Un guide pour les petites entreprises sur les budgets flexibles

Un budget flexible peut être une ressource utile pour les propriétaires d'entreprise qui ont du mal à budgétiser correctement les coûts variables. Si vous fabriquez des produits, voyez comment un budget flexible peut aider votre entreprise.

Un budget flexible est un budget créé à l'aide d'un coût ou d'une formule spécifique. Contrairement à un budget statique, un budget flexible comprend à la fois des coûts fixes et variables qui peuvent être ajustés en fonction du pourcentage de revenus ou des coûts de production encourus tout au long de la période budgétaire.

Présentation :Qu'est-ce qu'un budget flexible ?

Un budget flexible est conçu pour changer en fonction des revenus ou des niveaux de production. Contrairement à un budget statique, qui peut être préparé en prévision des performances, un budget flexible vous permet d'ajuster le budget principal d'origine en fonction du volume réel des ventes et/ou de la production.

Par exemple, si vous préparez un budget statique pour une petite entreprise de fabrication, le budget restera le même, que l'usine produise 500 ou 5 000 produits, laissant votre entreprise avec un budget inexact à mesure que la production augmente ou diminue.

Un budget flexible est mieux utilisé dans un environnement de fabrication où le budget peut être basé sur le volume de production.

La création d'un budget d'entreprise, en particulier d'un budget flexible, nécessite une certaine familiarité avec le processus comptable et il est préférable de le laisser à des comptables et des comptables expérimentés connaissant la comptabilité analytique.

Budget statique et budget flexible :quelle est la différence ?

Les budgets statiques et flexibles sont conçus pour estimer les revenus et dépenses futurs.

Cependant, un budget statique reste au montant budgété d'origine, indépendamment de tout changement dans l'activité de revenus, la production ou le volume, tandis qu'un budget flexible est conçu pour ajuster les totaux du budget en fonction de tout changement dans les revenus ou la production.

En d'autres termes, si votre restaurant prévoit de servir 1 000 repas par mois, mais que vous servez en réalité 2 000 repas, vos dépenses budgétées dans un budget statique restent les mêmes, tandis que les totaux du budget s'ajustent pour refléter l'évolution des revenus et de la production.

Avantages d'avoir un budget flexible pour votre petite entreprise

Si vous gérez un environnement de production de haut niveau, la création d'un budget flexible peut aider à atténuer les écarts typiques constatés sur les budgets statiques.

Bien que terminé après coup, lorsque les niveaux de production pour le mois entier sont disponibles, la création d'un budget flexible peut vous aider à mieux prévoir les revenus et les dépenses qui peuvent être directement liés à la production. Voici quelques autres façons dont un budget flexible peut être utile pour votre entreprise :

1. Reflète l'évolution des coûts

L'évolution des coûts dans le processus de fabrication peut avoir un impact important sur votre marge bénéficiaire. Tout changement inattendu du marché peut faire en sorte qu'un matériau essentiel à votre ligne de production coûte soudainement plus de trois fois le montant initialement prévu.

L'utilisation d'un budget flexible vous alertera immédiatement de tout changement susceptible d'avoir un impact sur vos résultats, ce qui vous permettra d'apporter des modifications de manière proactive plutôt que réactive.

2. Inclut des données en temps réel

Bien qu'il soit toujours préférable de préparer n'importe quel budget que de ne pas en avoir, un budget statique ne vous prépare pas aux changements de revenus et de dépenses en temps réel.

Alors que les écarts sont notés dans les budgets statiques, un budget flexible vous permet d'entrer les revenus et les dépenses pertinents pour cette période budgétaire particulière, en adaptant les coûts flexibles à l'aide de données en temps réel.

3. Permet les écarts de marché

Si vous êtes propriétaire d'un magasin de crème glacée, vous savez que l'apogée de votre entreprise sera pendant les chauds mois d'été. L'utilisation d'un budget flexible vous permet de tenir compte de l'augmentation des revenus, des coûts de main-d'œuvre plus élevés et des coûts d'inventaire plus élevés pendant les mois les plus chargés sans avoir à vous ajuster pendant les mois où l'activité est plus lente.

Comment créer et mettre en œuvre un budget flexible pour votre entreprise

La création d'un budget flexible peut prendre du temps, mais une fois que vous avez créé le budget initial, vous pouvez simplement partir de vos chiffres d'origine pour créer un budget flexible en temps réel qui tient compte des augmentations et des diminutions de revenus.

Pour tirer le meilleur parti de votre budget, vous devez connaître les termes comptables suivants :

• Période comptable : La période couverte par les états financiers d'une entreprise. Une période comptable peut être un mois calendaire, un trimestre ou une année.
• Coûts fixes : Les coûts fixes sont des coûts qui restent constants, que la production ou les services augmentent ou diminuent.
• Coûts variables : Les coûts variables sont des coûts qui varient en fonction des niveaux de production ou de service.

Si vous êtes prêt à créer un budget flexible pour votre entreprise, voici quelques étapes pour vous guider :

Étape 1 :Créer un budget de frais généraux statique

La première étape de la création d'un budget flexible consiste à créer un budget de frais généraux statique. Cela vous permet d'assumer des niveaux de production standard et toutes les dépenses associées. Le budget statique sert également de base pour ajuster les écarts budgétaires sur le budget flexible.

Étape 2 :Identifiez les coûts fixes et variables pour la période

Afin de créer un budget d'entreprise précis, vous devrez séparer les coûts fixes des coûts variables, car un budget flexible ne concerne que les dépenses variables, telles que les niveaux de production, les matériaux et la main-d'œuvre.

Les dépenses telles que le loyer, les salaires de la direction et les coûts de marketing restent statiques et ne changent pas en fonction de la production.

Étape 3 :Saisissez les niveaux de production en fonction des chiffres réels

Au lieu d'estimer les niveaux de production, utilisez les chiffres réels du mois précédent pour créer votre budget flexible. Par exemple, si votre entreprise a produit 50 000 unités en janvier et que vous souhaitez budgétiser 75 000 unités en février, vous devez examiner vos coûts variables.

Disons que votre coût indirect des matériaux pour produire 50 000 unités était de 22 000 $ tandis que votre coût indirect de la main-d'œuvre était de 19 000 $. Afin de construire votre budget flexible, divisez le coût total de chaque catégorie par le nombre d'unités. Par exemple :

22 000 $ ÷ 50 000 =0,44 $

Cela signifie que votre coût matériel indirect par unité est de 0,44 $.

Votre coût de main-d'œuvre indirecte est :

19 000 $ ÷ 50 000 =0,38 $

Ces deux totaux seraient inclus dans votre budget flexible basé sur la production. En d'autres termes, si vous prévoyez de produire 75 000 unités pour février, les totaux budgétés seront reflétés dans votre budget flexible, ce qui fera que votre coût matériel indirect sera de 0,44 $ x 75 000 =33 000 $.

Le même calcul s'appliquerait aux coûts de main-d'œuvre indirects, qui seraient de 0,38 $ x 75 000 =28 500 $.

Vous pouvez également ajouter le coût des services publics pour une image plus complète. Par exemple, si votre électricité pour l'usine était de 750 $ pour produire 50 000 unités, votre calcul pour déterminer le coût des services publics serait de 750 $ ÷ 50 000 =0,015 $.

L'exemple de budget flexible ci-dessous affiche à la fois le montant du budget statique d'origine ainsi qu'un budget flexible basé sur des niveaux de production accrus.

Étape 4 :Comparer aux résultats réels

Une fois que vous avez créé votre budget flexible, à la fin de la période comptable, vous souhaiterez comparer les totaux du budget flexible aux chiffres réels. Cette comparaison vous permet d'effectuer d'éventuels ajustements futurs en fonction de l'écart de budget flexible indiqué dans la comparaison.

Des budgets flexibles créent une image précise des coûts de production

Même si un budget statique vaut mieux que pas de budget du tout, la création d'un budget flexible donne une image beaucoup plus claire des revenus et des coûts de production.

Gardez à l'esprit que si vous ou votre comptable n'êtes pas familier avec la comptabilité analytique, il est préférable de laisser le processus de création d'un budget flexible entre les mains d'un professionnel comptable ou d'un CPA.

Bien que les logiciels de comptabilité jouent un rôle important dans le suivi de toutes vos transactions financières, de nombreuses applications logicielles n'ont tout simplement pas la capacité de préparer un budget flexible.

Si vous vous trouvez sur le marché des logiciels de comptabilité pour votre petite entreprise, assurez-vous de consulter les avis sur les logiciels de comptabilité de The Ascent et trouvez une application qui correspond bien aux besoins de votre entreprise.