Un guide pour les petites entreprises sur les frais généraux

Tous les coûts commerciaux doivent être suivis, même ceux qui ne sont pas directement liés à la production. Apprenez-en davantage sur ces frais généraux et sur la façon de les suivre pour votre entreprise.

Si vous avez une entreprise, vous avez des frais généraux. Que vous travailliez seul ou que vous ayez une équipe de 50 personnes, les frais généraux font partie de la conduite des affaires. Découvrez ce que sont les frais généraux, les différents types de frais généraux que votre entreprise peut avoir et comment vous ou votre comptable pouvez apprendre à les calculer facilement.

Présentation :Que sont les frais généraux ?

Les frais généraux sont les coûts nécessaires au fonctionnement de votre entreprise. Les frais généraux ne sont pas directement liés à un produit ou service spécifique et, contrairement à des éléments tels que les matériaux, ne génèrent pas directement de profit. Cependant, les frais généraux font toujours partie de la conduite des affaires et doivent être correctement comptabilisés.

Le calcul des frais généraux n'est pas une option pour les entreprises de fabrication, car les règles GAAP stipulent que les frais généraux de fabrication doivent être inclus dans les stocks en cours et les stocks de produits finis dans votre bilan et inclus dans le coût des marchandises vendues dans votre compte de résultat.

Bien que cela puisse sembler intimidant, le processus est assez routinier si vous utilisez un logiciel de comptabilité, mais ceux d'entre vous qui enregistrent encore des transactions à l'aide de registres manuels devront passer un peu de temps à calculer vos frais généraux.

Afin de comprendre les frais généraux, il peut être utile de comprendre la différence entre les coûts directs et indirects :

• Les coûts directs sont toutes les dépenses encourues par votre entreprise qui sont directement liées à la production de biens ou de services. La main-d'œuvre directe et les matériaux sont considérés comme des coûts directs.
• Les coûts indirects ne sont pas directement liés aux coûts de production, mais sont néanmoins nécessaires pour gérer votre entreprise. Par exemple, le loyer de l'immeuble est nécessaire pour gérer votre entreprise, mais n'est pas directement lié au processus de production.

Une fois que vous comprenez la différence entre les coûts directs et les coûts indirects, il devient beaucoup plus facile de reconnaître et de calculer les frais généraux.

Types de frais généraux pour les petites entreprises

Il existe trois types de frais généraux qui peuvent affecter directement votre petite entreprise. Alors que les deux premiers, les coûts fixes et les coûts variables, sont assez faciles à suivre, il existe également une troisième catégorie, semi-variable, que les petites entreprises peuvent également supporter.

1. Coûts fixes

Les coûts fixes sont les frais généraux les plus faciles à gérer. Les coûts fixes sont les mêmes chaque mois et ne sont pas affectés par une augmentation ou une diminution de l'activité de production. Des exemples de dépenses fixes comprennent les frais généraux d'exploitation tels que :

• Loyer
• Paiements hypothécaires
• Assurance
• Taxes foncières
• Amortissement des actifs
• Salaires administratifs

Par exemple, supposons que vous possédiez une petite entreprise de fabrication de cadres en bois. Vous louez actuellement un bâtiment qui abrite à la fois du personnel administratif et une petite zone de fabrication.

Le loyer de l'immeuble est de 3 500 $/mois. En mai, vous avez produit et vendu pour 10 000 $ de cadres, mais un équipement cassé en juin a diminué la production, de sorte que vous n'avez fabriqué et vendu que 2 000 $ de cadres. Quel que soit le niveau de production manufacturière en mai et juin, vos dépenses de loyer sont restées à 3 500 $.

2. Coûts variables

Bien que la majorité de vos frais généraux soient des frais fixes, certains frais généraux variables doivent également être calculés. Contrairement aux coûts fixes, vous pouvez ou non avoir des coûts variables pour un mois donné. Les coûts variables comprennent :

• Livraison
• Fournitures de bureau
• Entretien
• Publicité
• Conseil

Par exemple, puisque vous fabriquez et vendez des cadres, vous engagez des frais d'expédition pour chaque mois où vous expédiez des commandes. Cependant, s'il y a un mois où votre entreprise ne vend pas de cadres, vous n'aurez pas de frais d'expédition.

Le même principe s'applique pour tout mois au cours duquel aucune fourniture de bureau n'est achetée ou aucune publicité n'est achetée.

3. Coûts semi-variables

La plupart de vos frais généraux tomberont dans la catégorie des coûts fixes ou variables, mais il y a des moments où des coûts semi-variables seront utilisés. Ceux-ci incluent :

• Utilitaires
• Salaire des commerciaux
• Heures supplémentaires

Bien que des coûts tels que les services publics soient engagés chaque mois, le montant varie d'un mois à l'autre, ce qui les place carrément dans la catégorie semi-variable.

Comment calculer les frais généraux

Une fois que vous avez compris les différents types de frais généraux, vous êtes prêt à calculer les frais généraux de l'entreprise. L'une des choses les plus importantes à retenir lors du calcul des frais généraux est de ne pas inclure de dépenses directes, telles que les produits et matériaux achetés qui sont utilisés pour la revente, ou la main-d'œuvre directe.

Les dépenses directes doivent toujours être calculées dans votre coût des marchandises vendues ; les inclure dans vos frais généraux augmenterait vos dépenses.

La façon la plus simple de calculer les frais généraux est d'additionner vos dépenses pour une période de temps spécifique. La plupart des entreprises trouvent plus utile de calculer mensuellement leurs frais généraux.

Par exemple, supposons que votre entreprise de fabrication ait enregistré les dépenses suivantes pour le mois de mai :

• Loyer :1 100 USD
• Assurance :300 USD
• Taxes foncières :160 $
• Livraison :250 $
• Fournitures de bureau :90 USD
• Utilitaires :175 $

En additionnant les totaux, les frais généraux de votre entreprise se sont élevés à 2 075 $ pour le mois de mai.

Comment calculer les frais généraux

Pour tirer le meilleur parti du calcul de vos frais généraux, l'étape suivante consiste à calculer votre taux de frais généraux. Pour calculer votre taux de frais généraux, vous utiliserez la formule suivante :

Frais généraux ÷ Ventes =Taux de frais généraux

Dans cet exemple, supposons que vous ayez réalisé 32 000 $ de ventes en mai. Afin de calculer vos frais généraux, vous devez prendre vos frais généraux, qui s'élèvent à 2 075 $, et les diviser par vos ventes pour la période, qui totalisent 32 000 $.

2 075 $ ÷ 32 000 $ =0,06 ou 6 %

Ce résultat signifie que pour chaque dollar que vous gagnez, vous dépensez 0,06 $ en frais généraux.

Comment répartissez-vous les frais généraux ?

Il existe un autre calcul que vous pouvez effectuer à l'aide des frais généraux :le taux de répartition des frais généraux. Semblable au calcul du taux de frais généraux, le taux de répartition des frais généraux vous aide à déterminer le montant des frais généraux à allouer pour produire un produit ou un service. Le calcul pour allouer les frais généraux est :

Total des frais généraux ÷ Total des heures de travail =Taux d'allocation des frais généraux

Par exemple, supposons que votre entreprise ait compté 140 heures de main-d'œuvre directe pour le mois de mai. Nous savons déjà que les frais généraux pour le mois étaient de 2 075 $. Le calcul serait :

2 075 $ ÷ 140 =14,82 $

Cela signifie que pour chaque heure de travail consacrée à la fabrication de cadres, vous devrez allouer 14,82 $ de frais généraux.

Vous pouvez également choisir d'utiliser les heures machine plutôt que les heures de travail lors du calcul de votre répartition des frais généraux, en remplaçant le nombre d'heures de travail par le nombre d'heures machine dans votre calcul.

Pourquoi il est important de connaître vos frais généraux

Les frais généraux ont un impact direct sur votre bilan et votre compte de résultat, mais peut-être plus important encore, le fait de ne pas connaître ou de calculer correctement vos frais généraux peut entraîner une diminution des bénéfices en raison d'une tarification inexacte des produits.

Ne pas inclure vos frais généraux lors de la tarification d'un produit ou d'un service peut entraîner une perte de profit importante si le prix d'un produit est trop bas. À l'inverse, une estimation incorrecte des frais généraux peut vous amener à surévaluer vos produits, ce qui entraînera un mouvement de stock lent et des stocks obsolètes qui prendront la poussière sur une étagère.

Connaître les frais généraux de votre entreprise vous aide également à être plus proactif dans la gestion de votre entreprise. Par exemple, si vous avez des frais généraux élevés, vous pouvez prendre les mesures nécessaires pour les réduire. Si vos frais généraux commerciaux sont faibles, le moment est peut-être venu d'envisager d'ajouter un produit supplémentaire à votre gamme actuelle.

Prendre quelques minutes supplémentaires pour calculer vos frais généraux peut être rentable à court et à long terme. Vous êtes en affaires pour gagner de l'argent, et la gestion de vos frais généraux vous aidera à y parvenir.