Comment préparer les écritures de régularisation :étape par étape (2022)

Pour que vos états financiers soient exacts, vous devez préparer et publier des écritures de régularisation. Nous vous expliquerons ce qu'ils sont et pourquoi ils sont si importants.

Afin de créer des états financiers précis, vous devez créer des écritures de régularisation pour vos comptes de dépenses, de revenus et d'amortissement.

Les écritures de régularisation sont effectuées à la fin d'une période comptable pour comptabiliser correctement les revenus et les dépenses non encore enregistrés dans votre grand livre général, et doivent être complétées avant la clôture de la période comptable.

Présentation :Qu'est-ce que l'ajustement des entrées ?

Les écritures de régularisation constituent l'étape 5 du cycle comptable et une partie importante de la comptabilité d'exercice. L'ajustement des écritures vous permet d'ajuster les totaux des revenus et des dépenses pour refléter plus précisément votre situation financière.

Après avoir préparé votre balance de vérification initiale, vous pouvez préparer et valider vos écritures de régularisation, puis exécuter une balance de vérification ajustée après que les écritures de journal ont été validées dans votre grand livre. Le but de l'ajustement des écritures est de s'assurer que vos états financiers refléteront des données exactes.

Si des écritures de régularisation ne sont pas effectuées, ces déclarations, telles que votre bilan, votre compte de profits et pertes (état des résultats) et votre état des flux de trésorerie, ne seront pas exactes.

Pourquoi l'ajustement des écritures est-il important pour la comptabilité des petites entreprises ?

1. Les revenus apparaîtront trop faibles

Si vous avez gagné des revenus au cours du mois qui n'ont pas encore été comptabilisés, le total des revenus de vos états financiers sera artificiellement bas. Par exemple, si Laura a fourni des services le 31 janvier à trois clients, il est probable que ces clients ne seront pas facturés pour ces services avant février.

Si Laura ne comptabilise pas les revenus gagnés au 31 janvier, elle ne respectera pas le principe de comptabilisation des revenus, qui stipule que les revenus doivent être comptabilisés lorsqu'ils sont gagnés.

2. Les dépenses peuvent être sous-estimées

Aussi important qu'il soit de comptabiliser correctement les revenus, il est tout aussi important de comptabiliser toutes les dépenses que vous avez engagées au cours du mois. Ceci est particulièrement important lors de la comptabilisation des charges salariales ainsi que des dépenses que vous avez engagées au cours du mois et qui ne vous ont pas encore été facturées.

Par exemple, votre ordinateur tombe en panne fin février. Un dépanneur informatique est en mesure de sauvegarder vos données, mais en date du 29 février, vous n'avez toujours pas reçu de facture pour ses services.

Afin de comptabiliser cette dépense dans le mois au cours duquel elle a été engagée, vous devrez la comptabiliser, puis annuler l'écriture au journal lorsque vous recevrez la facture du technicien.

3. Les états financiers ne seront pas exacts

À la fin de chaque mois, vous devez exécuter des états financiers :un bilan, un compte de profits et pertes ou un compte de résultat et un état des flux de trésorerie. Utilisés pour effectuer les écritures de clôture, il est important que ces états reflètent la véritable situation financière de votre entreprise.

Types d'écritures d'ajustement

Il existe cinq principaux types d'écritures de régularisation que vous ou votre comptable devrez effectuer chaque mois. Ces cinq entrées auront un impact direct sur vos comptes de revenus et de dépenses. Ce sont :

1. Revenus à recevoir

Les produits à recevoir sont des produits qui ont été comptabilisés par l'entreprise, mais le client n'a pas encore été facturé. Les revenus à recevoir sont particulièrement courants dans les entreprises liées aux services, car les services peuvent être exécutés jusqu'à plusieurs mois avant qu'un client ne soit facturé.

Les revenus doivent être comptabilisés, sinon les totaux des revenus seraient considérablement sous-estimés, en particulier par rapport aux dépenses de la période. Par exemple, Justin possède une entreprise CPA. Son entreprise fait beaucoup de conseil aux entreprises, certains travaux de conseil prenant des mois.

Justin voudra accumuler les revenus gagnés au cours de ces mois avant de pouvoir facturer ses clients, sinon ses dépenses apparaîtront assez élevées sur son compte de résultat, tandis que ses revenus seront artificiellement bas.

2. Charges à payer

Une charge à payer est une dépense qui a été engagée avant d'avoir été payée. Par exemple, Tim possède un petit supermarché et paie ses employeurs toutes les deux semaines. En mars, les dates de paie de Tim pour ses employés étaient le 13 mars et le 27 mars.

Cependant, ses employés travailleront deux jours supplémentaires en mars qui n'étaient pas inclus dans la masse salariale du 27 mars. Tim devra accumuler cette dépense, puisque ses employés ne seront pas payés pour ces deux jours avant avril. Les dépenses salariales sont généralement saisies comme une écriture d'annulation, de sorte que la régularisation peut être annulée lorsque les dépenses réelles sont payées.

3. Revenus différés

Les revenus différés sont utilisés lorsque votre entreprise reçoit un paiement en avance sur des travaux qui n'ont pas été achevés. Cela peut souvent être le cas pour les cabinets professionnels qui travaillent sur un mandat, comme un cabinet d'avocats ou un cabinet de CPA.

Dans de nombreux cas, un client peut payer à l'avance pour un travail qui doit être effectué sur une période de temps spécifique. Lorsque le revenu est gagné plus tard, l'écriture au journal est annulée.

4. Dépenses payées d'avance

Les dépenses payées d'avance doivent également être enregistrées comme une écriture de régularisation. Par exemple, si vous décidez de prépayer votre loyer en janvier pour toute l'année, vous devrez enregistrer la dépense chaque mois pour les 12 prochains mois afin de comptabiliser correctement le paiement de la location.

Si vous ne le faites pas, vos états financiers refléteront une charge de location anormalement élevée en janvier, suivie d'aucune charge de location du tout pour les mois suivants.

5. Dépenses d'amortissement

La charge d'amortissement et l'amortissement cumulé devront être comptabilisés afin de comptabiliser correctement la durée de vie utile de toute immobilisation.

L'amortissement est toujours un coût fixe et n'affecte pas négativement votre état des flux de trésorerie, mais votre bilan affichera l'amortissement cumulé en tant que compte de contrepartie sous les immobilisations.

Comment préparer vos écritures de régularisation

Chaque écriture de régularisation sera préparée légèrement différemment. Voici des exemples sur la façon d'enregistrer chaque type d'écriture de régularisation.

Étape 1 :Enregistrer les revenus générés

Chaque fois que vous effectuez un service et que vous n'avez pas été en mesure de facturer votre client, vous devrez enregistrer le montant des revenus gagnés en tant que revenus à recevoir. Par exemple, John possède un service de nettoyage. Il facture à ses clients un mois de prestations au début du mois suivant.

Sa facture de janvier est de 2 000 $, mais comme il ne facturera pas avant le 1er février, il devra effectuer une écriture d'ajustement pour accumuler les 2 000 $ de revenus qu'il a gagnés pour le mois de janvier.

Date	Compte	Débit	Crédit
31/01/2020	Revenus à recevoir	2 000 $
	Chiffre d'affaires		2 000 $

Une fois que Jean aura facturé son client en février, il devra effectuer la saisie suivante :

Date	Compte	Débit	Crédit
31/01/2020	Comptes clients	2 000 $
	Revenus à recevoir		2 000 $

L'écriture au journal est complétée de cette façon pour annuler les revenus à recevoir, tandis que l'écriture des revenus reste la même, puisque les revenus doivent être reconnus en janvier, le mois où ils ont été gagnés.

Conseils pour générer des revenus :

L'accumulation de revenus est essentielle pour les entreprises de services qui facturent généralement les clients une fois que le travail a été effectué et que les revenus ont été générés.

• Savoir quand utiliser un compte de régularisation et quand utiliser un compte de comptes clients : Si vous utilisez des journaux manuels pour enregistrer les charges à payer, vous pouvez effectuer une écriture de journal directement dans votre compte de comptes clients. Cependant, si vous utilisez un logiciel de comptabilité, une fois que vous aurez facturé votre client, le solde de la facture sera automatiquement imputé au solde des comptes clients, ce qui exagérera le solde.
• N'oubliez pas d'annuler vos charges à payer : Si Jean n'annulait pas son entrée d'origine, son compte de revenus serait surestimé.

Étape 2 :Enregistrer les charges à payer

La paie est la dépense la plus courante qui nécessitera une écriture de régularisation à la fin du mois, en particulier si vous payez vos employés toutes les deux semaines.

Toutes les heures travaillées au cours du mois en cours qui ne seront pas payées avant le mois suivant doivent être comptabilisées comme une dépense. Voici l'écriture de journal pour enregistrer les charges salariales à payer :

Date	Compte	Débit	Crédit
31/01/2020	Dépenses salariales et salariales	15 000 $
	Salaires et traitements à payer		15 000 $

Date	Compte	Débit	Crédit
2-10-2020	Salaires et traitements à payer	15 000 $
	Dépenses salariales et salariales		15 000 $

Conseils pour accumuler des dépenses :

Sachez que d'autres dépenses peuvent devoir être comptabilisées, comme tout produit ou service reçu sans qu'une facture ne soit fournie.

• Assurez-vous d'inclure toutes les dépenses : Bien que la paie soit l'une des dépenses les plus faciles à mémoriser, il est important que vous vous souveniez de comptabiliser toutes les dépenses qui ont eu lieu avant de recevoir une facture.
• N'oubliez pas d'annuler les charges salariales à payer : Vous pouvez configurer votre accumulation de paie pour qu'elle soit annulée automatiquement.

Étape 3 :Enregistrer les revenus différés

Si votre entreprise reçoit généralement des paiements de clients à l'avance, vous devrez différer les revenus jusqu'à ce qu'ils soient gagnés. Par exemple, votre entreprise offre des services de sécurité. L'un de vos clients vous paie 3 000 USD d'avance pour six mois de services.

Étant donné que les revenus n'ont pas encore été gagnés, ils doivent être reportés. Voici l'écriture au journal pour enregistrer le paiement initial :

Date	Compte	Débit	Crédit
31/01/2020	Espèces	3 000 $
	Revenu différé		3 000 $

Au cours des six prochains mois, vous devrez enregistrer 500 USD de revenus jusqu'à ce que le solde des revenus différés soit égal à zéro.

Date	Compte	Débit	Crédit
2-10-2020	Revenu différé	500 $
	Revenus des services		500 $

Conseils pour enregistrer les revenus différés :

Si vous recevez un paiement anticipé pour des services qui n'ont pas encore été exécutés, le paiement doit être enregistré en tant que revenu différé, avec une écriture mensuelle au journal nécessaire jusqu'à ce que le revenu prépayé ait été gagné.

• Le paiement de plus d'un mois doit être différé : Si vous recevez un paiement pour deux mois, le paiement du deuxième mois doit être différé.
• Créer une entrée de journal récurrente : Créez une écriture de journal récurrente pour les paiements anticipés, afin que vous n'ayez pas à vous rappeler de traiter une écriture de journal chaque mois.

Étape 4 :Enregistrer les dépenses prépayées

Les dépenses payées d'avance sont traitées comme des revenus différés. Par exemple, vous décidez de prépayer votre loyer pour l'année, en écrivant un chèque de 12 000 $ à votre propriétaire qui couvre le loyer pour toute l'année.

Puisque vous ne voulez pas assumer une dépense de 12 000 $ en janvier, vous placerez les 12 000 $ dans un compte de loyer prépayé et vous les dépenserez chaque mois pendant les 12 prochains mois. Votre entrée de journal initiale ressemblerait à ceci :

Date	Compte	Débit	Crédit
31/01/2020	Loyer prépayé	12 000 $
	Espèces		12 000 $

Au cours des 12 prochains mois, vous devrez enregistrer 1 000 $ de dépenses de loyer et réduire votre compte de loyer prépayé en conséquence.

Date	Compte	Débit	Crédit
31/01/2020	Dépense de loyer	1 000 USD
	Loyer prépayé		1 000 USD

Conseils pour enregistrer les dépenses prépayées :

Les dépenses prépayées courantes comprennent les loyers et les paiements de services professionnels versés aux comptables et aux avocats, ainsi que les contrats de service.

• Rendez-le récurrent : Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, veillez à ce que l'écriture de journal soit récurrente pour les 12 prochains mois.
• Assurez-vous d'enregistrer tous les paiements anticipés : Chaque fois que vous payez plus d'un mois de service, les dépenses doivent être réparties entre les mois couverts par le paiement.

Étape 5 :Enregistrement des dépenses d'amortissement

Chaque fois que vous achetez un article coûteux, vous devez également enregistrer l'amortissement cumulé et votre charge d'amortissement mensuelle. La plupart des propriétaires de petites entreprises choisissent l'amortissement linéaire pour amortir les immobilisations, car il s'agit de la méthode la plus simple à suivre.

Par exemple, si vous achetez un article pour 5 000 $, avec une durée de vie utile de cinq ans et une valeur de récupération de 1 000 $, vous pouvez amortir l'actif pendant cinq ans. en fonction du nombre d'années que durera cet actif, ce qui fait que votre amortissement mensuel totalise 66,67 $ par mois pendant cinq ans. Pour enregistrer l'amortissement, votre écriture de journal serait :

Date	Compte	Débit	Crédit
31/01/2020	Dotation aux amortissements	66,67 $
	Amortissement cumulé		66,67 $

Cette écriture de journal peut être récurrente, car votre charge d'amortissement ne changera pas pendant les 60 prochains mois, à moins que l'actif ne soit vendu.

Conseils pour enregistrer les dépenses d'amortissement :

Voici quelques façons de faciliter l'enregistrement des dépenses d'amortissement :

• Rendez vos entrées de journal récurrentes : Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous pouvez choisir de rendre vos écritures de journal des dépenses d'amortissement récurrentes, ce qui vous évite d'avoir à les saisir chaque mois.
• Créer une feuille de calcul : À moins que vous n'utilisiez un logiciel de comptabilité haut de gamme ou que votre logiciel inclue un module d'immobilisations, il est probable que l'application ne calcule pas votre charge d'amortissement pour vous. Pour faciliter le suivi des dépenses, en particulier si vous utilisez une méthode d'amortissement autre que l'amortissement linéaire, créez une feuille de calcul des dépenses d'amortissement à venir pour l'année.

Comment préparer vos écritures de régularisation

Que vous publiiez dans des grands livres manuels, que vous utilisiez un tableur ou que vous disposiez d'un logiciel de comptabilité, vous devrez créer vos écritures de journal manuellement.

Bien sûr, la façon la plus simple de le faire est d'utiliser un logiciel de comptabilité, ce qui facilite beaucoup le suivi des écritures, la création d'écritures de contrepassation automatiques et d'écritures récurrentes, et aide à garantir des états financiers plus précis.

Une fois que vous avez terminé vos écritures de journal d'ajustement, n'oubliez pas d'exécuter une balance de vérification ajustée, qui est utilisée pour créer des écritures de clôture.

L'ajustement des entrées est vital

Afin d'avoir une image précise de la santé financière de votre entreprise, vous devez effectuer des écritures de régularisation. Comment pouvez-vous convaincre un investisseur potentiel d'investir dans votre entreprise si vos états financiers sont inexacts ?

Comment pouvez-vous préparer des projections financières pour les mois à venir si vous n'avez pas une image précise de vos revenus mensuels et de vos dépenses d'exploitation ?

Si vous publiez toujours vos écritures de régularisation dans plusieurs journaux, pourquoi ne pas jeter un coup d'œil aux avis sur les logiciels de comptabilité de The Ascent et commencer à automatiser vos processus comptables dès aujourd'hui.