'échéance à la réception convient mieux aux entreprises qui envoient des factures par e-mail à leurs clients.

6. Dépôt requis

Semblable à l'acompte de 50%, le dépôt requis signifie que pour finaliser l'achat, vous avez besoin d'un dépôt de votre client. Ceci est courant pour les commandes personnalisées créées spécifiquement pour le client.

7. Récurrent

Les factures récurrentes sont utilisées pour facturer aux clients des services mensuels réguliers, tels que le nettoyage des bureaux, l'aménagement paysager, les services Web ou les frais de conseil.

La facture est généralement du même montant pour la durée de l'accord, donc si votre client a signé un contrat pour un an, vous lui enverrez une facture récurrente mensuelle du montant que vous avez convenu.

8. Acompte de 50 % requis

Non utilisé dans toutes les entreprises, un acompte de 50% est assez courant dans les secteurs des services professionnels tels que ceux proposés par les avocats et les comptables. Un acompte de 50 % est également courant dans les secteurs de la construction et de la rénovation domiciliaire, où les travaux peuvent prendre des mois.

9. Paiement à la livraison (COD)

Les conditions de paiement à la livraison ou de remboursement exigent que votre client paie les marchandises à la livraison. Très populaire à une certaine époque, l'option de paiement en ligne a réduit l'utilisation du COD à une fraction de ce qu'elle était autrefois, mais elle est toujours utilisée par certaines entreprises.

10. Facture d'affacturage

L'affacturage des factures n'est pas toujours la meilleure solution pour recouvrer les factures, mais pour les petites entreprises disposant d'options de trésorerie limitées, il peut rapidement verser de l'argent sur votre compte bancaire.

Si vous utilisez l'affacturage de factures, vous vendez une facture impayée à une société d'affacturage, qui vous paiera un pourcentage défini de la valeur de la facture. L'activité de recouvrement passe ensuite à la société d'affacturage, qui conserve sa part, tout en vous envoyant le solde une fois qu'elle a reçu un paiement de facture de votre client.

Les frais d'affacturage varient considérablement et peuvent aller de 65 % à 90 %, donc si c'est quelque chose que vous décidez d'utiliser, faites vos devoirs avant de signer un accord avec une société d'affacturage.

Quelques suggestions pour l'utilisation des conditions de paiement

Lorsque vous proposez des conditions de paiement à vos clients, il est utile de porter une attention particulière aux suggestions suivantes.

• Sélectionnez vos clients : Avant d'offrir des conditions de paiement à l'un de vos clients, faites preuve de diligence raisonnable pour déterminer s'il représente un bon risque de crédit. Cela devrait être fait avec chaque client qui souhaite acheter à crédit. Si vous consacrez quelques minutes supplémentaires à vos recherches, vous éviterez, espérons-le, des activités de collecte fastidieuses par la suite.
• Soyez clair sur les dates d'échéance : C'est votre prérogative d'utiliser Net 30 ou des termes similaires lors de la facturation de vos clients, mais il est plus probable que vous soyez payé plus rapidement si vous êtes très précis sur la date d'échéance. Par exemple, au lieu d'utiliser "Net 30", indiquez simplement Paiement dû le 15 septembre. C'est difficile à manquer.
• Offrez à vos clients plusieurs modes de paiement : La chose la plus importante que vous puissiez faire de votre côté pour faciliter des paiements plus rapides est peut-être de donner à vos clients plusieurs façons de vous payer. Proposer des options de paiement en ligne, en particulier, est susceptible de vous permettre d'être payé plus rapidement que d'obliger vos clients à vous faire un chèque et à vous le poster.
• Utilisez des frais de retard si nécessaire : La meilleure façon de faire savoir à vos clients que vous êtes sérieux au sujet d'être payé à temps est d'évaluer des frais de retard lorsque le paiement est en souffrance. Assurez-vous de noter sur votre facture initiale que les retards de paiement entraîneront des frais, afin que vos clients le sachent à l'avance. J'espère que vous n'aurez jamais à les utiliser.

Offrir un crédit à vos clients peut être une étape effrayante, en particulier pour les petites entreprises dont les flux de trésorerie sont limités. Mais si vous le faites de la bonne manière, l'offre de crédit élargit votre clientèle, augmente vos flux de trésorerie et aide votre entreprise à se développer.