Un guide pour les petites entreprises sur les systèmes d'inventaire périodique

Le système d'inventaire périodique est un moyen facile de suivre l'inventaire. Découvrez si c'est la bonne méthode pour votre entreprise.

Les méthodes d'évaluation des stocks telles que LIFO et FIFO sont utilisées pour comptabiliser immédiatement le mouvement des stocks. Les systèmes d'inventaire périodique sont conçus pour mettre à jour les totaux d'inventaire uniquement après la réalisation d'un inventaire physique.

Plutôt que le système d'inventaire permanent généralement utilisé dans les applications logicielles de comptabilité, les systèmes d'inventaire périodique sont fréquemment utilisés par les petites entreprises capables de réaliser facilement un inventaire physique.

Bien que cela soit une possibilité pour une entreprise qui dispose d'un stock limité à un moment donné, la tâche serait difficile, voire impossible, pour les grandes entreprises disposant de plusieurs entrepôts.

Présentation :Qu'est-ce que le système d'inventaire périodique ?

Un système d'inventaire périodique est un système de comptabilité d'inventaire dans lequel vous enregistrez les ajustements d'inventaire uniquement après qu'un inventaire physique a été effectué.

Entre les comptes d'inventaire, tous les achats d'inventaire sont enregistrés dans un compte d'achats, où le solde reste jusqu'à ce qu'un inventaire physique ait été effectué.

Par exemple, si vous faites un inventaire physique le 15 janvier, tous les achats d'inventaire ultérieurs sont enregistrés dans un compte d'achats distinct qui sera ajusté lors du prochain inventaire physique.

Il existe des différences majeures entre un système d'inventaire périodique et un système d'inventaire standard. Par exemple, lorsque vous achetez des stocks, au lieu de les comptabiliser sur un compte de stock, vous comptabilisez la transaction comme suit :

Date	Compte	Débit	Crédit
15/01/2020	Achats	1 500 $
15/01/2020	Espèces		1 500 $

Si vos achats ont été achetés sur facture, vous comptabiliserez la transaction comme ceci :

Date	Compte	Débit	Crédit
15/01/2020	Achats	1 500 $
15/01/2020	Comptes Fournisseurs		1 500 $

Dans tous les cas, les achats sont versés dans un compte d'achats distinct plutôt que directement dans votre compte d'inventaire. Ces transactions seraient comptabilisées chaque fois que vous effectuez un achat de stock et y resteraient tout au long de la période.

À la fin de chaque période, vous devrez enregistrer une écriture de journal qui réduira le compte des achats à zéro tout en augmentant le montant de votre inventaire par le total des achats. Par exemple, si vous avez effectué 2 000 € d'achats au cours de la période, l'écriture de journal indiquera :

Date	Compte	Débit	Crédit
15/02/2020	Inventaire	2 000 $
15/02/2020	Achats		2 000 $

Une autre différence entre les systèmes d'inventaire périodique et l'inventaire standard est la manière dont une transaction de vente est enregistrée. Dans d'autres systèmes d'inventaire, une transaction de vente affecte immédiatement vos totaux d'inventaire.

Cependant, lorsque vous utilisez un système d'inventaire périodique, vous n'avez pas d'impact direct sur les totaux de vos stocks, vous devrez donc enregistrer les transactions de vente un peu différemment :

Date	Compte	Débit	Crédit
15/02/2020	Comptes clients	95 $
15/02/2020	Ventes		95 $

Étant donné que vous enregistrez périodiquement les mouvements de stock, une vente ne réduira pas le total des stocks comme elle le ferait avec un autre système d'inventaire. Il n'y a donc aucun impact direct sur la valeur ou la disponibilité des stocks lorsqu'une vente est effectuée.

Avantages du système d'inventaire périodique

Les grandes entreprises ou celles qui gèrent plusieurs articles en stock souffriraient de l'utilisation du système d'inventaire périodique, ce qui peut inclure des inventaires inexacts et un coût des marchandises vendues surestimé ou sous-estimé.

Les entreprises disposant de grandes quantités de stocks auraient également du mal à suivre le nombre de produits nécessaires.

Mais pour les petites entreprises ou les entreprises dont les stocks sont limités, l'utilisation du système d'inventaire périodique présente des avantages.

1. Facile à utiliser

Un système d'inventaire périodique ne nécessite aucune formation, de sorte que les petites entreprises peuvent commencer à l'utiliser dès le premier jour. Ceux qui utilisent le système d'inventaire périodique peuvent également concevoir un délai raisonnable pour effectuer un inventaire physique, qui peut être mensuel, trimestriel ou annuel, selon l'entreprise.

Il est également facile de commencer en effectuant un décompte d'inventaire pour votre total d'inventaire initial, puis en suivant les achats en cours de route.

2. Pas cher

Les petites entreprises peuvent économiser un peu d'argent car un système d'inventaire périodique ne nécessite aucun logiciel spécial ou système de point de vente pour suivre le mouvement des stocks.

3. Flexibilité des périodes

Contrairement à d'autres systèmes d'inventaire, un système d'inventaire périodique vous permet de choisir la période de temps que vous souhaitez utiliser lors de la comptabilisation de l'inventaire.

Par exemple, si vous vendez fréquemment des stocks, une période mensuelle peut être utile, tandis qu'une période trimestrielle ou même annuelle suffirait probablement si vous vendez rarement des produits.

Comment calculer le COGS dans le cadre du système d'inventaire périodique

Contrairement à la méthode de l'inventaire perpétuel, qui suit à tout moment le coût des marchandises vendues (COGS), vous devrez estimer le coût des marchandises vendues entre les inventaires physiques. Lorsque vous êtes prêt à calculer le COGS, utilisez la formule d'inventaire périodique suivante pour calculer le COGS :

Inventaire de départ + Achats - Inventaire de clôture =COGS

Par exemple, en janvier 2020, votre inventaire initial totalise 50 000 $. Vous décidez de faire un inventaire périodique tous les trimestres. Au cours du premier trimestre 2020, vos achats totalisent 62 000 $. Une fois l'inventaire terminé à la fin du premier trimestre, le total de votre inventaire final est de 44 000 $.

Votre calcul COGS serait :

50 000 $ + 62 000 $ - 44 000 $ =68 000 $

Le système d'inventaire périodique est-il adapté à votre entreprise ?

Si vous êtes une petite entreprise avec un inventaire limité à vendre, le système d'inventaire périodique peut être votre meilleur choix pour gérer l'inventaire. Vous pouvez suivre l'inventaire pour une période donnée et estimer le COGS si nécessaire.

Cependant, les grandes entreprises doivent suivre les mouvements de stock en temps réel, comptabiliser le COGS et avoir accès aux soldes de stock actuels, ce que le système d'inventaire périodique ne peut pas faire.

Lorsque vous choisissez d'utiliser la méthode de l'inventaire périodique, gardez à l'esprit que votre comptable ou comptable sera responsable de la comptabilité périodique nécessaire.

La gestion des stocks est une tâche importante pour toute petite entreprise. Il est donc important de choisir la méthode d'inventaire qui convient le mieux à votre entreprise.