Comment préparer un état budgétaire

Une entreprise prépare chaque année une déclaration budgétaire pour fournir les détails du budget et des initiatives de l'organisation. Il est généralement présenté au conseil d'administration et à la haute direction. Les gestionnaires fondent leurs états budgétaires sur les informations qu'ils recueillent auprès de divers services, y compris la commercialisation, comptabilité et des groupes qui mènent des projets spéciaux.

Étape 1

Écrivez le nom et le titre de la personne qui compile et publie l'état budgétaire ainsi que l'unité ou le département qu'il représente en haut de la page. Sur la ligne suivante, écrivez la date à laquelle la déclaration est publiée.

Étape 2

Rédigez votre déclaration de budget comme une note ou une lettre ordinaire. Saluez la ou les personnes à qui vous envoyez ceci, tel que « Aux membres du Conseil ».

Étape 3

Indiquez le montant total du budget de l'exercice à venir au premier alinéa. Par exemple, l'énoncé peut dire « Nous sommes heureux d'annoncer notre budget 2010 de 11 $, 240, 000" ou quelque chose de similaire.

Étape 4

Résumez l'orientation et l'objectif de l'organisation pour l'année à venir dans le paragraphe suivant. Par exemple, si l'entreprise est une organisation à but non lucratif, vous voudrez peut-être décrire la mission de l'organisation et ce qu'elle prévoit d'accomplir au cours de l'année à venir.

Étape 5

Créez des sections individuelles qui traitent de chaque partie du budget pour l'année à venir. Par exemple, si une grande partie du budget sera consacrée à des initiatives de publicité en ligne ou à d'autres recherches, décomposez-les en leurs propres sections. Expliquez pourquoi l'argent va à ces initiatives et dans quelles proportions.

Étape 6

Parlez de tout nouveau programme qui a commencé ou des progrès importants qui ont été réalisés au cours de l'année précédente. Si vous envisagez de financer ces nouveaux programmes avec l'argent du budget inclus dans ce relevé, assurez-vous d'en discuter dans une section spéciale intitulée "Nouveaux programmes" ou quelque chose de similaire.

Étape 7

Concluez le résumé du budget avec un regard vers l'avenir. Posez des questions importantes avant de rédiger votre résumé. Quels sont les objectifs de l'entreprise pour les cinq à dix prochaines années ? Comment ce budget est-il lié à ces plans?

Conseil

Un état budgétaire peut être aussi court qu'une page, ou aussi longtemps que cinq ou six pages. Essayez de garder l'état du budget aussi concis que possible, mais assurez-vous d'inclure des informations complètes sur l'argent qui sera dépensé.

Vous pouvez également choisir de fournir une feuille de calcul avec la déclaration écrite qui ventile le budget numériquement. Dressez la liste des revenus prévus pour l'année à venir dans une section, énumérez chaque département ou programme qui reçoit de l'argent budgétisé dans un autre, et enfin totaliser tout pour que vous puissiez voir l'excédent ou le déficit budgétaire net.