Un guide pour les petites entreprises sur les comptes clients

La gestion des créances clients ou comptes clients est vitale pour la santé financière de votre entreprise. Découvrez nos conseils pour maintenir le solde de vos créances clients au plus bas.

Les créances clients, également appelées comptes débiteurs, représentent l'argent que votre entreprise doit aux clients à qui vous avez vendu des produits ou fourni des services. Les créances clients sont considérées comme un actif circulant et sont répertoriées comme telles dans votre bilan, car elles devraient être payées en moins d'un an.

Présentation :que sont les créances commerciales ?

Que vous vendiez des pots de fleurs ou fournissiez des services de conseil, si vous vendez à crédit à vos clients, vous aurez des créances commerciales. Les créances clients, plus communément appelées comptes débiteurs, représentent l'argent que vous avez facturé à un client pour des biens vendus ou des services fournis dans le cours normal des affaires.

Créances commerciales et créances non commerciales :quelle est la différence ?

Les créances clients sont le montant dû à votre entreprise pour les biens vendus ou les services fournis. Une fois qu'un client a été facturé mais n'a pas encore payé la facture, le montant devient une créance commerciale.

Les créances clients font toujours partie du cours normal des affaires. D'autre part, les créances non commerciales représentent l'argent dû à votre entreprise qui n'est pas lié à la vente de produits ou à la fourniture de services. Les créances non commerciales comprennent :

• Avances sur salaire accordées aux employés
• Remboursements d'impôt
• Réclamations d'assurance
• Intérêts à recevoir

Bien que ces montants soient dus à votre entreprise, ils ne font pas partie du cours des affaires.

Comment réduire les créances clients

Devriez-vous vous inquiéter d'une augmentation des comptes clients? Probablement. Le solde de vos comptes clients doit rester assez constant à mesure que de nouvelles factures sont créées et que les soldes actuels dus sont payés.

Cependant, si vos créances commerciales moyennes ou nettes augmentent, vous devez examiner plusieurs éléments différents, notamment à qui vous accordez un crédit et les processus de crédit actuellement en place.

N'oubliez pas qu'il est important d'offrir des conditions de crédit à vos clients. Malheureusement, même avec une planification minutieuse, certains de ces comptes finiront par être en souffrance, quelle que soit votre prudence.

Mais vous pouvez faire des choses pour réduire le nombre de comptes en souffrance ainsi que des moyens d'être plus proactif dans le recouvrement des soldes en souffrance.

1. Créer un processus d'approbation de crédit

Il est facile d'ignorer cette étape importante, surtout s'il s'agit de quelqu'un avec qui vous avez fait affaire. Mais ne faites aucune exception. Chaque crédit accordé à un client doit remplir une demande de crédit qui doit être soigneusement examinée. Ce processus peut aider à déterminer :

• Combien de crédit accorder :La meilleure option lorsque vous accordez un crédit à un nouveau particulier ou à une nouvelle entreprise est de commencer avec une limite de crédit inférieure, limitant ainsi vos pertes en cas de défaut de paiement du client. S'ils paient régulièrement, vous pourrez augmenter la limite plus tard.
• Si un acompte est requis :De nombreuses petites entreprises exigent un dépôt initial, pas nécessairement parce que le client a un crédit médiocre, mais parce qu'elles fonctionnent avec un flux de trésorerie très serré et ne peuvent pas accorder beaucoup de crédit initial. Si vous hésitez à accorder trop de crédit, l'option de dépôt peut être un bon compromis.
• Quelles doivent être les conditions de paiement :Chaque fois que vous accordez un crédit, des conditions de crédit doivent également vous être attribuées. Soyez aussi conservateur que possible au début, en réservant net 30 ou plus à vos clients les plus fiables.

2. Facturation rapide

Facturez-vous immédiatement vos clients ou faut-il normalement au moins quelques jours pour préparer une facture ? L'un des meilleurs moyens de faciliter le paiement rapide de vos clients est de les facturer immédiatement et avec précision.

Le moyen le plus efficace de préparer une facture consiste à utiliser un logiciel de comptabilité, mais même si vous facturez manuellement, vous devez envoyer la facture rapidement.

Lors de la facturation, assurez-vous que les informations client telles que l'adresse postale et l'adresse e-mail sont correctes et que les conditions de facturation (voir #1 ci-dessus) sont visibles. Si possible, facturez vos clients par voie électronique avec un lien pour payer en ligne.

3. Facilitez le paiement pour vos clients

Plus vous offrez d'options de paiement à vos clients, plus ils sont susceptibles de payer leurs factures impayées le plus tôt possible. Oui, certains clients ne paieront que par chèque, mais il y en a beaucoup plus qui seraient heureux de payer par voie électronique.

Fournir un lien vers les options de paiement en ligne et accepter plusieurs cartes de crédit contribuera grandement à accélérer le paiement.

4. Soyez proactif avec les recouvrements

Établissez un processus de recouvrement et utilisez-le régulièrement. Cela comprend l'exécution d'un rapport chronologique des comptes clients qui fournit des informations détaillées sur les comptes clients actuels et le total de vos comptes clients, y compris tous les comptes en souffrance.

Commencez tôt le processus de collecte avec un rappel amical, qui peut être tout ce dont quelqu'un a besoin. Cependant, vous devez également établir un plan de collecte qui peut inclure une facturation de suivi, des avis de retard ou des appels téléphoniques pour ceux qui ne répondent pas à votre gentil rappel.

Quel que soit votre plan, assurez-vous qu'il est mis en œuvre dès qu'une facture arrive à échéance.

FAQ

• Oui, ils sont. Les comptes débiteurs et les créances clients représentent le montant d'argent pour les biens vendus ou les services fournis qui ont été facturés mais pas encore payés. Les comptes débiteurs et les créances clients sont considérés comme des actifs courants, car ils devraient être payés dans un délai d'un an.

• La chose la plus importante que vous puissiez faire doit être faite avant de facturer votre premier client :créez un processus d'approbation de crédit. Ce processus commence par une sélection appropriée de tout client qui souhaite acheter quelque chose à crédit. Le processus d'approbation de crédit, s'il est effectué correctement, peut accomplir ce qui suit :

  • Assurez-vous d'avoir les bonnes coordonnées
  • Éliminer les clients qui présentent un risque de crédit
  • Aider à attribuer les conditions de crédit appropriées pour chaque client

  Même un examen minutieux n'éliminera pas complètement les créances irrécouvrables, mais il devrait réduire considérablement le solde de vos créances impayées.

• Dans un monde parfait, vos clients paieraient tous à temps. En réalité, il est probable que vous ayez quelques clients qui ont besoin d'un coup de pouce supplémentaire.

  De nombreuses applications logicielles de comptabilité proposent des rappels qui sont automatiquement envoyés par e-mail à tous les clients une fois que leur compte est en souffrance. Quelle que soit la manière dont vous les contactez, il est préférable de le faire immédiatement après qu'une facture est en souffrance.

• Non. Les créances non commerciales, telles que les prêts et avances aux employés, les remboursements d'impôt sur le revenu et les réclamations d'assurance ne sont pas facturées.

Les créances commerciales font partie de la conduite des affaires

Vous avez le choix d'étendre le crédit à certains clients. Bien que vous puissiez certainement gérer une entreprise entièrement en espèces, il sera difficile d'augmenter votre clientèle et vos chiffres de vente si vous n'accordez pas de crédit aux clients.

Si vous prolongez les conditions de crédit, faites preuve de diligence raisonnable avant d'offrir des conditions de crédit.

Si vous avez du mal à gérer manuellement vos clients et vos créances clients, envisagez de passer à un logiciel de comptabilité. Même les applications les plus élémentaires du marché offrent aujourd'hui une facturation et des rapports sur les comptes clients faciles.