Un guide à but non lucratif de la comptabilité par fonds en 2022

Si vous ne savez toujours pas ce qu'est la comptabilité par fonds, nous vous avons fourni les bases dont vous avez besoin pour votre organisation à but non lucratif.

La comptabilité par fonds est une méthode comptable utilisée pour déterminer la responsabilité plutôt que la rentabilité d'une organisation. La comptabilité par fonds aide les organisations à comptabiliser correctement les revenus et les dépenses de chaque programme individuel.

Qu'est-ce que la comptabilité par fonds ?

La comptabilité par fonds ou la comptabilité à but non lucratif met l'accent sur la responsabilité. Il est utilisé par les organisations à but non lucratif, les organisations de services et les entités gouvernementales pour comptabiliser correctement les fonds reçus de diverses sources.

Étant donné que le financement des organisations à but non lucratif et des entités gouvernementales provient des contribuables, des fondations ou du public, l'accent est davantage mis sur la comptabilisation correcte de ces fonds, c'est là qu'intervient la comptabilité par fonds.

Par exemple, lorsqu'une organisation à but non lucratif mène une campagne de secours après un tremblement de terre, les fonds collectés doivent être affectés à l'aide après le tremblement de terre, sauf indication contraire du donateur.

Si l'organisation à but non lucratif organise ultérieurement une campagne de lutte contre la faim, les fonds collectés lors de cette campagne doivent être conservés et comptabilisés séparément des fonds collectés lors de la campagne de secours contre le tremblement de terre.

Ce même principe s'applique à la comptabilité des fonds publics. Si vous regardez votre facture de taxes foncières, vous verrez que votre taxe est appliquée à divers programmes gouvernementaux. Tous ces programmes doivent être comptabilisés séparément pour s'assurer que l'argent de vos impôts est utilisé correctement.

Les organisations à but non lucratif sont également chargées de gérer correctement les fonds de subvention, d'autant plus que les organisations à but non lucratif sont généralement tenues de fournir un rapport à la fondation de financement qui détaille la manière dont les fonds ont été utilisés. Les dotations reçues des bienfaiteurs devront également être correctement gérées.

Quelles organisations utilisent la comptabilité par fonds ?

La comptabilité par fonds est utilisée dans les organisations à but non lucratif et les entités gouvernementales. Il existe actuellement 1,5 million d'organisations à but non lucratif aux États-Unis, allant de l'éducation de la petite enfance à la lutte contre la faim.

Les ligues sportives amateurs sont également à but non lucratif, tout comme les organisations de protection des animaux. Ils sont tous différents, mais la seule chose qu'ils ont en commun est leurs sources de financement. La majorité de ces organisations, et des milliers d'autres comme elles, reçoivent leurs fonds par le biais d'un soutien public ou de subventions.

Contrairement à une entreprise à but lucratif qui rend compte aux propriétaires ou aux actionnaires, les organismes à but non lucratif et les entités gouvernementales rendent compte au public, c'est pourquoi ils ont besoin d'un outil comptable qui les aidera à comptabiliser correctement les fonds qu'ils reçoivent.

Types de catégories de fonds pour les organisations à but non lucratif

Les organisations à but non lucratif utilisent généralement trois types de fonds, avec plusieurs flux de revenus gérés dans chaque type de fonds. Par exemple, si votre organisation à but non lucratif a reçu trois subventions, chacune de ces subventions devra être enregistrée dans le compte de fonds temporairement affecté, car la subvention a une date d'expiration (nous expliquerons pourquoi plus tard).

Mais vous serez également chargé de créer un centre de coûts distinct pour chaque subvention afin de gérer correctement les fonds. Chaque fonds est géré comme plusieurs entreprises le seraient dans une entreprise à but lucratif, avec son propre budget et ses propres états financiers.

Catégorie 1 :fonds non affectés

Les fonds non affectés peuvent être utilisés pour tous les types de dépenses engagées par une organisation à but non lucratif, y compris les frais généraux et administratifs tels que les salaires, le loyer et les services publics.

Étant donné que les fonds non affectés ne sont pas réservés à un programme particulier, ils sont très recherchés. Les dons reçus d'une campagne annuelle sont généralement considérés comme des fonds sans restriction, sauf si un donateur précise que l'argent doit être utilisé pour un programme ou un achat spécifique.

Si tel est le cas, les fonds doivent être transférés vers le fonds temporairement affecté.

Catégorie 2 :restreint temporairement

Des fonds temporairement affectés ont été affectés à un programme ou à un objectif particulier. La différence entre les fonds temporairement restreints et restreints est qu'un fonds temporairement restreint a une date d'expiration, généralement dans un délai d'un an.

Par exemple, une organisation à but non lucratif peut recevoir un don d'un montant de 5 000 $ que les États donateurs doivent utiliser pour payer un programme particulier avant la fin de l'année. Les subventions sont également considérées comme temporairement restreintes car elles ont également une date d'expiration.

Catégorie 3 :Restreint en permanence

Les fonds affectés de manière permanente sont des dons, tels que des biens immobiliers, des terres ou des droits miniers, qui sont détenus en permanence, l'organisation à but non lucratif pouvant utiliser les revenus tirés de l'utilisation de l'actif.

Types de catégories de fonds pour les agences gouvernementales

À l'instar des organisations à but non lucratif, les entités gouvernementales utilisent également un type de comptabilité par fonds, généralement appelée comptabilité d'engagement, qui budgétise et réserve des fonds pour des dépenses spécifiques. Bien que les types de fonds gouvernementaux soient différents, leur objectif est similaire.

La comptabilité gouvernementale par fonds utilise généralement cinq types de fonds :

1. Fonds général :le fonds général suit et enregistre les revenus et les dépenses qui affectent les opérations régulières du gouvernement. Les revenus provenant des recettes brutes, de la taxe de vente, de l'impôt sur le revenu et des intérêts sont généralement versés au fonds général.
2. Fonds permanent :un fonds permanent fonctionne comme une dotation, comme les revenus tirés de la vente ou de la location de ressources naturelles telles que le pétrole et le gaz, les intérêts ou dividendes reçus du bail étant utilisés pour payer des obligations spécifiques.
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3. Fonds de recettes spécial :un fonds de recettes spécial est créé pour collecter des fonds pour un projet spécifique. Par exemple, une taxe de 0,02 $ sur l'essence peut être mise en place afin de payer les réparations routières. Plusieurs fonds de revenus spéciaux peuvent devoir être gérés simultanément.
4. Fonds pour les projets d'investissement :le fonds pour les projets d'investissement suit les ressources publiques utilisées pour financer un projet d'investissement majeur, tel qu'une nouvelle centrale électrique, un pipeline ou un bâtiment. Une fois le projet d'investissement terminé, le fonds est fermé.
5. Fonds de service de la dette :les fonds transférés dans le fonds de service de la dette à partir des recettes fiscales et d'autres sources sont utilisés exclusivement pour payer le principal et les intérêts sur les obligations en cours.

Comment fonctionne la comptabilité des fonds ?

Si vous démarrez une organisation à but non lucratif, vous devriez consulter un comptable ou un CPA qui a de l'expérience dans les principes fondamentaux de la comptabilité, en particulier les bases de la comptabilité de fonds.

Un défi même pour les comptables expérimentés, la comptabilité de fonds peut s'avérer particulièrement difficile pour ceux qui ont peu d'expérience dans le domaine comptable.

L'étape la plus importante de la comptabilité par fonds consiste à créer une structure de plan comptable qui gérera correctement plusieurs fonds. Un plan comptable standard serait structuré comme suit :

XXXX

Par exemple, votre compte de grand livre pour les dépenses de fournitures serait :

6100 - Fournitures

Pour suivre correctement plusieurs subventions, programmes ou campagnes, vous devez structurer votre plan comptable en trois segments :

XX-XX-XXXX

Le premier segment est le segment des fonds :

01 - Illimité

02 - Temporairement restreint

03 - Restreint en permanence

Le segment suivant est le centre de coûts. Si votre organisation à but non lucratif a trois subventions et deux programmes qui doivent être suivis séparément, vous pouvez créer vos segments de centre de coûts comme ceci :

10 - Subvention Fondation A

20 - Subvention Fondation B

30 - Subvention Fondation C

40 - Programme de lutte contre la faim

50 - Programme d'aide au logement

Enfin, votre plan comptable utilisera votre structure de compte standard pour enregistrer les revenus et les dépenses :

4110 - Revenus illimités

4120 -Revenu temporairement restreint

4130 – Revenus affectés en permanence

Le 10 mai, vous recevez une subvention d'un montant de 25 000 $ de la Fondation C. La subvention sera enregistrée dans votre grand livre comme ceci :

Date	Compte	Débit	Crédit
5-10-2020	1000 - Espèces	25 000 $
10/05/2020	02-30-4120 - Revenus temporairement restreints		25 000 $

Le 30 mai, vous achetez des fournitures d'un montant de 230 $ tout en réalisant la programmation prévue à la Subvention Fondation C :

Date	Compte	Débit	Crédit
30/05/2020	02-30-6100 Fournitures	230 $
30-05-2020	Espèces		230 $

L'enregistrement d'un don est similaire. Par exemple, vous recevez le 1er juin un don d'un montant de 20 000 $ d'un de vos sympathisants. Ils précisent qu'ils veulent que le don aille au programme d'aide au logement. Voici comment enregistrer le don :

Date	Compte	Débit	Crédit
6-1-2020	1000 - Espèces	20 000 $
01/06/2020	02-50-4120 Revenu temporairement restreint		20 000 $

L'utilisation de segments vous permet de suivre facilement les dépenses par rapport à tout don temporairement restreint, permettant aux donateurs et aux fondations de voir exactement comment leurs fonds ont été utilisés.

Il est également important de noter que les organisations à but non lucratif utilisent des états financiers différents :

• État de la situation financière :l'état de la situation financière est similaire à un bilan, affichant les actifs, les passifs et les actifs nets, y compris les actifs soumis à des restrictions, temporairement soumis à des restrictions et définitivement soumis à des restrictions.
• État des activités :l'état des activités est similaire à un compte de résultat, mais inclut des détails supplémentaires tels que les totaux actuels et de l'année précédente, ainsi que les totaux budgétés et les écarts budgétaires.
• Relevé des dépenses fonctionnelles :le relevé des dépenses fonctionnelles est utilisé pour rendre compte de l'activité de chaque programme géré par l'association.
• État des flux de trésorerie :l'état des flux de trésorerie est le seul rapport couramment utilisé dans les organisations à but lucratif et à but non lucratif. Il rend compte des liquidités reçues des activités d'exploitation, d'investissement et de financement.

La responsabilité est essentielle dans la comptabilité des fonds

Si vous vendez des cerfs-volants ou fournissez des services de conseil, il est probable que vos clients se soucient peu de la façon dont vous dépensez votre argent. La comptabilisation des organismes sans but lucratif est différente. Si vous acceptez de l'argent du grand public ou d'organismes subventionnaires, vous devez fournir des détails sur la façon dont cet argent est utilisé.

L'utilisation de méthodes de comptabilité manuelles et de feuilles de calcul peut être difficile pour toute entreprise, et même l'utilisation de comptes en T ne fera pas grand-chose pour endiguer la confusion qui en résulte si vous essayez de suivre plusieurs fonds manuellement.

Si vous êtes prêt à passer à un système automatisé, assurez-vous de consulter les avis sur les logiciels de comptabilité de The Ascent et rendez-vous la vie beaucoup plus facile.